[Interview] Helmut Konradt, IT-Leiter bei der Stiftung Wittekindshof, verrät wie man Rechnungen dreimal so schnell bearbeitet

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In den Bereichen Soziales und Gesundheit steht der Mensch im Mittelpunkt – aber Software kann unterstützen, und zwar um eine nahtlose Versorgung sicherzustellen. Doch dafür muss die Technik alle gesetzlichen Regularien erfüllen und mit zahlreichen anderen Programmen und Diensten optimal zusammenarbeiten. Bei der Auswahl eines Dokumentenmanagement-Systems spielte für die Diakonische Stiftung Wittekindshof und den IT-Leiter Helmut Konradt die Integrierbarkeit in die bestehende IT-Landschaft eine zentrale Rolle.

Stiftung Wittekindshof senkt Bearbeitungszeit von Rechnungen von 18 Tagen auf 6 Tage

Die Stiftung betreut in 16 Städten in NRW Menschen mit und ohne Behinderung oder psychischer Beeinträchtigung. Bei rund 3400 Mitarbeitern an über 100 Standorten, entsteht neben der fachlichen Arbeit selbstredend ein hoher Verwaltungsaufwand. Nur ein Beispiel von Vielen: Die Stiftung bekommt rund 40.000 Rechnungen im Jahr, 70 Prozent davon auf Papier.

Daher entschied sich der Wittekindshof für die digitale Eingangsrechnung. Das gesamte Thema Dokumentenmanagement sollte einfacher und einheitlicher für das ganze Unternehmen werden. Mit Erfolg: Durch die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung hat die Stiftung ihre durchschnittliche Bearbeitungszeit von Rechnungen von 18 Tagen auf sechs Tage gesenkt.

Helmut Konradt, IT-Leiter bei der Stiftung Wittekindshof, im Interview

Frage 1) Warum haben Sie sich für das Dokumentenmanagement-System der d.velop AG entschieden?

Unser Kernthema ist das betreute Wohnen für behinderte Menschen; Da geht es zum einen um Werkstätten, zum anderen natürlich auch um Gesundheit. Für den Bereich Soziales und Gesundheit, haben wir bereits spezielle Software-Systeme im Einsatz. Das DMS von d.velop war sehr gut integrierbar in diese bestehende IT-Landschaft. So ein System muss sich ja an den Kern-Prozessen orientieren und anpassen können – insbesondere an die zahlreichen Verwaltungsprozesse. Die Schnittstellen haben wir direkt mit der d.velop AG geschaffen und umgesetzt.

Frage 2) Das DMS kann ja bestimmte Rechnungen auch automatisch freigeben. Nutzen Sie diese Funktion?

Nein, automatische Freigaben haben wir nicht. Aber Regeln mit Freigabegrenzen, die hatten wir auch vorher schon analog – jetzt sind sie digital implementiert. Das klappt sehr gut, das System hat eine sehr hohe Akzeptanz, es wird einwandfrei und anstandslos von den Mitarbeitern angenommen.

Frage 3) Hand auf´s Herz: Wenn Sie das Projekt noch einmal angehen müssten, was würden Sie ändern?

Mehr Zeit einplanen. Die Ressourcen nicht knapp halten, das heißt: mehr interne Ressourcen vorhalten, damit wir so ein Projekt nicht nur administrieren, sondern auch eine Weiterentwicklung sicherstellen können, um die vollen Potenziale des Produktes auszuschöpfen. Schließlich ist die Digitalisierung kein Selbstzweck. Wir haben das unter Aspekten der Wirtschaftlichkeit betrachtet. Wir wollten unsere Leute entlasten, ihnen mehr Zeit für die eigentliche Arbeit in ihren Fachbereichen geben.

Vielen Dank für Ihre Zeit Helmut Konradt!

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