Endlich papierfrei? Tipps auf dem Weg zum papierlosen Büro!

Unter dem Namen „Evolution of the desk“ kursierte bereits vor einiger Zeit ein Video im Netz, dass in Windeseile zum viralen Hit wurde. Protagonist des zweiminütigen Videoclips? Ein einfacher Schreibtisch. Was die Netzgemeinde daran so faszinierte? Sehen Sie selbst.

 

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Quelle: http://bestreviews.com

Der Zeitraffer zeigt die digitale Transformation des Schreibtisches von 1980 bis heute.
Auf dem Weg zum papierlosen Büro haben wir es bisher weit gebracht. Auch wenn wir im privaten Alltag hier und da noch an verknitterten Einkaufszetteln, dicken Taschenkalendern und staubigen Liebesbriefen hängen, hat Papier im Unternehmensalltag eindeutig ausgedient.

Dennoch erwischen sich viele Unternehmen dabei, wie sie wiederholt “zum Papier greifen”. Und das, obwohl dieses harmlose Überbleibsel der analogen Welt dem Unternehmen deutlich schadet! Wenig Transparenz, mehr Personalaufwand, höhere Durchlaufzeiten –  das ist nur der Anfang einer sehr langen Liste von Nachteilen.

Sie möchten wissen, wie Sie endlich vom Papier loskommen und Ihre Prozesse einfach und schlank halten?
Wir geben Ihnen folgende Tipps für ein papierloses Büro mit auf den Weg, damit auch das letzte Stückchen Papier aus dem Büro verschwindet.

Der erste Schritt in Richtung papierloses Büro

Sichten Sie alle Dokumenttypen, mit denen Ihr Unternehmen in Berührung kommt. Täglich landen Unmengen an Unterlagen auf unseren Schreibtischen. Eingangsrechnungen, Angebote, Quittungen, Verträge und vieles mehr. Gehen Sie, wenn nötig, durch jede Abteilung und sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern. Oft können diese Ihnen am besten mitteilen, welche Wege unterschiedlichste Dokumente gehen. Analysieren Sie gemeinsam, wie die (noch) bestehenden “Papierwege” und die dahinterliegenden Arbeitsschritte derzeit aussehen – und wie diese zukünftig aussehen sollten. Haben Sie jetzt einen Überblick? Papierloses Büro – wir kommen dem Ganzen schon ein Stückchen näher.

Digitalisieren Sie, was Ihnen in die Finger kommt!

Vorbei ist die Zeit, in der ein Scan gefühlte 45 Minuten dauerte. Mit der passenden Software können stapelweise Dokumente – egal welcher Art – in Sekundenschnelle erfasst werden. Solche Softwarekomponenten finden sich in allen gängigen Dokumentenmanagementsystemen. Auch mobile Scan-Apps erfassen z.B. Reisekostenbelege und Quittungen jederzeit von unterwegs. Einfach per Knopfdruck. Eine Übermittlung findet beispielsweise via Cloud statt. So müssen Belege gar nicht erst mühselig zusammengetragen und gesammelt werden, bevor eine digitale Kopie gemacht werden kann. Die Information ist in digitaler Form austauschbarer geworden und somit der Transfer von Wissen im und ums Unternehmen einfacher und schneller.

Schaffen Sie einen zentralen Ort für Ihre digitalen Dokumente

Auch in der digitalen Welt gilt: Ordnung ist das halbe Leben. Die Informationen müssen an einer zentralen Stelle gespeichert und dort jederzeit verfügbar sein. Wer nicht auf ein klassisches DMS setzt, sollte auf ein einheitliches Ablagesystem mit logischer Namensgebung achten. Praktisch jeder digitale Dokumentenspeicher besitzt Funktionen, um Verzeichnisstrukturen mit Ordnern abzubilden. Setzen Sie auf ein Dokumentenmanagement-System, wird die Speicherung und Aufbewahrung Ihrer Dokumente zum Selbstläufer. Dokumente werden bereits während der Erfassung von einem entsprechenden Tool klassifiziert. Diese und weitere Funktionen ermöglichen eine vollautomatisierte Zuordnung und Ablage – ganz ohne großen personellen Aufwand. Am Ende des Tages besitzen Sie ein übersichtliches Archiv, das unternehmensweit zur Verfügung steht.

Papierlose Prozesse für ein papierloses Büro

Wer denkt, dass er jetzt schon beim papierlosen Büro angekommen ist, irrt gewaltig. Sicherlich spart man bereits zu diesem Zeitpunkt eine Menge Ressourcen, aber noch bleiben die eigentlichen Arbeitsabläufe unangetastet. Automatisierte Workflows machen das papierlose Büro erst so richtig effizient. Sobald Dokumente und deren Daten digital vorliegen, sollten Sie dazu übergehen, ganze Prozesse und Vorgänge digital abzubilden. Von der automatischen Eingangsrechnungsverarbeitung, die bestenfalls komplett in das unternehmenseigene Bestellwesen integriert werden kann, bis hin zum digitalen Vertragsmanagement. Dieses hilft, Prozesse unternehmensweit und dennoch zentral, von der Anbahnung bis hin zur Kündigung und Archivierung von Verträgen, verbindlich zu standardisieren.
Durchgängig digitale Dokumentenprozesse sind weniger fehleranfällig und besser dokumentiert. Lästige und womöglich langwierige Routineaufgaben entfallen für Angestellte, Partner oder sogar Kunden. Je nachdem, wie weit Ihre Prozesse reichen.

Digitalisierungskonzept ausarbeiten

Alle Schriftstücke eines Unternehmens einfach einscannen, auf dem Server speichern und fertig – es würde nicht digitale Transformation heißen, wenn die Digitalisierung wirklich so einfach wäre. Bis zu einem papierlosen Büro ist es ein steiniger Weg, denn zuerst sind die Arbeitsschritte genau unter die Lupe zu nehmen. Dieser Prozess muss sich dann digital widerspiegeln lassen. Dabei kommen eine Mengen Fragen auf, die erst beantwortet werden müssen. Wer hat beispielsweise das Recht, eine Rechnung freizugeben? Wie ist die Rechteverwaltung von Dokumenten? Denn ein Mitarbeiter darf wohl kaum in die Personalakte seines Arbeitskollegen blicken. Wie schützen Sie sensible Kundendaten, die digital abgespeichert sind? Das alles bedarf einer internen Analyse und einem standhaften Digitalisierungskonzept.

Ein Schritt nach dem nächsten

Ein papierloses Büro entsteht nicht über Nacht. Die Digitalisierung bedarf einer genauen Planung, einer Testphase und der weiteren Ausarbeitung. Unser Tipp: Setzten Sie einen Fuß vor den anderen. Beginnen Sie mit einem Dokumentenmanagement-System und digitalisieren Sie die unterschiedlichen Arbeitsschritte nach und nach. Durch den Fokus ist der Workflow der einzelnen Arbeitsschritte später weniger Fehleranfällig und Sie definieren direkt die Schritte und die Zugehörigkeiten. Außerdem führen Sie so Ihre Mitarbeiter langsamer an das Thema heran und überfordern sie nicht. Ihre Mitarbeiter nehmen die digitale Transformation dann leichter an.

Medienbruch finden und beseitigen

Ist erstmal alles digital abgespeichert, dann ist das Büro endlich papierlos – oder? Tatsächlich gibt es trotz ausgearbeitetem Digitalisierungskonzept an einigen Stellen den Medienbruch. Medienbruch bedeutet übrigens, wenn nicht innerhalb eines Mediums digital gearbeitet werden kann, sondern ein Bruch erfolgt und wieder zur Papierform gegriffen wird. Als größter Medienbruch-Auslöser gilt die Unterschrift. Sehen wir das an einem Beispiel an: Ein Mitarbeiter erstellt für einen Kunden einen Vertrag – selbstverständlich digital. Er legt ihn im Kundenordner ab und sendet diesen per Mail an den zuständigen Unterschreiber. Und der macht nun was? Den Vertrag natürlich ausdrucken, denn die Unterschrift muss ja auf das Papier. Anschließend scannt er den Vertrag ein und sendet ihn an den Kunden. Und der macht wieder was? Den Vertrag ausdrucken und ebenfalls unterschreiben. Es entsteht auf beiden Seiten der Medienbruch, der Zeitaufwand und Druckkosten einfordert. Dabei vermeiden Sie diesen Medienbruch mit einer digitalen Unterschrift. Was genau das ist, ob sie rechtsgültig ist und wie sie die digitale Unterschrift nutzten, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

Drucken verboten!

Befolgen Sie stets die eine goldene Regel: Drucken Sie keine Dokumente mehr aus! Tun Sie alles, damit sich eine papierlose Arbeits- und Denkweise in Ihrem Unternehmen verfestigt.

Viel Erfolg dabei!

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