{"id":14797,"date":"2023-02-02T09:08:00","date_gmt":"2023-02-02T08:08:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=14797"},"modified":"2024-08-05T13:25:04","modified_gmt":"2024-08-05T11:25:04","slug":"ocr-texterkennung","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/digitaler-wandel\/ocr-texterkennung\/","title":{"rendered":"OCR-Software im Einsatz: Funktionsweise & Nutzen auf einen Blick"},"content":{"rendered":"\n

Der digitale Wandel hat Unternehmen dazu veranlasst, traditionelle papierbasierte Dokumentenabl\u00e4ufe durch effiziente und zeitsparende digitale L\u00f6sungen zu ersetzen. In diesem Zusammenhang hat sich die OCR-Texterkennung als essenzieller Bestandteil moderner Dokumentenmanagementsysteme etabliert. In diesem Blogartikel kl\u00e4ren wir, was OCR bedeutet und werfen wir einen detaillierten Blick auf die Bedeutung der OCR-Texterkennung in der heutigen Gesch\u00e4ftswelt und welche Vorteile sie Unternehmen bietet.<\/p>\n\n\n\n

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<\/span>Was ist OCR-Texterkennung?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

OCR steht f\u00fcr \u201eOptical Character Recognition\u201c. OCR Texterkennung<\/strong> findet nicht nur im Dokumentenmanagement-System<\/a> Anwendung, sondern begegnet uns auch im Alltag. Die PLZ von Briefen werden damit automatisch ausgelesen. Ebenso die Nummernschilder auf Radarbildern von Verkehrss\u00fcndern.<\/p>\n\n\n\n

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<\/span>Wie funktioniert OCR-Software?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Damit Informationen aus papierbasierten Dokumenten in IT-Systemen verarbeitet werden k\u00f6nnen, reicht es nicht, Dokumente einfach nur einzuscannen. Das digital vorliegende Dokument, wie der Scan oder das PDF, ist immer nur eine Bildkopie \u2013 die sogenannte Rastergrafik \u2013 eines Dokumentes. Nicht mehr und nicht weniger. Eine Ansammlung schwarzer, wei\u00dfer oder farbiger Bildpunkte, die allerdings noch nicht \u201esprechen\u201c k\u00f6nnen. Das vermag die sogenannte optische Zeichenerkennung zu \u00e4ndern. Mithilfe einer mehrschrittigen Analyse erkennt OCR-Software dann einzelne Buchstaben und setzt diese zu W\u00f6rtern und anschlie\u00dfend zu logischen S\u00e4tzen zusammen \u2013 das Bild wird in Text \u00fcbersetzt. Auf diese Weise wandelt die klassische OCR-Technologie unterschiedliche Dokumente zuverl\u00e4ssig in bearbeitbare und durchsuchbare Dateien (wie Word- oder Exceldateien) um. Erst jetzt ist das elektronisch erstellte Dokument voll durchsuchbar, wenn n\u00f6tig weiter bearbeitbar und f\u00fcr die automatisierte Datenextraktion nutzbar.<\/p>\n\n\n\n

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Mit der automatischen Dokumentenerkennung<\/strong> auf dem Weg in die Zukunft.<\/p>\n\n\n\n\t

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\n\t\t\tJetzt lesen<\/a>\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<\/div><\/div>\n\n\n\n

Welche Technologie ist die Richtige f\u00fcr deine Anforderungen?<\/h3>\n\n\n\n

Zonale OCR<\/h4>\n\n\n\n

Zonale OCR ist eine spezielle Art von Optical Character Recognition, die nur bestimmte Textdatenfelder aus einem Dokument extrahiert. Denn in einigen Anwendungsf\u00e4llen, beispielsweise bei Formularen, ist es nicht notwendig, den gesamten Text eines Dokumentes zu erfassen. Formulare k\u00f6nnen dabei fast alles sein \u2013 von Auftragsformularen bis hin zu Patienteninformationen, Lagerbest\u00e4nden oder Frachtbriefen. Aus diesen Dokumenten werden h\u00e4ufig nur spezifische Informationen ben\u00f6tigt, sodass nicht das gesamte Dokument beim Scannen verarbeitet werden muss. Zonale OCR erlaubt grunds\u00e4tzlich, nur die wichtigen Datenfelder aus einem PDF-Dokument zu extrahieren und diese Werte in einer strukturierten Datenbank zu speichern. Die Extraktion basiert demzufolge auf \u201eZonen\u201c, die vor dem Scannen definiert werden. Dies kann entweder durch Vorkonfigurierung durch Mitarbeiter:innen geschehen oder es werden intelligente Softwarekomponenten eingesetzt, die auf regelbasierten Erkennungsm\u00f6glichkeiten zur\u00fcckgreifen. Ziel und Vorteil der zonalen OCR im Vergleich zur Volltext-OCR ist es, bestimmte Daten noch schneller und mit einer h\u00f6heren Genauigkeit erfassen zu k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n

Plant ein Unternehmen etwa ein DMS einzuf\u00fchren und m\u00f6chten Altdaten, wie Rechnungen, archivieren und diese dann einer entsprechenden Kreditorenakte zuordnen, ist es ausreichend, an dieser Stelle lediglich die Rechnungsnummer \u00fcber zonale OCR auszulesen. Andere Positionsdaten k\u00f6nnen vorerst au\u00dfer Acht gelassen werden. Das macht die zeitintensive Volltexterkennung \u00fcberfl\u00fcssig.<\/p>\n\n\n\n

ICR (Intelligent Character Recognition)<\/h4>\n\n\n\n

Wer einen handgeschriebenen Brief einscannt und dann eine optische Texterkennung startet, erlebt sein blaues Wunder. OCR deckt nur den Bereich der Verarbeitung von gedruckten Schriftst\u00fccken in zufriedenstellender Weise ab. Der Prozess der Erkennung handschriftlicher Eintr\u00e4ge ist allerdings technisch sehr viel anspruchsvoller. Daher wird hier die Intelligent Character Recognition \u2013 auch ICR \u2013 als eine Erweiterung der optischen Zeichenerkennung genutzt. Das funktioniert in den meisten F\u00e4llen am besten per Blockschrift und wenn die Blockschrift Begrenzungen aufweist. Bestes Beispiel ist hier der gute alte \u00dcberweisungsschein.<\/p>\n\n\n\n

OMR (Optical Marc Recognition)<\/h4>\n\n\n\n

Mit der optischen Markierungserkennung k\u00f6nnen optische Markierungen in Formularen und Frageb\u00f6gen besser als mit OCR oder ICR ausgelesen werden. Die Technik wird deswegen h\u00e4ufig zur automatischen Auswertung von Ankreuzfeldern in Formularen, wie bei Multiple-Choice-Tests, Wahlzetteln oder Datenpr\u00fcfungen verwendet. Die OMR-Software wertet die markierten Formulare aus, wobei sie zwischen markierten und unmarkierten Feldern unterscheidet. Zu beachten ist hier, dass die Technik sehr sensibel auf den Zustand des Papiers reagiert.<\/p>\n\n\n\n

Dokumentenmanagementsysteme kommen folglich nicht ohne OCR-Texterkennung aus. Dabei ist es ganz egal, welche Anforderungen du mitbringst. Stelle bei der Auswahl eines geeigneten Systems immer sicher, dass optische sowie intelligente Erkennungstechnologien als Softwarekomponenten clever implementiert sind. Denn das macht die digitalen Dokumentenprozesse noch schneller und leistungsf\u00e4higer.<\/p>\n\n\n

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\"OCR-Texterkennung<\/a>
OCR-Texterkennung als Bestandteil des Dokumentenmanagementssystems<\/figcaption><\/figure><\/div>\n\n\n

<\/span>Verschiedene Einsatzgebiete von OCR-Technologie im Alltag<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Im Alltag findet die OCR-Technologie vermehrt Anwendung. Die meisten haben OCR auch schon genutzt, ohne zu wissen, um welche Technologie es sich handelt. Jeder, der schon mal im Internet geshoppt hat oder eine Reise im Internet gebucht hat, ist der OCR-Technologie bereits begegnet. Geht es n\u00e4mlich um das Bezahlen, musste man m\u00fchsam die Daten der Kreditkarte abtippen, um den Kaufvorgang abzuschlie\u00dfen \u2013 nicht mehr, seit die OCR-Technologie zum Einsatz kommt. Mithilfe der Kamera des Smartphones k\u00f6nnen die Daten der Kreditkarte eingelesen und das Bezahlformular automatisch ausgef\u00fcllt werden. So erleichtert die Erkennung der OCR vielen Online-Shoppern den Alltag.  <\/p>\n\n\n\n

Ein weiteres Beispiel aus dem Alltag, was sicher viele kennen, ist die Verwendung einer \u00dcbersetzter-App. Aktiviert man hierbei die Foto-\u00dcbersetzung, muss man lediglich die Kamera vor den Text halten, der \u00fcbersetzt werden soll und schon hat man den Text in der gew\u00fcnschten Sprache. Hier ist auch die OCR-Technologie im Spiel. Die Kamera nimmt den Text auf und mit einer mehrstufigen Analyse wird das Bild entschl\u00fcsselt und eingelesen. Diese eingelesenen Daten \u00fcbersetzt die \u00dcbersetzter-App in Echtzeit.  <\/p>\n\n\n\n

Wusstest du, dass sogar dein Auto OCR-Technologie verwenden kann? In einigen Autos gibt es die Funktion der Verkehrszeichenerkennung. Auch hier kann die OCR-Technologie verwendet werden. In einer Offenlegungsschrift<\/a> des Deutschen Patent- und Markenamtes zum Thema Erkennung von Verkehrszeichen hei\u00dft es: \u201eDie Erkennung des Verkehrszeichens unter Ber\u00fccksichtigung des gesch\u00e4rften Bildbereichs kann \u00fcber eine Mustererkennung, Klassifikation bzw. eine Texterkennung (OCR) erfolgen.\u201c <\/p>\n\n\n\n

<\/span>Verschiedene Einsatzgebiete von OCR-Software im Dokumentenmanagement <\/span><\/h2>\n\n\n\n

Die OCR-Technologie wird in verschiedenen Bereichen eingesetzt. In vielen F\u00e4llen kommt die OCR-Technologie bei der Erfassung von Dokumenten zum Einsatz. Das Ziel, das dabei verfolgt, wird ist, dass Papierdokumente auf schnelle und einfache Art, digital verf\u00fcgbar gemacht werden. So k\u00f6nnen verschiedene Mitarbeiter:innen von \u00fcberall auf die Dokumente zugreifen \u2013 und das dank OCR. <\/p>\n\n\n\n

OCR-Texterkennung als Herzst\u00fcck des Dokumentenmanagement-Systems<\/h3>\n\n\n\n

Die F\u00e4higkeit der OCR, eine Textversion von gescannten Dokumenten zu erstellen, erm\u00f6glicht es den Mitarbeiter:innen eine Volltextsuche durchzuf\u00fchren und somit jeden Teil eines Dokumentes mit einer bestimmten Menge von W\u00f6rtern aufzufinden. Dokumente k\u00f6nnen auf diese Weise schnell und einfach im Archiv oder in der Cloud aufgerufen und dort mit einem Textverarbeitungsprogramm bearbeitet werden. Der Volltext der OCR ist auch f\u00fcr eine Klassifizierung von Dokumenten notwendig. Klassifizierung von unstrukturierten Dokumenten gelingt, indem die Software einzelne Kategorien, bestimmte Daten und Eigenschaften (Attribute) eines Dokumentes erkennt und anhand dieser Merkmale die Dokumentenart<\/a> treffsicher und automatisch bestimmt. Wichtig sind diese Schritte beim Szenario des Posteingangs. Bei der Eingangsrechnung<\/a> kann ein Prozess wie folgt aussehen:<\/p>\n\n\n\n

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  1. Eingehende Rechnungen werden eingescannt<\/li>\n\n\n\n
  2. Kopf- und Positionsdaten werden dank OCR automatisch erkannt (und gegebenenfalls gegen Bestell- und Bewegdaten abgeglichen)<\/li>\n\n\n\n
  3. Das Dokument sowie die erkannten Daten (Absender, Empf\u00e4nger, Rechnungsnummer, Betr\u00e4ge) werden bereitgestellt.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

    OCR schafft hier die Grundlage f\u00fcr eine vereinfachte und automatisierte Erschlie\u00dfung und Verteilung von Dokumenten mithilfe des Dokumentenmanagementsystems. Letztlich sorgt die OCR-Software daf\u00fcr, dass eine beschleunigte Sortierung, Zuordnung und Verarbeitung des t\u00e4glichen Schriftverkehrs im Unternehmen stattfinden kann.<\/p>\n\n\n\n

    Je nach Anforderung kommen die unterschiedlichen Techniken der Erkennung zum Einsatz.<\/p>\n\n\n\n

    <\/span>Der digitale Posteingang mittels OCR-Texterkennung<\/span><\/h2>\n\n\n\n

    Betrachtet man etwa den Ablauf des Posteingangs kann auch hier OCR eingesetzt werden, um den Ablauf zu optimieren. Ein physisches Postst\u00fcck kommt bei einem Unternehmen an und liegt beispielsweise am Empfang. Dort liegt es dann einige Zeit, bis es ge\u00f6ffnet und bearbeitet wird. Es muss geschaut werden, ob das Postst\u00fcck ge\u00f6ffnet werden darf, wer der\/die Empf\u00e4nger:in ist, um welche Art Postst\u00fcck es sich handelt und relevante Informationen m\u00fcssen h\u00e4ndisch erfasst und vom Dokument abgetippt werden. Das dauert oftmals lange und bindet viele personelle Ressourcen. <\/p>\n\n\n\n

    Einfacher w\u00e4re es doch, den Brief zu scannen und den\/die Empf\u00e4nger:in direkt per Mail zu benachrichtigen, dass ein neues Postst\u00fcck f\u00fcr ihn\/sie bereitliegt. Den Rest \u00fcbernimmt die Software.<\/p>\n\n\n\n

    \"Infografik<\/a><\/figure>\n\n\n\n

    Denn mithilfe der OCR-Technologie ist der Grundstein f\u00fcr eine voll automatische Klassifizierung und Verarbeitung von jeglichen eingehenden Dokumenten gelegt. Auf Basis der vom Papierdokument ausgelesen Daten kann die d.velop Software anhand von Regeln und Mustern automatisch klassifizieren, um welche Art von Dokument es sich handelt und alle relevanten Informationen wie Empf\u00e4nger:in, Absender:in, Betr\u00e4ge oder eine Umsatzsteuer-ID extrahieren. Das zeitaufwendige manuelle Abtippen von Informationen und das h\u00e4ndische \u00dcbertragen dieser in eine Folge Software entfallen damit komplett. Darauf aufbauend k\u00f6nnen entsprechend weiterf\u00fchrende Aufgaben im Rahmen des Dokumentenmanagements angesto\u00dfen werden.<\/p>\n\n\n\n

    <\/span>Weitere Einsatzgebiete f\u00fcr die OCR-Technologie k\u00f6nnen folgende sein:<\/span><\/h2>\n\n\n\n