{"id":14450,"date":"2024-05-23T11:55:55","date_gmt":"2024-05-23T09:55:55","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=14450"},"modified":"2025-05-06T16:23:48","modified_gmt":"2025-05-06T14:23:48","slug":"workflow-management","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/workflow-management\/","title":{"rendered":"Workflow Management: So treibst du die Digitalisierung im Unternehmen aktiv voran"},"content":{"rendered":"\n

\u201eDer Betrieb ist in Wirklichkeit ein fortw\u00e4hrender Prozess, eine ununterbrochene Leistungskette.\u201c Mit diesem Zitat hat Fritz Nordsieck, seines Zeichens Vertreter der betriebswirtschaftlichen Organisationslehre, 1932 auf die Wichtigkeit von Workflow Management und Gesch\u00e4ftsprozessen hingewiesen. Was heute als gegeben angesehen wird, war vor 90 Jahren bei Weitem keine Selbstverst\u00e4ndlichkeit. Lange stand in der Betriebswirtschaftslehre die meist hierarchische Aufbauorganisation im Mittelpunkt, bevor mit Nordsieck die Gesch\u00e4ftsprozess-Analyse und -Optimierung in den Fokus r\u00fcckten.<\/p>\n\n\n\n

Trotz allem sind wir in Zeiten der Digitalisierung weit \u00fcber diese Erkenntnisse hinaus. Schon lange geht es nicht mehr darum, das Unternehmen nur an Gesch\u00e4ftsprozessen<\/a> auszurichten, sondern diese auch elektronisch und m\u00f6glichst standardisiert abzubilden. Und hier kommen Workflows ins Spiel. In diesem Artikel befassen wir uns mit der Frage \u201eWas ist Workflow Management?\u201c und liefern die wichtigsten Informationen zum Einstieg in das d.velop process studio.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Was bedeutet Workflow? <\/span><\/h2>\n\n\n\n
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Definition: Was ist mit Workflow gemeint?<\/h3>\n\n\n\n

Ein Workflow<\/strong> oder auch DMS-Workflow dient in erster Linie der Prozessautomatisierung, also der Automatisierung eines Gesch\u00e4ftsprozesses. Er ist ein Ablaufplan, der festlegt, welche Arbeitsschritte f\u00fcr den Gesch\u00e4ftsprozess erforderlich sind und wer genau diese durchf\u00fchrt. Dabei hat der Workflow einen fest definierten Startpunkt, Ablauf und Endpunkt.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

Was ist eine Workflow Software?<\/h3>\n\n\n\n

Mit Hilfe von Workflow Software werden analoge Gesch\u00e4ftsprozesse IT-gest\u00fctzt digitalisiert und automatisiert. Eine Workflow-Software bildet die Basis f\u00fcr ein Workflow-Management-System und somit f\u00fcr die Steuerung modellierter Workflows.<\/p>\n\n\n\n

Was ist Workflow Management?<\/h3>\n\n\n\n

Workflow-Management umfasst den gesamten Prozess rund um die Planung, Modellierung, Steuerung und Analyse von Workflows. Ziel des Workflow-Managements ist die Gestaltung des optimalen Workflows.<\/p>\n\n\n\n

Was bedeutet Workflow auf Deutsch?<\/h3>\n\n\n\n

Der Begriff \u201eWorkflow\u201c hat bereits einen festen Platz im deutschen Wortschatz und hat sogar einen eigenen Eintrag im Duden bekommen. Genau genommen ist \u201eWorkflow\u201c nun ein deutsches Wort. Die deutsche Bedeutung l\u00e4sst sich allerdings einfach herleiten. Workflow besteht aus den beiden W\u00f6rtern Work, engl. und steht f\u00fcr Arbeit, sowie Flow, engl. und steht f\u00fcr Fluss. Auf Deutsch bedeutet Workflow also Arbeitsfluss<\/strong> und triff genauso den Kern der Bedeutung wie das englische Wort.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Workflow Management und Business Process Modeling<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Workflow-Management und Business Process Modeling (Gesch\u00e4ftsprozessmodellierung) sind eng miteinander verbunden, sind aber zwei verschiedene Konzepte, die oft in Verbindung miteinander verwendet werden.<\/p>\n\n\n\n

Business Process Modeling: <\/strong>Business Process Modeling bezieht sich auf den Prozess der Erstellung von Modellen, die die verschiedenen Schritte oder Aktivit\u00e4ten darstellen, die in einem Gesch\u00e4ftsprozess durchgef\u00fchrt werden. Diese Modelle k\u00f6nnen verschiedene Formen annehmen, einschlie\u00dflich Flussdiagrammen, BPMN-Diagrammen (Business Process Model and Notation) oder anderen grafischen Darstellungen. Das Hauptziel der Gesch\u00e4ftsprozessmodellierung besteht darin, den Prozess visuell darzustellen, um ein besseres Verst\u00e4ndnis f\u00fcr seine Struktur, Logik und potenzielle Verbesserungsm\u00f6glichkeiten zu erm\u00f6glichen.<\/p>\n\n\n\n

Workflow-Management<\/strong>: Workflow-Management bezieht sich auf die Verwaltung und Automatisierung von Gesch\u00e4ftsprozessen. Es beinhaltet die Definition, Ausf\u00fchrung und \u00dcberwachung von Arbeitsabl\u00e4ufen (Workflows) innerhalb einer Organisation. Diese Arbeitsabl\u00e4ufe k\u00f6nnen auf den Gesch\u00e4ftsprozessmodellen basieren, die w\u00e4hrend des BPM erstellt wurden. Workflow-Management-Systeme (WMS) werden oft verwendet, um den Fluss von Aufgaben, Informationen und Dokumenten innerhalb eines Unternehmens zu steuern und zu optimieren.<\/p>\n\n\n\n

Gesch\u00e4ftsprozessmodellierung und Workflow-Management k\u00f6nnen als zwei Phasen desselben Prozesses betrachtet werden. Zuerst werden die Gesch\u00e4ftsprozesse modelliert, um sie zu verstehen und zu dokumentieren, und dann werden diese Modelle in Arbeitsabl\u00e4ufe umgesetzt und verwaltet, um die Effizienz und Effektivit\u00e4t dieser Prozesse zu verbessern.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Workflow Management: Wie unterscheidet sich ein Workflow von einem klassischen Gesch\u00e4ftsprozess?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Vom Detaillierungsgrad grenzt sich ein Workflow klar von einem Gesch\u00e4ftsprozess ab. Zum besseren Verst\u00e4ndnis zun\u00e4chst die Erl\u00e4uterung, was ein Gesch\u00e4ftsprozess \u00fcberhaupt ist:<\/p>\n\n\n\n

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Definition Gesch\u00e4ftsprozess<\/h3>\n\n\n\n

Ein Gesch\u00e4ftsprozess setzt sich aus vielen kleinen Arbeitsschritten zusammen, um ein definiertes Ziel innerhalb eines Unternehmens mit maximaler Effizienz zu erreichen.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

Gesch\u00e4ftsprozess Beispiel: Onboarding eines neuen Kunden<\/h3>\n\n\n\n
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  1. Pr\u00fcfen, ob die Kundendaten im System hinterlegt sind<\/li>\n\n\n\n
  2. Fehlende Kundendaten beim Kunden anfragen<\/li>\n\n\n\n
  3. Kundendaten digital hinterlegen<\/li>\n\n\n\n
  4. Digitale Erfassung des unterschriebenen Vertrags<\/li>\n\n\n\n
  5. Ablegen des Vertrags im Kundenordner<\/li>\n\n\n\n
  6. Projektbezogene Mitarbeiter:innen zu dem Kunden briefen: Briefing-Termin abstimmen und festlegen<\/li>\n\n\n\n
  7. Mit Kunden Kontakt f\u00fcr das Kick-off-Meeting aufnehmen<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

    <\/span>Was ist mit Workflow und Gesch\u00e4ftsprozess gemeint?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

    W\u00e4hrend der Gesch\u00e4ftsprozess vorwiegend auf betriebswirtschaftliche Aspekte und die Darstellung der Abfolge von Arbeitsschritten eines Gesch\u00e4ftsprozesses fokussiert ist, zielt ein Workflow auf die detaillierte technische Beschreibung der Arbeitsschritte ab. Der Gesch\u00e4ftsprozess beschreibt also auf der fachlich-konzeptionellen Ebene, \u201ewas\u201c zu tun ist, und hat somit im Gegensatz zum Workflow eine hohe Bedeutung f\u00fcr die strategische Ausrichtung als Ganzes. Der Detaillierungsgrad ist allerdings viel gr\u00f6ber als der eines Workflows.<\/p>\n\n\n\n

    Workflow macht Prozessautomatisierung m\u00f6glich<\/h3>\n\n\n\n

    Ein Workflow beschreibt hingegen nicht nur das \u201eWas\u201c, sondern auch das \u201eWer\u201c. Der Workflow liest sich somit eher wie eine genaue Arbeitsanweisung. Sie muss so ausf\u00fchrlich und genau sein, dass der Workflow einen Mitarbeiter:innen bei der Arbeitsfolge unterst\u00fctzen kann, oder die Verarbeitung sogar vollst\u00e4ndig automatisiert erfolgt. Ein Workflow hat somit eine hohe Bedeutung f\u00fcr die exakte Koordination verschiedener Gesch\u00e4ftsprozesse.<\/p>\n\n\n\n

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    Der Online-Guide f\u00fcr Einsteiger: Digitale Prozesse in deiner Organisation einf\u00fchren<\/h3>\n\n\n\n\t
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    \n\t\t\tJetzt lesen<\/a>\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<\/div><\/div>\n\n\n\n

    Nicht zu verwechseln: Workflow Management und Business Process Management (BPM)<\/h3>\n\n\n\n

    Die Begriffe Business Process Management<\/a> (BPM) und Workflow-Management werden h\u00e4ufig als Synonyme verwendet, dabei existieren wesentliche Unterschiede.<\/p>\n\n\n\n

    Beim Workflow Management liegt der Fokus auf der Analyse und Optimierung einzelner Gesch\u00e4ftsprozesse im Detail, sowie auf einer gezielten Koordination und Organisation. Business Process Management betrachtet die Gesch\u00e4ftsprozesse im Rahmen einer Gesch\u00e4ftsprozess-Analyse deutlich umfassender und setzt auf eine zielgerichtete Einbindung im Unternehmen und auf die strategische Ausrichtung.<\/p>\n\n\n\n

    Workflow Management Systeme: Mehr als nur Aufgabenmanagement<\/h3>\n\n\n\n

    Workflow Management geht weit \u00fcber ein einfaches Aufgabenmanagement hinaus. Workflow Management Systeme erm\u00f6glichen eine vollst\u00e4ndige Anpassung von Gesch\u00e4ftsprozessen an die individuellen Bed\u00fcrfnisse des Unternehmens. W\u00e4hrend Aufgabenmanagement-Systeme sich meist nur auf einzelne Organisationseinheiten beschr\u00e4nken und nur strikte Gesch\u00e4ftsprozesse ohne jegliche Abweichung erlauben, bietet ein Workflow Management System unternehmens- und abteilungs\u00fcbergreifend deutlich mehr Flexibilit\u00e4t.<\/p>\n\n\n\n

    <\/span>Workflow Management: Unterschied zwischen strukturierten und semistrukturierten Prozesse<\/span><\/h2>\n\n\n\n

    Gesch\u00e4ftsprozess ist nicht gleich Gesch\u00e4ftsprozess. Workflow ist nicht gleich Workflow. In der Theorie lassen sich Gesch\u00e4ftsprozesse grob in strukturierte und semistrukturierte Prozesse unterscheiden. \u00dcbertr\u00e4gt man dies auf das Workflow -Management, so spricht man bei strukturierten Gesch\u00e4ftsprozessen von normativen Workflows und bei semistrukturierten Gesch\u00e4ftsprozessen von adaptiven Workflows oder auch dem Vorgangsmanagement.<\/p>\n\n\n\n

    Fest definierter Ablauf vs. informationsbasierter Ablauf<\/h3>\n\n\n\n

    Die folgende Grafik verdeutlicht den zentralen Unterschied zwischen Workflows f\u00fcr strukturierte Gesch\u00e4ftsprozesse und Workflows f\u00fcr semistrukturierte Gesch\u00e4ftsprozesse. Beim Workflow f\u00fcr einen strukturierten Gesch\u00e4ftsprozess<\/strong> definiert der Arbeitsgang die Aktivit\u00e4t des Benutzers. Der Prozess ist vorhersehbar und hat einen fest definierten Ablauf. Bei einem Workflow f\u00fcr semistrukturierte Gesch\u00e4ftsprozesse<\/strong> hingegen w\u00e4hlt der Benutzer anhand seiner Erfahrungen die Teilaktivit\u00e4ten aus, die n\u00f6tig sind, um den Vorgang optimal abzuwickeln. Da diese Arbeitsabl\u00e4ufe nicht zwingend vorhersehbar sind, bestimmt der Benutzer den n\u00e4chsten Prozessschritt anhand der ihm zur Verf\u00fcgung stehenden Informationen individuell.<\/p>\n\n\n

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    \"Prozessabfolge<\/a>
    Workflowmanagement vs. Vorgangsmanagement<\/figcaption><\/figure><\/div>\n\n\n

    In der Praxis f\u00e4llt es oft schwer, eine eindeutige Unterscheidung zwischen Workflow Management und Vorgangsmanagement zu treffen. Entweder lassen sich beide gleicherma\u00dfen anwenden, oder die einzelnen Phasen gehen weich innerhalb eines Gesch\u00e4ftsprozesses ineinander \u00fcber.<\/p>\n\n\n\n

    Welche Arten von Workflows und Vorg\u00e4ngen gibt es in Unternehmen?<\/h3>\n\n\n\n

    Gesch\u00e4ftsprozesse in Unternehmen sind vielf\u00e4ltig. Genauso vielf\u00e4ltig sind die M\u00f6glichkeiten, diese Gesch\u00e4ftsprozesse mit Workflows elektronisch zu st\u00fctzen. Die M\u00f6glichkeit, Gesch\u00e4ftsprozesse durch eine Workflow Software digital abzubilden, ergibt sich im Grunde in jeder Abteilung \u2013 egal, ob in Produktion, Vertrieb oder Einkauf. Weiterhin finden Workflows in Unternehmen jeder Branche Einsatz, sei es im Maschinenbau<\/a>, der Automobilbranche<\/a>, der Chemieindustrie<\/a> oder im Handel<\/a>. Im Folgenden findest du eine Liste der h\u00e4ufigsten elektronischen Workflow-Beispiele in Unternehmen:<\/p>\n\n\n\n

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    1. Posteingangsverteilung<\/a><\/li>\n\n\n\n
    2. Eingangsrechnungsverarbeitung<\/a><\/li>\n\n\n\n
    3. Reklamationsmanagement<\/a><\/li>\n\n\n\n
    4. Beschwerdemanagement<\/li>\n\n\n\n
    5. Genehmigungsworkflows<\/a><\/li>\n\n\n\n
    6. Bestellanforderung (SAP BANF)<\/a><\/li>\n\n\n\n
    7. Sonderanfertigungsanfrage<\/li>\n\n\n\n
    8. Qualit\u00e4tsmanagement<\/a><\/li>\n\n\n\n
    9. Stammdatenprozesse<\/li>\n\n\n\n
    10. Personal- und Bewerbermanagement<\/li>\n\n\n\n
    11. Urlaubsantr\u00e4ge<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

      Workflow Management, Gesch\u00e4ftsprozesse und BPM – Unterschiede auf einen Blick <\/h3>\n\n\n\n