{"id":16749,"date":"2023-09-20T14:25:39","date_gmt":"2023-09-20T12:25:39","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=16749"},"modified":"2025-08-19T09:20:50","modified_gmt":"2025-08-19T07:20:50","slug":"einfuehrung-dms","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/einfuehrung-dms\/","title":{"rendered":"Einf\u00fchrung DMS: Diese 6 Schritte solltest du beachten"},"content":{"rendered":"\n<p data-beyondwords-marker=\"df95ae5e-a0df-4527-901b-915d063f3ca8\">Die Akte als Aufbewahrungsort f\u00fcr Papiere hat eine lange Tradition. Bereits seit dem sp\u00e4ten Mittelalter werden Akten gef\u00fchrt. Zu Beginn wurden die Papiere von Aktenzwirn zusammengehalten, bevor sich Anfang des 20. Jahrhunderts Ordner und Hefter etablierten. Und auch heute, mehr als 500 Jahre sp\u00e4ter, findet man die beliebten Akten in vielen Unternehmen und Organisationen. In den vergangenen 500 Jahren gab es nat\u00fcrlich viele Entwicklungen und aktuelle Technologien f\u00fchrten zu einer effizienten und deutlich besseren Verwaltung von Dokumenten mithilfe eines <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/software\/dokumentenmanagement-system\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">DMS<\/a>. Damit die Einf\u00fchrung eines DMS erfolgreich abl\u00e4uft, haben wir eine <strong>Checkliste zur Einf\u00fchrung eines DMS<\/strong> in sechs Schritten erstellt. &nbsp;<\/p>\n\n\n\n<div data-beyondwords-marker=\"835a8f9a-760a-43ae-8d7a-42d557618c72\" class=\"wp-block-group is-style-cta\"><div class=\"wp-block-group__inner-container is-layout-constrained wp-block-group-is-layout-constrained\">\n<h2 data-beyondwords-marker=\"388dfd2a-44f9-4646-b60a-566000417b2c\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-was-ist-ein-dms\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"was-ist-ein-dms\"><\/span>Was ist ein DMS?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"5c812706-c8eb-4aa9-b994-9c6f100ad479\">DMS ist die Abk\u00fcrzung f\u00fcr Dokumentenmanagement-System und bezeichnet eine Software-L\u00f6sung, die eine automatisierte und ganzheitliche Verwaltung von Dokumenten und Informationen erm\u00f6glicht. Das DMS l\u00e4uft datenbankgest\u00fctzt, erm\u00f6glicht eine hohe Zug\u00e4nglichkeit und sichere Archivierung von Dokumenten innerhalb einer Organisation.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"f9a9172b-2a39-405b-bcf8-cb36371e5389\">Im Umfeld von DMS begegnet man immer wieder Begriffen, die \u00e4hnlich klingen, aber unterschiedliche Bedeutungen haben \u2013 oder f\u00e4lschlicherweise synonym verwendet werden. Das sorgt nicht selten f\u00fcr Verwirrung, gerade, wenn es um die Abgrenzung zu verwandten Konzepten wie ECM oder digitalen Archiven geht. Damit du den \u00dcberblick beh\u00e4ltst, haben wir die wichtigsten Begriffe rund um das DMS im Blogartikel <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/digitaler-wandel\/dms-definition\/\">DMS Definitionen<\/a> zusammengefasst.<\/p>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"1e96d7a2-71b1-4b6d-9bbb-c4af1be7f555\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-warum-ein-dms-einfuhren\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"warum-ein-dms-einfuehren\"><\/span>Warum ein DMS einf\u00fchren?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"bddbd0d9-d43a-484f-b342-5432078349e1\">Ein DMS bietet Organisationen zahlreiche Vorteile. Diese zielen meist auf eine Effizienzsteigerung bzw. Produktivit\u00e4tssteigerung sowie Kostensenkungen ab. Die wichtigsten Vorteile eines DMS sind:<\/p>\n\n\n\n<ul data-beyondwords-marker=\"4d0d6925-61a5-4f0f-817f-63ab3e0b2f1a\" class=\"wp-block-list\">\n<li data-beyondwords-marker=\"40bbeea1-e558-40ba-a99e-d5c0fb9ca7ae\"><strong>Hohe Sicherheitsstandards<\/strong>: Ein DMS sch\u00fctzt sensible Unternehmensdaten durch Zugriffsrechte, Verschl\u00fcsselung und revisionssichere Archivierung.<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"fed4d993-5c06-474e-91f0-2563bb869b6c\"><strong>Skalierbarkeit<\/strong>: Das System w\u00e4chst flexibel mit dem Unternehmen mit \u2013 unabh\u00e4ngig von der Anzahl der Nutzer:innen oder dem Datenvolumen.<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"bbad13b0-0bdc-4a7b-bc61-32224430580c\"><strong>Minimale Suchzeit<\/strong>: Dokumente lassen sich in Sekundenschnelle \u00fcber intelligente Suchfunktionen und Metadaten finden.<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"ed4a84b1-5e06-454c-8c0a-52b234f53113\"><strong>Homeoffice und Remote Work m\u00f6glich<\/strong>: Ein cloudbasiertes DMS erm\u00f6glicht ortsunabh\u00e4ngigen Zugriff auf alle relevanten Unterlagen \u2013 sicher und jederzeit.<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"c12223bb-be0d-445c-8187-3e4f0ab03ef5\"><strong>Beschleunigte Workflows<\/strong>: Automatisierte Prozesse und digitale Freigaben reduzieren Bearbeitungszeiten und vermeiden Medienbr\u00fcche.<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"528758e0-b5ec-4717-93d2-bf276e845ced\"><strong>Monitoring in Echtzeit<\/strong>: Aktivit\u00e4ten und Prozesse k\u00f6nnen in Echtzeit \u00fcberwacht und analysiert werden, was Transparenz und Steuerung verbessert.<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"9e4f6f7e-55dc-4056-a86b-33cdaca166b1\"><strong>Anbindung an Cloud-Storage<\/strong>: Durch die Integration mit Cloud-Diensten lassen sich Daten flexibel speichern, synchronisieren und gemeinsam bearbeiten.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"a90b1584-719d-4f2a-b79e-8b48b1d429d6\">Die genannten Vorteile zeigen deutlich, wie ein DMS Unternehmen dabei unterst\u00fctzt, effizienter, flexibler und zukunftssicherer zu arbeiten. Doch um diese Potenziale voll auszusch\u00f6pfen, ist eine strukturierte und gut geplante Einf\u00fchrung entscheidend. Im n\u00e4chsten Abschnitt zeigen wir Schritt f\u00fcr Schritt, wie die erfolgreiche Implementierung eines DMS gelingt \u2013 von der ersten Analyse bis zum \u00dcbergang in den Regelbetrieb.<\/p>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"309dfbc4-5d80-417e-88a3-7125922e5c21\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-schritte-zur-einfuhrung-eines-dms\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"schritte-zur-einfuehrung-eines-dms\"><\/span>Schritte zur Einf\u00fchrung eines DMS<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"f889abc7-fb86-4a01-bad8-5659025a56f1\">Die Einf\u00fchrung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) erfolgt idealerweise in sechs klar strukturierten Schritten. Zun\u00e4chst wird der Ist-Zustand analysiert, um Schwachstellen in dokumentenbasierten Prozessen zu identifizieren und messbare Kennzahlen zu erheben. Darauf aufbauend werden konkrete Ziele definiert und priorisiert, bevor ein umfassendes Konzept zur Umsetzung entwickelt wird \u2013 inklusive technischer Anforderungen, digitaler Aktenstrukturen und Betriebsmodell. Nach Auswahl eines geeigneten Anbieters folgt die Projektrealisierung mit Testphase, Schulungen und Rollout. Abschlie\u00dfend geht das System in den Regelbetrieb \u00fcber, wobei kontinuierliche Optimierung und Nutzerfeedback eine zentrale Rolle spielen. Im Folgenden werfen wir einen genaueren Blick auf die sechs zentralen Schritte und zeigen, worauf es bei der erfolgreichen Einf\u00fchrung eines DMS ankommt.<\/p>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"f910c600-f2f4-47cb-b917-53bafcf0c08e\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-1-einfuhrung-dms-ist-zustand-analysieren\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"1-einfuehrung-dms-ist-zustand-analysieren\"><\/span>1. Einf\u00fchrung DMS: Ist-Zustand analysieren<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"7699403d-f2d9-41a5-bc18-b43b88c0a9eb\">Der erste Punkt auf der Checkliste zur Einf\u00fchrung eines DMS sollte sein, den aktuellen Zustand des Unternehmens zu analysieren. Es ist wichtig, herauszufinden, welche dokumentenbasierte Prozesse langsam, fehleranf\u00e4llig oder ineffizient sind. Durch die richtigen Fragen und die Ermittlung relevanter Kennzahlen k\u00f6nnen Unternehmen die Basis f\u00fcr die Definition ihres Soll-Zustandes schaffen.<\/p>\n\n\n\n<h3 data-beyondwords-marker=\"ccdd7b0d-ece7-4fd5-a411-d9b14c2688a1\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-kennzahlen-nutzen\">Kennzahlen nutzen<\/h3>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"904dc8a6-3803-431d-886f-87849b286109\">Um herauszufinden, wo das Unternehmen oder die Organisation aktuell steht und im zweiten Schritt Zielwerte zu definieren, hilft es, Kennzahlen zur aktuellen Prozessqualit\u00e4t zu erheben. Diese liefern einen ersten \u00dcberblick \u00fcber den aktuellen Stand und das Optimierungspotenzial hinsichtlich der Digitalisierung. Solche Kennzahlen k\u00f6nnen wie folgt aussehen.<\/p>\n\n\n\n<ul data-beyondwords-marker=\"9dd05a4d-1293-4cb0-96af-0eef078bb151\" class=\"wp-block-list\">\n<li data-beyondwords-marker=\"be39d33d-bf4c-4371-9fe7-518987689977\">Zeitaufwand f\u00fcr das Erfassen, Einsortieren &amp; Erg\u00e4nzen je Dokument in Minuten&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"2ed896a3-9048-451b-b64a-460f416a8a24\">Zeitaufwand f\u00fcr das Ablegen je Dokument in Minuten&nbsp;<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul data-beyondwords-marker=\"49e00871-0989-4c7b-80f3-d3c86a2d342c\" class=\"wp-block-list\">\n<li data-beyondwords-marker=\"05384650-eaf4-493c-b4e2-4107a4468aa9\">Zeitaufwand f\u00fcr das Durchsuchen je Akte in Minuten&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"e2f306ec-3e7c-48a5-84b5-9ed8b8dd92f6\">Anzahl Suchvorg\u00e4nge je Tag&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"3877456a-54e4-4b7a-b377-734103b40966\">Anzahl Reproduktionen\/Kopien je Tag&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"d0f40452-45c6-45d3-abff-0b4755cffc8b\">Zeitaufwand je Reproduktion\/Kopie in Minuten&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"82ecaa7f-789d-460b-913f-6b6a1d40e9bd\">Erzeugte bzw. verarbeitete Belegseiten\/Monat&nbsp;<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul data-beyondwords-marker=\"89911fcb-f234-494f-8a99-a40dc901c17b\" class=\"wp-block-list\">\n<li data-beyondwords-marker=\"8fe8edef-f76a-4025-b299-e89049613b2e\">Gr\u00f6\u00dfe des Archivs in m\u00b2&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"0e537a66-8280-406d-9f2e-035e40c93c82\">Kosten eines Anbieters f\u00fcr die \u00dcbernahme der Archivierung&nbsp;<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"01c44cd9-fcc2-4381-a16b-187fa2052289\">Durch die Erhebung der Kennzahlen ergibt sich eine erste Ausgangssituation, an der sich Ziele ableiten lassen. Die Zielwerte sollte man am besten zusammen mit dem Softwarehersteller beziffern.<\/p>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"a994471a-f203-4799-b66c-596dcf1ea9b7\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-2-dms-ziele\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"2-dms-ziele\"><\/span>2. DMS-Ziele<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<h3 data-beyondwords-marker=\"ab73d88e-bd28-4129-875d-fb577fe2e1af\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-dms-ziele-festlegen\">DMS-Ziele festlegen<\/h3>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"96db9aff-0d45-4943-a3d9-aadc8327a515\">Ist der erste Schritt auf der Einf\u00fchrung DMS Checkliste abgehakt, geht es darum, die richtigen Ziele zu definieren. Um den Erfolg einer DMS Einf\u00fchrung zu messen und zu beurteilen, ist das entscheidend. Beginn einfach mit allgemeinen Zielsetzungen, um einen \u00dcberblick zu bekommen, und konkretisiere diese dann anhand von zuvor ermittelten Kennzahlen. Je genauer du dabei bist, desto einfacher wird es sein, das Digital-Workplace-Konzept zu entwickeln und die ben\u00f6tigte Software zu identifizieren. Das wird auch die sp\u00e4tere Konfiguration von <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/workflow-management\/\">Workflows<\/a> und die Entwicklung von ma\u00dfgeschneiderten L\u00f6sungen erheblich erleichtern. Insgesamt zeigt sich der Erfolg eines DMS anhand der Erreichung dieser individuellen Ziele, die du zu Beginn deiner Einf\u00fchrung festgelegt hast.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h3 data-beyondwords-marker=\"ac4fb590-efa4-47eb-8869-217dbebc5bab\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-dms-ziele-priorisieren\">DMS-Ziele priorisieren<\/h3>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"5f7a2c82-2458-4f00-bb24-ae9704a51da0\">Die Einf\u00fchrung eines DMS hat in der Regel mehrere Ziele. Es ist wichtig, diesen Zielen eine Gewichtung zuzuordnen und sie zu priorisieren. Es gibt Should-Have-Ziele, die nicht erreicht werden m\u00fcssen, aber dennoch wichtig f\u00fcr den Erfolg des Projekts sind. Must-Have-Ziele m\u00fcssen erreicht werden, um die DMS Einf\u00fchrung als erfolgreich zu betrachten. Nice-to-Have-Ziele sind Bonusziele, die eine Art Extra-Nutzen darstellen.<\/p>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"77de6149-57e1-4bcd-aa3d-e4ed767aaf1c\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-3-konzeptentwicklung-zur-einfuhrung-des-dms\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"3-konzeptentwicklung-zur-einfuehrung-des-dms\"><\/span>3. Konzeptentwicklung zur Einf\u00fchrung des DMS<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"3901f571-93fd-416b-adab-572b54b553a9\">In dieser Phase geht es um die Vorbereitung deiner digitalen Reise. Du musst sicherstellen, dass du alles N\u00f6tige hast, deine Ziele planst und ein ganzheitliches Konzept in Betracht ziehst, damit die Einf\u00fchrung des DMS so einfach wie m\u00f6glich erfolgen kann. <\/p>\n\n\n\n<h3 data-beyondwords-marker=\"2e600d05-9eca-40e7-9d42-7496d7e1a46f\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-ecm-konzept-entwickeln\">ECM-Konzept entwickeln<\/h3>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"de6001c9-d589-43b8-a977-b64a7d7b6922\"><a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/themen\/enterprise-content-management\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">ECM<\/a>, oder Enterprise Content Management, ist ein umfassendes Konzept, das verschiedene Softwarel\u00f6sungen, Arbeitsweisen und Informationen zur Verwaltung, Archivierung und Bearbeitung von Unternehmensdaten integriert. ECM und DMS werden oft f\u00e4lschlicherweise als gleichwertig betrachtet, obwohl DMS nur ein Teil des ECM-Systems ist.<\/p>\n\n\n\n<h4 data-beyondwords-marker=\"1c9c8d5c-6bdf-47f4-aa91-17f1181bb680\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-rechnungsverarbeitung\">Rechnungsverarbeitung<\/h4>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"d839517c-655d-42ff-ba4b-7360a743ff0c\">Die <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/software\/digitale-rechnungsverarbeitung\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">digitale Rechnungsverarbeitung<\/a> ist ein wichtiger Aspekt des ECM. Sie optimiert die Verarbeitung von Rechnungen und b\u00fcndelt diesen Prozess in einer Software.<\/p>\n\n\n\n<h4 data-beyondwords-marker=\"b38b75d3-0d48-43f6-86dc-c6bfec218459\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-posteingangsverarbeitung\">Posteingangsverarbeitung<\/h4>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"e7310597-ea51-4404-b204-fa80305d0ce5\">Die digitale Posteingangsverarbeitung beschleunigt und optimiert den Weg von eingehenden Dokumenten im Unternehmen. Sie automatisiert die Verteilung und Bearbeitung, reduziert Liegezeiten und verbessert die Ressourcenplanung.<\/p>\n\n\n\n<h4 data-beyondwords-marker=\"e61de3aa-a0bc-4a01-b723-3af120fdd906\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-digitale-akten\">Digitale Akten<\/h4>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"e0e14d7a-cd05-40d1-a335-297784d8531c\"><a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/software\/digitale-akte\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Digitale Akten<\/a> erm\u00f6glichen schnellen Zugriff auf Informationen und Dokumente, unabh\u00e4ngig von Ort und Zeit. Sie vereinfachen das Dokumentenmanagement, auch bei komplexen Strukturen.<\/p>\n\n\n\n<h4 data-beyondwords-marker=\"65f491f1-587b-461a-a4cb-438ac0965f81\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-vertragsmanagement\">Vertragsmanagement<\/h4>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"102ac1e8-32af-45a3-9687-c4e8e1083329\">Digitales <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/software\/vertragsmanagement\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Vertragsmanagement<\/a> ist ein wesentlicher Bestandteil des ECM. Es geht \u00fcber die reine Vertragsverwaltung hinaus und deckt den gesamten Vertragslebenszyklus ab, von der Anbahnung bis zur Umsetzung.<\/p>\n\n\n\n<h4 data-beyondwords-marker=\"faa9514e-f521-4dfb-96d5-c14fd6f5edfb\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-digitale-unterschrift\">Digitale Unterschrift<\/h4>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"fa22c7ae-2d34-4d60-9000-c23808d0cf56\">Die <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/digitale-unterschrift\/\">digitale Unterschrift<\/a> erg\u00e4nzt das DMS. Sie erm\u00f6glicht es, rechtsg\u00fcltige Unterschriften auf digitalen Dokumenten mit einem Mausklick zu setzen, was den Weg zum papierlosen B\u00fcro unterst\u00fctzt.<\/p>\n\n\n\n<h4 data-beyondwords-marker=\"14d6f4dd-7e71-45be-90c6-da71a5cf1544\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-weitere-ecm-komponenten\">Weitere ECM-Komponenten<\/h4>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"3d18e25f-736f-4c2f-b263-5231861356bd\">Zus\u00e4tzlich zu den genannten Komponenten gibt es viele weitere Softwarel\u00f6sungen, die Schnittstellen zum Dokumentenmanagement innerhalb des ECM bieten.<\/p>\n\n\n\n<h3 data-beyondwords-marker=\"ba7761ca-6f26-4aae-9d5a-58998a2e1449\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-betriebsmodelle-fur-das-dms\">Betriebsmodelle f\u00fcr das DMS<\/h3>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"98042d7b-9eb7-4259-829c-abe80d1d3ee5\">Es muss gekl\u00e4rt werden, ob das DMS in der Cloud oder On-Premises betrieben werden soll oder ob ein hybrider Ansatz sinnvoll ist. Es ist klug, die Anforderungen an Skalierbarkeit und Ausfallsicherheit zu ber\u00fccksichtigen und das passende Modell f\u00fcr die IT-Strategie des Unternehmens zu w\u00e4hlen. Dabei sollte man sicherstellen, dass ausreichende IT-Ressourcen f\u00fcr die Umsetzung, Verwaltung und Wartung vorhanden sind. Falls dies nicht der Fall ist, kann ein Anbieter mit Managed Services unterst\u00fctzen. Eine SaaS-L\u00f6sung kann die Belastung reduzieren und eine schnellere Implementierung erm\u00f6glichen.<\/p>\n\n\n\n<h3 data-beyondwords-marker=\"af0cd1d0-2261-4834-b915-adf64dcd74e8\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-digitale-akten-amp-aktenplan\">Digitale Akten &amp; Aktenplan<\/h3>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"58d57357-526b-4a0d-b694-6813b236ab28\">Um deine digitalen Akten und Daten effizient zu organisieren und zu verwalten, ben\u00f6tigst du einen <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/aktenplan-erstellen-so-funktionierts-im-digitalen-zeitalter\/\">Aktenplan<\/a>. Dieser Aktenplan fungiert als zentrale Struktur im DMS und erm\u00f6glicht es, digitale Akten schnell zu finden und neue nach deinen Unternehmensanforderungen zu erstellen. Mehr dazu in unserem Whitepaper. <\/p>\n\n\n\n<div data-beyondwords-marker=\"864e78b9-3663-409f-8586-ba017ff50520\" class=\"wp-block-group is-style-cta-whitepaper\"><div class=\"wp-block-group__inner-container is-layout-flow wp-block-group-is-layout-flow\">\n<p data-beyondwords-marker=\"4f17170d-b94e-4dad-800f-fe1b617f0f86\"><strong>Dokumentenmanagement einfach erkl\u00e4rt<\/strong>: Vorlagen, Best Practices und Tipps &amp; Tricks f\u00fcr ein digitales Dokumentenmanagement-System<\/p>\n\n\n\n\t<div data-beyondwords-marker=\"a6a97fe2-0665-4727-9769-1f948a26f312\" class=\"wp-block-buttons\">\n\t\t<div class=\"wp-block-button is-style-outline\">\n\t\t\t<a class=\"wp-block-button__link\" href=\"https:\/\/content.d-velop.de\/whitepaper-dokumentenmanagement?utm_campaign=Sonstiges+-+d.velop+BLOG+-+01%2F2018&#038;utm_source=intern-blog-ger&#038;utm_medium=blogpost-einf%25c3%25bchrung-dms&#038;utm_content=button\" target=\"\">Jetzt herunterladen<\/a>\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<\/div><\/div>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"e24399ca-981e-46fd-b7a3-b83cfa3b27d8\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-4-auswahl-und-entscheidung\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"4-auswahl-und-entscheidung\"><\/span>4. Auswahl und Entscheidung<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"c87f7980-3aa3-47e5-9e11-0a87ebeaa663\">Ein weiterer essenzieller Punkt auf der Einf\u00fchrung DMS Checkliste ist die Auswahl des passenden <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/dms-anbieter\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">DMS Anbieters<\/a>.&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"450912f4-3941-4d53-a5a0-8005b3667560\">Ein erstklassiges DMS sollte nicht nur grundlegende Funktionen bieten, sondern auch flexibel genug sein, um in die individuellen Arbeitsabl\u00e4ufe integriert werden zu k\u00f6nnen. Es ist wichtig, die Anpassungsm\u00f6glichkeiten und Erweiterungen zu pr\u00fcfen, um das System optimal auf die spezifischen Prozesse in jeder Abteilung auszurichten.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"8ea773f5-c3dc-4e56-8be3-a9bf46f9f45a\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-5-projektrealisierung-nbsp\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"5-projektrealisierung\"><\/span>5. Projektrealisierung&nbsp;<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"b5e5d6ea-7d0d-4b5f-84bd-780115315d53\">Sobald alle Vorbereitungen auf der Checkliste zur Einf\u00fchrung des DMS abgeschlossen sind, kann das Unternehmen in die Testphase \u00fcbergehen. Das Workflowmanagement spielt eine wichtige Rolle bei der digitalen Abbildung von Unternehmensprozessen. Es erm\u00f6glicht die Optimierung von Prozessen, von digitalen Formularen bis hin zur Anbindung von vorhandenen Datenbanken.<\/p>\n\n\n\n<h3 data-beyondwords-marker=\"9b396f64-e329-4f6b-a476-c1abf6072dba\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-testphase-nbsp\">Testphase&nbsp;<\/h3>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"8f077881-684a-4a22-81ea-6b9e0f73d5d6\">Die Testphase ist ein entscheidender Schritt auf dem Weg zur Einf\u00fchrung eines DMS. Es ist wichtig, die Mitarbeiter:innen zu schulen und vorzubereiten, um eine hohe Akzeptanz im Team zu erreichen. Durch Pilotumgebungen, vorgefertigte Templates und Demonstrationsszenarien werden die Mitarbeiter:innen fr\u00fchzeitig eingebunden.<\/p>\n\n\n\n<h3 data-beyondwords-marker=\"9aaeefdc-4f8d-41b4-ad79-44e1941fdbaf\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-rollout-des-dms\">Rollout des DMS<\/h3>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"55acd93f-92fc-4ff0-9ac8-b0bcd4299f9f\">Der Rollout des DMS ist der n\u00e4chste Schritt auf der DMS Einf\u00fchrung Checkliste. Dabei ist es wichtig, die zentrale Informationsdrehscheibe des Unternehmens in Bewegung zu bringen und das DMS in die Organisation zu integrieren. Eine strukturierte Vorgehensweise und die Einbindung der Mitarbeiter:innen sind entscheidend f\u00fcr den Erfolg. W\u00e4hrend des Roll-outs sollten regelm\u00e4\u00dfig Feedback-Schleifen mit den Mitarbeiter:innen durchgef\u00fchrt werden, um Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Zudem sollte weiterhin auf Schulung und Schaffung von Akzeptanz gesetzt werden.<\/p>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"4b949808-152c-437f-b335-595a6e69a766\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-6-ubergang-in-den-regelbetrieb\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"6-uebergang-in-den-regelbetrieb\"><\/span>6. \u00dcbergang in den Regelbetrieb<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"d5e92cf5-8777-4f3e-ba5c-7cb8cf0367b9\">Der letzte Punkt auf der Checkliste zur DMS Einf\u00fchrung ist der \u00dcbergang in den Regelbetrieb. Hierbei handelt es sich um einen kontinuierlichen Prozess. Es erfordert Geduld und eine fortlaufende Weiterentwicklung der Projektmanagement-Kultur. W\u00e4hrend des Regelbetriebs ist es wichtig, ein offenes Ohr f\u00fcr die Mitarbeiter:innen zu haben und auf ihre Bed\u00fcrfnisse einzugehen. Eine enge Kommunikation mit dem DMS-Anbieter ist unerl\u00e4sslich, um das volle Potenzial des DMS auszusch\u00f6pfen. Ebenfalls ist es sinnvoll, unternehmensinterne Ansprechpartner:innen zu definieren und Mitarbeitenden die Sicherheit zu geben, dass sie bei Bedarf Hilfe erhalten.<\/p>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"7bed2b2c-8d2c-4883-a8ae-e7d85e37301b\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-checkliste-zur-einfuhrung-eines-dms\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"checkliste-zur-einfuehrung-eines-dms\"><\/span>Checkliste zur Einf\u00fchrung eines DMS<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<figure data-wp-context=\"{&quot;imageId&quot;:&quot;69fbb4ff597d8&quot;}\" data-wp-interactive=\"core\/image\" data-beyondwords-marker=\"c6f9b1d8-e80c-463e-85cb-ec3c148f5531\" class=\"wp-block-image size-full wp-lightbox-container\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"2560\" height=\"2364\" data-wp-class--hide=\"state.isContentHidden\" data-wp-class--show=\"state.isContentVisible\" data-wp-init=\"callbacks.setButtonStyles\" data-wp-on-async--click=\"actions.showLightbox\" data-wp-on-async--load=\"callbacks.setButtonStyles\" data-wp-on-async-window--resize=\"callbacks.setButtonStyles\" src=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/09\/einfuehrung-dms-checkliste-scaled.jpg\" alt=\"Infografik zeigt eine \t\nCheckliste zur Einf\u00fchrung eines DMS \" class=\"wp-image-43627\" srcset=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/09\/einfuehrung-dms-checkliste-scaled.jpg 2560w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/09\/einfuehrung-dms-checkliste-600x554.jpg 600w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/09\/einfuehrung-dms-checkliste-1090x1007.jpg 1090w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/09\/einfuehrung-dms-checkliste-768x709.jpg 768w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/09\/einfuehrung-dms-checkliste-1536x1418.jpg 1536w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/09\/einfuehrung-dms-checkliste-2048x1891.jpg 2048w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/09\/einfuehrung-dms-checkliste-1920x1773.jpg 1920w\" sizes=\"auto, (max-width: 2560px) 100vw, 2560px\" \/><button\n\t\t\tclass=\"lightbox-trigger\"\n\t\t\ttype=\"button\"\n\t\t\taria-haspopup=\"dialog\"\n\t\t\taria-label=\"Bild vergr\u00f6\u00dfern: Infografik zeigt eine \t\nCheckliste zur Einf\u00fchrung eines DMS \"\n\t\t\tdata-wp-init=\"callbacks.initTriggerButton\"\n\t\t\tdata-wp-on-async--click=\"actions.showLightbox\"\n\t\t\tdata-wp-style--right=\"state.imageButtonRight\"\n\t\t\tdata-wp-style--top=\"state.imageButtonTop\"\n\t\t>\n\t\t\t<svg xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\" width=\"12\" height=\"12\" fill=\"none\" viewBox=\"0 0 12 12\">\n\t\t\t\t<path fill=\"#fff\" d=\"M2 0a2 2 0 0 0-2 2v2h1.5V2a.5.5 0 0 1 .5-.5h2V0H2Zm2 10.5H2a.5.5 0 0 1-.5-.5V8H0v2a2 2 0 0 0 2 2h2v-1.5ZM8 12v-1.5h2a.5.5 0 0 0 .5-.5V8H12v2a2 2 0 0 1-2 2H8Zm2-12a2 2 0 0 1 2 2v2h-1.5V2a.5.5 0 0 0-.5-.5H8V0h2Z\" \/>\n\t\t\t<\/svg>\n\t\t<\/button><\/figure>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"1da9c4ec-e046-4314-be11-49b52e89f8fe\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-fazit\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"fazit\"><\/span>Fazit<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"075d2752-af23-427d-b219-8b8d9187f558\">Eine wichtige Ma\u00dfnahme, um die Chancen der Digitalisierung optimal zu nutzen, ist die Einf\u00fchrung eines Dokumentenmanagement-Systems. Die Verwendung einer Checkliste bei der DMS Einf\u00fchrung ist sehr hilfreich, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Aspekte angemessen ber\u00fccksichtigt werden. Die Auswahl eines geeigneten DMS-Anbieters und die Ber\u00fccksichtigung relevanter Kriterien spielen eine entscheidende Rolle f\u00fcr den Projekterfolg. Durch die Einf\u00fchrung eines ma\u00dfgeschneiderten DMS k\u00f6nnen Unternehmen ihre Arbeitsprozesse effizienter gestalten und ihre Wettbewerbsf\u00e4higkeit deutlich steigern.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<div data-beyondwords-marker=\"574e986b-0c0e-4f0e-b1cd-61dc25abb8e2\" class=\"wp-block-group is-style-info-summary\"><div class=\"wp-block-group__inner-container is-layout-constrained wp-block-group-is-layout-constrained\">\n<h3 data-beyondwords-marker=\"ec63677e-9db6-4be3-9ad0-aaf1e643465a\" class=\"wp-block-heading\">Software Demo zum d.velop DMS &#x1f4bb;<\/h3>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"b9a378c1-b20b-4719-919a-a143ff2ecad3\">Buche mit wenigen Klicks deine individuelle Software-Demo zum d.velop Dokumentenmanagement-System. Erlebe d.velop documents live und stelle direkt deine Fragen an unsere Experten:innen.<\/p>\n\n\n\n\t<div data-beyondwords-marker=\"115dce82-6cc5-460e-9927-d88833b1c18e\" class=\"wp-block-buttons\">\n\t\t<div class=\"wp-block-button is-style-outline\">\n\t\t\t<a class=\"wp-block-button__link\" href=\"https:\/\/content.d-velop.de\/demo-dvelop-documents?utm_campaign=Sonstiges+-+d.velop+BLOG+-+01%2F2018&#038;utm_source=intern-blog-ger&#038;utm_medium=blogpost-einf%25c3%25bchrung-dms&#038;utm_content=button\" target=\"\">Software-Demo buchen<\/a>\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<\/div><\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Die Akte als Aufbewahrungsort f\u00fcr Papiere hat eine lange Tradition. Bereits seit dem sp\u00e4ten Mittelalter werden Akten gef\u00fchrt. 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