Über Sketchnote, Microsoft Office 365 und das Ende von Datensilos: Ein Interview mit SharePoint Expertin Luise Freese

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Als #POWERADDICTS haben wir Luise Freese bei uns auf dem d.velop campus kennen lernen dürfen. Dort teilte sie im Rahmen ihres Vortrags beim „Digital Minds Meetup – Office 365: Microsoft Flow & Teams“ mit allen Teilnehmern ihre Begeisterung für Office 365 und speziell für Microsoft Flow.
Und wir waren so fasziniert von dieser Frau, dass wir unbedingt mehr von und über Luise Freese erfahren mussten. So kam es wenig später zum Interview in ihrem Düsseldorfer Office und dort hat Sie uns spannende Einblicke gewährt.
In diesem Blogartikel halten wir für euch fest, was wir über sie, ihr Talent und ihren Job als Office 365 Business Consultant erfahren haben.

🎬 All diejenigen, die lieber sehen und hören als lesen, finden das Interview als Videofile am Ende dieses Artikels. 🎥

Was ist eine Sketchnote?

Alle Personen, die Luise Freese kennen und lieben, wissen höchstwahrscheinlich die Antwort auf diese Frage. Denn In der Microsoft Office 365 Community ist Luise für ihre grandiosen Sketchnotes bekannt. Sketchnotes sind strukturierte Notizen, die aus Texten und Bildern entstehen. Die Sketchnote-Erstellung wird „sketchnoting“ oder „visual note taking“ genannt. Häufig werden Sketchnotes als Alternative zur konventionellen Mitschrift angefertigt. Im Gegensatz zu Texten, sind Sketchnotes nur selten linear strukturiert. Die Hierarchie der Inhalte wird durch die Art der Visualisierung bestimmt. 

Wie kam Luise Freese eigentlich zum Sketchnoting?

„Wie die Jungfrau zum Kinde“, so kam Luise Freese vor ziemlich genau 10 Monaten zum Sketchnoting. Während der Vorbereitung zur European Collaboration Summit im letzten Jahr fragte sie sich: Wie soll ich alle diese Informationen konservieren? So beschäftigte sie sich kurzerhand mit dem Sketchnoting – denn Bilder sagen schließlich mehr als tausend Worte und werden im Gehirn sehr viel schneller verarbeitet. Um ihre Skizzen mit entsprechenden Notizen zu ergänzen, verbesserte sie ihre Handschrift und schrieb dabei mehr als einmal den Satz „The quick brown fox jumps over the lazy dog“. Ihre Sketchnotes sind dabei keine perfekt gezeichneten Bilder und sollen diesem Anspruch auch gar nicht genügen. Sie sind schlicht und einfach „good enough“, sind keine One-Way-Kommunikation und lassen Raum für Dialog. Luise beschreibt nur das, was sie hört, was sie sieht und welche Verbindungen sie interpretiert. Und das aus einem ganz anderen Blickwinkel.  

Ursprünglich waren ihre Sketchnotes nur als persönliche Notizen gedacht. Auf Anfrage eines Teilnehmers einer Session teilte Luise ihre (zunächst noch handschriftlich erstellten) Zeichnungen auf Twitter und markierte dort die Speaker. Diese waren so begeistert von dieser Art und Weise der Zusammenfassung, dass diese wiederum die Sketchnotes mit ihren Followern teilten. Der Beginn von Luises Raketenstart in der Office 365 Community.

Seitdem sie vor 10 Monaten in der Community bekannt wurde, treibt es sie in die weite Welt. In 6 Monaten war sie auf über 15 Konferenzen wie z.B. der Microsoft Ignite, der European SharePoint Conference und kommt gerade aus Redmond vom MVP Summit. Luise teilt gerne ihr Wissen, probiert Dinge aus und lässt sich dabei genauso gern von der Community inspirieren wie umgekehrt. 

Was hilft beim Sketchnoting?

Um die handschriftlichen Notizen schnell und einfach durch Bilder anreichern zu können, hat Luise sich ein kleines “Vokabular” angelegt. Dokument, Glühbirne und Puzzle-Stücke sind dabei nur einige Beispiele für Dinge, die im SharePoint und Office 365 häufiger auftreten – ebenso wie die Begriffe Zusammenarbeit, Co-Authoring, Ideen oder Innovationen. 

Mittlerweile nutzt Luise für das Zeichnen OneNote. So kann sie direkt digital arbeiten und das Ergebnis schneller teilen. Der größte Vorteil von OneNote laut Luise: Es gibt einen Radierer 😊. In OneNote können die Elemente auch re-arrangiert werden und es gibt einen Undo-Button. All das hilft den Druck beim Zeichnen etwas zu nehmen. Zusätzlich kann die Entstehung der Zeichnung in OneNote auch noch als Video abgespielt werden. So entstand auch das fantastische Video für unser d.velop for Office 365 

 

Gerade erst bastelte sie an einem eigenen kleinen Flow um den „Bestellablauf“ für ihre selbst kreierten Sticker zu vereinfachen. Am Ende teilt sie das Ergebnis, sodass viele andere von ihrem neu erworbenen Wissen profitieren können.  

Ein Microsoft Forms-Formular unterstützt dabei, die Daten der Benutzer zu erhalten. Über Flow werden diese Daten dann in eine SharePoint-Liste gespeichert und parallel Planner-Aufgaben mit Fälligkeiten erstellt. Denn ohne Deadline wird ja nichts fertig 😉! Mit einem Word Connector werden aus den SharePoint-Daten Dokumente erstellt, um letztendlich die Briefumschläge für den Versand zu bedrucken. Nur die Sticker, die müssen noch manuell in den Briefumschlag gelegt werden.  

Als Endanwenderin fühlt sie sich dabei wie Alice im Wunderland, verrät Sie uns. Warum? Weil sie mit Flow und den weiteren Tools in der Lage sei, solche Prozesse als Endanwender zu automatisieren – und das ganz ohne technischen Hintergrund(!).  Denn als Office 365 Business Consultant kümmert sich Luise, um Office 365-Projekte, die eher von nichttechnischer Natur sind.

Das macht Luise als Office 365 Business Consultant

Wie sieht so ein Projekt aus? Nachdem beispielsweise die Mailboxen in die Cloud zu Exchange Online migriert worden sind, ist es Aufgabe eines Business Consultants herauszufinden, welche Strategie es braucht, um Office 365 im Unternehmen erfolgreich einzuführen. Dazu gehören Themen, wie Change-Management Kommunikation und User Adoption. Luise Freese kümmert sich also darum, dass die Nutzer nicht einfach wie bisher in Word, Excel oder Outlook arbeiten oder Informationen weiter im Netzlaufwerk ablegen. Ihr Ziel: Es soll eine wirkliche, echte Zusammenarbeit entstehen und Mehrwerte geschaffen werden. Das funktioniert laut eigener Aussage nur, wenn man nicht Produkt-, sonder Nutzer-zentrisch denkt. Dazu gilt es, die Benutzer zu beobachten, mit ihnen zu sprechen und zu identifizieren, ob es hinter den Use Cases auch einen Business Case gibt.

Diese Vorteile schafft die Einführung von Office 365 im Unternehmen

Ein Beispiel: Es wird also nicht direkt das Tool Planner eingeführt, sondern hinterfragt, welche Herausforderungen in der täglichen Arbeit der Anwender bestehen. Besteht im Projektmanagement die größte Herausforderung darin, dass eine mangelnde Transparenz bei Status und Fälligkeiten der Aufgaben vorherrscht, so kann der Planner als virtuelles Kanban Board eingesetzt werden und helfen.

Auch die Denkweise der Benutzer sollte sich mit der Einführung von Tools wie SharePoint grundlegend ändern. SharePoint ist dazu konzipiert, Informationen transparent zu machen und im Team zu teilen. Der Benutzer hat nicht mehr länger “sein” Laufwerk und “sein” Postfach. Dadurch werden Datensilos abgeschafft. Der Plan des “Information-Hiders”, der Informationen vorenthält um sich einen vermeintlichen Wissensvorsprung zu verschaffen oder sich unersetzbar zu machen, geht (glücklicherweise) nicht länger auf. Office 365 fördert eine transparente Arbeits- und Denkweise. Hier muss man es so betrachten: Je mehr Wissen ich teile, desto sichtbarer bin ich mit meiner Arbeit im Unternehmen. Das stärkt meine Position.

Auf diese Herausforderungen stößt man im Unternehmen bei der Einführung von Office 365

Bei der Einführung und Ausgestaltung müssen die verschiedenen Stakeholder berücksichtigt werden: IT, Geschäftsführung und Endanwender müssen gleichermaßen einbezogen werden, ebenso wie Personalvertretung, Datenschutzbeauftragte und Betriebsrat. Denn jede Gruppe kann nur für sich selbst sprechen.

So hat Luise die Erfahrung gemacht, dass sich die Unternehmens-IT der täglichen Herausforderungen der Anwender gar nicht unbedingt bewusst ist oder eine IT-Infrastruktur auf Weisung des Boards erstellt wurde, welche das Silo-Denken nur noch befeuert. Wurde beispielsweise für jede Fachabteilung eine eigene Order- und Berechtigungsstruktur implementiert, wird es Marketing und Sales erschwert miteinander zu arbeiten, da kein Zugriff auf die jeweiligen Ordner-Strukturen besteht. Passen Vorgaben nicht zur Arbeitsrealität, dann bauen sich die Nutzer ihre eigenen alternativen Lösungswege. Im schlimmsten Fall führt das zu einer Schatten-IT.

Auch die C-Suite kann ein hartes Brot sein. In der Regel wandern Informationen im Unternehmen immer nach oben und werden in den verschiedenen Hierarchie-Ebenen aggregiert. Die „Befehle“ wandern allerdings nach unten. Derjenige, der die Entscheidung trifft, ist also maximal weit entfernt von der Ausführung. Und umgekehrt! Der Ausführende weiß meist wenig über die strategischen Beweggründe, die zu dieser Entscheidung geführt haben. Dadurch entsteht eine viel zu große Lücke zwischen dem, was der “ganz normale” Arbeitnehmer wahrnimmt und was dieser letztendlich umsetzt. Ist er ein Teil von etwas Größerem? Also: Ist mein Job die Schraube reinzudrehen oder baue ich ein Flugzeug?

Die Geschäftsführung fragen wir stets: „Warum möchtet ihr Office 365 einführen?“
Was ist das sogenannte Why? Das Warum?
Technische Gründe sind nicht die besten Treiber für solch fundamentale Änderungen. Wichtiger ist es vielmehr unter anderem folgende Fragen zu beantworten:

– Was sind die die Anforderungen aus dem Business?
– Wie können wir besser zusammenarbeiten?
– Wie können wir mit der immer größer werdenden Informationsflut klar kommen?
– Wie bekommen wir Transparenz in unsere Daten?

Antworten auf diese Fragen sind gute Gründe für die Einführung von Office 365.

Der Appell

Unsere Welt dreht sich verdammt schnell. Die Menschen müssen mehr kommunizieren, ihren Dialogen Freiraum lassen und den Fokus mehr auf das Wesentliche legen: Das Zuhören! Je öfters wir unser Wissen zentral teilen, desto innovativer sind wir. Wir müssen uns selbst besser verstehen können. Mehr auf verschiedene Blickwinkel achten und die einzelnen Silos im Unternehmen auflösen. Und genau deshalb ist es spannend, eine Software wie Microsoft Office 365 zu nutzen, die genau dies in ihrer DNA hat.

Erleben Sie Luise live auf dem Collaboration Summit Ende Mai in Wiesbaden.