[Interview] Karen Verbist von der Stadt Marburg über das d.velop forum 2021

Euch ist es höchstwahrscheinlich schon zu Ohren gekommen: Das d.velop forum wird in diesem Jahr mit dem ehemaligen codia forum zusammengelegt.
Warum? Ganz einfach! Die d.velop Tochter und DMS-Spezialist für die öffentliche Verwaltung rückt näher mit ihrem Mutterkonzern zusammen und da ist es nur konsequent, dass sich auch die jährlichen Foren zu einem Event zusammenschließen.

Höchste Zeit also einmal genauer nachzufragen: Welche Personen verbergen sich hinter den d.velop Software-Anwender:innen aus der öffentlichen Verwaltung, was wünschen sich diese jetzt vom d.velop forum 2021 und welche Themen rund um die Digitalisierung von Dokumenten- und Geschäftsprozessen stehen in puncto eGovernment aktuell im Fokus?

Und wer kann uns diese Fragen am besten beatworten? Genau. Eine die es wissen muss: Dr. Karen Verbist. Die Leiterin des Fachdienstes Digitalisierung der Universitätsstadt Marburg war so freundlich (und mutig), sich unseren Fragen im Interview zu stellen. Sie ist eine der zahlreichen Besucher:innen der Events der vergangenen Jahre und arbeitet bereits seit mehreren Jahren im „Fachdienst Digitalisierung“ der Stadt. Dort beschäftigt sie sich entsprechend intensiv mit der Digitalisierung der Verwaltung und koordinierte in dieser Position unter anderem die Einführung der eAkte für alle Fachabteilungen des Hauses, der Standardisierung der Schriftgutverwaltung und der digitalen Abbildung verwaltungsweiter Arbeitsprozesse, sogenannter Workflows.

Seit 2018 verbindet die Stadt Marburg und d.velop public sector GmbH (wie sich die codia mittlerweile nennt) eine gemeinsame Erfolgsgeschichte und da verwundert es kaum, dass Frau Verbist in diesem Jahr bereits zum vierten Mal an den Events der d.velop Gruppe teilnimmt. Deswegen stellen wir direkt zum Einstieg in unser Gespräch die entscheidende Frage:

In diesem Jahr integrieren wir das codia forum erstmalig in das d.velop forum – was halten Sie davon?

Viel! Auf dem d.velop forum werden meist innovative und ganz neue Themen behandelt. Dieser “Probier-Geist“ und diese Hands-on-Mentalität ist in der kommunalen Belegschaft sicherlich noch nicht durchgängig gegeben beziehungsweise verbreitet.
Ich sehe es jedoch als wichtig an, auch abstrakt über Lösungen nachzudenken – ganz unabhängig von der Branche oder Größe einer Organisation.

Das Spannende in diesem Jahr wird also sein, dass ich mich eben nicht nur zu branchen-spezifischen Lösungen informieren lassen kann, die auf den kommunalen Bereich gemünzt sind, sondern auch Einblicke in allgemeingültige Digitalisierungstrends und andere inspirierende Themenbereiche erhalte.

Welchen Mehrwert sehen Sie generell in der Teilnahme am d.velop forum 2021?

Ich freue mich auf gut verdauliche und kompakte Informationen zu allen Neuerungen. So erhält man viele initiale Ideen und Inspirationen, über die man dann später nachdenken kann. Auch die Vernetzung mit Gleichgesinnten ist sehr schön und fördert den eigenen Innovationsgeist und Tatendrang.

Gibt es Impulse, Anregungen oder Neuerungen von Lösungen, von denen Sie das erste Mal auf dem Event erfahren haben?

Tatsächlich gab es diese bereits. Mir fällt in unserem Fall sofort die Ablösung der ehemaligen Microsoft Office Integration (bekannt unter dem Namen d.link for office). Davon habe ich das erste Mal auf dem codia forum gehört. Erfährt man von solchen Produktneuerungen bereits auf dem d.velop forum, ist man quasi von Anfang an auf die Veränderungen und Auswirkungen vorbereitet und weiß, dass eine Komponente durch eine andere abgelöst wird. Man hat gleich einen besseren Eindruck davon, welche Vorteile die Neuerung mit sich bringt. Die daraus resultierenden Szenarien bzw. Projekte kann man dann bereits vor Ort für sich im Kopf durchspielen.

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Wenn Sie die Wahl hätten: Würden Sie lieber digital oder vor Ort teilnehmen?

Digital funktioniert eine Veranstaltung einfach anders. Der Austausch fehlt. Umso mehr hoffe ich, dass das diesjährige d.velop forum vor Ort stattfinden kann. Die Alternative im letzten Jahr – aufgrund der Situation – war hervorragend organisiert. Die Verantwortlichen haben schnell auf die Corona-Situation reagiert und eine gute Alternative geschaffen. Wenn die Situation es zulässt, empfehle ich jedoch stets vor Ort teilzunehmen.

Ich kann aber auch diejenigen verstehen, die ausschließlich digital teilnehmen möchte. Man kann trotz eines gefüllten Kalenders an dem Event teilnehmen und dabei ebenso gut wichtige und relevante Informationen mitnehmen, indem man passend zum Vortrag online beitritt.

Worauf freuen Sie sich am meisten in diesem Jahr?

Das ist tatsächlich der Austausch mit anderen Teilnehmer:innen. Besonders im kommunalen Bereich hat sich innerhalb des letzten Jahres im Hinblick auf die digitale Verwaltung viel getan. Es wurden neue Akzeptanzen und Prioritäten für die Digitalisierung geschaffen, die es in der Form so vorher nicht gab. Mich würde interessieren, wie andere mit dieser veränderten Situation und den entsprechenden Herausforderungen umgegangen sind und welche unterschiedlichen Ideen und Herangehensweisen sich jeweils entwickelt haben. Wir haben in Deutschland alle gemerkt, wie wichtig Digitalisierung – auch oder insbesondere in der Verwaltung – ist!

Was sollte Ihrer Meinung nach unbedingt für Ihre Branche auf dem Event stattfinden?

Kommunale Mitarbeitende orientieren sich stark an Best-Practices und Use-Cases aus anderen Kommunen. Also empfehle ich auch jeden Fall, die Agenda des d.velop forum erneut mit reichlich Vorträgen, Beiträgen und Erfahrungen von Kunden zu füllen.
Ich habe mich sogar selbst dazu entschlossen, einen Vortrag zu halten. Mir ist wichtig, anderen Personen und Organisationen unsere Sicht zu offerieren. Denn jeder geht anders an bestimmte Projekte heran und wir können alle voneinander lernen. Ich freue mich jedoch noch mehr, von anderen Kundenvorträgen zu profitieren, indem auch ich (neue) Impulse erhalte.

Da die Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung stark gesetzlich getrieben ist, sollten meiner Meinung nach auch Vorträge zu gesetzlich verpflichtenden Themen, wie beispielsweise zum Onlinezugangsgesetz (OZG), stattfinden.

Warum empfehlen Sie die Teilnahme am d.velop forum 2021?

Ich empfehle die Teilnahme am d.velop forum unbedingt den Anwender:innen, um die Möglichkeiten und Einsatzweise des Dokumentenmanagement-Systems von d.velop besser und in Gänze verstehen zu können. Bestehende Kunden, so wie wir, erhalten stets spannende Informationen zu technischen Entwicklungen. Man wird früh über Neuerungen und Veränderungen informiert, sodass es eigentlich direkt nach der Veranstaltung in den nächsten Projektplänen mitbedacht werden kann.

Ich glaube außerdem, dass Kommunen unbedingt an dem Event teilnehmen sollten – ganz unabhängig, ob man mit dem System schon arbeitet oder nicht. Organisationen, die noch auf der Suche nach geeigneten Softwarelösungen sind, können in den 2 Tagen in Berlin oder remote von Zuhause einen ersten guten Überblick der vielfältigen Möglichkeiten erhalten.

Wenn Sie sich etwas wünschen können, was wäre das?

Ich wünsche mir einen regen Austausch mit anderen Teilnehmern: Also viel Zeit für Pausen ;-).

Wir bedanken uns ganz herzlich bei Frau Verbist und der Stadt Marburg für das spannende Interview und freuen uns auf ein Wiedersehen am 22./23 September beim d.velop forum 2021 in Berlin. Dort wird Karen Verbist mit einem eigenen Vortrag zum Thema “Digitale Verwaltung: Stories aus Marburg” vertreten sein. Seid live dabei, erfahrt mehr zur diesjährigen Agenda und meldet euch jetzt an.