{"id":15290,"date":"2025-01-08T14:06:30","date_gmt":"2025-01-08T13:06:30","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=15290"},"modified":"2026-03-23T12:50:17","modified_gmt":"2026-03-23T11:50:17","slug":"beschaffungsprozesse","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/beschaffungsprozesse\/","title":{"rendered":"Beschaffungsprozesse optimieren: Das musst du beachten"},"content":{"rendered":"\n

Beschaffung ist ein wichtiger Bestandteil des Unternehmensmanagements. Ein optimierter Beschaffungsprozess kann dazu beitragen, Kosten zu senken, die Liefersicherheit zu erh\u00f6hen und die Performance des Unternehmens zu verbessern.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Was sind Beschaffungsprozesse?<\/span><\/h2>\n\n\n\n
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Definition: Beschaffungsprozesse<\/h3>\n\n\n\n

Beschaffungsprozesse<\/strong> (auch Purchase to Pay-Prozesse) umfassen s\u00e4mtliche Aktivit\u00e4ten bez\u00fcglich Planung, Einkauf, Abwicklung der bestellten Ware und Bezahlung. Sie stellen eine bedarfsgerechte und wirtschaftliche Versorgung des eines Unternehmens mit Waren und Dienstleistungen sicher.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

Abgrenzung zu verwandten Begriffen<\/h3>\n\n\n\n

Beschaffung = Einkauf?<\/h4>\n\n\n\n

Oft werden die Begriffe „Beschaffung“ und „Einkauf“ synonym verwendet, doch es gibt einen wichtigen Unterschied. Die Beschaffung umfasst alle Schritte, die n\u00f6tig sind, um die ben\u00f6tigten G\u00fcter oder Dienstleistungen zu erhalten. Sie reicht von der Bedarfsermittlung \u00fcber die Auswahl der Lieferanten bis hin zur Nachverfolgung von Lieferungen und der Qualit\u00e4tssicherung.<\/p>\n\n\n\n

Der Einkauf hingegen konzentriert sich vor allem auf den eigentlichen Kaufvorgang, also das T\u00e4tigen der Bestellung und das Aushandeln der Konditionen mit Lieferanten. Der Einkauf ist also ein Teilbereich der Beschaffung, der den finanziellen und vertraglichen Aspekt abdeckt.<\/p>\n\n\n\n

Beschaffungsprozess und Supply Chain Management<\/h4>\n\n\n\n

W\u00e4hrend sich Beschaffungsprozesse auf den Erwerb von Waren und Dienstleistungen konzentrieren, umfasst das Supply Chain Management (SCM) einen viel breiteren Bereich.<\/p>\n\n\n\n

SCM bezieht sich auf das Management aller Aktivit\u00e4ten entlang der gesamten Wertsch\u00f6pfungskette eines Produkts, von der Rohstoffbeschaffung \u00fcber die Produktion bis hin zur Auslieferung an den Endverbraucher.<\/p>\n\n\n\n

Beschaffungsprozesse sind also ein Teil des Supply Chain Managements, das darauf abzielt, die Lieferkette effizient zu gestalten und die Logistik zu optimieren. In einem effektiven Supply Chain Management sind Beschaffungsprozesse nur ein Element von vielen, die zusammenarbeiten, um die gesamte Wertsch\u00f6pfungskette zu steuern und sicherzustellen, dass Produkte p\u00fcnktlich und kosteneffizient geliefert werden.<\/p>\n\n\n\n

Welche Beschaffungsprozesse gibt es?<\/h3>\n\n\n\n

Grunds\u00e4tzlich existieren verschiedene Beschaffungsprozesse, auf die Unternehmen zur\u00fcckgreifen k\u00f6nnen, um die Versorgung mit Waren und Dienstleistungen zu gew\u00e4hrleisten. Die Auswahl h\u00e4ngt von den individuellen Anforderungen eines Unternehmens ab. Zu den wichtigsten Arten der Einkaufsprozesse<\/a> z\u00e4hlen die Einzelbeschaffung, Vorratsbeschaffung und Just-in-Time-Beschaffung. <\/p>\n\n\n\n

Einzelbeschaffung <\/h4>\n\n\n\n

Bei der Einzelbeschaffung wird nur dann eingekauft, wenn ein tats\u00e4chlicher Bedarf entsteht. Diese Methode erm\u00f6glicht eine hohe Flexibilit\u00e4t, kann jedoch zu h\u00f6heren Preisen f\u00fchren, da keine Mengenrabatte genutzt werden k\u00f6nnen. <\/p>\n\n\n\n

Vorratsbeschaffung <\/h4>\n\n\n\n

Die Vorratsbeschaffung zielt darauf ab, Material in gr\u00f6\u00dferen Mengen zu beschaffen, um Lagerbest\u00e4nde aufzubauen und langfristig von g\u00fcnstigeren Preisen und einer besseren Verf\u00fcgbarkeit zu profitieren. Diese Methode erfordert jedoch eine pr\u00e4zise Bestandsplanung und birgt das Risiko von \u00dcberbest\u00e4nden. <\/p>\n\n\n\n

Just-in-Time-Beschaffung <\/h4>\n\n\n\n

Bei der Just-in-Time-Beschaffung werden Materialien genau zum Zeitpunkt des Bedarfs geliefert. Dies reduziert Lagerkosten und das Risiko von veralteten Best\u00e4nden, erfordert jedoch eine exakte Planung und enge Beziehungen zu zuverl\u00e4ssigen Lieferanten, um Lieferverz\u00f6gerungen zu vermeiden. <\/p>\n\n\n\n

Jede Methode hat ihre Vor- und Nachteile. Die Wahl der passenden Beschaffungsstrategie sollte daher auf den individuellen Anforderungen, den Marktbedingungen und den langfristigen Unternehmenszielen basieren. <\/p>\n\n\n\n

Wie funktionieren Beschaffungsprozesse?<\/h3>\n\n\n\n

Der Ablauf des Beschaffungsprozesses startet grunds\u00e4tzlich mit der Bedarfsermittlung und verl\u00e4uft anschlie\u00dfend \u00fcber die Budgetierung, Lieferantenauswahl und Bestellung. Abschlie\u00dfend folgen der Wareneingang und die Zahlungsabwicklung.  <\/p>\n\n\n\n

Hier siehst du die einzelnen Phasen des Beschaffungsprozesses nochmal auf einen Blick: <\/p>\n\n\n\n

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  1. Bedarf: <\/strong>In diesem Schritt wird ermittelt, welche Waren oder Dienstleistungen im Unternehmen ben\u00f6tigt werden. Es muss eine (elektronische) Bestellanforderung (BANF)<\/strong><\/a> gestellt werden, die den Bedarf konkretisiert. <\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
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    1. Angebot<\/strong>: Anbieter werden kontaktiert, um Angebote f\u00fcr die ben\u00f6tigten Produkte oder Dienstleistungen einzuholen. <\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
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      1. Bestellung<\/strong>: Nach Auswahl des Anbieters wird die Bestellung offiziell an den Lieferanten \u00fcbermittelt. <\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
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        1. Auftragsbest\u00e4tigung<\/strong>: Der Lieferant best\u00e4tigt den Erhalt und die Annahme der Bestellung sowie die Konditionen. <\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
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          1. Lieferung<\/strong>: Die bestellten Waren oder Dienstleistungen werden vom Lieferanten geliefert. <\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
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            1. Rechnung<\/strong>: Der Lieferant stellt eine Rechnung f\u00fcr die gelieferten Waren oder Dienstleistungen aus. <\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
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              1. Zahlung<\/strong>: Das Unternehmen begleicht die Rechnung entsprechend den vereinbarten Zahlungsbedingungen. <\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
                \"Infografik<\/figure>\n\n\n\n

                Was ist das Ziel von Beschaffungsprozessen?<\/h3>\n\n\n\n

                Das Ziel von Beschaffungsprozessen z\u00e4hlt zu den ersten Merks\u00e4tzen, denen Auszubildene und Studierende im Logistik-Management begegnen: Die\u202frichtige Ware<\/strong>\u202fin der\u202frichtigen Menge<\/strong>, in der richtigen Verpackung<\/strong>, zum\u202frichtigen Zeitpunkt<\/strong>\u202fzum\u202frichtigen Ort<\/strong>\u202fin der\u202frichtigen Qualit\u00e4t <\/strong>und zu den richtigen Kosten<\/strong>\u202fbeschaffen.<\/p>\n\n\n\n