Warum und wie Haufe revisionssichere d.velop Cloud-Archive in eigener ERP-Software einsetzt

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Papierberge, Aktenschränke und Archive gehören für Unternehmen der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft schon bald der Vergangenheit an. Denn durch die strategische Kooperation mit der d.velop AG bietet die Haufe Group ein cloudbasiertes Dokumentenmanagement, das revisionssicheres Arbeiten ermöglicht. Wohnungsunternehmen und Immobilienverwaltungen nutzen zukünftig Funktionen aus der d.velop cloud als neues Feature in ihrer gewohnten ERP-Software-Umgebung. Zu den Kernfunktionen gehört hierbei die Möglichkeit Dokumente aus der führenden Anwendung im Cloud-DMS zu speichern und diese später schnell wiederzufinden.

Warum und wie Haufe revisionssichere Cloud-Archive an immobilienwirtschaftliche ERP-Software anbindet

Haufe realisiert die Integration der d.velop Software in all seinen immobilienwirtschaftlichen ERP-Lösungen. Das sieht wie folgt aus: Über alle ERP-Systeme, z.B. Haufe-FIO axera, Haufe wowinex und Haufe PowerHaus sowie Haufe InHouse, werden die fachlich gleichen Aktenpläne angeboten. Das bringt eindeutige Vorteile mit sich. Sollte beispielsweise ein Wechsel innerhalb der Haufe Lösungen vom Endanwender gewünscht sein, liegen alle Belege in der d.velop cloud. Dort bleiben die Belege und können unkompliziert weiterverwendet werden. Die Interoperabilität zwischen den Systemen ist somit sichergestellt.

Wie das funktioniert?

Das Schaubild zeigt schematisch die Integration von d.velop documents in Haufe PowerHaus. Ausgehende Belege, wie z.B. Ausgangsrechnungen, werden über die d.velop cloud Schnittstelle (Restful-API) in die passende Struktur der d.velop cloud gespeichert. Der Anwender bekommt die Möglichkeit in PowerHaus direkt in d.velop cloud documents zu suchen und seine Dokumente zu bearbeiten. Durch die moderne html5-Struktur der d.velop cloud können Inhalte genau an den Stellen eingeblendet werden, welche für den Anwender am meisten Sinn machen, z.B. eine Wohnungsakte im Kontext der Wohnungsmaske in PowerHaus.

Eine an immobilienspezifische Standards, orientierte Vorlage für die Verfahrensdokumentation runden das Paket ab. Die Vorlage erleichtert es dem Hausverwalter die Dokumentation seiner Verfahren in Zusammenarbeit mit dem Wirtschaftsprüfer zu erstellen. Die so erstellte Verfahrensdokumentation dient der Bescheinigung der Revisionssicherheit im Falle einer Betriebsprüfung sowie der Einhaltung der Grundsätze der Ordnungsgemäßen Buchführung (GOBD) zur Vorlage bei dem Finanzamt. Somit ist eine Vernichtung der originalen Papierbelege nicht nur theoretisch möglich. [1]

Haufe und d.velop AG
Von links: Michael Dietzel, Prokurist und Mitglied der Geschäftsleitung Haufe-Lexware Real Estate AG, Christoph Pliete, Vorstandsvorsitzender / CEO, d.velop AG, Susanne Vieker, Prokuristin und Mitglied der Geschäftsleitung Haufe-Lexware Real Estate AG und Mario Dönnebrink, Vorstand / CEO, d.velop AG nach der Vertragsunterzeichnung auf dem d.velop-Forum am 15./16. Mai in Berlin. (Foto: Haufe/d.velop/lisa.pictures)

Vorteile für den Anwender

Vorteile der d.velop cloud für die Anwender sind:

  • Hochskalierbare Enterprise-Content-Management Funktionen ohne weitere Installationen buchbar
  • Einfache Bereitstellung in der Cloud und Integration in Ihre Systeme über iFrame und REST
  • Darstellung Ihrer Strukturen, damit sich Ihre Kunden auch bei uns zu Hause fühlen
  • Skalierbare zusätzliche Funktionen, Fachlösungen und Innovationen im Baustein-Prinzip
  • Unkomplizierte und automatische Updates im Hintergrund und ohne Aufwand
  • Verzicht auf eine eigene Hardwareinfrastruktur, einfache Administration sowie schnelle Umsetzung von Projekten
  • Zukunftssichere moderne Technologien mit transparentem Pay-Per-Use Modell

Vorteile für den Anwender immobilienwirtschaftlicher ERP-Lösungen von Haufe sind:

  • Technologie- und Investitionssicherheit für die Zukunft – durch kontinuierliche Weiterentwicklung der d.velop Produkte
  • Individueller Ansprechpartner
  • Flexibles System sowohl hinsichtlich des modularen Aufbaus als auch des Preismodells
  • Mandantenfähigkeit

Geplante Erweiterungen

Zukünftig werden neben dem DMS weitere Features zubuchbar sein:

  • Dokumenteneingang (Inbound),
  • Dokumentenzustellung (Outbound) oder
  • Die Freigabe Apps

Das folgende Schema zeigt, wie sich zukünftig weitere Apps zu d.velop documents für die immobilienwirtschaftlichen Lösungen von Haufe hinzubuchen lassen.

Wie bereits in einem vorherigen Artikel zum Thema OEM-Partnerschaft beschrieben, koopperieren an dieser Stelle zwei Software-Hersteller, um Anwendern gemeinsam bessere Lösungen zu bieten. Hier schafft man es, das Beste aus der Welt der Immobilienverwaltung und aus der Welt des Dokumenten Managements nahtlos zusammenzuführen, zügig anzubieten und einfach konsumierbar zu machen. Zusammen entsteht ein Produkt das in der Summe, die Stärken beider Hersteller kombiniert.

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[1] Dies ersetzt nicht die Beratung durch einen Wirtschaftsprüfer oder Steuerberater.