Unternehmenswissen fokussieren: d.velop enterprise search bei der Zentis GmbH & Co. KG

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Sie kennen es bestimmt selbst aus Ihrem Büroalltag – Sie suchen nach einer bestimmten Information und müssen erstmal in ganz vielen Datentöpfen stöbern. Und nach langer Suche
hat man immer noch nicht das Richtige gefunden, sodass man die Suche früher oder später entnervt aufgibt. Diese Situation spielt sich täglich in vielen Unternehmen ab. Zahlreiche
Studien belegen diese Vermutung.

So wichtig ist Informationsmanagement für Unternehmen

In einer Studie von Haufe wurden 300 Unternehmen die Frage gestellt, welche Faktoren Einfluss auf den Erfolg des Unternehmens haben. Ganze 71% der befragten Unternehmen finden das „Wissen“ ausschlaggebend ist für den Unternehmenserfolg. Dabei empfinden allerdings wiederum 71% der Mitarbeiter die Suche nach den richtigen Informationen als viel zu kompliziert. Zudem sind 27% der Befragten der Meinung, dass die Mitarbeiter nicht immer die richtigen Informationen im Zugriff haben. Da verwundert es kaum, dass 66% der befragten Unternehmen angaben, dass Sie der Meinung sind, Fehlentscheidungen würden eben aufgrund einer unvollständigen, veralteten oder fehlerhaften Wissensbasis entstehen. Das lässt erahnen, welchen immensen Schaden nicht-auffindbares Unternehmenswissen verursachen kann.

Auf Grundlage dieser Erkenntnisse und eigener Erfahrungen hat die d.velop AG d.velop enterprise search entwickelt. Dies ist eine leichtgewichtige unternehmensweite Suche, die hilft, dass Wissensmanagement im Unternehmen zu vereinfachen, indem alle Informationen zentral zur Verfügung gestellt werden.

Wie die Enterprise Search Lösung der d.velop funktioniert, welchen Nutzen und welche Vorteile die Einführung der d.velop enterprise search mit sich bringt, soll in diesem Blogartikel
am Beispiel der Zentis GmbH & Co. KG aufgezeigt werden.

Klassische Enterprise Search-Lösungen vs. d.velop enterprise search

Unternehmenswissen finden mit Enterprise Search

Beim klassischen Ansatz der Enterprise Search werden Systeme, wie Microsoft Exchange, Webseiten oder Dateiverzeichnisse, in regelmäßigen zeitlichen Abständen (täglich, wöchentlich) nach neuen Datensätzen durchsucht und eine neue Datenbank (Index) wird aufgebaut. Folglich sucht der Nutzer dann in diesem neu aufgebauten Index.

Vorteil ist, dass hier die Möglichkeit besteht, komplexe Suchanfragen systemübergreifend abzusetzen. Des Weiteren werden bei der Suche nicht die eigentlichen Systeme belastet. Nachteilig ist jedoch, dass die Daten doppelt vorgehalten werden – im eigentlichen System sowie auch im Index. In diesem Szenario kann sich der Nutzer nie ganz sicher sein, dass seine gefundenen Informationen auch auf dem aktuellsten Stand sind. Denn häufig besteht keine Kenntnis darüber, wann der Index zuletzt aktualisiert wurde.
Des Weiteren ist eine Abbildung der ursprünglichen Berechtigungsstruktur – insbesondere bei historisch gewachsenen Strukturen – nicht zu 100% im Index abbildbar. So kann es z.B. dazu
kommen, dass der Nutzer Ergebnisse sieht, auf dessen Zugriff er keine Berechtigung hat. Oder der Nutzer bekommt Suchvorschläge innerhalb von Systemen angezeigt, für dessen Nutzung er keine Berechtigungen hat. Frust macht sich breit. Im schlimmsten Fall wird die Suche nach einem Kollegen mit Ergebnissen aus persönlichen Personalinformationen vervollständigt.

Im Gegensatz zur klassischen Enterprise Search Variante, werden bei der d.velop enterprise search die Suchanfragen des Nutzers eins zu eins im Kontext des Benutzers an die jeweiligen Systeme weitergeleitet. Die Suche wird dann dort ausgeführt. Anschließend werden die Ergebnisse konsolidiert und dem Nutzer als gebündelte Trefferliste angezeigt. Vorteilhaft ist hier, dass der Nutzer immer mit den aktuellsten Daten arbeitet. Es entsteht keine Datendoppelung und das Berechtigungskonzept wird jederzeit zu 100% eingehalten.

Unternehmenswissen bündeln mit d.velop enterprise search bei der Zentis GmbH

Wer ist Zentis?

Zentis ist ein 125-Jahre altes Traditionsunternehmen. Bestimmt haben Sie die Konfitüren von Zentis auch bereits auf Ihrem Frühstückstisch stehen gehabt. Zentis ist schwerpunktmäßig im Bereich der Fruchtzubereitung tätig und beliefert als einer der größten Fruchtzubereiter der Welt auch die weiterverarbeitende Industrie, wie z.B. die Milchindustrie. Also wenn Sie nächstes Mal ein Fruchtjoghurt essen, dann steckt wahrscheinlich auch dort ein bisschen Zentis drin 😉!

Warum benötigt Zentis eine Enterprise Search?

Im Rahmen strategischer Weiterentwicklungen hat sich Zentis mit dem Thema Wissensmanagement beschäftigt. Wissensmanagement ist jedoch ein breites Feld und befasst sich mit vielen Teildisziplinen. Bei Zentis kristallisiert sich jedoch schnell heraus, dass das Thema Informationssuche einen großen Bedarf im Unternehmen hervorruft. Für die Zentis ist der Einsatz einer Enterprise Search vor allem deshalb sinnvoll, da sie nicht alle möglichen Anforderungen an einem zentralen System erfüllen können. Das heißt, dass für spezielle Anforderungen auch spezielle Systeme verwendet werden. Dies führt dazu, dass Zentis eine Vielfalt an Systemen hat wo eine Enterprise Search als gemeinsamer Nenner richtig helfen kann.

Zunächst beschäftigte sich Zentis damit, all solche Prozesse zu identifizieren, die mithilfe von Wissensmanagement unterstützt werden können. Im nächsten Schritt wurde geschaut welche Informationen in diesen wissensintensiven Anwendungsgebieten und Prozessen produziert werden. Anschließend analysierte man, wo diese Informationen landen, was mit diesen passiert und welche Datenquellen dahinterstehen.
Schlussendlich soll dann zentral die Enterprise Search stehen, welche die Informationen/Daten an den richtigen Stellen abgreift und dem Nutzer zur Verfügung stellt.

Wie setzt Zentis d.velop enterprise search ein und welchen Nutzen hat sie?

Verschiedene Datentöpfe, wie z.B. das Dokumentenmanagementsystem (DMS), Wiki, Outlook, Fileserver und externe Webseiten, werden angezapft. Wichtig für Zentis war es nicht nur eine Trefferliste zu erhalten, sondern auch mit den Ergebnissen weiter arbeiten zu können. Das heißt, dass ein Nutzer direkt aus der Trefferliste eine entsprechende Mail beantworten kann oder direkt in eine Powerpoint-Präsentation springen kann, um diese zu bearbeiten. Durch diese Funktion wird ein Medienbruch verhindert und dem Nutzer wird ermöglicht, seine Aufgaben direkt zu erledigen. Zusätzlich integriert Zentis die Informationssuche in die Anwendungen womit die Mitarbeiter auch tagtäglich arbeiten. Wenn die Suche z.B. im Outlook oder im d.3 angeboten wird, dann wird der Mitarbeiter aktiv darauf aufmerksam gemacht, diese Suche auch zu nutzen. Dadurch soll die Nutzungsrate gesteigert werden. Darüber hinaus wird das Feature einer „Fachbereichs-Sicht“ angeboten, welches nur dann Ergebnisse für die Trefferliste anzeigt, wenn diese auch für den Fachbereich relevant sind. Somit soll eine weitere Möglichkeit geschaffen werden, schneller an relevante Informationen zu kommen ohne vorher eine große Treffermenge durchsuchen zu müssen. Um schließlich den Nutzer einen Wiedererkennungswert zu bieten, wird für die Enterprise Search eine eigene Symbolik in Form eines Logos verwendet. Der Name zum Logo war übrigens „FAMOS-Search“, wobei FAMOS der Name der ersten Aprikosenmarmelade von Zentis war. Die einzelnen Buchstaben von FAMOS stehen bei der Suche für:
• Find
• Analyse
• Merge
• Optimize
• Search

Mithilfe der d.velop enterprise search konnte Zentis bereits erste Erfolge erzielen. Ein großer Vorteil ist der Zeitgewinn bei den Nutzern durch die übergreifende Suche. Dadurch werden die einzelnen Fachbereiche entlastet und Nachfragen reduziert, da die Nutzer die Möglichkeit der Selbstrecherche nutzen. Ferner konnte Zentis feststellen, dass der Wissensstand bei den Mitarbeitern erhöht wurde, da diese aufgrund der übergreifenden Suche Informationen gefunden haben, die vorher nicht bekannt waren. Durch die umfangreiche Trefferliste kann indirekt Wissen aufgebaut werden, da man einen umfangreicheren Blick über alle Informationen bekommt. Zudem wurde durch die Lösung der Anreiz geschafft die DMS Strukturen zu nutzen und das Ansehen der IT kann durch innovative Produkte gesteigert werden.
Außerdem unterstreicht das positive Feedback der Mitarbeiter, als Endanwender, die Vorteile der Nutzung. Zitate wie „Wow, das ist ja cool!“ oder „Dann kann ich ja direkt beim Kunden nach Unterlagen suchen!“ bestätigen, dass die Einführung sinnvoll war und langfristig zum Erfolg des Unternehmens beitragen kann.

Wie sehen die nächsten Schritte bei Zentis aus?

Bei Zentis ist geplant den Kreis der Anwender nach und nach zu vergrößern und Feedback von den Nutzern zu sammeln, um den konkreten Bedürfnissen und Anforderungen der Nutzer gerecht zu werden. Bis Ende 2019 wird Zentis d.velop enterprise search deutschlandweit ausrollen und ab 2020 sollen auch die Tochtergesellschaften mit der Lösung ausgestattet werden. Die Umsetzung und Durchführung erfolgt in enger Zusammenarbeit mit der d.velop AG.

Wo geht die Reise mit d.velop enterprise search hin?

Das Team von d.velop plant zukünftig auf folgende Themenbereiche weiter einzugehen:

  1. Systemübergreifendes Arbeiten: Dem Nutzer ist es egal, in welchem System die Informationen liegen. Er möchte mit diesen Informationen arbeiten und auf Basis dessen die richtigen Entscheidungen treffen. Deshalb wollen wir es dem Nutzer so einfach wie möglich machen diese Systemgrenzen zu überwinden. So soll ein Nutzer z.B. auf beliebige Ergebnisse Workflows anstoßen oder Ergebnisse in seine strukturierte Ablage verknüpfen können.
  2. Filterung: Ein Nutzer kann leichter sagen, was er nicht sucht, als zu sagen, was er sucht. Deshalb sind Filtermöglichkeiten besonders wichtig. Eingrenzungen können bei einer Suche an zwei Stellen vorgenommen werden, vor und nach der Suche. Vor einer Suche soll der Nutzer z.B. angeben, in welchem Zeitraum er sucht oder welche Dokumenttypen er finden möchte. Nach einer Suche soll der Nutzer durch Facettierung die Ergebnisliste eingrenzen können.
  3. Machine Learning / AI: Mithilfe von Machine Learning soll die Relevanz der Suchergebnisse ermittelt werden, sodass dem Nutzer die passenden Ergebnisse angezeigt werden und er schneller zum Ziel geführt wird.*
  4. Grafische Darstellung: Ergebnislisten mit viel Text sind für die Nutzer schwerer zu verarbeiten. Eine grafische Darstellung soll bei der weiteren Eingrenzung unterstützen. Somit sollen Nutzer z.B. über eine Wortwolke oder zeitliche Diagramme die Ergebnisliste eingrenzen.

Wie lautet das vorläufige Fazit?

Die Vorteile liegen auf der Hand. Durch schnelle Zugriffe zum richtigen Zeitpunkt auf die richtigen Informationen steigt die Mitarbeiterproduktivität. Sowohl Unterstützungs- als auch Kernprozesse werden optimiert, laufen effizienter und steigern die Wertschöpfung auf allen Ebenen. Alle Mitarbeiter werden in ihrem Wissensmanagement unterstützt. In der heutigen Zeit schafft dies einen eindeutigen Wettbewerbsvorteil.

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