Mit der Einführung einer elektronischen Personalakte die digitale Zukunft Ihrer Personalabteilung beginnen

Ein Gastbeitrag von Christian Große-Brookhuis, Experte für elektronische Personalakten bei der 2B Consulting GmbH 

Warum ist die Digitalisierung in der Personalabteilung ein wichtiger Faktor für eine erfolgreiche Zukunft?

In der heutigen Zeit greift die Digitalisierung immer weiter in die Arbeitswelt und in die damit vorhandenen Prozesse eines Unternehmens ein. Es existiert kaum ein Prozess in der Personalabteilung, der nicht unter dem Einfluss der Digitalisierung steht.

Unter einer elektronischen Personalakte ist eine digitale Sicht auf die Dokumente eines Mitarbeiters zu verstehen, die die analoge Papier-Personalakte ersetzt. Ist die digitale Personalakte dabei Teil eines Dokumenten-Management-Systems, so können dessen Funktionen kombiniert werden mit den speziellen Anforderungen an eine Personalakte.

Ein Unternehmen kann frei entscheiden, wie es Personaldokumente führt – in herkömmlichen Papierakten oder digital. Gesetzliche Vorschriften gibt es dazu nicht. Für modernes, serviceorientiertes HR-Management allerdings sind digitale Akten ein Muss.

In der Personalabteilung gehören Aktenschränke leider noch häufig zur Realität. Sogar Gehaltsabrechnungen oder E-Mails, die eigentlich digital vorliegen, werden ausgedruckt und manuell in die entsprechende Personalakte sortiert: Sieht so eine effiziente Arbeitsweise aus?

Mitarbeiter schätzen es, wenn der Urlaub kurzfristig genehmigt wird oder die Zusage zum Vorstellungsgespräch rasch erfolgt. Egal, ob Sie Feedback einholen oder Anträge bearbeiten – digitale Akten und Bearbeitungsschritte erleichtern nicht nur Personalleitern und ihren Teams den Job. Jeder Kollege freut sich über reibungslose Abläufe und mehr Dienstleistung.

Was steckt hinter der elektronischen Personalakte (ElPa) der 2B Consulting?

Unser Template für die elektronische Personalakte bietet Unternehmen durch die Aufteilung in Paketmodulen eine flexible Lösung.

Das ElPa Grundpaket enthält in einer vorgefertigten Aktenstruktur viele Möglichkeiten zur Ablage aller Personaldokumente – egal, ob Bescheinigungen, Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen oder Zeitwirtschaftsdaten, sodass Arbeitsabläufe umgehend beschleunigt werden. Durch Projekterfahrung und mit dem passenden Entwickler-Knowhow haben wir eine Lösung geschaffen, mit der wir schnell und einfach den Nutzen in den Mittelpunkt stellen. Die Aufteilung der ElPa in Paketmodule ermöglicht es, Bausteine lösungs- und prozessorientiert hinzuzufügen, egal ob wir über weitere Aktenpläne für Auszubildende oder Bewerbungen, Digitalisierung von Papierdokumenten, Zugriff für Vorgesetzte oder über Prozesse wie einen Urlaubsantrag sprechen.

Schnell, einfach und effizient arbeiten – mit unserer ElPa machen wir es möglich. Alle Informationen stehen auf Knopfdruck zur Verfügung und das für jeden Mitarbeiter in der Personalabteilung. Optimieren Sie Ihre Prozesse rund um die Themen Bewerbermanagement, Fristenmanagement On- und Off-Boarding.

Natürlich ist gerade im Personalmanagement auch Sicherheit ein zentrales Thema. Die elektronische Personalakte der 2B Consulting erfüllt alle Ansprüche an Datenschutz und Sicherheit. Durch ein rollenbasiertes Rechtesystem sieht jeder nur die Informationen, die er sehen muss und Dank der verschlüsselten Ablage von Dokumenten sind Ihre Daten auch auf den Servern geschützt!

Vortag auf dem d.velop forum 2018!

Im Zuge des diesjährigen d.velop forums hatten wir als 2B Consulting die Möglichkeit, dem Auditorium den Nutzen unserer elektronischen Personalakte zu präsentieren.

Unsere Geschäftsführer Friedhelm Bossink und André Bossink stellten gemeinsam mit Christian Bartsch, der unseren Partner SMEA IT vertreten hat, die Vorzüge unserer ElPa sowohl On-Premises sowie auch als mögliche Cloudlösung vor. Aufgrund eines Teilnehmer-Votings zu den interessantesten Vorträgen wurden wir auserkoren, unseren Vortrag am zweiten Tag des d.velop forums zu wiederholen.

Sie interessieren sich für moderne Prozesse im Personalbereich?

Gerne besuchen wir Sie aber auch bei Ihnen im Haus und sprechen über Ihre individuellen Anforderungen an eine moderne Personalaktenführung.
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