{"id":13018,"date":"2022-09-19T10:20:00","date_gmt":"2022-09-19T08:20:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/?p=13018\/"},"modified":"2026-01-30T12:48:13","modified_gmt":"2026-01-30T11:48:13","slug":"rechnungsbearbeitung","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/rechnungsbearbeitung\/","title":{"rendered":"5 Vorteile der digitalen Rechnungsbearbeitung"},"content":{"rendered":"\n

Von allen Seiten wird deutschen Unternehmen, insbesondere dem Mittelstand, vorgeworfen, dass sie die Digitalisierung verschlafen. Die Digitalisierung im Mittelstand<\/a> geht nur sehr schleppend voran. Laut dem Digital Office Index 2022<\/a> wollen Unternehmen digitaler werden, sehen aber dennoch einige Probleme bei der Digitalisierung<\/a>. Dabei sollte Digitalisierung gar nicht angsteinfl\u00f6\u00dfend sein oder Stress und Handlungszwang bedeuten und auch nicht \u00fcberfordern. Ganz im Gegenteil: Sie entlastet uns von m\u00fchseligen Arbeiten, spart Zeit und Geld und erm\u00f6glicht es, Zeit f\u00fcr andere Dinge zu nutzen. Wir beweisen dir, dass dies nicht nur Marketing-Floskeln sind. Wie? Mit einem ersten Prozess, den alle Unternehmen kennen und digitalisieren sollten: der Rechnungsbearbeitung. Wir wagen sogar zu behaupten, dass du deine Eingangsrechnungen bald lieben wirst. Hier sind f\u00fcnf Vorteile der digitalen Rechnungsbearbeitung.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Vorteile der digitalen Rechnungsbearbeitung im \u00dcberblick<\/span><\/h2>\n\n\n
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\"5<\/a><\/figure><\/div>\n\n\n

<\/span>1. Die digitale Rechnungsbearbeitung spart Zeit<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Ein digitaler Prozess spart einzelnen Mitarbeitern eine Menge Zeit, die sie in andere, spannendere Aufgaben investieren k\u00f6nnen. Wieso das so ist? Werfen wir einmal einen Blick auf einen m\u00f6glichen analogen Prozess der Eingangsrechnungsverarbeitung.
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\"Prozess<\/a>
Rechnungsworkflow im Unternehmen Flussdiagramm<\/figcaption><\/figure><\/div>\n\n\n

Erschreckend, nicht? Ein Unget\u00fcm von Wegen und Abh\u00e4ngigkeiten. Kann ein Mitarbeiter aufgrund von Krankheit, Urlaub oder aus sonstigen Gr\u00fcnden, seinen Arbeitsschritt nicht erf\u00fcllen, ger\u00e4t der Prozess ins Stocken. Das Problem: Bei einem analogen Ablauf wei\u00df keiner, wo der Prozess ins Stocken geraten ist. Denn wie hat es einst ein Finanzbuchhalter ausgedr\u00fcckt: „Papier ist toll, aber es schreit nicht hier, wenn man danach ruft!“. <\/p>\n\n\n\n

Jede Rechnung hat einen Stempel bekommen. Jede wurde durch das ganze B\u00fcro geschleppt. Bei f\u00fcnf bis zehn Minuten Bearbeitungszeit kommen da schon ein paar Arbeitsstunden zusammen. Das war ein extrem zeitfressender, manuelle Aufwand. Das wollten wir vereinfachen.<\/p>Tobias Kaus, Software- und IT-Experte bei FOND OF Bags<\/cite><\/blockquote><\/figure>\n\n\n\n

<\/span>2. Die digitale Rechnungsbearbeitung schafft \u00dcberblick<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Rechnungen, die sich melden, wenn man nach ihnen ruft? Tauscht man das Rufen mit Suchen aus, erf\u00fcllt die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung diesen Anspruch. In vielen ERP-Systemen findest du ein Cockpit, mit dem du jederzeit \u00fcberblicken kannst, wo Rechnungen im Unternehmen liegen. Beispielsweise in welcher Abteilung und bei welchem Mitarbeiter. Damit aber nicht genug der Transparenz. Zus\u00e4tzlich wird ersichtlich, in welchem Status sich die Bearbeitung befindet, um welche Summe es sich handelt und eine Skontoampel gibt es oftmals auch. Diese l\u00e4sst sich beispielsweise in drei Stufen einstellen: gr\u00fcn=noch 10 Tage Frist bis Skonto verf\u00e4llt, gelb= noch 2 Tage Frist bis Skonto verf\u00e4llt, rot= Skonto verfallen. Die Skontoampel f\u00fchrt uns auch direkt zu Grund 3.<\/p>\n\n\n\n

Durch die elektronisch ablaufende Freigabe k\u00f6nnen wir jetzt Verlauf und Status aller im Unternehmen kursierenden Eingangsrechnungen wesentlich besser \u00fcberwachen als fr\u00fcher.<\/p>Mike Riddermann | Bilanzbuchhalter Winkhaus<\/cite><\/blockquote><\/figure>\n\n\n\n

<\/span>3. Die digitale Rechnungsbearbeitung spart Kosten<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Der Prozess der Rechnungsbearbeitung ist einfach zu digitalisieren. Warum? Die Kosteneinsparungen lassen sich einfach berechnen. Die folgende Infografik zeigt es:<\/p>\n\n\n

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\"Kosteneinsparungen<\/a>
Kosteneinsparungen durch digitale Rechnungsbearbeitung<\/figcaption><\/figure><\/div>\n\n\n

Logisch. Durch die Zeitersparnis k\u00f6nnen Fristen zur Sicherung der Skontoertr\u00e4ge besser eingehalten werden. So werden Kosten auf direktem Wege eingespart.<\/p>\n\n\n\n

Durch die hohe Automatisierung verringern sich gleichzeitig die Prozesskosten und es k\u00f6nnen nun Zahlungsfristen zur Sicherung der Skontoertr\u00e4ge noch besser eingehalten werden.<\/p>Matthias G\u00e4rtner, IT-Projektleitung VHB<\/cite><\/blockquote><\/figure>\n\n\n\n

<\/span>4. Die digitale Rechnungsbearbeitung schont deine Nerven<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Neben eher rationalen Gr\u00fcnden, wie Kosten- und Zeitersparnis, gilt es einen emotionalen Grund nicht zu untersch\u00e4tzen, der f\u00fcr die digitale Rechnungsbearbeitung spricht: Sie schonen deine Nerven! Vielleicht findest du dich in einigen der folgenden Situationen wieder:<\/p>\n\n\n\n

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  • „Wie oft hab ich schon gesagt, dass keine Kopien von Rechnungen angefertigt werden sollen!“<\/li>\n\n\n\n
  • „Eine Rechnung ist doch kein Notizblock.“<\/li>\n\n\n\n
  • „Die Post muss die Rechnung verbummelt haben.“<\/li>\n\n\n\n
  • „Schon wieder eine Mahnung, die eingegangen ist. Und das nur, weil die Rechnungen von so vielen Personen bearbeitet werden m\u00fcssen. Irgendwer hat bestimmt wieder getr\u00f6delt.“<\/li>\n\n\n\n
  • „Ich bin mir sicher, dass ich diese Rechnung schon einmal gesehen habe. Ist die nicht auch per Mail eingegangen? Jetzt werden Rechnungen schon doppelt versendet. Als w\u00e4re es nicht so schon alles undurchsichtig genug.“<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

    Ganz sch\u00f6n nervenaufreibend, die analoge Rechnungsbearbeitung. Dabei muss das l\u00e4ngst nicht mehr so sein. Digitalisierung macht an dieser Stelle wirklich Spa\u00df und schont deine Nerven. All die genannten Situationen entfallen mit einem digitalen Prozess.<\/p>\n\n\n\n

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    Intelligentes und effizientes Rechnungsmanagement von morgen im Video erkl\u00e4rt<\/h3>\n\n\n\n
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