{"id":14150,"date":"2024-02-19T12:47:32","date_gmt":"2024-02-19T11:47:32","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=14150"},"modified":"2025-08-19T09:19:36","modified_gmt":"2025-08-19T07:19:36","slug":"anforderungen-dms","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/anforderungen-dms\/","title":{"rendered":"Anforderungen an DMS: Die wichtigsten Faktoren bei der Auswahl"},"content":{"rendered":"\n

Was unterscheidet einen Aktenschrank von einem Filesystem? Es klingt wie der Anfang eines schlechten Witzes. Die Antwort ist leider nicht vielversprechender und liegt im Grunde genommen auf der Hand: Wenn man es genauer betrachtet, ist der Unterschied wirklich nur technologischer Natur. Der eine ist analog, der andere das digitale Pendant.<\/p>\n\n\n\n

Digitale Ordnerstrukturen bzw. Filesysteme auf dem unternehmensinternen Netzwerk haben uns klar um Platz- und Papierersparnis bereichert. Funktional haben sie im Vergleich zu ihrem analogen Vorg\u00e4nger tats\u00e4chlich wenig gebracht, besonders in Hinblick auf den undurchschaubaren Ordneraufbau, der mir dabei als erstes in den Sinn kommt. Wenn man nicht genau wei\u00df, wo bestimmte Informationen oder Dokumente gespeichert sind, steht man ratlos vor einem Berg von Daten und beginnt eine mitunter verzweifelte Suche.<\/p>\n\n\n\n

Eine Suche, die durch den Einsatz eines\u202fDokumentenmanagement-Systems<\/a>\u202f(DMS) vermeidbar w\u00e4re. Was aber macht eine DMS-Software aus? Welche Anforderungen sollte ein DMS erf\u00fcllen? Welche Rolle spielt Compliance im Kontext eines professionellen Dokumentenmanagements?<\/p>\n\n\n\n

<\/span>So funktioniert Dokumentenmanagement<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Beim\u202fDokumentenmanagement<\/a>\u202fgeht es um mehr als das reine Ablegen von Dokumenten in einer digitalen Struktur. Es bedeutet vielmehr die beschleunigte digitale Verwaltung von Dokumenten und Informationen in \u00dcbereinstimmung mit den GoBD<\/a>– und Datenschutzrichtlinien sowie die Optimierung von Arbeitsabl\u00e4ufen. Das sind lediglich zwei von zahlreichen weiteren Anforderungen, die ein hochwertiges DMS erf\u00fcllen sollte.  <\/p>\n\n\n\n

Ein zus\u00e4tzlicher Nutzen liegt darin, dass es eine zentrale Ablage f\u00fcr Dokumente eines Unternehmens erm\u00f6glicht, unabh\u00e4ngig davon, ob sie lokal, hybrid oder in der Cloud gespeichert sind. Dokumente werden so organisiert, dass sie einfach und schnell zug\u00e4nglich sind. Dies beinhaltet auch das Extrahieren von Informationen aus den Dokumenten, die f\u00fcr das sp\u00e4tere Wiederfinden n\u00fctzlich sind. Das gilt f\u00fcr die verschiedensten Arten von Dokumenten, egal ob Vertrag, Rechnung oder andere Gesch\u00e4ftsdokumente.<\/p>\n\n\n\n

Hier zeigt sich direkt einer der vielen Vorteile des digitalen Dokumentenmanagements. Damit Dateien in Netzwerkordnern wieder auffindbar werden, muss man sich bereits bei der Ablage und Benennung der Dateien auf einige wenige Haupt-Schlagw\u00f6rter beschr\u00e4nken, Voraussetzung man erinnert sich an diese stichwortartige Benamung. Digitale Attribute in einer DMS-Software k\u00f6nnen deutlich umfangreicher sein und damit den Inhalt eines Dokumentes wesentlich detaillierter beschreiben. So wird letztlich auch das Auffinden eines Dokumentes deutlich erleichtert.<\/p>\n\n\n\n

Wie stellst du dich \u00fcblicherweise der Suche nach einem Dokument? In meinem Blogbeitrag zum Thema \u201eDokumente suchen\u201c gehe ich n\u00e4her auf allgemeines Wissen und Vorteile der Dokumentensuche per DMS ein.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>9 Anforderungen an ein DMS<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Sobald die Methoden und Ziele f\u00fcr den Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems im Unternehmen klar definiert sind, sollte bei der Auswahl einer geeigneten Software auf das Vorhandensein dringend ben\u00f6tigter Funktionen geachtet werden. Die wichtigsten Anforderungen an ein DMS im \u00dcberblick:<\/p>\n\n\n\n

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  • Revisionssichere und GoBD-konforme Datenhaltung und Archivierung<\/li>\n\n\n\n
  • Einfache Erfassung und Digitalisierung von Belegen und Dokumenten<\/li>\n\n\n\n
  • Geringer Suchaufwand durch schnelle Auffindbarkeit dank verschiedenster Suchparameter<\/li>\n\n\n\n
  • Zentrale, sichere und \u00fcbersichtliche Ablage von Dokumenten in digitalen Akten<\/li>\n\n\n\n
  • Einbezug von Gesch\u00e4ftsprozessen f\u00fcr einen optimalen Workflow<\/li>\n\n\n\n
  • Standort\u00fcbergreifender Zugriff auf Dokumente<\/li>\n\n\n\n
  • Einfache Bedienbarkeit in der Softwareoberfl\u00e4che<\/li>\n\n\n\n
  • Standort\u00fcbergreifender Zugriff auf Dokumente f\u00fcr unabh\u00e4ngiges Arbeiten<\/li>\n\n\n\n
  • Hohe Integrierbarkeit, um System- und Anwendungs\u00fcbergreifend zu arbeiten<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
    \"Infografik\n\t\t\t\n\t\t\t\t\n\t\t\t<\/svg>\n\t\t<\/button><\/figure>\n\n\n\n

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    <\/span>Wie Versionierung die Dokumentenwelt ver\u00e4ndert<\/span><\/h2>\n\n\n\n

    Vermutlich geht es dir genauso: Du suchst nach einem Dokument, das du vor einiger Zeit bearbeitet hast, kannst dich aber nicht mehr an den genauen Betreff oder Dateinamen erinnern. Du wei\u00dft aber genau, dass das Wort \u201eFr\u00fchling\u201c darin vorkam? Also gibst du in der Suchleiste \u201eFr\u00fchling\u201c ein und das Dokumentenmanagement-System filtert daraufhin alle Dokumente heraus, die dieses Stichwort enthalten \u2013 eine der zuvor genannten Anforderungen, die ein DMS erf\u00fcllen sollte. Durch die Verkn\u00fcpfung weiterer Attribute bei der Suche l\u00e4sst sich die Menge der anzeigten Dateien, die sogenannte Treffermenge, reduzieren, was schlie\u00dflich zum gesuchten Dokument f\u00fchrt.<\/p>\n\n\n\n

    Klar gelingt dies beim Dateiverzeichnis auch mit einer guten Volltext-Suche, hier besteht aber ein kleiner Unterschied: Dokumente leben! Am einfachsten ist das am Beispiel eines Vertrags darzustellen. Vor einer Unterzeichnung durchlaufen Vertr\u00e4ge oft zahllose Versionen, die fortlaufend \u00fcberarbeitet und angepasst werden. Ein Dokumentenmanagement-System verwaltet all diese Versionen und erm\u00f6glicht es jederzeit, auf fr\u00fchere Versionsst\u00e4nde zur\u00fcckzugreifen. Merke: Eine Volltext-Suche macht eben noch kein DMS aus.<\/p>\n\n\n\n

    Eine weitere Frage, die sich stellt, ist, was mit dem Dokumenteninhalt geschieht, wenn mehrere Personen gleichzeitig daran arbeiten? Ohne ein DMS k\u00f6nnten Kollisionen auftreten, wenn \u00c4nderungen nicht koordiniert werden und diese individuellen Bearbeitungen im Zuge dessen im digitalen Nirwana verschwinden. Versionierung ist hier der Schl\u00fcssel! Bei der Versionierung werden alle \u00c4nderungen an Dokumenten oder Dateien vom System erfasst und in einem entsprechenden Archiv eine \u201eneuere\u201c Version des Dokumentes abgelegt.<\/p>\n\n\n

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    \"Aufbau\n\t\t\t\n\t\t\t\t\n\t\t\t<\/svg>\n\t\t<\/button>
    Aufbau einer professionellen DMS-Software<\/figcaption><\/figure><\/div>\n\n\n

    <\/span>Eine unverzichtbare Anforderung? Revisionssichere Aufbewahrung.<\/span><\/h2>\n\n\n\n

    Apropos Verschwinden. Finanzbeamte, Revisoren oder auch Qualit\u00e4tsmanagementbeauftragte sind, um es umgangssprachlich auszudr\u00fccken, nicht gerade \u201ehappy\u201c, wenn Dokumente nicht mehr auffindbar sind. Rechtliche Vorgaben, wie die \u201eGrunds\u00e4tze zur ordnungsm\u00e4\u00dfigen F\u00fchrung und Aufbewahrung von B\u00fcchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff\u201c, kurz GoBD, und firmeninterne Regeln \u2013 auch bekannt als Compliance \u2013 bestimmen als Anforderungen an DMS genau, was, wie lange aufbewahrt werden muss. Hinzu kommt, dass die archivierten Dokumente immer die Form des Originals zum Zeitpunkt der Archivierung abbilden m\u00fcssen. Und das unver\u00e4ndert \u2013 die Fachbegriffe daf\u00fcr lauten langzeitstabil oder auch revisionssicher.
    Die Illusion, aus Sicherheit nun doch auf die altbekannte Papier-Aktenschrankmethode zur\u00fcckzugreifen, ist nicht geeignet. Denn gesetzlich ist ganz klar geregelt: Elektronisch erzeugte Dokumente m\u00fcssen auch digital archiviert werden. Au\u00dferdem w\u00fcrde die Umsetzung dieses Gedankens automatisch zur\u00fcck zum Anfang dieses Blog-Beitrags f\u00fchren.<\/p>\n\n\n\n

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    Zentrale Funktionen eines Dokumentenmanagement-Systems<\/p>\n\n\n\n