Workflow Management: So treibst du die Digitalisierung im Unternehmen aktiv voran

Veröffentlicht 28.06.2021

Thomas Buddendick Director Corporate Marketing d.velop

Beitragsbild Workflow Management

„Der Betrieb ist in Wirklichkeit ein fortwährender Prozess, eine ununterbrochene Leistungskette.“Mit diesem Zitat hat Fritz Nordsieck, seines Zeichens Vertreter der betriebswirtschaftlichen Organisationslehre, 1932 auf die Wichtigkeit von Workflow Management und Geschäftsprozessen hingewiesen. Was heute als gegeben angesehen wird, war vor 90 Jahren bei weitem keine Selbstverständlichkeit. Lange stand in der Betriebswirtschaftslehre die meist hierarchische Aufbauorganisation im Mittelpunkt.

Trotz allem sind wir in Zeiten der Digitalisierung weit über diese Erkenntnisse hinaus. Schon lange geht es nicht mehr darum, das Unternehmen nur an Geschäftsprozessen auszurichten, sondern diese auch elektronisch und möglichst standardisiert abzubilden. Und hier kommen Workflows ins Spiel. In diesem Artikel befassen wir uns mit der Frage „Was ist Workflow Management?“ und liefern die wichtigsten Informationen zum Einstieg in das d.velop process studio.

Was bedeutet Workflow?

Definition: Workflow

Ein Workflow oder auch DMS Workflow dient ist erster Linie der Automatisierung eines Geschäftsprozesses und ist ein Ablaufplan, welche Arbeitsschritte für den Geschäftsprozess erforderlich sind und wer diese durchführt. Dabei hat der Workflow einen fest definierten Startpunkt, Ablauf und Endpunkt.

Was ist eine Workflow-Software?

Mit Hilfe von Workflow Software werden analoge Geschäftsprozesse IT-gestützt digitalisiert und automatisiert. Eine Workflow-Software bildet die Basis für ein Workflow-Management-System und somit für die Steuerung modellierter Workflows.

Was ist Workflow Management?

Workflow-Management umfasst den gesamten Prozess rund um die Planung, Modellierung, Steuerung und Analyse von Workflows. Ziel des Workflow-Managements ist die Gestaltung des optimalen Workflows.

Was bedeutet Workflow auf Deutsch?

Der Begriff „Workflow“ hat bereits einen festen Platz im deutschen Wortschatz und hat sogar einen eigenen Eintrag im Duden bekommen. Genau genommen ist „Workflow“ nun ein deutsches Wort. Die deutsche Bedeutung lässt sich allerdings einfach herleiten. Workflow besteht aus den beiden Wörtern Work, engl. und steht für Arbeit, sowie Flow, engl. und steht für Fluss. Auf Deutsch bedeutet Workflow also Arbeitsfluss und triff genauso den Kern der Bedeutung wie das englische Wort.

Workflow Management: Wie unterscheidet sich ein Workflow von einem klassischen Geschäftsprozess?

Vom Detaillierungsgrad grenzt sich ein Workflow klar gegenüber einem Geschäftsprozess ab. Zum besseren Verständnis erläutere ich zuerst, was ein Geschäftsprozess ist.

Definition Geschäftsprozess

Ein Geschäftsprozess setzt sich aus vielen kleinen Arbeitsschritten zusammen, um ein definiertes Ziel innerhalb eines Unternehmens zu erreichen.

Geschäftsprozess Beispiel: Onboarding eines neuen Kunden

  1. Prüfen, ob die Kundendaten im System hinterlegt sind
  2. Fehlende Kundendaten beim Kunden anfragen
  3. Kundendaten digital hinterlegen
  4. Digitale Erfassung des unterschriebenen Vertrags
  5. Ablegen des Vertrags im Kundenordner
  6. Projektbezogene Mitarbeiter zu dem Kunden briefen: Briefingtermin abstimmen und festlegen
  7. Mit Kunden Kontakt für das Kick-Off-Meeting aufnehmen

Workflow vs. Geschäftsprozess

Während der Geschäftsprozess vor allem auf betriebswirtschaftliche Aspekte und die Darstellung der Abfolge von Arbeitsschritten eines Geschäftsprozesses fokussiert ist, zielt ein Workflow auf die detaillierte technische Beschreibung der Arbeitsschritte ab. Der Geschäftsprozess beschreibt also auf der fachlich konzeptionellen Ebene, „was“ zu tun ist und hat somit im Gegensatz zum Workflow eine hohe Bedeutung für die strategische Ausrichtung als Ganzes. Der Detaillierungsgrad ist allerdings viel gröber als der eines Workflows.

Ein Workflow beschreibt hingegen nicht nur das „was“, sondern auch das „wer“. Der Workflow liest sich somit eher wie eine genaue Arbeitsanweisung. Sie muss so ausführlich und genau sein, dass der Workflow einen Mitarbeiter bei der Arbeitsfolge unterstützen kann oder die Verarbeitung sogar vollständig automatisiert erfolgt. Ein Workflow hat somit eine hohe Bedeutung für die exakte Koordination verschiedener Geschäftsprozesse.

Der Online-Guide für Einsteiger: Digitale Prozesse in deiner Organisation einführen

Nicht zu verwechseln: Workflow Management und Business Process Management (BPM)

Die Begriffe Business Process Management (BPM) und Workflow-Management werden häufig als Synonyme verwendet, dabei existieren wesentliche Unterschiede.
Beim Workflow-Management liegt der Fokus auf der Analyse und Optimierung einzelner Geschäftsprozesse im Detail sowie auf einer gezielten Koordination und Organisation. Business Process Management betrachtet die Geschäftsprozesse deutlich umfassender und setzt auf eine zielgerichtete Einbindung im Unternehmen und die strategische Ausrichtung.

Workflow Management System: Mehr als nur Aufgabenmanagement

Workflow-Management geht weit über einfaches Aufgabenmanagement hinaus. Workflow-Management Systeme ermöglichen eine vollständige Anpassung von Geschäftsprozessen an die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens. Während Aufgabenmanagement-Systeme sich meist nur auf einzelne Organisationseinheiten beschränken und nur strikte Geschäftsprozesse ohne jegliche Abweichung erlauben, bietet ein Workflow-Management System unternehmens- und abteilungsübergreifend deutlich mehr Flexibilität.

Workflow Management: Unterschied zwischen strukturierten und semistrukturierten Prozesse

Geschäftsprozess ist nicht gleich Geschäftsprozess. Workflow ist nicht gleich Workflow. In der Theorie lassen sich Geschäftsprozesse grob in strukturierte und semistrukturierte Prozesse unterscheiden. Überträgt man dies auf das Workflow-Management, so spricht man bei strukturierten Geschäftsprozessen von normativen Workflows und bei semistrukturierten Geschäftsprozessen von adaptiven Workflows oder auch dem Vorgangsmanagement.

Die folgende Grafik verdeutlicht den zentralen Unterschied zwischen Workflows für strukturierte Geschäftsprozesse und Workflows für semistrukturierte Geschäftsprozesse. Beim Workflow für einen strukturierten Geschäftsprozess definiert der Arbeitsgang die Aktivität des Benutzers. Der Prozess ist vorhersehbar und hat einen fest definierten Ablauf. Bei einem Workflow für semistrukturierte Geschäftsprozesse hingegen wählt der Benutzer anhand seiner Erfahrungen die Teilaktivitäten aus, die nötig sind, um den Vorgang optimal abzuwickeln. Da diese Arbeitsabläufe nicht zwingend vorhersehbar sind, bestimmt der Benutzer den nächsten Prozessschritt anhand der ihm zur Verfügung stehenden Informationen individuell.

Prozessabfolge im Vergleich: Workflow Management (strukturiert) und Vorgangsmanagement (semistrukturiert)
Workflowmanagement vs. Vorgangsmanagement

In der Praxis fällt es oft schwer, eine eindeutige Unterscheidung zwischen Workflow Management- und Vorgangsmanagement zu treffen. Entweder lassen sich beide gleichermaßen anwenden oder die einzelnen Phasen gehen weich innerhalb eines Geschäftsprozesses über.

Diese Workflow-Arten und Vorgänge finden Sie in Unternehmen

Geschäftsprozesse in Unternehmen sind vielfältig. Genauso vielfältig sind die Möglichkeiten diese Geschäftsprozesse mit Workflows elektronisch zu stützen. Die Möglichkeit Geschäftsprozesse durch eine Workflow-Software digital abzubilden, ergibt sich im Grunde in jeder Abteilung – egal ob Produktion, Vertrieb oder Einkauf. Darüber hinaus finden Workflows in Unternehmen jeder Branche Einsatz, sei es im Maschinenbau, der Automobilbranche, der Chemieindustrie oder im Handel. Im Folgenden finden Sie eine Liste der häufigsten elektronischen Workflow-Beispiele in Unternehmen:

  1. Posteingangsverteilung
  2. Eingangsrechnungsverarbeitung
  3. Reklamationsmanagement
  4. Beschwerdemanagement
  5. Genehmigungsworkflows
  6. Bestellanforderung (SAP BANF)
  7. Sonderanfertigungsanfrage
  8. Qualitätsmanagement
  9. Stammdatenprozesse
  10. Personal- und Bewerbermanagement
  11. Urlaubsanträge

Workflow Management, Geschäftsprozesse und BPM – Unterschiede auf einen Blick

  • Workflow: ein klar definierter Ablaufplan für aufeinanderfolgende Arbeitsschritte
  • Workflow-Management: Planung, Modellierung, Steuerung und Analyse von Workflows
  • Workflow-Software: IT-gestützte Digitalisierung und Automatisierung von Workflows
  • Workflow-Management-System: Vollständige Adaption von Geschäftsprozessen an individuelle Bedürfnisse des Unternehmens
  • Geschäftsprozess: Darstellung der Abfolge von Arbeitsschritten zum Erreichen eines definierten Ziels – weniger detailliert als Workflow, da strategische Ausrichtung im Fokus
  • Business Process Management (BPM): Strategische und zielgerichtete Einbindung von Geschäftsprozessen im Unternehmen
  • Vorgangsmanagement: Keine vordefinierten Arbeitsabläufe wie beim Workflow-Management, Mitarbeiter wählt nächsten Prozessschritt individuell anhand seiner Erfahrungen

Geschäftsprozesse und wie man diese implementiert – auch ohne IT-Skills.

Workflow Management: Beispiele aus dem Arbeitsalltag

Workflow-Beispiele: Genehmigungsworkflow Urlaubsanträge

  1. Bei gewünschtem Urlaub hat jeder Mitarbeiter einen digitalen Urlaubsantrag mindestens drei Monate vor dem gewünschten Zeitraum zu erstellen und an die zuständige Personalleitung zu übersenden
  2. Die zuständige Personalleitung nimmt den Urlaubsantrag zur Kenntnis und prüft die Besetzung der Abteilung des angegebenen Zeitraums im Urlaubskalender
  3. Regel: Zu jeder Zeit muss mindestens die Hälfte der Abteilung anwesend sein
  4. Anhand der Regel hat die Personalleitung den Urlaubsantrag innerhalb 7 Werktagen per Mail zu bestätigen oder abzulehnen
  5. Der Urlaubszeitraum des bestätigten Urlaubsantrags ist unverzüglich von der zuständigen Personalleitung im Urlaubskalender einzutragen

Am dargestellten Workflow-Beispiel wird deutlich, dass ein Workflow eine klar definierte Arbeitsabfolge für die beteiligten Mitarbeiter abbildet. Der Workflow ermöglicht somit eine präzise Koordination aufeinanderfolgender Arbeitsabläufe.

Reisekostenabrechnung als Workflow-Beispiel für einen strukturierten Geschäftsprozess

Ein einfaches und bekanntes Workflow-Beispiel ist die Reisekostenabrechnung. Bei einer Reisekostenabrechnung handelt es sich um einen strukturierten Geschäftsprozess, der sich in vielen Unternehmen sehr ähnelt. Der Ablauf ist vorhersehbar und es gibt einen klaren Start- und Endpunkt. Damit bietet eine Reisekostenabrechnung die perfekten Voraussetzungen für die Digitalisierung über einen Workflow. Die typischen Schritte eines Reisekosten-Workflows sehen wie folgt aus:

  1. Erfassung der Reisekosten durch den Angestellten
  2. Übermittlung des Antrags an den Vorgesetzten
  3. Freigabe/Ablehnung der Reisekostenabrechnung
  4. Bei Ablehnung: Information an Angestellten mit Bitte um Anpassung
  5. Bei Freigabe: automatische Erstellung eines Reisekostenbelegs
  6. Beleg digitalisieren und archivieren
  7. Beleg an die Personalabteilung übergeben und offene Beträge begleichen

Wie eine digitale SAP Reisekostenabrechnung genau aussehen kann, haben wir bereits in einem unserer Blogartikel genauer beschrieben.

Darum lohnt sich Workflow Management: Vorteile von Workflow Management im Überblick

Völlig unabhängig ob nun Workflow Management oder Vorgangsmanagement – die Unterstützung von Geschäftsprozessen mit Hilfe von Workflows bietet Unternehmen viele Vorteile und wirkt sich in der Regel unmittelbar nach der Einführung positiv auf verschiedene Bereiche aus:

  • Erhöhte Informationsverfügbarkeit
  • Vermeidung von Medienbrüchen
  • Erhöhte Flexibilität innerhalb von Abläufen
  • Minimierung von Fehlerquellen
  • Erhöhte Transparenz (Statusüberblick, Dokumentation, Reportings)
  • Verbesserte Prozessqualität
  • Vereinheitlichung von Abläufen
  • Reduzierte Kosten und Bearbeitungszeiten
  • Ablaufdiagramme

Workflow Management System: Mit Workflow-Software schneller und produktiver arbeiten

Dokumentenmanagement-System (DMS) und Workflow-Software

Geschäftsprozesse involvieren in der Regel verschiedenste Dokumente, wie beispielsweise Rechnungen, Verträge oder Auftragsbestätigungen. Jedes dieser Dokumente steht mit einem Workflow in Verbindung, sodass ein entscheidender Zusammenhang zwischen Workflow Management und Dokumentenmanagement besteht.
Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) ermöglichen Ihnen dabei eine optimale Steuerung Ihrer Dokumente durch die jeweiligen Geschäftsprozesse im Unternehmen. Sei es die automatisierte Ablage und Verteilung digitaler Dokumente oder automatische Prüfungsworkflows und Freigabeworkflows – ein DMS mit integrierter Workflow-Software macht Ihr Unternehmen in allen Belangen produktiver.

Vorteile eines SAP-Workflows

Ein SAP-Workflow ermöglicht die effiziente und vollautomatisierte Abwicklung wiederkehrender Arbeitsabläufe durch intelligente Koordination von Prozessschritten. Welche spezifischen Vorteile ein SAP-Workflow mit sich bringt und wie die Einführung eines SAP-Workflows funktioniert, erfahren Sie im Blogbeitrag SAP Business Workflow einfach erklärt und ergänzt.

Workflow in SharePoint Online

Die größte Stärke von SharePoint Online liegt in der effizienten und transparenten Zusammenarbeit. Ob im Büro, per Remote Work oder im Homeoffice – Workflows in SharePoint schaffen zahlreiche Möglichkeiten für das kollaborative Arbeiten mit Dokumenten, Listen und Bibliotheken. Welche Arten es von Workflows in SharePoint gibt und welche Vorteile diese bringen, erfahren Sie im Blogbeitrag zum Thema SharePoint Workflows in Microsoft 365.

Workflow Management als Herzstück jeder ECM-Software

Workflows stellen das Herzstück des klassischen ECM-Modells dar. Und auch in neuen Ansätzen, wie Enterprise Content Services, wird es für Unternehmen unumgänglich sein, erfasste Dokumente über Workflows weiterzuverarbeiten. d.velop liefert dafür nicht nur die reine Softwarelösung, sondern darüber hinaus auch die notwendige Analyse und Beratung. Im Rahmen eines persönlichen Workshops untersuchen wir mit Unternehmen aktuelle Abläufe, decken Optimierungspotenzial und Fehlerquellen auf und erarbeiten effektive Möglichkeiten zur Optimierung von Geschäftsprozessen.

Workflow Management in der Praxis: Jetzt das d.velop process studio erleben

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Häufige Fragen und Antworten zum Workflow Management

Was ist Workflow?

Ein Workflow oder DMS-Workflow dient der Automatisierung von Geschäftsprozessen. Er ist ein Plan, der die erforderlichen Arbeitsschritte und Verantwortlichkeiten festlegt. Der Workflow hat einen klaren Start, Ablauf und Abschluss.

Was ist eine Workflow-Software?

Workflow-Software ermöglicht die digitale und automatisierte Transformation analoger Geschäftsprozesse durch IT-Unterstützung. Sie bildet die Grundlage für ein Workflow-Management-System, das die Steuerung von modellierten Workflows ermöglicht.

Was ist Workflow Management?

Workflow Management beinhaltet die Planung, Modellierung, Steuerung und Analyse von Workflows. Es zielt darauf ab, den optimalen Workflow zu gestalten.

Wie unterscheidet sich ein Workflow von einem klassischen Geschäftsprozess?

Der Geschäftsprozess konzentriert sich hauptsächlich auf betriebswirtschaftliche Aspekte und die Darstellung der Abfolge von Arbeitsschritten. Im Gegensatz dazu zielt ein Workflow darauf ab, die Arbeitsschritte detailliert technisch zu beschreiben.