Von der Tinte zum Klick: Unterschrift digitalisieren und Arbeitsalltag erleichtern

Veröffentlicht 04.05.2023

Mark Kesselmann Product Marketing Manager d.velop

Beitragsbild Blogartikel Unterschrift digitalisieren

In der heutigen vernetzten Welt werden papierbasierte Geschäftsprozesse zunehmend durch digitale Technologien ersetzt. Ein kleiner, aber zentraler Baustein dieser Entwicklung ist die digitale Unterschrift, die es ermöglicht, Dokumente schnell, einfach und ortsunabhängig zu unterzeichnen. Mit dem Einsatz dieser Unterschrift digitalisierst du deine Arbeitsabläufe und beschleunigst den Austausch von Informationen und Daten. Aber wie gehe ich am besten vor, wenn ich im Arbeitsalltag meine Unterschrift digitalisieren möchte?

Infografik Vorteile Unterschrift digitalisieren

Unterschrift digitalisieren: Alles, was du für den Start benötigst

Die Vorteile der digitalen Unterschrift liegen auf der Hand. Wenn es um das digitale Unterzeichnen von Dokumenten geht, gibt es einige wichtige Dinge zu beachten. Obwohl die Technologie zur digitalen Unterschrift relativ einfach zu bedienen ist, gibt es dennoch einige grundlegende Voraussetzungen, die erfüllt sein müssen. Im Folgenden werden die drei wesentlichen Dinge vorgestellt, die du benötigst, um deine Unterschrift zu digitalisieren und deine Arbeitsabläufe zu optimieren. Damit bist du bestens vorbereitet, um in die Welt der digitalen Unterschrift einzutauchen.

1. E-Signatur-Software

Eine E-Signatur-Software ist eine spezialisierte Anwendung, die es ermöglicht, digitale Signaturen elektronisch zu erstellen, zu speichern und zu verwalten. Die Software bietet eine sichere und rechtsverbindliche Methode, um Dokumente digital zu unterzeichnen und ist damit eine Alternative zur traditionellen Unterschrift mit Stift auf Papier. Die Software bietet zudem eine hohe Sicherheit und Nachverfolgbarkeit von Signaturen, um sicherzustellen, dass Unterzeichnende tatsächlich diejenigen sind, für die sie sich ausgeben, und dass die Integrität des unterzeichneten Dokuments gewährleistet ist.

2. Abbildung der eigenen Unterschrift

Um die E-Signatur-Software verwenden zu können, benötigst du noch ein Bild deiner eigenen Unterschrift, um es zukünftig auf die jeweiligen Dokumente aufzubringen. Darüber hinaus bieten manche Softwarelösungen, wie z.B. d.velop sign, neben dem hochgeladenen Unterschriftenbild auch die Freihandzeichnung und die generierte Unterschrift als Alternativen an. Bei der Freihandzeichnung wird die handschriftliche Unterschrift, z.B. auf einem Tablet, nachgestellt. Hingegen wird bei der generierten Unterschrift von der Software automatisch ein Signaturbild nach einem bestimmten Stil erstellt. Das bietet sich vor allem dann an, wenn du mit der Ästhetik deiner eigenen Unterschrift nicht so zufrieden sein solltest.

3. Internetfähiges Endgerät

Damit du im Unternehmen final deine Unterschrift digitalisieren kannst, benötigst du ein internetfähiges Endgerät. Das könnte z.B. ein Laptop, Tablet oder Smartphone sein. Für die maximale Flexibilität solltest du daher bei der Wahl der Software darauf achten, dass diese auch für die mobile Nutzung optimiert ist.

Infografik Unterschrift digitalisieren in 3 Schritten

Unterschrift digitalisieren: Wieso eine Software unerlässlich ist

Das Einscannen einer handschriftlichen Unterschrift kann zu immensen Sicherheitsproblemen führen. Eine eingescannte Unterschrift kann leicht kopiert und auf anderen Dokumenten verwendet werden, ohne dass der Unterzeichnende davon weiß. Außerdem gibt es keine Möglichkeit, die Integrität des Dokuments zu überprüfen oder sicherzustellen, dass die Unterschrift tatsächlich von der Person stammt, die sie angeblich unterzeichnet hat. Das kann im schlimmsten Fall zu Betrug und rechtlichen Konsequenzen führen.

Darüber hinaus unterliegen einige Dokumente und Verträge gesetzlichen Formvorschriften. Wird z.B. für einen Vertrag die Schriftform (§126 BGB) vorgeschrieben, reicht eine eingescannte Unterschrift zur Erfüllung dieser Form nicht aus. Die Schriftform kann nur durch den Einsatz einer qualifizierten elektronischen Signatur gewahrt werden, solange sich aus dem Gesetz kein anderes ergibt (§126, 126a BGB). Sollte dennoch die eingescannte Unterschrift genutzt werden, kann der Vertrag nachträglich angefechtet und für ungültig erklärt werden.

Aus diesen Gründen ist es wichtig, auf eine sichere und rechtsverbindliche Methode zur Unterzeichnung von Dokumenten zu setzen, nämlich durch die Nutzung einer E-Signatur-Software.

Unterschrift digitalisieren: So sieht die Anwendung in der Praxis aus

In den vorherigen Absätzen haben wir viel über die theoretischen Hintergründe eines Einsatzes der digitalen Unterschrift im Arbeitsalltag philosophiert. Aber wie sieht das jetzt genau in der Praxis aus? In diesem Video zeigen wir dir, wie du das Projekt „Unterschrift digitalisieren“ schnell und einfach angehen kannst. Erfahre, wie du deine Unterschrift in Sekundenschnelle auf einem Smartphone oder Tablet erfassen kannst. Worauf also noch warten? Jetzt Unterschrift digitalisieren und den Papierkram hinter sich lassen!

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