Dokumente digital signieren & rechtssicher zustellen

Laptop auf Tisch mit Briefumschlag Icon

Im Zuge der neuen digitalen Arbeitsnormalität und Home-Office sind Dokumente über verschiedene Geräte, Standorte und Apps verstreut. Daher wird immer mehr Arbeitsmaterial in die Cloud verlagert, um den digitalen Austausch von Dokumenten, Präsentationen, Dateien, Videos und Co. zu ermöglichen. Mitarbeitende müssen in der Lage sein, sofort mit allen Daten zu arbeiten und diese untereinander zu teilen – sei es die Bearbeitung, Unterzeichnung oder rechtssichere Zustellung von Dokumenten.

Um all das, innerhalb einer Plattform zu ermöglichen, bietet der digitale Briefkasten – d.velop postbox – nun auch die Funktion der digitalen Unterschrift – d.velop sign – an.

Welche Vorteile dir dieses Feature in der d.velop postbox bietet, erfährst du in diesem Beitrag.

Der digitale Briefkasten: d.velop postbox

d.velop postbox ist ein digitaler Briefkasten, indem du deine persönlichen Dokumente jeglicher Art sicher empfangen, versenden sowie bearbeiten und aufbewahren kannst – von Vertragsunterlagen, Gehaltsabrechnungen, über Rechnungen bis hin zu Geschäftsbriefen oder AU-Bescheinigungen.
Der Vorteil des digitalen Briefkastens: Mitarbeitende können orts- und geräteunabhängig auf die abgespeicherten Dokumente zugreifen – und das im Web oder per App. Gerade in Zeiten von Mobile Offices sowie Remote Work ist das ortsunabhängige Abrufen von Dokumenten besonders wichtig.

Außerdem können sensible Dokumente rechtssicher und verschlüsselt inklusive Zustellnachweis sowohl vom Arbeitgeber als auch von Mitarbeitenden versendet werden und mit weiteren Nutzer:innen der Plattform geteilt werden. Vor allem für Dokumente wie Verträge oder Gehaltsabrechnungen scheidet ein Versand per E-Mail aus diversen Gründen schnell aus. Beispielsweise enthalten Lohnabrechnungen besonders schützenswerte Daten, die aufgrund mangelnder Verschlüsselung nicht per E-Mail übermittelt werden dürfen. Daher bietet d.velop postbox sowohl für Empfänger:innen als auch Absender:innen eine Reihe von Vorteilen, die jetzt durch eine neue Funktion weiter ausgebaut werden: Das Signieren von Dokumenten.

Neue Funktion des digitalen Briefkastens: Dokumente digital signieren

Analoger Signaturprozess: Dokumente analog signieren

Der klassische Signatur- und Zustellungsprozess ist sowohl kosten- als auch zeitintensiver aufgrund von einer Reihe an aufeinanderfolgenden Schritten:

Schritt 1: Im ersten Schritt wird das Dokument – zum Beispiel ein Arbeitsvertrag – digital erstellt und ausgedruckt, um zur analogen Unterschrift vorgelegt zu werden.

Schritt 2: Nachdem die erste Unterschrift vorhanden ist, wird das Dokument kuvertiert und per Post an den/die Empfänger:in versendet oder alternativ im Büro verteilt.

Schritt 3: Der/die Vertragsempfänger:in erhält den Brief zeitverzögert und signiert den Vertrag. Daraufhin wird der Vertrag ggf. eingescannt, archiviert und im Anschluss per Post an den Arbeitgeber zurückgesendet.

Schritt 4: Der Brief wird im Unternehmen vorerst im Posteingang bearbeitet und daraufhin – ggf. nach dem Einscannen – archiviert.

Dieser analoge Signaturprozess ist aufgrund der Medienbrüche sehr zeitaufwendig, denn er kann zwischen 5 bis 6 Tagen dauern. Da kennen wir eine bessere Lösung: der digitale Signaturprozess aus deinem digitalen Briefkasten.

Digitaler Signaturprozess: Dokumente online signieren 

Die Signatur kann dank der neuen Funktion der d.velop postbox nun auch digital und direkt aus der Plattform heraus erfolgen. Das erspart nicht nur Zeit, sondern auch Arbeitsaufwand. Am Beispiel der Vertragsunterzeichnung sind mit d.velop sign lediglich die folgenden drei Schritte notwendig:

Schritt 1: Der Vertrag wird im ersten Schritt ebenfalls digital erstellt und daraufhin per d.velop sign zur Signatur auf digitalem Weg an den/die Empfänger:in gesendet

Schritt 2: Per Push-Nachricht oder E-Mail wird der/die Vertragsempfänger:in über den Erhalt des neuen Dokuments informiert. Der Vertrag wird digital signiert und per d.velop postbox zurückgeschickt. Das Einscannen des Vertrags ist in diesem Fall nicht notwendig, da das Dokument sofort in dem persönlichen digitalen Briefkasten archiviert wird.

Schritt 3: Nach Erhalt des vollständig signierten Vertrags wird lediglich eine neue Version des Dokuments abgelegt.

Dokumente digital signieren: Digitaler Signaturprozess zwischen Unternehmen und Vertragsempfänger

Der digitale Signaturprozess geht im Vergleich zur klassischen Signatur viel schneller und dauert im Schnitt knapp 2 Minuten. Die nahtlose Integration von d.velop sign in der d.velop postbox sorgt dafür, dass Nutzer:innen über eine qualifizierte Signatur-Möglichkeit verfügen und so Dokumente ohne viel Aufwand digital signieren können. Darüber hinaus wird das Dokument entsprechend versioniert, archiviert und kann direkt aus dem Archiv rechtssicher an den/die Vertragspartner:in zurückgesendet werden.

Im Video zeigen wir dir, wie die digitale Unterschrift in der d.velop postbox im Detail funktioniert:

Mögliche Use-Cases von der digitalen Signatur in d.velop postbox

Die möglichen Anwendungsfelder, in denen die digitale Signatur in der d.velop postbox zum Einsatz kommen kann, sind sehr breit gefächert und umfassen folgende Beispiele:

  • Human Ressource: Urlaubsanträge, Onboarding, Zeitarbeitsverträge
  • Sales: Kaufverträge, AGB, Angebote
  • Einkauf: Bestellungen, Lieferantenverträge, Lastenhefte
  • Legal: NDAs, Compliance, Vertragsmanagement
  • Steuern: Jahresabschlüsse, Lagerberichte, Bescheinigungen
  • Immobilien: Kaufverträge, Urkunden, Finanzierungen

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