{"id":16959,"date":"2024-10-17T09:33:43","date_gmt":"2024-10-17T07:33:43","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=16959"},"modified":"2025-03-21T11:28:50","modified_gmt":"2025-03-21T10:28:50","slug":"rechnungspruefung","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/rechnungspruefung\/","title":{"rendered":"Digitale Rechnungspr\u00fcfung \u2013 in 4 simplen Schritten zum Ziel"},"content":{"rendered":"\n

Kommen wir direkt zur Sache: \u00a7 14 des Umsatzsteuergesetzes (\u00a7 14 UStG Abs. 4<\/a>) definiert, wie eine formal korrekte Rechnung ausgestellt werden muss. In unserem Blogartikel \u201ePflichtangaben Rechnung: Was muss auf einer Rechnung stehen?<\/a>\u201c haben wir bereits zusammengefasst, welche Informationen zwingend auf einer Rechnung enthalten sein m\u00fcssen. Zu den Pflichtangaben geh\u00f6ren unter anderem der vollst\u00e4ndige Name des leistenden Unternehmens sowie der\/die Rechnungsempf\u00e4nger:in, die Steuernummer, das Ausstellungsdatum und der Rechnungsbetrag. Eine h\u00e4ufige Frage, die in diesem Kontext immer wieder auftaucht, bezieht sich auf die Rechnungspr\u00fcfung. Wie kann ich als Unternehmen oder Organisation m\u00f6glichst automatisiert \u00fcberpr\u00fcfen, ob eine Eingangsrechnung formal und auch sachlich korrekt ist? Wir schaffen einen \u00dcberblick.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Rechnungspr\u00fcfung im \u00dcberblick: Aufgaben, Definitionen und Vorteile<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Bevor wir auf den Ablauf einer digitalen Rechnungspr\u00fcfung sowie auf die Aufgaben einer formellen und sachlichen Rechnungspr\u00fcfung eingehen, gilt es zun\u00e4chst, einige grundlegende Fragen zu kl\u00e4ren.<\/p>\n\n\n\n

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Was bedeutet Rechnungspr\u00fcfung?<\/h3>\n\n\n\n

Die Rechnungspr\u00fcfung<\/strong> stellt sicher, dass eine Rechnung vollst\u00e4ndig und korrekt ist und z\u00e4hlt daher zu den zentralen Aufgaben der Buchhaltung. Sowohl Unternehmen als auch \u00f6ffentliche Verwaltungen (kommunale und \u00f6rtliche Rechnungspr\u00fcfung) m\u00fcssen diese durchf\u00fchren.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

Was sind die Aufgaben der Rechnungspr\u00fcfung?<\/h3>\n\n\n\n

Die Rechnungspr\u00fcfung umfasst die formale, sachliche und rechnerische Pr\u00fcfung von Rechnungen innerhalb von Organisationen. Die Rechnungspr\u00fcfung gew\u00e4hrleistet, dass alle Pflichtangaben nach \u00a714 (4) UstG ordnungsgem\u00e4\u00df erf\u00fcllt werden. Als \u00fcbergeordnete Aufgabe steht somit die Minimierung rechtlicher und finanzieller Risiken im Falle einer Betriebspr\u00fcfung im Vordergrund.<\/p>\n\n\n\n

Wer ist f\u00fcr die Rechnungspr\u00fcfung verantwortlich?<\/h3>\n\n\n\n

In KMUs ist in der Regel die Buchhaltung zust\u00e4ndig f\u00fcr die Rechnungspr\u00fcfung. Gro\u00dfe Unternehmen bzw. Konzerne f\u00fchren meist eine Kreditorenbuchhaltung, die f\u00fcr die umfassende Rechnungspr\u00fcfung verantwortlich ist.<\/p>\n\n\n\n

Was passiert bei einer fehlgeschlagenen Rechnungspr\u00fcfung?<\/h3>\n\n\n\n

Das Fehlen der vom Umsatzsteuergesetz vorgegebenen Pflichtangaben, kann sowohl interne Verluste (z.B. das Entfallen des Vorsteuerabzuges) als auch erhebliche rechtliche Konsequenzen bei einer Steuerpr\u00fcfung durch die Finanzbeh\u00f6rden nach sich ziehen. Besonders bei gr\u00f6\u00dferen Anschaffungen kann ein steuerlicher Schaden von hunderten oder auch tausenden Euro betragen. Im ung\u00fcnstigsten Fall droht eine Sch\u00e4tzung der gesamten Besteuerungsgrundlage, was in der Regel mit hohen Kosten einhergeht.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Digitale Rechnungspr\u00fcfung mithilfe eines elektronischen Rechnungseingangs<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Um den manuellen Aufwand zu vermeiden und Fehlerquellen auszuschlie\u00dfen, ist es sinnvoll, die Pr\u00fcfung von Eingangsrechnungen digital abzuwickeln. In der Regel bieten L\u00f6sungen f\u00fcr den elektronischen Rechnungseingang bzw. DMS<\/a>-Software bereits alle Funktionen f\u00fcr einen automatisierten Rechnungspr\u00fcfungsprozess. Alle notwendigen Dokumente wie die Bestellung, der Lieferschein und die Rechnung sind im System verf\u00fcgbar und erm\u00f6glichen eine effiziente digitale Rechnungspr\u00fcfung . Ein Abgleich dieser Dokumente mit Informationen aus der Stammdatenbank kann dementsprechend einfach ausgel\u00f6st werden. Im Folgenden haben wir die wichtigsten Schritte f\u00fcr Dich zusammengefasst. Der Ablauf sieht wie folgt aus:<\/p>\n\n\n\n

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  1. Formale Pr\u00fcfung nach \u00a714 UStG Pr\u00fcfung<\/li>\n\n\n\n
  2. Sachliche Rechnungspr\u00fcfung durch Fachbereich<\/li>\n\n\n\n
  3. Subpr\u00fcfung\/R\u00fcckfragen<\/li>\n\n\n\n
  4. Freigabe und Zahlung<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

    <\/span>Schritt 1: Formale Rechnungspr\u00fcfung nach \u00a714 UStG<\/span><\/h2>\n\n\n\n

    Sobald eine Eingangsrechnung das Unternehmen erreicht, besteht der erste Schritt der digitalen Rechnungspr\u00fcfung darin, zu \u00fcberpr\u00fcfen, ob sie die Anforderungen \u00a7 14 UStG an eine Rechnung erf\u00fcllt. Dies ist besonders wichtig, da nur formal korrekte Rechnungen zum Vorsteuerabzug berechtigen. Pflichtangaben nach Paragraf 14 des Umsatzsteuergesetzes unter Absatz 4 (\u00a7 14 UStG Abs. 4<\/a>) sind:<\/p>\n\n\n\n