Jörg Hörnschemeyer über den Einsatz der digitalen Rechnungsverarbeitung bei Auto Weller

Sie möchten wissen, wie die digitale Rechnungsverarbeitung im Unternehmen abläuft? Jörg Hörnschemeyer, Kaufmännischer Leiter von Auto Weller Osnabrück, hat genau zu diesem Thema einen Vortrag gehalten und spannende Einblicke gewährt. Von der Ausgangslage, über die Anbietersuche bis hin zum alltäglichen Arbeiten hat er uns teilhaben lassen. Die zentralen Erkenntnisse seines Vortrags auf dem BIZZ BREAK in Osnabrück haben wir für Sie zusammengefasst. Kleine Anekdoten inklusive.

Unternehmensvorstellung

Welches ist die meistverkaufte Automarke weltweit? Audi? VW? FIAT? Sie liegen daneben. Es ist Toyota. Und genau diese Automarke vertreibt die Auto Weller zusammen mit Lexus und neuerdings SEAT.

Nun wissen Sie, was Auto Weller vorrangig vertreibt. Die Eckpunkte zum Unternehmen selbst fehlen Ihnen jedoch noch. Eine kleine Liste wichtiger Infos:

  • Größter Toyota und Lexus Vertragshändler in Deutschland
  • Auto Weller besitzt sieben Standorte im Bundesgebiet
  • Über 9.000 Fahrzeugverkäufe pro Jahr
  • 349 Mitarbeiter. Davon 217 Angestellte und 132 gewerbliche Arbeitnehmer.

Die Ausgangslage 2012/2013

Was treibt ein Unternehmen dazu über die Einführung einer digitalen Rechnungsverarbeitung nachzudenken? Im Fall Auto Weller gab es insbesondere vier Ursachen.

Die Ausgangslage Auto Weller
Die Ausgangslage Auto Weller

Die Kombination einer dezentralen Filialstruktur und einer zentralen Buchhaltung hat für eine Menge Post und Arbeitsaufwand im Unternehmen gesorgt. Dokumente und Rechnungen mussten zunächst von den verschiedenen Standorten in die zentrale Buchhaltung nach Osnabrück geschickt werden. Dort wurden diese dann verbucht und schließlich zur Archivierung zurück in die einzelnen Filialen gesendet. Resultat: Akute Platznot in den einzelnen Filialen. Bei einer Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren und einer täglich eingehenden Anzahl von ca. 100 Rechnungen sammelten sich viele Papierberge an. Weiteres Problem laut Jörg Hörnschemeyer: „Architekten von Autohäusern planen eher selten bei der Planung einzelner Filialen Platz für Archive ein.“

Was tut man, wenn ein Problem vorliegt? Man sucht nach einer Lösung. Schnell erkannte Auto Weller, dass die Einführung eines revisionssicheren Dokumentenarchivs mit einem Rechnungseingangs-Workflow die beste Lösung ist.

Anbietersuche und Entscheidungshilfen

Das Ziel stand fest: Ein revisionssicheres Dokumentenarchiv mit einem Rechnungseingangs-Workflow im Unternehmen einführen. Damit begann für Jörg Hörnschemeyer und seine Kollegen die Produktsuche. Nun gibt es nicht nur einen Anbieter am Markt, der solch ein Produkt im Portfolio hat. Es galt eine Entscheidung für einen Anbieter zu treffen. Und diese Entscheidung hat Auto Weller wie folgt getroffen:

1. CeBIT

Auf der CeBIT gewann Auto Weller einen Überblick über verschiedene ECM-Anbieter und deren Produkte. Im Trubel der Messe ließ sich aber noch keine Entscheidung für einen Anbieter fällen.

Ein kleiner Tipp von Herrn Hörnschemeyer: „Tragen Sie keine Krawatte, denn dann werden Sie als Entscheider identifiziert und die Kaltakquise beginnt.“

2. Individuelle Produktvorstellungen

Einige Anbieter wurden schließlich zur individuellen Produktpräsentation ins Unternehmen eingeladen. Die Spreu vom Weizen trennte sich hier sehr schnell. Zwei Produkte fielen in die engere Auswahl. Unter anderem d.3ecm mit Rechnungseingangs-Workflow von d.velop.

3. Meinung von Anwendern einholen

Um letztlich eine finale Entscheidung treffen zu können, holte sich Auto Weller Meinungen bei Anwendern ein. Unter anderem bei Schmitz Cargobull, die d.3ecm inkl. Rechnungseingangs-Workflow implementiert haben. Auto Weller schaute sich die tägliche Arbeit der Mitarbeiter mit der Software an und ließ sich eine Einschätzung der Projektverantwortlichen geben.

Die Entscheidung fiel letztlich auf d.3ecm mit Eingangsrechnungs-Workflow von d.velop. Ausschlaggebend waren die Optik, die einfache Bedienbarkeit und die vielen vorliegenden Schnittstellen. „Denn alle an das Archiv angebundenen Systeme lassen sich leicht austauschen. Ein Archiv jedoch plant man langfristig“, so Herr Hörnschemeyer

Einführung

Die Entscheidung war gefallen. Damit startete das Projekt. Die Ist-Situation wurde aufgenommen: Bestehende Prozesse wurden durchleuchtet, einzuscannende Dokumente wurden identifiziert, Rechte von Personen wurden festgelegt, Vertretungen wurden ausgewählt und vieles mehr.

Das Ziel: Ein revisionssicheres Dokumentenarchiv als Basis implementieren und einen perfekt auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnittenen Eingangsrechnungs-Workflow aufsetzen. Dieser Workflow sah bei Auto Weller schließlich wie folgt aus:

Auto-Weller-Eingangsrechnungs-Workflow
Auto-Weller-Eingangsrechnungs-Workflow

Auto Weller entschied sich für das dezentrale Einscannen der Lieferantenrechnungen in den Filialen. Denn so werden die Rechnungen genau an dem Ort eingescannt, wo sie auch eingehen. Wichtige Maßnahme: Verdeutlichen Sie den zuständigen Mitarbeitern, dass die Rechnungen immer zuerst eingescannt werden müssen, damit keine Papierrechnungen mehr durch das Unternehmen wandern.

Nachdem die Rechnungen eingescannt wurden, werden Rechnungsdaten wie Kreditor, USt.-IdNr., Rechnungsnummer und Beträge automatisch ausgelesen. Die Rechnung wird dann der passenden digitalen Kreditoren- und Debitorenakte im digitalen Archiv zugeordnet und rechtskonform elektronisch gespeichert. Dies funktioniert, da die Software die ausgelesenen Daten der Dokumente mit den Stammdaten im System abgleicht und dann passend zuweist.

Lässt sich anhand der ausgelesenen Rechnungsdaten das Dokument keinem Kreditor zuweisen, findet eine Neuanlage des Kreditors in den Stammdaten statt.

Den nächsten Schritt des Workflows stellt die Prüfung der steuerlichen Anforderungen dar. Nach § 14 des UsTG gelten Rechnungen erst als solche, wenn sie gewissen Formalitäten entsprechen. Die §14a Prüfung erfolgt bei Auto Weller nicht voll automatisch, sondern durch die Buchhalter per Sichtprüfung. Die Software ist allerdings auch in der Lage, automatisch zu prüfen, ob alle Formalitäten eingehalten werden. Ist die Rechnung nicht konform zu den Anforderungen des §14 des UsTG, wird die Rechnung aus dem Stapel gezogen und der zuständige Mitarbeiter erhält eine Meldung per E-Mail. In dieser E-Mail ist die entsprechende Rechnung angehangen. Zudem findet sich in der E-Mail ein vordefinierter Hinweistext, der an den Rechnungssteller versendet werden kann und ihn um die Korrektur der Rechnung bittet.

Auf die Prüfung der steuerlichen Anforderungen folgt die sachliche Prüfung. Mit einem Blick kann der Mitarbeiter alle Angaben überprüfen. Stimmt die Ware, die Stückzahl, der Preis, die Konditionen? Falls ja, wird einfach nur das passende Häkchen gesetzt und die Rechnung wird automatisch an den zuständigen Mitarbeiter zur Freigabe weitergeleitet. Falls Daten abgeändert oder ergänzt werden müssen, kann dies ebenfalls ganz einfach in der Bearbeitungsmaske vorgenommen werden. In diesem Schritt der sachlichen Prüfung wird auch die Kostenstelle durch den Mitarbeiter eingetragen.

Nach der sachlichen Prüfung geht die Rechnung automatisch an den Kostenstellen-Verantwortlichen. Da dieser das Budget zu verwalten hat, ist es üblich diesen in den Freigabeprozess mit einzubeziehen. Dies ist auch bei Auto Weller der Fall.

Nach der Freigabe des Kostenstellen-Verantwortlichen folgt die Abschlussbearbeitung durch den Buchhalter. Ist dies geschehen, geht die Rechnung weiter zur Verbuchung. Alle Metadaten aus dem d.3ecm werden automatisiert per Schnittstelle an die Schillig FiBU Software, die Auto Weller im Einsatz hat, übergeben. Dort erfolgt letztlich die Verbuchung der Rechnung.

Vorteile & positive Nebeneffekte

Betrachtet man den automatisierten Rechnungsworkflow lässt sich bereits erahnen, dass sich eine Menge Vorteile und positive Nebeneffekte für das Unternehmen ergeben. Aber wie sehen diese konkret aus? Jörg Hörnschemeyer hat es uns verraten.

1. Geschwindigkeit

Die Geschwindigkeit, mit der Rechnungen bei Auto Weller verarbeitet werden, hat enorm zugenommen. Zum einen, da Rechnungen nicht länger auf dem Postweg in die zentrale Buchhaltung nach Osnabrück verschickt werden müssen. Zum anderen, weil die Rollen, Vertretungen und Freigaben klar definiert sind. Rechnungen bleiben nicht länger auf dem Schreibtisch der Mitarbeiter liegen. Der Monatsabschluss ist nun am ersten Tag des Folgemonats abgeschlossen, nicht erst zur Mitte des Monats.

2. Prozessanalyse und -vereinheitlichung

Vor Einführung eines digitalen Archivs werden die Prozesse im Unternehmen durchleuchtet und vereinheitlicht. Im Fall Auto Weller natürlich insbesondere der Rechnungsworkflow. Darüber hinaus werden alle relevanten Papierdokumente im Unternehmen identifiziert. Denn diese landen nicht länger im Papierarchiv, sondern im d.3ecm. Eine Liste der Dokumente, die bei der Auto Weller Gruppe nun digital archiviert werden, ist nachstehend zu sehen.

Das Ergebnis einer solchen Durchleuchtung: Schwachstellen werden erkannt und optimiert. Der Prozessstandard wird verbessert und vereinheitlicht.

3. Revisionssicherheit

Wichtig bei der Einführung eines digitalen Archivs: Revisionssicherheit muss gegeben sein. Hier gibt es diverse Anforderungen, die es zu beachten gilt. Stichworte wie Aufbewahrungsfristen und GoBD werden genannt.

Jörg Hörnschemeyer hat insbesondere einen Aspekt zum Thema Revisionssicherheit angesprochen. Auto Weller hat zwei Standorte ausgewählt, die eine Storage Einheit besitzen. Diese Storage Einheiten sind gespiegelt. Das bedeutet, dass sie sich regelmäßig synchronisieren. „Falls ein Gebäude einmal abfackelt, sind wir auf der sicheren Seite!“, so der O-Ton von Herrn Hörnschemeyer.

4. Organisation und Vertretung

Bei der Einführung eines Rechnungsworkflows werden alle möglichen Szenarien im Unternehmen durchgespielt. Es werden klare Zuständigkeiten definiert und Vertretungsregelungen geschaffen. Fragen wie: „Wo liegt die Rechnung?“ oder „Wer ist zuständig?“ entfallen zukünftig.

5. Einfache Recherche

„Da schlägt das Buchhaltungsherz höher!“, war die Aussage Jörg Hörnschemeyers, als er über die Recherchefunktion von d.3ecm berichtete. Aufgrund der Volltexterkennung und der Verschlagwortung von Metadaten, lässt sich das ganze Archiv einfach durchsuchen. Der Weg ins kalte und verstaubte Papierarchiv existiert nicht mehr. Das freut insbesondere die Auszubildenden.

6. Rechtevergabe über das AD

Bei Auto Weller wurde die Rechtevergabe ganz einfach über das Active Directory gesteuert. Wenig Aufwand, klare Zuständigkeiten.

7. Rechnungen per E-Mail

Rechnungen, die per E-Mail eingehen, werden automatisch verarbeitet. Der Schritt des Einscannens entfällt – ansonsten läuft der Rechnungsworkflow wie gewohnt ab. Ausdrucken von Eingangsrechnungen gehört bei Auto Weller der Vergangenheit an.

 

Der Faktor Mensch

Sie haben das Archiv implementiert und der Workflow steht. Projekt abgeschlossen oder? Nicht ganz. Denn was nützt einem Unternehmen die beste Software, wenn die Mitarbeiter nicht mit ihr arbeiten?

Es gilt die Mitarbeiter zu schulen – sie für die Software zu begeistern. Allerdings nicht per Frontbeschallung. Workshops sind der richtige Weg. Das Motto der Workshops „Learning by Doing“.  Bei Auto Weller wurden eigene Mitarbeiter auserkoren, die wiederum Mitarbeiter der einzelnen Filialen schulten.

In der Anfangszeit ergeben sich viele Fragen. „Wie ging das nochmal?“ ist beispielsweise sehr beliebt. Da steht Kommunikation an erster Stelle. „Das Telefon haben wir nicht abgeschafft.“, erklärte Jörg Hörnschemeyer mit einem Augenzwinkern. „Bei Fragen konnte einfach zum Hörer gegriffen und der erfahrene Kollege um Rat gefragt werden.“

Nun wissen Sie, wie die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung bei Auto Weller funktioniert. Aber wie könnte sie in Ihrem Unternehmen aussehen? Sie möchten es wissen? Dann fordern Sie ganz einfach eine auf Sie zugeschnittene Demo an.

Jetzt Demo der d.velop Eingangsrechnungsverarbeitung anfordern