Die Einführung einer elektronischen Personalakte ist ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung, denn dadurch werden viele Prozesse automatisiert und somit effizienter. Die elektronische Personalakte soll das bisherige, auf Papier basierende Aktenwesen ersetzen und stellt eine moderne, zukunftsweisende Lösung des Personalmanagements dar.
In diesem Artikel erfährst du, was eine elektronische Personalakte ist, welche positiven Auswirkungen sie auf das Unternehmensmanagement hat wie der Projektverlauf in der öffentlichen Verwaltung (am Beispiel des Rheinisch-Bergischen Kreises) aussieht.
Was ist eine elektronische Personalakte?
Grundsätzlich funktioniert eine digitale Personalakte nicht anders als eine klassische Personalakte aus Papier. Die Personaldokumente aller Mitarbeiter:innen werden in einem Dokumentmanagement-System eingepflegt und verwaltet.
Definition elektronische Personalakte
Unter einer elektronischen Personalakte ist eine digitale Sicht auf die Dokumente von Mitarbeitenden zu verstehen, die die analoge Papier-Personalakte ersetzt. Eine elektronische Personalakte ist ein Dokumentationssystem, in dem Daten und Informationen über eine Person gesammelt, verwaltet und aufbewahrt werden. Dies umfasst in der Regel Angaben zur Identifizierung der Person, zu ihrer beruflichen Laufbahn, zu Aus- und Weiterbildung sowie zu sonstigen relevanten Erfahrungen und Kenntnissen.
Da es keine gesetzlichen Regelungen zum Inhalt einer (elektronischen) Personalakte gibt, lässt sich der Inhalt nur schwer zusammenfassen. Jedes Unternehmen erachtet unterschiedliche Dokumente als relevant für das Arbeitsverhältnis, weshalb sich die Inhalte einer Personalakte unterscheiden können.
Welche Inhalte sich häufig in einer Personalakte befinden, sind zum Beispiel:
- Bewerbungsunterlagen
- Arbeitsvertrag
- Beurteilungen
- Urlaubsanträge
- Fehlzeiten
- Lohn- und Gehaltsabrechnungen
- Unterlagen zur Lohnsteuer
Die Sammlung dieser Daten und Informationen in einer Personalakte hat unter anderem den Zweck, die Personalentwicklung einer Person zu ermöglichen und zu unterstützen. Für die Arbeit mit einer Personalakte ist es wichtig, dass alle relevanten Daten und Informationen regelmäßig aktualisiert werden. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Personalakte immer auf dem neuesten Stand ist und alle notwendigen Informationen enthält.
Gründe für die Einführung einer elektronischen Personalakte
Es gibt zahlreiche Gründe, die für die Einführung elektronischer Personalakten sprechen. Kurz gesagt: Elektronische Personalakten sind gegenüber den analogen Personalakten effizienter und vereinfachen Mitarbeitenden den Arbeitsalltag. Mitarbeitende schätzen es, wenn der Urlaub kurzfristig genehmigt wird oder die Zusage zum Vorstellungsgespräch rasch erfolgt. Egal, ob Feedback eingeholt wird oder Anträge bearbeitet werden – elektronische Personalakten und dessen Bearbeitungsschritte erleichtern nicht nur Personalleitern, sondern auch ihren Teams den Job.
Neben den verschlankten Arbeitsprozessen, den Verzicht auf jede Menge Papier und den gewonnenen Platz, durch den Verzicht auf Aktenordner und Aktenschränken, gibt es mindestens 10 weitere gute Gründe und Vorteile der digitalen Personalakte.
Das Ganze hat uns auch vor allem während der Corona-Pandemie sehr geholfen. Hätten wir nicht die Möglichkeit der mobilen Arbeitsplatzausstattung und der digitalen Akte gehabt, hätten die anderen Kollegen und Kolleginnen, also die ca. 1300 Beschäftigte Ende des Monats kein Geld bekommen. Wir waren sehr, sehr dankbar, dass wir die Möglichkeit hatten, mit dem Laptop und der digitalen Akte ins Homeoffice gehen zu können.
Sophia Thews
Rheinisch-Bergischer Kreis
Tipps zur Einführung einer elektronischen Personalakte
Die Einführung einer elektronischen Personalakte bietet mehr Organisation, eine schnellere Auffindbarkeit benötigter Informationen und zahlreiche weitere Mehrwerte. Wenn bereits vor der Einführung grundlegende Fragen geklärt werden, ist auch die Einführung einer elektronischen Personalakte ein Leichtes.
1. Das richtige Tool
Der erste Schritt ist natürlich die Auswahl des passenden Tools. Dabei sollten die wesentlichen Kriterien für die Auswahl der geeigneten Software vor allem eine gute Bedienbarkeit, die Integrationsfähigkeit in bestehende Systeme sowie Anforderungen an den Datenschutz sein. Vor allem die Möglichkeit einer revisionssicheren Archivierung ist von großer Bedeutung.
2. Rollen- und Berechtigungskonzept
Bei Personalakten handelt es sich um vertrauliche, personenbezogene Daten, daher müssen zwangsläufig die Vorgaben der DSGVO eingehalten werden. Ein geeignetes Rollen- und Berechtigungskonzept regelt, welche Dokumente von wem eingesehen, bearbeitet und hinzugefügt werden darf.
3. Digitalisierung der Akten
Grundsätzlich muss entschieden werden, ob die Digitalisierung von Personalakten innerhalb des Unternehmens vorgenommen werden soll oder ein professioneller Scan-Dienstleister diese Aufgabe übernehmen soll. Aber auch, wenn alle Akten digitalisiert sind, ist es wichtig zu beachten, welche Dokumentenarten in welcher Form aufbewahrt werden müssen und welche vernichtet werden können. In manchen Fällen wird Schriftform als Beweismittel vorgeschrieben, § 126 BGB.
4. Implementierung des Tools
Sind alle Vorbereitungen abgeschlossen, folgt die praktische Einführung der elektronischen Personalakte. Die importierten Daten müssen durch die Personaler:innen den jeweiligen Personen zugeordnet werden. Durch ein strukturiertes Projektmanagement kann die Einführung der elektronischen Personalakte erfolgreich durchgeführt werden.
5. Kommunikation und Schulung
Eine frühzeitige interne Kommunikation ist für die Akzeptanz von großer Bedeutung. Zudem wird die Wahrscheinlichkeit, dass im Laufe des Projektes unnötigen Blocker auftauchen, minimiert. Aber auch eine intensive Schulung zum sicheren und einfachen Arbeiten hilf den Mitarbeiter:innen dabei, die Vorteile der elektronischen Personalakte zu verstehen und sie so zu einem Werkzeug zur Effizienzsteigerung und Prozessoptimierung weiterzuentwickeln.
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Einführung einer elektronischen Personalakte in der öffentlichen Verwaltung
Gerade in der öffentlichen Verwaltung, wo es oft eine Vielzahl an Mitarbeiter:innen gibt, macht die Einführung einer elektronischen Personalakte Sinn. Wir zeigen den Projektverlauf zur Einführung der elektronischen Personalakte am Beispiel des Rheinisch-Bergischen Kreises.
Die Ausgangssituation als Ansporn
Der Rheinisch-Bergische Kreis hatte einige Herausforderungen, die es zu bewältigen gab. Zum einen war die Aktensituation vor Projektstart durchmischt mit Papierakten und schon digitalisierten Akten von anderen Dienstherren. Einheitlichkeit war bis dato nicht gegeben. Spannend wurde es auch, wenn Mitarbeitende der Personalverwaltung (die sich nochmals in fünf verschiedene Sachgebiete aufteilen) im Homeoffice gearbeitet haben. Denn häufig hat sich folgende Situation abgespielt: Alle Akten wurden in einem großen, silbernen Koffer datensicher ins Homeoffice transportiert, um dort damit zu arbeiten.
- Problem Nummer 1: Die Mitarbeitenden vor Ort konnten dementsprechend nicht in diese Akten einsehen, wenn sie gebraucht werden.
- Problem Nummer 2: Es werden doch noch weitere Akten benötigt, die nicht mitgenommen wurden.
Daraus resultiert ein sehr stockender Arbeitsablauf für die Mitarbeitenden der Personalabteilung. Somit waren Fragen wie „Hat jemand die Akte xy gesehen?“ oder „Wer weiß, wo die Akte xy liegen könnte?“ nicht selten.
Das Ergebnis: „Jede Menge Benefits“
Die Einführung der digitalen Akte kommt mit einer Vielzahl von Benefits einher. Nicht nur, konnte der ehemalige Aktenraum nun zum Büro für zwei weitere Mitarbeitende umfunktioniert werden, auch gehört die Problematik im Homeoffice der Vergangenheit an. Von zu Hause kann jetzt ohne Probleme auf die Akten zugegriffen werden, was sich besonders während der Corona-Pandemie und der oft kurzfristigen Umstellung ins Homeoffice, bewährt hat. Es haben sich noch weitere Benefits durch die Einführung der elektronischen Personalakte herausgestellt, wie beispielsweise die Entlastung der Fachkräfte bei Routineaufgaben und der vereinfachte Datenaustausch.
Aber wie genau lief das Projekt denn ab und welcher Strategie ist der Rheinisch-Bergische Kreis gefolgt?
Projektverlauf beim Rheinisch-Bergischen Kreis zur Einführung der elektronischen Personalakte
Der Rheinisch-Bergische Kreis hat auf die Strategie des Pilotamts gesetzt und konnte somit während der Corona-Pandemie die Einführung der digitalen Personalakte für das Amt „Personal und Organisation“ erfolgreich umsetzen. Von der Initiierung bis hin zum Abschluss der Altaktendigitalisierung sind einige Monate intensiver Zusammenarbeit vergangen. Anhand der Abbildung ist der Projektablauf mitsamt der Meilensteine dargestellt, sowie die zeitliche Einordnung des Projekts.
Weitere ausführliche Informationen zum Projekt, der Strategie und der Learnings, erfährst du im Kundenvortrag. Viel Spaß beim Ansehen!