Elektronische Personalakte: Einführung in die digitale Personalabteilung

Die Digitalisierung der Personalabteilung: Ein wichtiger Faktor für eine erfolgreiche Zukunft

Eine durchdachte Digitalisierung eines Unternehmens ist prozess- und abteilungsübergreifend. Die optimierten Geschäftsprozesse weiten sich auf alle Ebenen und Abteilungen aus. Dadurch profitiert das Unternehmen von reduzierten Durchlaufzeiten, einer höheren Produktivität und einem ausgeglichenen Ressourcenmanagement.  Damit das Konzept funktioniert, sollten auch Abteilungen involviert werden, die nicht direkt am Umsatz beteiligt sind. Denn die Digitalisierung der Personalabteilung wirkt sich indirekt auch auf die Produktivität aus. Der erste Schritt einer digitalisierten Personalabteilung ist oft die Einführung einer elektronische Personalakte.

Was ist eine Personalakte?

Die Personalakte ist eine Sammlung von Unterlagen zu einem bestimmten Mitarbeiter. In Unternehmen legt die Personalabteilung für jeden Angestellten eine solche Akte an. Sie ist oft Grundlage für Mitarbeitergespräche, Beförderungen oder einer Gehaltsverhandlung.

Was steht in einer Personalakte?

Da es keine gesetzlichen Regelungen zum Inhalt einer Personalakte gibt, lässt sich der Inhalt nur schwer zusammenfassen. Jedes Unternehmen erachtet unterschiedliche Dokumente als wichtig und sammelt diese in der Personalakte.

Das findet sich oft in einer Personalakte:

  • Personalbogen
  • Bewerbung (Zeugnisse, Lebenslauf, Führungszeugnis, …)
  • Amtliche Urkunden, falls erforderlich (Schwerbehindertenausweis, Fahrerlaubnis, Pfändungsbeschlüsse, …)
  • Arbeitsvertrag
  • Stellenbeschreibung
  • Abmahnungen
  • Beurteilungen
  • Zwischenzeugnisse
  • Urlaubsanträge
  • Fehlzeiten
  • Verschwiegenheitserklärung
  • Unterschriebene Unterweisungen (Arbeitssicherheit, Brandschutz, …)
  • Protokolle von Mitarbeitergesprächen
  • Weiterbildungsnachweise
  • Anmeldung zur Krankenkasse, Nachweise der monatlichen Beiträge
  • Lohn- und Gehaltsabrechnungen
  • Unterlagen zur Lohnsteuer
  • Sozialversicherungsausweis

Was ist eine digitale Personalakte?

Unter einer elektronischen Personalakte ist eine digitale Sicht auf die Dokumente eines Mitarbeiters zu verstehen, die die analoge Papier-Personalakte ersetzt. Ist die digitale Personalakte dabei Teil eines Dokumenten-Management-Systems, so können dessen Funktionen kombiniert werden mit den speziellen Anforderungen an eine Personalakte.

Digitale vs. analoge Personalakte

Ein Unternehmen kann frei entscheiden, wie es Personaldokumente führt – in herkömmlichen Papierakten oder digital. Gesetzliche Vorschriften gibt es dazu nicht. Für modernes, serviceorientiertes HR-Management allerdings sind digitale Akten ein Muss.

Digital bleibt digital: Medienbrüche lassen sich reduzieren

In der Personalabteilung gehören Aktenschränke leider noch häufig zur Realität. Das Paradoxe: Beispielsweise die digitale Lohnabrechnung liegt bereits elektronisch vor und müsste nur im entsprechenden Ordner abgelegt werden. Doch stattdessen werden die Dokumente ausgedruckt und in der analogen Personalakte abgelegt: Sieht so eine effiziente Arbeitsweise aus?

Kürzere Bearbeitungszeiten mit einem elektronischen Urlaubsantrag

Mitarbeiter schätzen es, wenn der Urlaub kurzfristig genehmigt wird oder die Zusage zum Vorstellungsgespräch rasch erfolgt. Egal, ob Sie Feedback einholen oder Anträge bearbeiten – digitale Akten und Bearbeitungsschritte erleichtern nicht nur Personalleitern und ihren Teams den Job. Jeder Kollege freut sich über reibungslose Abläufe und mehr Dienstleistung.

Was steckt hinter der elektronischen Personalakte (ElPa) der 2B Consulting?

Unser Template für die elektronische Personalakte bietet Unternehmen durch die Aufteilung in Paketmodulen eine flexible Lösung.

Das ElPa Grundpaket enthält in einer vorgefertigten Aktenstruktur viele Möglichkeiten zur Ablage aller Personaldokumente – egal, ob Bescheinigungen, Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen oder Zeitwirtschaftsdaten, sodass Arbeitsabläufe umgehend beschleunigt werden. Durch Projekterfahrung und mit dem passenden Entwickler-Knowhow haben wir eine Lösung geschaffen, mit der wir schnell und einfach den Nutzen in den Mittelpunkt stellen. Die Aufteilung der ElPa in Paketmodule ermöglicht es, Bausteine lösungs- und prozessorientiert hinzuzufügen, egal ob wir über weitere Aktenpläne für Auszubildende oder Bewerbungen, Digitalisierung von Papierdokumenten, Zugriff für Vorgesetzte oder über Prozesse wie einen Urlaubsantrag sprechen.

Schnell, einfach und effizient arbeiten – mit unserer ElPa machen wir es möglich. Alle Informationen stehen auf Knopfdruck zur Verfügung und das für jeden Mitarbeiter in der Personalabteilung. Optimieren Sie Ihre Prozesse rund um die Themen Bewerbermanagement, Fristenmanagement On- und Off-Boarding.

Datenschutz und digitale Personalakten

Natürlich ist gerade im Personalmanagement auch Sicherheit ein zentrales Thema. Die elektronische Personalakte der 2B Consulting erfüllt alle Ansprüche an Datenschutz und Sicherheit der DSGVO. Durch ein rollenbasiertes Rechtesystem sieht jeder nur die Informationen, die er sehen muss und Dank der verschlüsselten Ablage von Dokumenten sind Ihre Daten auch auf den Servern geschützt!

Vortag auf dem d.velop forum 2018!

Im Zuge des d.velop forums 2018 hatten wir als 2B Consulting die Möglichkeit, dem Auditorium den Nutzen unserer elektronischen Personalakte zu präsentieren.

Unsere Geschäftsführer Friedhelm Bossink und André Bossink stellten gemeinsam mit Christian Bartsch, der unseren Partner SMEA IT vertreten hat, die Vorzüge unserer ElPa sowohl On-Premises sowie auch als mögliche Cloudlösung vor. Aufgrund eines Teilnehmer-Votings zu den interessantesten Vorträgen wurden wir auserkoren, unseren Vortrag am zweiten Tag des d.velop forums zu wiederholen.

Sie interessieren sich für moderne Prozesse im Personalbereich?

Gerne besuchen wir Sie aber auch bei Ihnen im Haus und sprechen über Ihre individuellen Anforderungen an eine moderne Personalakte-nführung.

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