{"id":14712,"date":"2025-03-18T14:31:40","date_gmt":"2025-03-18T13:31:40","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=14712"},"modified":"2026-04-09T14:41:00","modified_gmt":"2026-04-09T12:41:00","slug":"medienbruchfrei","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/medienbruchfrei\/","title":{"rendered":"Endlich medienbruchfrei zusammenarbeiten: 3 digitale Tools, die deinen Arbeitsalltag erleichtern"},"content":{"rendered":"\n

Wir erleben eine Arbeitswelt im Wandel. Arbeitsabl\u00e4ufe werden digitalisiert und verschlankt, ortsunabh\u00e4ngiger und nachhaltiger gestaltet. Wir erleben Abteilungen, die sich vollst\u00e4ndig digital aufstellen und virtuell zusammenarbeiten. Und wir sehen, wie einfach es ist, mithilfe geeigneter Software, Routineaufgaben zu automatisieren und medienbruchfrei zu gestalten. Und trotzdem kommt es teils noch zu Medienbr\u00fcchen. Obwohl 96% der befragten Unternehmen des Digital Office Index 2024 von Bitkom<\/a> der Digitalisierung offen gegen\u00fcberstehen, laufen bei 20% der Unternehmen Prozesse noch stark papierbasiert ab.<\/p>\n\n\n\n

Sperrige Prozesse, wie beispielsweise die Vertragsanpassung und -unterzeichnung, die meist \u00fcber verschiedenste Medien wie Telefon, E-Mail und Post abgewickelt werden, sind teilweise mit Sicherheitsl\u00fccken best\u00fcckt und zugleich sehr zeitaufwendig. Wie du Prozesse ganzheitlich digitalisierst und somit medienbruchfrei gestaltest, erf\u00e4hrst du in diesem Blogartikel.<\/p>\n\n\n\n

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<\/span>Medienbruchfrei: Eine Definition<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Unter Medienbruch wird ein Wechsel des Mediums oder Kanals bei der \u00dcbertragung von Informationen innerhalb der \u00dcbertragungskette verstanden.\u202fMedienbr\u00fcche\u202fentstehen also bspw. immer dann, wenn einmal digital erfasste Daten nicht durchgehend f\u00fcr weitere Arbeits- und Gesch\u00e4ftsprozesse weiterverarbeitet werden k\u00f6nnen (physischer Medienbruch), oder zwischen digitalen Kan\u00e4len bzw. Tools innerhalb des Prozesses gewechselt wird (virtueller Medienbruch).<\/p>\n\n\n\n

Gelingen Gesamtprozesse, bspw. die Verarbeitung eines Dokuments, ohne w\u00e4hrenddessen das Medium bzw. den Kanal zu wechseln, so sprechen wir von einem medienbruchfreien Prozess.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

<\/span>In welchen F\u00e4llen kann es zu Medienbr\u00fcchen kommen?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Die Gr\u00fcnde weshalb und Bereiche, in denen physische und virtuelle Medienbr\u00fcche auftreten, k\u00f6nnen ganz verschieden sein. Allgemein haben wir folgende Bereiche identifiziert:<\/p>\n\n\n\n

Digitale und analoge Mediennutzung innerhalb eines Prozesses<\/h3>\n\n\n\n

Werden Informationen von analogen zu digitalen Medien – und umgekehrt – \u00fcbertragen, gelingt dies nicht medienbruchfrei. Ein klassisches Beispiel hierf\u00fcr ist die digitale Erstellung und Freigabe eines Dokuments, das zwecks Unterschrift und postalischer Zustellung ausgedruckt wird, um dann auf der Empf\u00e4nger:innenseite erneut eingescannt und archiviert zu werden.<\/p>\n\n\n\n

\"Infografuk<\/a><\/figure>\n\n\n\n

Nutzung verschiedener, inkompatibler Software-Anwendungen<\/h3>\n\n\n\n

Kommen w\u00e4hrend eines Prozesses unterschiedliche Software-Tools zum Einsatz, die nicht miteinander kompatibel sind bzw. kommunizieren k\u00f6nnen, sind manuelle Datei\u00fcbertragungen erforderlich und es entsteht ein Medienbruch. Beispiel: Ein Arbeitsvertrag wird in einem digitalen Textverarbeitungsprogramm erstellt, dann in einer elektronischen Signatursoftware hochgeladen und unterschrieben, erneut heruntergeladen und \u00fcber den Upload in ein weiteres Tool digital zugestellt. Die parallele Nutzung inkompatibler Tools w\u00e4hrend eines Dokumentenprozesses kann sowohl innerhalb von Organsiationen \u2013 also zwischen Abteilungen oder Kolleg:innen – als auch \u00fcber Oraniationsgrenzen hinweg vorkommen.<\/p>\n\n\n\n

B2B: Daten\u00fcbertragung zwischen Organisationen<\/h3>\n\n\n\n

Egal, ob Angebote, Vertr\u00e4ge, Informationsschreiben, oder Projektpl\u00e4ne: T\u00e4glich werden Dokumente organisations\u00fcbergreifend ausgetauscht und verwaltet. Doch der Status quo der Bearbeitung ist in Organisationen noch unterschiedlich. W\u00e4hrend die eine schon vollst\u00e4ndig digital arbeitet, gibt es in anderen Organisationen noch Prozesse, die papierbasiert ablaufen. Ein Beispiel ist der Datenaustausch zwischen Lieferanten und Unternehmen, der h\u00e4ufig noch manuelle Anpassungen erfordert und daher nicht medienbruchfrei vonstatten geht, falls unterschiedliche Prozessstandards existieren.<\/p>\n\n\n\n

B2C: Daten\u00fcbertragung zwischen Organisationen und Privatpersonen<\/h3>\n\n\n\n

Ob bspw. bei Lohn- und Gehaltsabrechnungen oder in der Kommunikation mit Versicherten \u2013 Dokumente m\u00fcssen den Weg von Organisationen zu Privatpersonen und ggf. auch zur\u00fcck finden. Erstellt eine Organisation etwa die Lohnabrechnung digital, druckt sie dann f\u00fcr den Versand aus und schickt sie postalisch an einen Mitarbeitenden, der diese wiederum einscannt und in einem digitalen Ordner archiviert, entstehen mehrfach Medienbr\u00fcche. Gerade, wenn Dokumente sensible, personenbezogene Daten<\/a> beinhalten, sollte ihr Schutz an erster Stelle stehen und durch einen medienbruchfreien Prozess gew\u00e4hrleistet sein.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Warum Organisationen medienbruchfrei arbeiten sollten<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Je mehr Medienbr\u00fcche ein Prozess beinhaltet, desto mehr Nachteile gehen damit einher. Welche es sein k\u00f6nnen, haben wir im Folgenden einmal aufgef\u00fchrt:<\/p>\n\n\n\n

\"Infografik<\/a><\/figure>\n\n\n\n