So signiert man digital und rechtskonform in SharePoint

Die Relevanz und Notwendigkeit rechtsgültiger digitaler Unterschriften nimmt aktuell stetig zu. Warum? Viele der heutigen Geschäfts- und Dokumentenprozesse im Unternehmen sind bereits digitalisiert und laufen bestenfalls komplett automatisiert ab.

Was aber, wenn im Rahmen dieser digitalisierten Prozesse Unterschriften auf digitalen Dokumenten, wie Verträgen, Rechnungen oder Arbeitsanweisungen, erforderlich sind?
Dann kommt es häufig noch zu zeit- und kostenintensiven (Medien-)Brüchen.

Die unschöne Folge: Geschäfts- und Dokumentenprozesse können nicht vollständig digitalisiert und durchgängig automatisiert werden. Ein wirtschaftlicher Nachteil entsteht.

Um genau aus diesem Grund, existieren bereits jetzt digitale Signaturlösungen, die genau diese Herausforderungen – absolut rechtskonform – meistern.

Digitale Signatur: Keine Frage nach dem Ob, sondern dem Wo!

Aber ein Aspekt darf hier nicht unberücksichtigt werden: Für die größtmögliche und optimale Prozesseffizienz, sollte der Unterzeichner die digitale Signatur genau dort vollziehen können, wo er sich gerade befindet: Direkt in der jeweiligen IT-Infrastruktur oder -Anwendung!

Dokumente in Microsoft 365 digital signieren

Ist Microsoft 365 als zentrale Plattform im Unternehmen integriert, so besteht nicht nur die Notwendigkeit den bis dato fehlenden digitalen Ende-zu-Ende Prozess mit den konkreten Anforderungen der Unternehmen an eine Rechtsverbindlichkeit der Signaturen (Anforderungen der EU nach eIDAS-Verordnung) zu bedienen, sondern auch eine native Verfügbarkeit für den SharePoint zu gewährleisten.

Aber ist das überhaupt abbildbar? Ja – mit der korrekten Einhaltung rechtlicher Vorgaben sowie der richtigen Softwarelösung!

Rechtliche Perspektive: Welche digitalen Signaturtypen werden von Microsoft 365 unterstützt?

Der Anwender kann zwischen drei Signaturarten wählen. Die Signaturarten unterscheiden sich dabei durch die Rechtsverbindlichkeit. Es folgt ein kurzer Überblick:

Einfache Signatur

  • Urheber kann identifiziert werden = nicht fälschungssicher
  • Keinerlei Anforderungen an die Identifizierung. Unterliegt freier richterlicher Beweiswürdigung (§286 ZPO).

Fortgeschrittene Signatur

  • Authentifizierung via Single Faktor – Username & Passwort. Unterliegt freier richterlicher Beweiswürdigung (§286 ZPO)

Qualifizierte Signatur

  • Eindeutige Identifizierung – z.B. via Video Ident oder eID. Authentifizierung via 2-Faktor – SMS TAN Verfahren
  • Identifizierung durch eIDAS und nationales Recht geregelt durch ein qualifiziertes Zertifikat

Technische Perspektive: Wie lässt sich die rechtsgültige digitale Signatur in Microsoft 365 einbinden?

Wie gelingt es nun, diese drei Signaturarten für eine Signatur oder Umlaufsignatur unmittelbar aus SharePoint online heraus zu erstellen. Diesen Anforderungen begegnet die Signaturlösung amxSIGN for Office 365 von amexus. Hier ist dieser Schritt durch die Implementierung einer zusätzlichen Cloud-App ganz einfach und nutzerfreundlich per Buttonklick möglich. Es besteht darüber hinaus die Möglichkeit die Schnittstelle per API anzusprechen, wodurch eine prozessuale Einbindung der Signatur ermöglicht wird.

So funktioniert das Signieren von Dokumenten in SharePoint online

Der Prozess der digitalen Signatur mit amxSIGN for Office 365 in SharePoint ist sehr intuitiv und nutzerfreundlich aufgesetzt. Der Nutzer wählt das digitale Dokument aus der SharePoint Bibliothek aus, klickt auf denintegrierten Signaturbutton `Signieren´ in SharePoint und kann in einem neuen separaten Fenster die Signatur vornehmen. Hierbei wählt der Nutzer die Signaturart/-tpyen aus die er verwenden möchte.

Nach erfolgreicher Signatur wird das signierte Dokument als neue Datei in der SharePoint Bibliothek unter dem ursprünglichen Namen, ergänzt um den Zusatz _signiert, abgelegt. 🎬

So funktioniert das Anfordern von Signaturumläufen in Microsoft 365.

Der Nutzer wählt auch hier das Dokument welches digital signiert werden soll in der SharePoint Bibliothek aus. Klickt auf den integrierten Button `Signatur anfordern´ und es öffnet sich ein neues Pop-Up Fenster. Hier kann der Nutzer sowohl Unternehmensinterne Personen oder externe Personen durch Angabe der E-Mail Adresse in den Signaturprozess einbinden. Die adressierten Personen werden per E-Mail darüber informiert, dass Sie eine Signatur vornehmen sollen. 🎬

Die Vorteile der digitalen Signatur in SharePoint auf einen Blick

  • Kein neues Tool – Signieren Sie direkt aus der bekannten SharePoint-Oberfläche heraus
  • Einsparung von Zeit und Kosten – Sparen Sie sich den Prozess des Ausdruckens, Unterschreibens und wieder Einscannens um eine Unterschrift hinzuzufügen
  • Optimierte Prozesse – Fordern Sie Unterschriften von anderen Personen an. Beschleunigen Sie den Signaturumlauf
  • Rechtssicher signieren – Erfüllung aller rechtlichen Anforderungen der EU nach der eIDAS-Verordnung

Quo Vadis: Integration der digitalen Signatur sukzessiv notwendig

Wichtig ist, dass ihr Unternehmen die digitale Signatur dort verfügbar macht, wo diese gebraucht wird. Um vor allem den Bedürfnissen und Anforderungen der Anwender bzw. Mitarbeiter zu begegnen und Prozesse optimal zu gestalten.

Das erfordert eine sukzessive Integration der digitalen Signatur auch an anderen Stellen innerhalb der IT-Landschaft im Unternehmen.

Verträge effektiv managen und signieren! Vertragsmanagement mit amySIGN for Office 365

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