In den vergangenen Jahren haben bereits zahlreiche Unternehmen Rechnungen per E-Mail verschickt und empfangen \u2013 ein Trend, der laut einer Umfrage des Bitkom-Verbands weiterhin anh\u00e4lt. Die Corona-Pandemie hat dabei einen Wendepunkt in der Rechnungsstellung eingel\u00e4utet und die seit dem 01.01.2025 geltende E-Rechnungspflicht wird dieses Vorgehen auch vermutlich weiterhin st\u00e4rken.<\/p>\n\n\n\n
Im Jahr 2021 wurden erstmals Rechnungen \u00fcberwiegend digital ausgestellt. Das ergab eine Umfrage des Bitkom<\/a>: 32 Prozent der Unternehmen erstellten zu diesem Zeitpunkt ihre Rechnungen vorwiegend oder ausschlie\u00dflich elektronisch, w\u00e4hrend nur noch 19 Prozent auf Papier setzten. Die Rechnung per E-Mail hat sich dabei als g\u00e4ngige Methode etabliert und ist bereits seit vielen Jahren zwischen Unternehmen m\u00f6glich. Den Weg f\u00fcr die papierlose Rechnungsstellung ebnete das Steuervereinfachungsgesetz vom 1. Juli 2011.<\/p>\n\n\n\n Ab dem 1. Januar 2025 ist zudem eine neue Regelung in Kraft getreten: Die E-Rechnungspflicht. Sie gilt f\u00fcr alle inl\u00e4ndischen B2B-Ums\u00e4tze und verlangt von Unternehmen, elektronische Rechnungen empfangen, verarbeiten und archivieren zu k\u00f6nnen. Ab 2027 wird zudem der Versand von Rechnungen ausschlie\u00dflich in elektronischer Form erlaubt sein. <\/p>\n\n\n\n Welche Auswirkungen dies auf dein Rechnungsmanagement hat und wie sich die Regelung auf Rechnungen per E-Mail auswirkt, erf\u00e4hrst du in diesem Artikel.<\/p>\n\n\n\n Eine Rechnung per E-Mail<\/strong> ist eine Form der elektronischen Rechnungsstellung. Dabei wird die Rechnung dem Empf\u00e4nger per E-Mail zugesandt, in der Vergangenheit in der Regel als Anhang in Form einer PDF- oder Bilddatei oder \u00fcber einen Downloadlink in der E-Mail. Wie bei klassischen Papierrechnungen m\u00fcssen auch hier alle gesetzlichen Pflichtangaben enthalten sein. Unternehmen sollten au\u00dferdem weitere Vorgaben beachten, wie die Aufbewahrungsfrist gem\u00e4\u00df \u00a714b UStG.<\/a><\/p>\n\n\n\n Achtung:<\/strong> Im Hinblick auf die kommende E-Rechnungspflicht wird eine Rechnung im PDF-Format zuk\u00fcnftig nicht mehr als elektronische Rechnung gelten. Nach der neuen Definition gilt eine Rechnung nur dann als elektronische Rechnung<\/a>, wenn sie in einem strukturierten und elektronischen Format<\/strong> erstellt, \u00fcbermittelt und empfangen wird und zudem elektronisch verarbeitet werden kann. Alle anderen Arten von Rechnungen werden k\u00fcnftig als \u201esonstige Rechnungen\u201c bezeichnet und d\u00fcrfen ab dem 01.01.2025 oder den jeweiligen Stichtagen der \u00dcbergangsregelungen nicht mehr verwendet werden.<\/p>\n\n\n\n F\u00fcr den Empfang von E-Rechnungen kommt allerdings zun\u00e4chst weiterhin der Kanal E-Mail infrage. Dies teilte die Bundesregierung 09\/2024<\/a> mit: F\u00fcr den Empfang einer E-Rechnung reicht k\u00fcnftig die Bereitstellung eines E-Mail-Postfachs aus. Das erkl\u00e4rt die Bundesregierung in ihrer Antwort (20\/12742<\/a>) auf eine Kleine Anfrage der CDU\/CSU-Fraktion (20\/12563<\/a>). Allerdings k\u00f6nnen die beteiligten Unternehmen auch andere elektronische \u00dcbermittlungswege vereinbaren<\/em>.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n Unternehmerische Faktoren treiben die Verbreitung der Rechnung per E-Mail an. Denn die Umstellung auf den elektronischen Versand und die digitale Verarbeitung von Rechnungen bringen viele Vorteile mit sich. Diese haben Unternehmen bereits im Jahr 2017 f\u00fcr sich erkannt. Nach dem BMI (Bundesministerium des Innern und f\u00fcr Heimat)<\/a> sind die wichtigsten Gr\u00fcnde f\u00fcr Rechnungsempf\u00e4nger und -steller folgende:<\/p>\n\n\n\n Damit der elektronische Versand- und Empfang von Rechnungen rechtlich einwandfrei ist und die Voraussetzungen f\u00fcr den Vorsteuerabzug erf\u00fcllt sind, ist \u00a7 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) ma\u00dfgeblich. Dieser regelt die Anforderungen an elektronische Rechnungen. Wir haben den Paragrafen genau analysiert und die relevanten Punkte herausgearbeitet:<\/p>\n\n\n\n Bereits seit dem Steuervereinfachungsgesetz von 2011<\/a> ist es erlaubt, Rechnungen per E-Mail auch ohne digitale Signatur und EDI-Verfahren versandt zu versenden. Sie sind damit der Papierrechnung ebenb\u00fcrtig und m\u00fcssen dementsprechend auch dieselben Pflichtangaben wie eine Papierrechnung enthalten. Diese sind in \u00a7 14 Abs. 4 UStG<\/a> festgelegt und umfassen:<\/p>\n\n\n\n Was auf den ersten Blick kompliziert wirkt, ist in der Praxis eigentlich ganz simpel: Der Rechnungsempf\u00e4nger muss der elektronischen \u00dcbermittlung zustimmen (\u00a7 14 Abs. 1 UStG), jedoch ist keine spezielle Form vorgeschrieben. Die Zustimmung kann beispielsweise durch eine Vereinbarung, wie in den AGB, dokumentiert werden. Interessant dabei: Sie kann auch stillschweigend erfolgen oder nachtr\u00e4glich erteilt werden. \u201eDie Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit m\u00fcssen gew\u00e4hrleistet werden.\u201c lautet es im (\u00a7 14 Abs. 3 UStG). Dies kann durch interne Kontrollverfahren gew\u00e4hrleistet werden, die einen nachvollziehbaren und sicheren Zusammenhang zwischen der Rechnung und der erbrachten Leistung herstellen.<\/p>\n\n\n\n Das Archivieren von E-Mail-Rechnungen in Papierform ist nicht zul\u00e4ssig. <\/strong>Sie m\u00fcssen in ihrer urspr\u00fcnglichen digitalen Form aufbewahrt werden, wie sie im Unternehmen eingegangen sind. Ein Ausdruck der Rechnung und die Aufbewahrung in Papierform sind dementsprechend nicht rechtskonform und m\u00fcssen strikt vermieden werden. Weitere Hinweise und Tipps zur korrekten Archivierung von Rechnungen findest du in unserem Blogartikel \u201eGoBD-konforme Aufbewahrung von Rechnungen<\/a>\u201c.<\/p>\n\n\n\n Rechnungen m\u00fcssen f\u00fcr einen Zeitraum von acht Jahren aufbewahrt werden, beginnend mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Wird eine Rechnung beispielsweise am 27.09.2024 ausgestellt, beginnt die Frist am 31.12.2024 und endet am 31.12.2033. Wichtig<\/strong>: Endet das Gesch\u00e4ftsjahr eines Unternehmens nicht am 31.12., muss die Rechnung bis zum Abschluss dieses Gesch\u00e4ftsjahres aufbewahrt werden. Um vollst\u00e4ndig abgesichert zu sein, empfiehlt sich ein Aufbewahrungszeitraum von 120 Monaten.<\/p>\n\n\n\n<\/span>Definition: Rechnung per E-Mail <\/span><\/h2>\n\n\n\n
<\/span>Rechnung per E-Mail \u2013 Das sind die Vorteile f\u00fcr Unternehmen<\/span><\/h2>\n\n\n\n
Vorteile f\u00fcr Rechnungsempf\u00e4nger<\/h3>\n\n\n\n
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Vorteile f\u00fcr Rechnungssteller<\/h3>\n\n\n\n
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<\/span>Diese 5 Punkte sollten beim Umgang mit Rechnungen per E-Mail beachtet werden<\/span><\/h2>\n\n\n\n
1. Rechnungen per E-Mail m\u00fcssen dieselben Pflichtangaben enthalten wie Papierrechnungen<\/h3>\n\n\n\n
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2. In einigen F\u00e4llen ist die Zustimmung des Rechnungsempf\u00e4ngers erforderlich<\/h3>\n\n\n\n
Mit Inkrafttreten der E-Rechnungspflicht ist allerdings keine Zustimmung des Rechnungsempf\u00e4ngers f\u00fcr elektronische Rechnungen mehr notwendig, die der EU-Norm 16931 entsprechen. Seit dem 01.01.2025 ist jedes Unternehmen verpflichtet derartige Rechnungen anzunehmen und verarbeiten zu k\u00f6nnen. Ab diesem Zeitpunkt ist lediglich bei abweichenden Formaten, die zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempf\u00e4nger vereinbart werden k\u00f6nnen, eine Zustimmung erforderlich.
<\/p>\n\n\n\n3. Echtheit, Integrit\u00e4t und Lesbarkeit von elektronischen Rechnungen m\u00fcssen sichergestellt sein<\/h3>\n\n\n\n
4. Elektronische Rechnungen m\u00fcssen revisionssicher und elektronisch archiviert werden<\/h3>\n\n\n\n
5) Die Aufbewahrungsfrist von Rechnungen per E-Mail betr\u00e4gt acht Jahre (\u00a714b UStG).<\/h3>\n\n\n\n