Digitale Signatur in Office 365 – rechtskonform und digital in SharePoint signieren

Veröffentlicht 27.07.2021
Geschätzte Lesezeit 4 Min.

Anke Nienhoff Product Manager d.velop sign d.velop

Office 365: Digitale Signatur in SharePoint

Die Relevanz und Notwendigkeit rechtsgültiger digitaler Unterschriften nimmt aktuell stetig zu. Warum? Viele der heutigen Geschäfts- und Dokumentenprozesse im Unternehmen sind bereits digitalisiert und laufen bestenfalls komplett automatisiert ab.

Was aber, wenn im Rahmen dieser digitalisierten Prozesse Unterschriften auf digitalen Dokumenten, wie Verträgen, Rechnungen oder Arbeitsanweisungen, erforderlich sind?
Dann kommt es häufig noch zu zeit- und kostenintensiven Medienbrüchen.

Medienbruch verhindern bei digitaler Signatur in Office 365

Die unschöne Folge: Geschäfts- und Dokumentenprozesse können nicht vollständig digitalisiert und durchgängig automatisiert werden. Ein wirtschaftlicher Nachteil entsteht.

Und genau aus diesem Grund, existieren bereits jetzt digitale Signaturlösungen, die genau diese Herausforderungen – absolut rechtskonform – meistern.

Die digitale Signatur in Office 365

Digitale Signatur: Keine Frage nach dem Ob, sondern dem Wo!

Ein Aspekt darf hier nicht unberücksichtigt werden: Für die größtmögliche und optimale Prozesseffizienz sollte der Unterzeichner die digitale Signatur genau dort vollziehen können, wo er sich gerade befindet: Direkt in der jeweiligen IT-Infrastruktur oder -Anwendung!

Office 365: Digitale Signatur in SharePoint

Ist Microsoft 365 als zentrale Plattform im Unternehmen integriert, so besteht nicht nur die Notwendigkeit den bis dato fehlenden digitalen Ende-zu-Ende Prozess mit den konkreten Anforderungen der Unternehmen an eine Rechtsverbindlichkeit der Signaturen (Anforderungen der EU nach eIDAS-Verordnung) zu bedienen, sondern auch eine native Verfügbarkeit für den SharePoint zu gewährleisten.

Aber ist der Signaturprozess inklusive digitale Signatur in Office 365 überhaupt abbildbar? Ja – mit der korrekten Einhaltung rechtlicher Vorgaben sowie der richtigen Softwarelösung!

Rechtliche Perspektive: Welche digitalen Signaturtypen werden von Office 365 unterstützt?

Der Anwender kann zwischen drei Signaturarten wählen. Hier ist die jeweilige Rechtsgültigkeit der digitalen Signatur in Office 365 zu beachten. Es folgt ein kurzer Überblick:

Einfache Signatur

  • Urheber ist identifizierbar = nicht fälschungssicher
  • Keinerlei Anforderungen an die Identifizierung. Unterliegt freier richterlicher Beweiswürdigung (§286 ZPO).

Fortgeschrittene Signatur

  • Authentifizierung via Single Faktor – Username & Passwort. Unterliegt freier richterlicher Beweiswürdigung (§286 ZPO)

Qualifizierte Signatur

  • Eindeutige Identifizierung – z.B. via Video Ident oder eID. Authentifizierung via 2-Faktor – SMS TAN Verfahren
  • Identifizierung durch eIDAS und nationales Recht geregelt durch ein qualifiziertes Zertifikat

Digital unterschreiben in Microsoft SharePoint

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Technische Perspektive: Wie lässt sich die rechtsgültige digitale Signatur in Office 365 einbinden?

Wie gelingt es nun, diese drei Signaturarten für eine Signatur oder Umlaufsignatur unmittelbar aus SharePoint online heraus zu erstellen. Diesen Anforderungen begegnet die Signaturlösung amxSIGN for Office 365 von amexus. Hier ist dieser Schritt durch die Implementierung einer zusätzlichen Cloud-App ganz einfach und nutzerfreundlich per Buttonklick möglich. Es besteht darüber hinaus die Möglichkeit die Schnittstelle per API anzusprechen, wodurch eine prozessuale Einbindung der digitalen Signatur in Office 365 ermöglicht wird.

So funktioniert die digitale Signatur in SharePoint online

Der Prozess der digitalen Signatur mit amxSIGN for Office 365 in SharePoint ist sehr intuitiv und nutzerfreundlich aufgesetzt. Der Nutzer wählt das digitale Dokument aus der SharePoint Bibliothek aus, klickt auf denintegrierten Signaturbutton `Signieren´ in SharePoint und kann in einem neuen separaten Fenster die digitale Signatur in Office 365 vornehmen. Hierbei wählt der Nutzer die Signaturart/-typen aus die er verwenden möchte.

Dokument mit digitaler Signatur in SharePoint Bibliothek ablegen

Nach erfolgreicher Signatur wird das signierte Dokument als neue Datei in der SharePoint Bibliothek unter dem ursprünglichen Namen, ergänzt um den Zusatz „_signiert“, abgelegt. 🎬

Digitale SharePoint Unterschrift anfordern: So funktioniert das Anfordern von Signaturumläufen in Microsoft 365.

Der Nutzer wählt auch hier das Dokument für die digitale Signatur in der SharePoint Bibliothek aus, klickt auf den integrierten Button `Signatur anfordern´ und es öffnet sich ein neues Pop-Up Fenster. Hier kann der Nutzer sowohl Unternehmensinterne Personen oder externe Personen durch Angabe der E-Mail-Adresse in den Signaturprozess einbinden. Die adressierten Personen werden per E-Mail darüber informiert, dass Sie eine digitale Signatur in Office 365 vornehmen sollen. 🎬

Die Vorteile der digitalen Signatur in SharePoint auf einen Blick

  • Kein neues Tool – Signieren Sie direkt aus der bekannten SharePoint-Oberfläche heraus
  • Einsparung von Zeit und Kosten – Sparen Sie sich den Prozess des Ausdruckens, Unterschreibens und wieder Einscannens um eine Unterschrift hinzuzufügen
  • Optimierte Prozesse – Ganz einfach in SharePoint Unterschriften anfordern. Beschleunigen Sie den Signaturumlauf.
  • Rechtssicher signieren – Erfüllung aller rechtlichen Anforderungen der EU nach der eIDAS-Verordnung

Quo Vadis: Integration der digitalen Signatur in Office 365 sukzessiv notwendig

Wichtig ist, dass Ihr Unternehmen die digitale Signatur dort verfügbar macht, wo diese gebraucht wird. Warum? Um vor allem den Bedürfnissen und Anforderungen der Anwender bzw. Mitarbeiter zu begegnen und Prozesse optimal zu gestalten.

Das erfordert eine sukzessive Integration der digitalen Signatur auch an anderen Stellen innerhalb der IT-Landschaft im Unternehmen.

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