Endlich papierfrei? Tipps auf dem Weg zum papierlosen Büro!

Unter dem Namen „Evolution of the desk“ kursierte bereits vor einiger Zeit ein Video im Netz, dass in Windeseile zum viralen Hit wurde. Protagonist des zweiminütigen Videoclips? Ein einfacher Schreibtisch. Was die Netzgemeinde daran so faszinierte? Sehen Sie selbst.

Quelle: http://bestreviews.com

Der Zeitraffer zeigt die digitale Transformation des Schreibtisches von 1980 bis heute.
Auf dem Weg zum papierlosen Büro haben wir es bisher weit gebracht. Auch wenn wir im privaten Alltag hier und da noch an verknitterten Einkaufszetteln, dicken Taschenkalendern und staubigen Liebesbriefen hängen, hat Papier im Unternehmensalltag eindeutig ausgedient.

Dennoch erwischen sich viele Unternehmen dabei, wie sie wiederholt „zum Papier greifen“. Und das, obwohl dieses harmlose Überbleibsel der analogen Welt dem Unternehmen deutlich schadet! Wenig Transparenz, mehr Personalaufwand, höhere Durchlaufzeiten –  das ist nur der Anfang einer sehr langen Liste von Nachteilen.

Sie möchten wissen, wie Sie endlich vom Papier loskommen und Ihre Prozesse einfach und schlank halten?
Wir geben Ihnen folgende Tipps für ein papierloses Büro mit auf den Weg, damit auch das letzte Stückchen Papier aus dem Büro verschwindet.

Finden Sie die Übeltäter!

Sichten Sie alle Dokumenttypen, mit denen Ihr Unternehmen in Berührung kommt. Täglich landen Unmengen an Unterlagen auf unseren Schreibtischen. Eingangsrechnungen, Angebote, Quittungen, Verträge und vieles mehr. Gehen Sie, wenn nötig, durch jede Abteilung und sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern. Oft können diese Ihnen am besten mitteilen, welche Wege unterschiedlichste Dokumente gehen. Analysieren Sie gemeinsam, wie die (noch) bestehenden „Papierwege“ und die dahinterliegenden Arbeitsschritte derzeit aussehen – und wie diese zukünftig aussehen sollten. Haben Sie jetzt einen Überblick? Papierloses Büro? Wir kommen dem Ganzen schon ein Stückchen näher.

Digitalisieren Sie, was Ihnen in die Finger kommt!

Logische Konsequenz ist es, alle diese Dokumente zu erfassen – und zwar nachhaltig. Vorbei ist die Zeit, in der ein Scan gefühlte 45 Minuten dauerte. Mit der passenden Software können stapelweise Dokumente – egal welcher Art – in Sekundenschnelle erfasst werden. Solche Softwarekomponenten finden sich in allen gängigen Dokumentenmanagementsystemen. Auch mobile Scan-Apps erfassen z.B. Reisekostenbelege und Quittungen jederzeit von unterwegs. Einfach per Knopfdruck. Eine Übermittlung findet beispielsweise via Cloud statt. So müssen Belege gar nicht erst mühselig zusammengetragen und gesammelt werden, bevor eine digitale Kopie gemacht werden kann. Die Information ist in digitaler Form austauschbarer geworden und somit der Transfer von Wissen im und ums Unternehmen einfacher und schneller.

Schaffen Sie einen zentralen Ort für Ihre Dokumente

Auch in der digitalen Welt gilt: Ordnung ist das halbe Leben. Die Informationen müssen an einer zentralen Stelle gespeichert und dort jederzeit verfügbar sein. Wer nicht auf ein klassisches DMS setzt, sollte auf ein einheitliches Ablagesystem mit logischer Namensgebung achten. Praktisch jeder digitale Dokumentenspeicher besitzt Funktionen, um Verzeichnisstrukturen mit Ordnern abzubilden. Nutzen Sie ein DMS, wird die Speicherung und Aufbewahrung Ihrer Dokumente zum Selbstläufer. Dokumente werden bereits während der Erfassung von einem entsprechenden Tool klassifiziert. Diese und weitere Funktionen ermöglichen eine vollautomatisierte Zuordnung und Ablage – ganz ohne großen personellen Aufwand. Am Ende des Tages besitzen Sie ein übersichtliches Archiv, das unternehmensweit zur Verfügung steht.

Papierlose Prozesse für ein papierloses Büro

Wer denkt, dass er jetzt schon beim papierlosen Büro angekommen ist, irrt gewaltig. Sicherlich spart man bereits zu diesem Zeitpunkt eine Menge Ressourcen, aber noch bleiben die eigentlichen Arbeitsabläufe unangetastet. Automatisierte Workflows machen das papierlose Büro erst so richtig effizient. Sobald Dokumenten und deren Daten digital vorliegen, sollten Sie dazu übergehen, ganze Prozesse und Vorgänge digital abzubilden. Von der automatischen Eingangsrechnungsverarbeitung, die bestenfalls komplett in das unternehmenseigene Bestellwesen integriert werden kann, bis hin zum digitalen Vertragsmanagement, welches hilft Prozesse unternehmensweit und dennoch zentral, von der Anbahnung bis hin zur Kündigung und Archivierung von Verträgen, verbindlich zu standardisieren.
Durchgängig digitale Dokumentenprozesse sind weniger fehleranfällig und besser dokumentiert. Lästige und womöglich langwierige Routineaufgaben entfallen für Angestellte, Partner oder sogar Kunden. Je nachdem, wie weit Ihre Prozesse reichen.

Drucken verboten!

Befolgen Sie stets die eine goldene Regel: Drucken Sie keine Dokumente mehr aus! Tun Sie alles, damit sich eine papierlose Arbeits- und Denkweise in Ihrem Unternehmen verfestigt.

Viel Erfolg dabei!

Carolin Ostendarp

Customer Touchpoint Manager, d.velop AG