{"id":14789,"date":"2021-07-21T10:24:00","date_gmt":"2021-07-21T08:24:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=14789"},"modified":"2026-01-30T12:59:38","modified_gmt":"2026-01-30T11:59:38","slug":"automatisierte-rechnungsverarbeitung-9-nuetzliche-funktionen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/automatisierte-rechnungsverarbeitung-9-nuetzliche-funktionen\/","title":{"rendered":"Automatisierte Rechnungsverarbeitung: 9 n\u00fctzliche Funktionen"},"content":{"rendered":"\n

Die Einf\u00fchrung einer automatisierten Rechnungsverarbeitung steht aktuell bei vielen Unternehmen auf der Agenda. Unter automatisierter Rechnungsverarbeitung versteht man Import, Erfassung, Freigabe, Vorkontierung und Archivierung von Rechnungen und Belegen. Auch die Rechnungsfreigabe und der Export der Daten f\u00fcr die finale Verbuchung geh\u00f6ren dazu. Wir haben bereits die 5 Vorteile der digitalen Rechnungsbearbeitung<\/a> aufgezeigt und \u00fcber die sechs Schritten zum digitalen Rechnungsworkflow<\/a> geschrieben. Der aktuelle Blog-Artikel geht dediziert auf die Funktionen der d.velop Software f\u00fcr Eingangsrechnungsverarbeitung ein. Dabei werden wir die einzelnen Funktionen nicht nur auflisten, sondern auch vorstellen, wie sie dir den Arbeitsalltag erleichtern.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Neun n\u00fctzliche Funktionen der automatisierten Rechnungsverarbeitung<\/span><\/h2>\n\n\n\n

<\/span>1. Einscannen<\/span><\/h2>\n\n\n\n

In Deutschland werden im Jahr rund 32 Milliarden Rechnungen ausgetauscht. Rechnungen gehen dabei auf verschiedensten Wegen in Unternehmen ein. Per Post, als Fax, als PDF oder auch bereits in digitalen Austauschformaten ZUGFeRD <\/a>oder XRechnung<\/a>. Die Rechnungen im Papierformat werden in einem ersten Schritt eingescannt. Dies kann stapelweise und automatisch geschehen. Damit sind viele Stunden vor dem Scanner, in denen jede Rechnung manuell eingescannt werden muss, vorbei. Am Ende liegen alle Rechnungen in digitaler Form vor.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>2. Rechnungsdaten auslesen<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Das Vorliegen der Rechnungen in digitaler Form allein hilft aber noch nicht wirklich weiter. Als \u00e4u\u00dferst praktisch erweist sich die Funktion des automatischen Auslesens der Rechnungsdaten. Positions- und Kopfdaten wie Absender:in, Empf\u00e4nger:in, Rechnungsnummer und Betr\u00e4ge werden mittels Texterkennung<\/a> oder aber auch ZUGFeRD Add-On ausgelesen und direkt mit deinem ERP-, FiBu- oder WaWi-System verglichen. Im Idealfall sollten alle Daten einer Eingangsrechnung ausgelesen werden, um danach an das ERP-System \u00fcbertragen werden zu k\u00f6nnen. Sollte es aber Abweichungen zwischen den Stammdaten und den vom Beleg ausgelesenen Informationen geben, werden diese dem\/der Anwender:in visuell dargestellt. Dies gilt ebenfalls, falls das System bestimmte Werte nicht eindeutig zuordnen konnte. In dem Fall trainiert der Anwender das System, indem er die korrekten Werte eintr\u00e4gt, und unterst\u00fctzt die Software dabei, diese Werte beim n\u00e4chsten Durchlauf erkennen zu k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n

Der Aufwand f\u00fcr die manuelle Bearbeitung von Rechnungen wird drastisch reduziert bzw. entf\u00e4llt komplett. Das l\u00e4stige Abtippen der Rechnungsdaten geh\u00f6rt der Vergangenheit an. Fl\u00fcchtigkeitsfehler entfallen.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>3. Archivierung & Vorerfassung<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Zus\u00e4tzlich werden das Dokument sowie alle wichtigen Informationen im digitalen Archiv rechtskonform elektronisch gespeichert und sind damit jederzeit auf Knopfdruck verf\u00fcgbar. Die langwierige Suche nach Rechnungen in Aktenordnern oder im E-Mail-Postfach entf\u00e4llt.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>4. Validierung & Nachbearbeitung<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Bei der Validierung und Nachbearbeitung der erkannten Daten werden die Felder, die nicht bzw. nicht ausreichend sicher erkannt wurden, dem\/der Anwender:in zur manuellen Nachbearbeitung bereitgestellt. Die benutzerfreundliche Bearbeitungsmaske erm\u00f6glicht dir dabei eine schnelle und einfache Nachbearbeitung.<\/p>\n\n\n\n

Falls du Korrekturen durchf\u00fchren m\u00f6chtest, kannst du z.\u2009B. ganz einfach \u00fcber einen Doppelklick Rechnungsinformationen markieren und direkt als Attribut \u00fcbernehmen. Ein weiteres Highlight f\u00fcr die umfassende Benutzerunterst\u00fctzung findet sich bei der Erfassung von Positionsdaten: Hier brauchst du nur die erste Positionszeile einer Tabelle einzugeben. Nun werden alle weiteren Positionsdaten automatisch auf dem Beleg ausgelesen. Die Software lernt aus deinen Verbesserungen und generiert passende Regeln f\u00fcr die Erkennung. Dies erfolgt vollautomatisch und transparent. Bei zuk\u00fcnftig zu verarbeitenden Belegen wird sich die Erkennung kontinuierlich verbessern.<\/p>\n\n\n\n

Damit w\u00e4ren wir auch schon beim Funktionsblock der Rechnungsverarbeitung angelangt. Hier spielt das Thema Workflow<\/a> eine entscheidende Rolle. Denn aus ausgelesenen Rechnungsdaten werden jetzt elektronische Vorg\u00e4nge generiert, die in mehreren automatisierten Arbeitsschritten (Rechnungsworkflow) nach einem definierten Regelwerk gepr\u00fcft, freigegeben und f\u00fcr die Buchung im ERP\/FiBu-System vorbereitet werden.<\/p>\n\n\n\n

d.velop invoices<\/a> erm\u00f6glicht dabei die Vorkontierung, sachliche Pr\u00fcfung, Freigabe sowie Abschlusskontierung von Eingangsrechnungen und ist nahtlos in die Finanzbuchhaltung des ERP-Systems integriert. Starten wir mit der Funktion der Vorkontierung.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>5. Vorkontierung<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Der oft verbreitete Stempel f\u00fcr die Vorkontierung, der leere R\u00e4ume f\u00fcr die Eintragung der Konten vorsieht, wird durch eine digitale Bearbeitungsmaske ersetzt. In dieser kannst du ganz bequem die zur Buchung ben\u00f6tigten Konten angeben. Sind die notwendigen Felder ausgef\u00fcllt, kann der Schritt abgeschlossen werden. Die Rechnung wird dann automatisch zur Pr\u00fcfung weitergeleitet.<\/p>\n\n\n

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\"Verteilung<\/a>
Vorkontierung<\/figcaption><\/figure><\/div>\n\n\n

<\/span>6. Sachliche Pr\u00fcfung<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Mit einem Blick kann der\/die Mitarbeiter:in alle Angaben \u00fcberpr\u00fcfen. Oft wird in diesem Schritt der sachlichen Pr\u00fcfung auch die Kostenstelle durch den\/die Mitarbeiter:in eingetragen. Stimmt die Ware, die Anzahl, der Preis, die Konditionen und so weiter? Falls ja, wird einfach nur das passende H\u00e4kchen gesetzt und die Rechnung wird automatisch an den\/die zust\u00e4ndige:n Mitarbeiter:in zur Freigabe weitergeleitet. Falls Daten abge\u00e4ndert oder erg\u00e4nzt werden m\u00fcssen, kann dies ebenfalls ganz einfach in der Bearbeitungsmaske vorgenommen werden.<\/p>\n\n\n

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\"Sachliche<\/a>
Sachliche Pruefung<\/figcaption><\/figure><\/div>\n\n\n

<\/span>7. Freigabe<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Nach der sachlichen Pr\u00fcfung wird die Rechnung bei der automatisierten Rechnungsverarbeitung automatisch dem\/der zust\u00e4ndigen Vorgesetzten f\u00fcr die Freigabe weitergeleitet. Diese:r erh\u00e4lt eine Meldung im Mailpostfach und direkt im System. Mit einem einzigen Klick kann er die Rechnung freigeben \u2013 ganz \u00e4hnlich wie beim analogen Stempelsystem. Und das sogar n-stufig. Betragsfreigabegrenzen k\u00f6nnen dabei eingestellt werden.
Klarer Vorteil gegen\u00fcber dem Stempelsystem: Ist ein:e Sachbearbeiter:in verhindert oder im Urlaub, werden die anstehenden Aufgaben automatisch an seine\/ihre Vertretung weitergeleitet. Liegezeiten sind damit praktisch ausgeschlossen. Der Verfall von Skonti wird vermieden.<\/p>\n\n\n

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\"Freigabe<\/a><\/figure><\/div>\n\n\n

Die Freigabe ist auch ganz einfach per App oder Webclient m\u00f6glich<\/p>\n\n\n\n

<\/span>8. Kontierung<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Der\/Die Mitarbeiter:in in der Buchhaltung erh\u00e4lt alle Informationen und Kommentare aus Rechnungspr\u00fcfung und Rechnungsfreigabe und \u00fcberpr\u00fcft die Vorkontierung. Auf Basis der Daten nimmt er\/sie die Kontierung vor. Dazu findet er\/sie vorgefertigte Felder in der Bearbeitungsmaske vor.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>9. Buchung<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Ein letzter Blick auf alle Daten erfolgt bei der Buchung. Eventuelle Erg\u00e4nzungen bei der Kontierung werden vorgenommen. Sind die Angaben korrekt, wird der Workflow abgeschlossen. Mit dem Workflow-Abschluss erfolgt \u00fcber standardisierte ERP-Schnittstellen die Buchung im ERP-, FiBu- oder WaWi-System ohne erneute Eingabe. Abschlie\u00dfend wird die Rechnung mit dem Ablaufprotokoll, Kommentaren und Anh\u00e4ngen archiviert.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Weiterer Vorteil einer Software f\u00fcr automatisierte Rechnungsverarbeitung<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Jeder Bearbeitungsschritt wird protokolliert. Dadurch sind alle berechtigten Mitarbeiter:innen und alle Kostenstellenverantwortlichen oder Projektleiter:innen jederzeit \u00fcber den aktuellen Bearbeitungsstand informiert und entsprechend auskunftsf\u00e4hig. Lange Liegezeiten und nervenaufreibende Suchen nach Rechnungen sind pass\u00e9.<\/p>\n\n\n\n

Der Ablauf der Eingangsrechnungsverarbeitung sieht in deinem Unternehmen anders aus? Kein Problem! Dank vieler Konfigurationsm\u00f6glichkeiten kann die Software schnell an deine individuellen Pr\u00fcf- und Freigabeprozesse angepasst werden.
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