Homeoffice: 5 Tipps für mehr Produktivität

Arbeiten im Homeoffice? In der heutigen mobilen Arbeitswelt ist das Arbeiten in den eigenen vier Wänden längst keine Seltenheit mehr. Für einige Menschen in Deutschland ist das normaler Alltag. Die Mehrzahl von Menschen mit Büroarbeitsplätzen fahren allerdings jeden Morgen zu ihrem Schreibtisch in die Firma. Bis jetzt. Die aktuelle Situation rund um das Corona-Virus zwingt die Unternehmen zum Umdenken und Umrüsten. Selbstverständlich zum Wohl der Gesundheit der eigenen Mitarbeiter.

Der Arbeitsalltag in den eigenen vier Wänden: Eine Herausforderung an die sich alle gewöhnen müssen.

Der Arbeitgeber ist stärker denn je gefordert, der eigenen Belegschaft die gemeinsame Zusammenarbeit aus den heimischen vier Wänden zu ermöglichen. Ist die technische Infrastruktur hierfür erfolgreich geschaffen, werden die Mitarbeiter nach Möglichkeit also ins Homeoffice geschickt. Auch für viele Arbeitnehmer eine komplette Umstellung und ein völlig neues Arbeitserlebnis. An diese Situation müssen sich viele erst gewöhnen. Oft schleicht sich der gefürchtete „Homeoffice-Blues“ ein. Er kann viele Ursachen haben: fehlende Routine, mangelnde Konzentrationsfähigkeit, Einsamkeit und viele mehr.

5 Tipps für produktives Arbeiten aus dem Homeoffice

Ich arbeite selbst schon viele Jahre mehrheitlich aus dem Homeoffice heraus und auch mir ist der Homeoffice-Blues schon oft begegnet. Aus diesem Grund möchte ich hier einige meiner Erfahrungen mit Ihnen teilen, um den fiesen Homeoffice-Blues zu bekämpfen und Ihnen zu zeigen, wie Sie zukünftig von daheim erfolgreich und produktiv arbeiten.

Tipp 1: Die richtigen Routinen schaffen

An einem normalen Homeoffice-Tag verschwimmen oft die Grenzen zwischen Arbeitszeit und Freizeit. Das kenne ich nur zu gut. Früher sah meine morgendliche Routine wie folgt aus: Aufstehen, das Notebook einschalten, derweil einen Kaffee holen, Passwort in das Notebook eingeben, prüfen, welche neuen E-Mails und Themen eingetroffen sind … und – ohne es zu merken – war ich voll dabei und hatte mal wieder nicht gefrühstückt. Nicht gut!
Hier habe ich schnell gelernt, klare Regeln für mich aufzustellen. Mein Leben zuhause neu zu organisieren, damit Platz für Arbeit und Freizeit ist.
Neue Routine: Aufstehen, „fertig“ machen, Kaffee und Frühstück zu mir nehmen und zu einer festgelegten Zeit setze ich mich – statt ins Büro zu fahren – ganz bewusst an mein Notebook. So starte ich ruhig und sortiert in den Tag und kann mich besser auf meine Arbeitsaufgaben konzentrieren.

Tagsüber fällt einem dann auf, dass man ja noch eine Waschmaschine starten könnte oder der Blick aus dem Fenster verrät, dass der Rasen mal wieder gemäht werden sollte. Auch hier hilft es sich zu fragen, ob ich genau das jetzt auch im Büro täte? Nein. Dort sehe ich den Wäscheberg und den Rasen nicht. Also: Diese To-Do’s für später notieren und raus damit aus dem Kopf!
Oder einfach in die Mittagspause legen. Denn auch diese Pause ist wichtig und sollte im Homeoffice nicht vergessen werden. Vielen kann ein Serientermin im Kalender zur Erinnerung dienen.

Zum Ende des Tages stellt sich mir immer die schwierigste Herausforderung: Die Arbeit beenden. Gerade in Zeiten, in denen es stressig ist, neige ich dazu, die Arbeitsaufgaben „abschließen“ zu wollen – aber das geht nicht immer. Und im Büro geht irgendwann das Licht aus. Dort verweilt man nicht bis 22 Uhr. Daher empfehle ich auch hier ein eigenes Ritual zu finden, wie man in einen Feierabend kommt. Hierbei kann ein fest terminierter Spaziergang oder die Tasse Tee auf der Terrasse im Sommer helfen – wichtig dabei: Fahrt das Notebook vorher herunter!
Ansonsten kommen Sie wieder nach Hause: „Oh der Kollege hat noch geantwortet, da schaue ich noch fix rein“…. Und schon steckt man wieder voll drin in der Arbeit.

Tipp 2: Ein gutes Arbeitsklima ist das A und O

Das Wohnzimmer versinkt gerade im reinsten Chaos, die Nachbarn stecken in Bauarbeiten und die Kinder möchten unterhalten werden? Alles Dinge, die Ihre Konzentration stören. Deswegen muss ein Rückzugsort geschaffen werden. Deshalb mein Tipp: Verrichte die Arbeit an einem Ort, wo nur „Arbeit“ stattfindet. Wenn die Möglichkeit gegeben ist, ziehen Sie sich in einen separaten Raum zurück. Dazu gehört es auch, die technische Ausstattung so gut wie möglich an die eigenen Bedürfnisse auszurichten. Wer im Büro einen großen Monitor und eine Tastatur mit ergonomischer Handballenauflage gewohnt ist, wird feststellen, dass ein Laptop mit 14 Zoll kein gleichwertiges Arbeitsgerät ist. Auf dem Sofa kann man den Laptop für den Moment bequem nutzen – aber nicht, wenn man 8 oder mehr Stunden Zeit „davor“ verbringt.

Tipp 3: Das Vertrauen des Arbeitgebers genießen

Vertrauen in die Mitarbeiter ist die Basis für ein Arbeiten in Homeoffice. Zu meinem großen Glück bin ich, bei der d.velop, bei einem Arbeitgeber angestellt, der seine Mitarbeitern großes Vertrauen entgegen bringt und stets das eigenständige Arbeiten fördert. Ich erlebe dieses Vertrauen auch in der Homeoffice Situation. Hier bietet sich ganz neuer Raum für Kreativität. Zeit und Ruhe, um mal „quer“ zu denken. Das ist für das Unternehmen – aber besonders für mich – sehr positiv. Und daher mein Tipp: Genießen Sie das Vertrauen und trauen Sie sich auch mal komplett in eine andere Richtung zu denken.

Tipp 4: Austausch mit den Kollegen nicht vergessen

Als ich angefangen habe, von Zuhause aus zu arbeiten, war ich wirklich begeistert: Die große Freiheit! Aber nach ein paar Tagen fehlten mir der Austausch mit den Kollegen und zu irgendeinem Zeitpunkt fühlte ich mich etwas einsam. Aber ich kann Ihnen sagen, dass man gar nicht so einsam ist. Die Kollegen sind noch da – nur eben in deren eigenen 4 Wänden. Also tauschen Sie sich weiterhin mit den Kollegen aus! Es stehen so viele digitale Lösungen zur Verfügung, die einen Austausch ermöglichen: Mail (aber bitte ohne Ping-Pong 😉 ), Chats, Videokonferenzen oder greifen Sie einfach mal zum Telefon. Und hier sind auch private Themen nicht verboten. Was man sonst im Büro an der Kaffeemaschine gemacht hat, passiert jetzt via Telefon: Man spricht über das Leben. Auch das ist im Homeoffice erlaubt und zeigt den Kolleginnen und Kollegen, dass man sich interessiert und sie wertschätzt – das ist Gott sei Dank auch ohne physischen Kontakt möglich.

Tipp 5: Digitales Arbeiten als Grundlage

Das erste Mal aus dem Homeoffice heraus, habe ich vor genau 20 Jahren gearbeitet. Der Standort meines Arbeitgebers (Unternehmen in der Branche für Archivierungssoftware) war 600 km entfernt und ich fuhr lediglich einmal im Monat für einige Tage ins Büro. Damals war die Digitalisierung noch nicht so weit fortgeschritten. Es wurden zwar Dokumente schon digital archiviert und ich konnte auf eine Vielzahl an Daten per Remote zugreifen, wenn ich dann allerdings in unterschiedliche Prozesse eingebunden werden musste, so wurde entweder Papier per Post verschickt oder der Prozess musste warten, bis ich wieder im Büro war. Reisekostenabrechnungen, Rechnungen, Krankschreibungen und viele andere Prozesse konnten dadurch nur vor Ort abgearbeitet werden und lagen dann ewig auf meinem Schreibtisch – nicht gerade effizient und keineswegs motivierend!

Heute ist die Digitalisierung viel weiter fortgeschritten und all diese Dinge stellen keine technologischen Herausforderungen mehr da. Dennoch sind in viele Unternehmen die Prozesse nach wie vor papiergebunden oder über viele Applikationen verteilt. Daher kann ich nur den Ratschlag geben, dass Sie als Mitarbeiter offen kommunizieren sollen, wo Hürden in der Zusammenarbeit aus dem Homeoffice existieren. Was ist kompliziert in der Bearbeitung? Wo könnte ein Prozess stärker digitalisiert werden? Sie als Mitarbeiter machen ja nun die Erfahrungen – geben Sie diese an Ihren Arbeitgeber weiter. Nur so kann eine Digitalisierung und Vereinfachung der Arbeit von unterschiedlichen Standorten bzw. aus dem Homeoffice fortschreiten und Ihnen in Zukunft das Arbeitsleben vereinfachen.

Bei der d.velop trifft zum Glück der Satz „Der Schuster hat die schlechtesten Leisten“ absolut nicht zu und so habe ich mit meinen Kollegen eine Plattform auf der wir unsere Prozesse digital gemeinsam bearbeiten können. So können E-Mails aus eigenen Postfächern den laufenden Vorgängen zugeordnet werden und so steht die Mail gleich allen Kollegen zur Verfügung. Einfach und digital.

Können Sie alle diese Tipps befolgen?

Sicherlich müssen viele Menschen – beispielsweise im produzierenden Gewerbe – weiterhin vor Ort arbeiten, damit die Produktion weiterlaufen kann. In allen anderen Fällen, hoffe ich, dass meine Tipps weiterhelfen.

Aus meiner eigenen Erfahrung kann ich sagen, dass Regeln dazu da sind, um gebrochen zu werden. Natürlich räume ich auch mal schnell zwischendurch die Spülmaschine aus, natürlich schaffe ich nicht jeden Abend den Absprung in den Feierabend und auch meine Mittagspause findet nicht immer pünktlich statt. Aber ich achte darauf.

Irgendwann kommt er immer wieder von hinten angeschlichen: der Homeoffice-Blues und der innere Schweinehund. Mittlerweile habe ich mich mit dem Blues angefreundet – wir trinken eine Tasse Kaffee zusammen, atmen gemeinsam einmal tief durch, dann verzeihe ich mir die Regelbrüche und schicke den Homeoffice-Blues wieder nach Hause ;-).

Mit dieser inneren Ruhe und dem Wissen um die kleinen Tipps gegen den Homeoffice-Blues macht das Arbeiten von Zuhause dann auch wieder richtig Spaß und ist produktiv.

Und das ist wichtig. Denn wir wissen: #Zuhausebleiben ist aktuell das Beste, was wir tun können.

Bleiben Sie gesund und #flattenthecurve #WirbleibenZuhause.

Quellen:

https://www.zeit.de/arbeit/2020-03/homeoffice-arbeitgeber-angestellte-coronavirus-freistellung
https://www.zeit.de/arbeit/2020-03/mobiles-arbeiten-homeoffice-kommunikation-interaktion-tipps
https://www.heise.de/newsticker/meldung/Arbeiten-in-Zeiten-des-Coronavirus-Home-Office-als-Herausforderung-4684269.html