Online-Rechnung, wo bist du? – Cleveres Rechnungsmanagement per Autopilot

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Viele Privatpersonen, Unternehmer und Buchhalter kennen die Prozedur: Sich jeden Monat in immer mehr Onlineportale einloggen, um Rechnungen herunterzuladen. Dazu per E-Mail erhaltene Rechnungen im richtigen Ordner ablegen, Quittungen scannen, die Ausgangsrechnungen zusammensuchen und alles an den Steuerberater weiterleiten. Das kostet nicht nur Nerven und nimmt viel Zeit in Anspruch, sondern ist auch fehlerbehaftet. Oft gehen Belege verloren und können nicht verbucht werden. Solche Ärgernisse gehören inzwischen der Vergangenheit an. Intelligente Software für Rechnungsmanagement, zum Beispiel GetMyInvoices, erledigt solche Arbeiten.

Automatischer Import von Online-Rechnung aus verschiedensten Quellen

Das Prinzip ist einfach erklärt: Software übernimmt den Import aus den verschiedenen Rechnungsquellen. Dafür müssen nur die Zugangsdaten zu den jeweiligen Quellen einmalig hinterlegt werden, dann werden Rechnungen automatisch heruntergeladen. Dazu zählen Dokumente aus Tausenden Online-Portalen wie Telefonrechnungen, Stromrechnungen, Rechnungen von Amazon und Webservices. Sogar Kontoauszüge lassen sich automatisch abrufen. Außerdem gehören Rechnungen aus E-Mail-Postfächern sowie Dokumente aus Drittlösungen wie Rechnungserstellungstools, Dokumentenmanagement-Systemen und Cloudspeichern, wie Dropbox, Google Drive & Co dazu.
Aber nicht nur Online-Rechnungen werden importiert. Ergänzend dazu lassen sich auch Quittungen sowie in Papierform vorliegende Belege scannen und hochladen, unter anderem bequem über eine App. Dies ermöglicht zum Beispiel Außendienstmitarbeitern, Tankquittungen und Bewirtungsbelege unmittelbar vor Ort zu erfassen und dann zu vernichten.

Online Rechnungen managen und sammeln

Alle Rechnungen an einem Ort

Noch im Zuge des Imports erfolgt eine automatische Extraktion von relevanten Informationen wie Rechnungsnummer und Rechnungsbetrag. Denn die Software unterstützt Standards wie die X-Rechnung und ZUGFeRD. Aus unstrukturierten Rechnungen extrahiert eine leistungsfähige OCR-Technologie die benötigten Daten. Sie basiert auf maschinellem Lernen, sodass sich das Ergebnis zunehmend verbessert.
Sämtliche Informationen und Dokumente werden sicher in einer zentralen Belegverwaltung in der Cloud gespeichert. Dort lassen sie sich über den Webbrowser einfach organisieren, prüfen, freigeben und bezahlen, wobei sich individuelle Workflows unterstützen lassen. Bei Bedarf können die Belege automatisch in einem verschlüsselten Dokumentenarchiv gespeichert und/oder in weitere Lösungen übertragen werden. Dazu zählen Lösungen für die Buchhaltung genauso wie Cloudspeicher sowie Dokumentenmanagement-Systeme. So überträgt GetMyInvoices Dokumente auch zur Filesharing- und Archivierungs-Lösung foxdox. Dabei können Anwender beliebige Dokumente automatisch importieren, je nachdem welche sie für ihren Workflow benötigen. In foxdox stehen die Dokumente dann zur revisionssicheren Archivierung, zur Verwaltung uns zum Filesharing zur Verfügung.

Turbo für dokumentenbasierte Prozesse

Die Vorteile: Dokumente müssen nicht mehr manuell erfasst oder in verschiedene Anwendungen hochgeladen werden. Egal, wie der jeweilige Workflow aussieht, die zentrale Rechnungs-Management-Software fungiert als zentrale Drehscheibe für alle Dokumente. Dadurch werden die verbundenen Prozesse enorm beschleunigt – unabhängig davon, ob es sich um die Buchhaltung, die Kommunikation mit dem Steuerberater, das Organisieren und Teilen von Dokumenten, das Bezahlen von Eingangsrechnungen oder das Erstatten von Reisekosten handelt.

Das spart nicht nur Aufwand und Kosten, sondern hilft außerdem, Fehler zu vermeiden. Davon wiederum profitieren die Beziehungen zu Kunden, Lieferanten, Dienstleistern, Mitarbeitern und Behörden.

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