{"id":16573,"date":"2024-03-18T12:57:51","date_gmt":"2024-03-18T11:57:51","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=16573"},"modified":"2026-04-20T08:57:44","modified_gmt":"2026-04-20T06:57:44","slug":"recht-auf-gehaltsabrechnung-in-papierform","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/recht-auf-gehaltsabrechnung-in-papierform\/","title":{"rendered":"Ein Recht auf Gehaltsabrechnung in Papierform \u2013 gibt es das?"},"content":{"rendered":"\n

Die papierbasierte Zustellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen ist ein kostspieliger Prozess. Der Druck, die Konfektionierung und der Versand sind nicht nur aufw\u00e4ndiger, sondern auch deutlich teurer als die elektronische Zustellung der Verdienstbescheinigung. Viele Unternehmen denken daher aktuell \u00fcber eine\u202fOnline Lohnabrechnung<\/a>\u202fnach. In diesem Kontext taucht zwangsl\u00e4ufig immer wieder eine Frage auf: Haben Arbeitnehmer:innen ein Recht auf eine Gehaltsabrechnung in Papierform<\/strong>? Mit dieser Frage besch\u00e4ftigen wir uns in diesem Blog-Artikel.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Besteht ein Recht auf Gehaltsabrechnung in Papierform?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Es gibt generell keine rechtliche Vorschrift, die ein Unternehmen dazu zwingt, eine Entgeltabrechnung in Papierform auszustellen. Ein\u202fRecht auf eine Gehaltsabrechnung in Papierform\u202fexistiert also per se nicht. Gem\u00e4\u00df der Gewerbeordnung (GewO) schreibt das Gesetz vor, dass der Arbeitgeber den Angestellten eine Abrechnung des Arbeitsentgelts in Textform ausstellen muss. Im Gesetzestext steht wortw\u00f6rtlich:\u201eDem Arbeitnehmer ist bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen.“ (\u00a7 108 GewO <\/a>)<\/p>\n\n\n\n

Die Textform ist wiederum in \u00a7 126b<\/a> BGB<\/a> legal definiert, das hei\u00dft die Definition erfolgt in gesetzlicher Form. Danach muss \u201eeine lesbare Erkl\u00e4rung, in der die Person des Erkl\u00e4renden genannt ist, auf einem dauerhaften Datentr\u00e4ger abgegeben werden.\u201c Ein dauerhafter Datentr\u00e4ger ist jedes Medium, das<\/p>\n\n\n\n

    \n
  1. es dem\/ der Empf\u00e4nger:in erm\u00f6glicht, eine auf dem Datentr\u00e4ger befindliche, an ihn pers\u00f6nlich gerichtete Erkl\u00e4rung so aufzubewahren oder zu speichern, dass sie ihm w\u00e4hrend eines f\u00fcr ihren Zweck angemessenen Zeitraums zug\u00e4nglich ist, und<\/li>\n\n\n\n
  2. geeignet ist, die Erkl\u00e4rung unver\u00e4ndert wiederzugeben.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

    Demzufolge entspricht eine Lohnabrechnung in Papierform ebenso der Textform, wie auch eine digitale Gehaltsabrechnung<\/a>, beispielsweise als PDF. Neben dem W\u00f6rtchen \u201eTextform\u201c ist jedoch ein weiteres Wort im \u00a7 108 GewO entscheidend. Und zwar das Wort \u201eErteilen\u201c.<\/p>\n\n\n\n

    <\/span>Wann gilt eine Gehaltsbescheinigung in Textform als erteilt?<\/span><\/h2>\n\n\n\n
    \n

    Leitsatz des Landesarbeitsgerichts Hamm<\/strong>: 2 Sa 179\/21 <\/p>\n\n\n\n

      \n
    1. Unter Erteilen einer Lohnabrechnung in Textform im Sinne des \u00a7 108 GewO ist nicht bereits die blo\u00dfe Bereitstellung in ein elektronisches Postfach zum Abruf durch ein aktives Tun des Arbeitnehmers, sondern auch deren Zugang bei Arbeitnehmer zu verstehen. Der Arbeitgeber muss daher die Lohnabrechnung so auf den Weg zum Arbeitnehmer bringen, dass sie so in seinen Machtbereich gelangt, dass er unter gew\u00f6hnlichen Umst\u00e4nden von der Erkl\u00e4rung Kenntnis nehmen konnte.<\/li>\n\n\n\n
    2. Die in elektronischer Form \u00fcbermittelte Erkl\u00e4rung geht dem Empf\u00e4nger nur dann zu, wenn er zuvor ausdr\u00fccklich oder konkludent zu erkennen gegeben hat, dass er mit der elektronischen \u00dcbermittlung der Lohnabrechnung einverstanden ist.<\/li>\n\n\n\n
    3. Die blo\u00dfe Zurverf\u00fcgungstellung der Lohnabrechnung in elektronischer Form zum Abruf durch den Arbeitnehmer ist keine Erf\u00fcllung der Pflicht zur Erteilung einer Lohnabrechnung im Sinne des \u00a7 362 Abs. 1 BGB.<\/li>\n<\/ol>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

      Das \u201eErteilen einer Erkl\u00e4rung in Textform\u201c, wie es \u00a7 108 GewO vorschreibt, liegt noch nicht vor, wenn der Arbeitgeber die Abrechnung als elektronisches Dokument in einem personalisierten (elektronischen) Postfach bereitgelegt hat. Der Arbeitgeber hat seiner Pflicht zur Zustellung der Abrechnung nur dann Gen\u00fcge getan, wenn die Gehaltsabrechnung in den Machtbereich des Empf\u00e4ngers gelangen ist. Das bedeutet, dass der Arbeitgeber die Pflicht der Zustellung erst dann erf\u00fcllt hat, wenn der Arbeitnehmer bzw. die Arbeitnehmerin die Abrechnung \u00fcber das personalisierte Postfach abrufen kann. Der Arbeitgeber erm\u00f6glicht dies, indem er den Zugang zur Abrechnung \u00fcber das personalisierte Postfach sicherstellt. Hierf\u00fcr muss der\/die Arbeitnehmer:in sich ausdr\u00fccklich oder stillschweigend damit einverstanden erkl\u00e4ren, Entgeltabrechnungen \u00fcber ein personalisiertes Postfach zu erhalten.<\/p>\n\n\n\n

      Ein digitales, personalisiertes Postfach f\u00fcr die Zusendung von Entgeltabrechnungen<\/h3>\n\n\n\n

      Um dies zu erreichen, muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmenden zun\u00e4chst mit den entsprechenden technischen M\u00f6glichkeiten zum Empfang der Abrechnung ausstatten. Au\u00dferdem m\u00fcssen Arbeitnehmende mit dem Empfang der Abrechnung \u00fcber ein personalisiertes Postfach einverstanden sein. <\/p>\n\n\n\n

      Es empfiehlt sich daher auf Arbeitgeberseite, zum einen ein solches Postfach f\u00fcr jede:n Arbeitnehmer:in einzurichten und diesem die Zugangsdaten sowie einen tats\u00e4chlichen Zugriff (z.B. durch Zurverf\u00fcgungstellung eines PCs) zu geben, und zum anderen das (im besten Fall) ausdr\u00fcckliche Einverst\u00e4ndnis f\u00fcr den Empfang elektronischer Verdienstbescheinigung einzuholen. Letzteres kann etwa \u00fcber eine Einverst\u00e4ndniserkl\u00e4rung als Nebenvereinbarung zum Arbeitsvertrag geschehen. Hier empfiehlt es sich, eine ausdr\u00fcckliche Einverst\u00e4ndniserkl\u00e4rung einzuholen, damit der Arbeitgeber etwaigen Nachweispflichten nachkommen kann.<\/p>\n\n\n\n

      Arbeitgeber:innen m\u00fcssen Arbeitnehmer:innen, die keinen Zugang zu einem PC haben, einen solchen Zugang erm\u00f6glichen. Zudem sollten Arbeitgeber:innen den Arbeitnehmer:innen auch den Zugang zu einem Drucker erm\u00f6glichen, damit diese sich die Abrechnung ausdrucken k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n

      \n

      Die digitale Zustellung von Gehaltsabrechnungen<\/strong>: Effizient und sicher mit der d.velop postbox<\/p>\n\n\n\n\t

      \n\t\t
      \n\t\t\tJetzt lesen<\/a>\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<\/div><\/div>\n\n\n\n

      Wie bereits oben beschrieben, k\u00f6nnen Gehaltsdokumente ganz einfach in ein pers\u00f6nliches Postfach des Arbeitnehmenden sicher zugestellt werden. Somit geht die Entgeltabrechnung direkt in dessen Besitz \u00fcber \u2013 auch Sph\u00e4ren\u00fcbergang genannt. Die digitale Gehaltsabrechnung hat nun den Hoheitsbereich der zustellenden Organisation verlassen und ist in den Machtbereich des Empf\u00e4ngers \u00fcbergegangen. Ab diesem Zeitpunkt hat ausschlie\u00dflich der\/ die Inhaber:in des digitalen Briefkastens die Kontrolle \u00fcber die zugestellte Abrechnung. Dieser sichere Zustellprozess ist beispielsweise \u00fcber die d.velop postbox<\/a> realisierbar.  <\/p>\n\n\n\n

      \"Infografik\n\t\t\t\n\t\t\t\t\n\t\t\t<\/svg>\n\t\t<\/button><\/figure>\n\n\n\n

      <\/span>Einbindung des Betriebsrats bei einer Umstellung auf digitale Gehaltsabrechnung<\/span><\/h2>\n\n\n\n

      Ob ein Betriebsrat \u00fcber die Einf\u00fchrung einer elektronischen Abrechnungszustellung mitbestimmen muss, ergibt sich aus den \u00a7 74 ff. BetrVG. Um eine unternehmensweite Akzeptanz f\u00fcr die Einf\u00fchrung einer digitalen Gehaltsabrechnung zu erhalten, sollten Unternehmen ihren Mitarbeitenden zeigen, dass auch der Betriebsrat mit an Bord ist. Bedeutet: Alle notwendigen Akteure bei einer Projektumsetzung m\u00f6glichst fr\u00fch abzuholen und als geschlossene Einheit aufzutreten, um allen Arbeitnehmer:innen zu signalisieren, dass elektronische Entgeltabrechnungen vorteilhafter sind als Gehaltsabrechnungen in Papierform. Hier bietet sich beispielsweise eine \u201eBetriebsvereinbarung zur Zustellung elektronischer Gehaltsabrechnungen\u201c<\/strong> an. Weitere spannende Details findest du im Blog-Artikel: Betriebsvereinbarung elektronische Gehaltsabrechnung: Warum diese f\u00fcr Arbeitgeber keine Pflicht \u2013 jedoch eine Notwendigkeit sein sollte.<\/a><\/p>\n\n\n\n

      Ausnahmen best\u00e4tigen die Regel<\/h3>\n\n\n\n

      Die genannten Vorschriften gelten jedoch nicht universell. So k\u00f6nnen insbesondere Tarifvertr\u00e4ge oder Betriebsvereinbarungen anderes vorsehen. Wenn in diesen steht, dass die Abrechnung in Papierform erteilt werden muss, dann muss diese dem\/ der Arbeitnehmer:in weiterhin schriftlich \u00fcbermittelt werden. Etwa per Post zugestellt oder in einem Umschlag \u00fcbergeben. Hier besteht das Recht auf eine Gehaltsabrechnung in Papierform.<\/p>\n\n\n\n

      Der Clou der d.velop postbox: Es kann auch eine hybride Zustellung von Entgeltabrechnungen \u2013 digital und postalisch gleicherma\u00dfen – erfolgen. Diejenigen Mitarbeitenden, die noch digitalisierungsscheuer sind, empfangen ihre Abrechnungen per Post bzw. werden ausgedruckt. Die anderen Arbeitnehmer:innen k\u00f6nnen ihre Dokumente in ihr pers\u00f6nliches digitales Postfach erhalten.<\/p>\n\n\n\n

      Dennoch lohnt es sich f\u00fcr Unternehmen immer, neue M\u00f6glichkeiten zur Digitalisierung des Payroll- und Zustellprozesses mit dem Betriebsrat und weiteren relevanten Akteuren im Unternehmen zu beleuchten. Denn letztlich m\u00f6chte das Unternehmen allen Mitarbeitenden einfache und alltagserleichternde Prozesse zur Verwaltung der pers\u00f6nlichen Arbeitsunterlagen wie elektronische Lohn- oder Gehaltsabrechnungen erm\u00f6glichen.<\/p>\n\n\n\n

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      <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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