Papierlos arbeiten: 5 Beispiele für mehr Nachhaltigkeit im Büro

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Nicht erst seit dem Aufkommen der „Fridays-for-Future“-Bewegung steht das Thema eines nachhaltigen und – damit einhergehend – auch ethisch einwandfreien Wirtschaftens im Mittelpunkt politischen Handelns. Auch bei den Unternehmen setzt verstärkt ein Nach- oder Umdenken ein: Längst ist Nachhaltigkeit keine Spinnerei langhaariger Ökos mehr, sondern ein knallharter Wirtschaftsfaktor.

Digitale Lösungen, die helfen, möglichst papierlos arbeiten zu können, bieten Ihnen dabei einen enormen Hebel, in kurzer Zeit viel für die Umwelt und die Gesundheit Ihrer Mitarbeiter zu tun – und dabei auch noch Abläufe zu beschleunigen und Geld zu sparen. Wir geben Ihnen fünf Tipps für digitale Nachhaltigkeit im Office.

Papierlos arbeiten? Der Status Quo

Bekanntermaßen verschlingt die Herstellung von Papier erhebliche Wasser- und Energieressourcen, vom Holzverbrauch ganz zu schweigen. Nach Angaben des Umweltbundesamtes benötigt die Herstellung einer Tonne Papier die gleiche Energie wie die Herstellung einer Tonne Stahl – und eine vierköpfige Familie verbraucht annähernd eine Tonne Papier pro Jahr. Allein dafür werden 10.000 Liter Frischwasser benötigt.

Aber nicht nur die Papierherstellung ist umweltbelastend; jeder Papierausdruck verursacht Milliarden von Feinstaubpartikeln, die auf Dauer eine gesundheitliche Belastung der Mitarbeiter darstellen können. Interessant ist dabei, dass es nach Untersuchungen der Weltgesundheitsorganisation WHO keine Feinstaubkonzentration gibt, unterhalb derer keine schädigende Wirkung zu erwarten ist. Umso bedenklicher ist es, dass die Mitarbeiter oft „in der Feinstaubwolke sitzen“, die aus eigentlich unnötigen Fehldrucken entstanden sind.

Feinstaubquelle Laserdrucker – Gefahr für die Gesundheit im Büro

Selbiges gilt übrigens für den Kopierer. Wie oft kommt es vor, dass Unterlagen in mehreren Exemplaren zum Beispiel für Entscheidungsprozesse ausgefertigt oder in verschiedenen Ordnern abgelegt werden müssen? Kopierer sind dabei häufig, gerne auch mit anderen Geräten wie Druckern oder Servern, in zentralen, vielleicht sogar fensterlosen und damit kaum zu lüftenden Räumen untergebracht und die Mitarbeiter in solchen Umgebungen hier in besonderem Maße Umweltrisiken ausgesetzt.

„Dicke Luft“ im Office

Hier stellt sich natürlich die Frage, ob das Arbeiten mit Kopierern und Druckern noch zeitgemäß ist. Schließlich reihen sich zu den Umweltbedenken noch organisatorische Mängel. Denn auch wenn die Organisationsregeln festhalten, dass ein Dokument mehrfach zu kopieren und in verschiedene Ordner abzulegen ist, so kann man sich doch nie sicher sein, dass die Unterlagen immer überall komplett sind. Seien wir mal ehrlich: Werden bei Ihnen auch noch E-Mails ausgedruckt, „nur“ um sie der Akte beizufügen? Und dann möglicherweise noch jeweils mit der der E-Mail angehängten Vorkorrespondenz, sodass der E-Mail-Text zum Teil mehrfach in der Akte zu finden ist (also wieder das Thema „Überflüssige Ausdrucke“)?

Die Anforderungen zur ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD 2019) bzw. auch die steuerlichen Anforderungen verlangen, dass beispielsweise Rechnungen, die Sie per E-Mail erhalten, ohnehin in Dateiform zu verwahren sind. Ausdrucken und Abheften? – Kann man machen – muss man aber nicht! Und nebenbei bemerkt: Da Sie noch papierhaft arbeiten, müssen Sie und Ihre Mitarbeiter jeden Morgen ins Büro fahren, verstopfen den Berufsverkehr, stoßen dabei wiederum Abgase aus und so weiter. Sie wissen, wovon ich rede.

Apropos schlechte Luft: Und Sie wissen sicher selber, dass die Luft im „Archiv“ – oftmals ja ebenfalls in schlecht gelüfteten Räumlichkeiten oder im Keller gelegen – nicht die beste ist. Auch Ihr Archiv kostet Sie regelmäßig Geld für Miete und Heizung und sonstige Nebenkosten. Von der Zeit (und den damit verbundenen Kosten), die eine Suche nach Akten oder Dokumenten im Archiv, benötigt, ganz zu schweigen.
Sie können Ihre Mitarbeiter sicher für sinnvollere Tätigkeiten einsetzen!

Papierlos arbeiten – Auf dem Weg zu mehr Nachhaltigkeit

Aber seien wir keine Fantasten: Komplett papierlos arbeiten wird kaum möglich sein und gänzlich wird man darauf auch nicht verzichten wollen.

Die digitalen Lösungen von d.velop helfen Ihnen aber, nachhaltiger zu wirtschaften.

Hier nur einmal fünf Beispiele:

  • 1) Kopien gehören ab sofort – zumindest weitgehend – der Vergangenheit an. Dokumente verknüpfen Sie einfach automatisch in Ihre digitalen Akten, bei Bedarf auch gleichzeitig in mehrere. Das funktioniert dank eines zentral definierten Aktenplans immer automatisch und sorgt für stets richtig gefüllte Akten – digital natürlich. Und E-Mails oder anderweitig erhaltene Dateien legen Sie ganz einfach in Ihre digitalen Aktenstrukturen mit ab. Dadurch reduziert sich die Anzahl der Ausdrucke ebenfalls enorm.
  • 2) Auch Ihre Entscheidungsprozesse laufen künftig digital: Die am Prozess beteiligten Prüfer und Entscheider erhalten die benötigten Unterlagen entsprechend der von Ihnen definierten Prozesskette und können so auch von unterwegs bequem per Tablet oder Smartphone an Entscheidungen teilnehmen. Sie sehen: Neben einem ökologischen Vorteil profitieren Sie und Ihre Kunden auch von einem Effizienzgewinn!
  • 3) Das – zumindest – papierarme Arbeiten ermöglicht es Ihnen, Ihre Mitarbeiter von zuhause arbeiten zu lassen. Neben den unbestrittenen ökologischen Vorteilen können Ihre Mitarbeiter Arbeit und Familie besser in Einklang bringen. So steigern Sie die Mitarbeiterzufriedenheit und machen sich als Arbeitgeber interessant.
  • 4) Das Ganze macht natürlich nur Sinn, wenn die Prozesskette vollständig digital abgewickelt wird. Beispiel Unterschriften: Vielleicht drucken Sie ja noch heute Papier aus, nur um es zu unterschreiben? Künftig unterschreiben Sie das Dokument einfach elektronisch am Bildschirm – eine qualifizierte Signatur, die Sie mit unserer Lösung auf Ihren Dokumenten aufbringen, steht nach der europaweit geltenden eIDAS-Verordnung rechtlich einer handschriftlichen Unterschrift gleich.
  • 5) Und schließlich stellen Sie Ihren Kunden und Partnern das Dokument digital zu, vergleichbar mit einem Einwurf in den Briefkasten. Eine digitale Zustellung ist zudem schneller und günstiger als eine Zustellung per Post und ist auch für vertrauliche Dokumente dank ausgefeilter Verschlüsselungstechnologien bestens geeignet. Und noch dazu umweltfreundlich, wenn man nur einmal an die CO2-Belastung bei der Zustellung von Paketen denkt.

Sie sehen: Mit den Lösungen von d.velop haben Sie vielfältige Möglichkeiten eines umweltbewussten Handelns. So können Sie noch glaubhafter ökologisch und ethisch vertretbare Produkte anbieten. Und dazu sparen Sie noch Geld, optimieren Ihre Prozesse und sorgen für mehr Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit. Klingt nach einer Zukunftsvision?

Sprechen Sie uns an und lassen Sie sich überraschen, wie schnell Sie die ersten Schritte für mehr Umweltschutz und Nachhaltigkeit in Ihrem Unternehmen umsetzen können!

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