Microsoft Power Automate + d.velop: Geschäftsprozesse systemübergreifend digital gestalten

Veröffentlicht 21.12.2021
Geschätzte Lesezeit 3 Min.
André Schnibbe

André Schnibbe Senior Account Executive d.velop

Glühbirne als Symbol für den Blogartikel ECM Dynamics.

Wenn es um die Optimierung von Businessprozessen geht, reicht es nicht aus, nur die führende Applikationen zu betrachten. Erst der Blick über Systemgrenzen hinweg schafft ganzheitliche Lösungen, erhöht den Nutzen und schafft Akzeptanz bei den Anwender:innen. Ein wesentliches Element ist dabei die zentrale Verfügbarkeit aller Informationen, die entlang eines Geschäftsprozesses entstehen. Ein Dokumentenmanagement-System bildet diesen zentralen Informationspool und Microsoft Power Automate schafft die Verbindung.

Wie können Geschäftsinformationen (mit d.velop) systemübergreifend bereitgestellt werden?

d.velop hat verschiedenste Integrationen für Microsoft Komponenten entwickelt, z.B. “d.velop connect for Microsoft Dynamics 365”. Damit können die ERP- und CRM-Systeme von Microsoft umfassend in ein Dokumentenmanagement integriert werden. Um einen „Digitalen Workspace“ zu realisieren und den Informationsaustausch sowie die Zusammenarbeit, der am jeweiligen Geschäftsprozess Beteiligten zu vereinfachen, sind Microsoft Teams, Office 365, Outlook Exchange und SharePoint genauso einbezogen. Somit sind die wichtigsten Microsoft-Softwarelösungen mit der d.velop Plattform für Dokumentenmanagement verbunden.
Doch allein durch die Integrationen von Microsoftsystemen werden keine Geschäftsprozesse ganzheitlich abgebildet. Hierfür sind zu viele IT-Applikationen – auch außerhalb des Microsoft Ökosystems – von Relevanz. Um diese Grenzen aufzuheben, kommt die Integrationsplattform Microsoft Power Automate ins Spiel.

d.velop angebunden an Microsoft Power Automate

Was kann Microsoft Power Automate?

Als Integrationsplattformen bezeichnet man Middleware-Produkte wie z.B. Microsoft Power Automate, Zapier und viele mehr. Diese bieten standardisierte Schnittstellen und stellen die Verbindungen zu Drittsystemen her. Somit können die unterschiedlichsten Anwendungen entlang der Prozesskette mit der d.velop Plattform kommunizieren.
Wiederholende und alltägliche Aufgaben lassen sich durch vorgefertigte Konnektoren in Microsoft Power Automate mühelos automatisieren. Durch die Drag-and-Drop-Tools in Power Automate werden Flows schnell und sicher designt. Die erstellten End-to-End-Prozesse können im „Process Advisor“ einfach visualisiert werden. Somit erhält man eine grafische Darstellung der Workflows und behält den Überblick. Durch den Low-Code Ansatz können Geschäftsprozesse einfach gestaltet werden – ohne auf interne Entwickler oder externe Berater angewiesen zu sein.
Viele hundert Systeme in heterogenen Systemlandschaften können mit Microsoft Power Automate an die d.velop Plattform angedockt werden.

Welche praktischen Beispiele für den Einsatz von Microsoft Power Automate gibt es?

Dokumente migrieren

Ein typisches Szenario ist, dass alle Dokumente, die in Microsoft SharePoint abgelegt sind, automatisiert nach d.velop documents importieren werden. Somit können Dokumente einfach in das cloudbasierte Dokumentenmanagement-System migriert werden. Dieser Prozess lässt sich in beide Richtungen (bidirektional) abbilden.
Auch können Dokumente aus d.velop documents an weitere File-Sharing Dienste wie z.B. Dropbox oder OneDrive for Business oder Collaboration-Werkzeuge wie Microsoft Teams übergeben werden.

Dokumente digital signieren

Falls Sie ein Dokumentenmanagement-System von d.velop im Einsatz haben und dieses ECM-System On-Premises nutzen, können Sie d.velop sign als umfassende Signaturlösung für Ihre Dokumente mit dem Power Automate Konnektor verbinden. Durch die digitale Unterschrift (qualifizierte Signatur) können Verträge rechtsverbindlich geschlossen oder vor Manipulation geschützt werden (einfache Signatur). Somit verbinden Sie die d.velop Cloud-Services mit Ihren eingesetzten On-Premises Lösungen.

Dokumente in Kundenkommunikation

Für die „Business to Customer“ (B2C) Kundenkommunikation ist auch die Kommunikation mit Messenager-Diensten wie „WhatsApp for Business“ oder der d.velop community chat ein denkbares Szenario. Somit können Dokumente zu einem Geschäftsvorgang einfach über moderne Kommunikationskanäle an Kunden übermittelt werden.

Was sind die Voraussetzungen, um Microsoft Power Automate nutzen zu können?

Für d.velop Kunden, die bereitsd.velop documentsin der Cloud oder On-Premises nutzen und Geschäftsprozesse optimieren möchten, steht der d.velop Konnektor kostenlos zur Verfügung. Um ein bestehendes d.velop documents (d.3ecm)-System On-Premises mit der d.velop Cloud zu verbinden wird zusätzlich die „d.velop platform connect“ App benötigt.

Interessenten:innen können „d.velop documents“ einfach 30 Tage unverbindlich testen und die Businessprozesse mit Power Automate konfigurieren. Eine verlinkte Dokumentation gibt Ihnen erste Tipps zur Einrichtung. Sollten spezielle Anforderungen abgebildet werden müssen, stehen d.velop Experten:innen gern zur Verfügung.

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