{"id":17012,"date":"2022-07-29T11:00:00","date_gmt":"2022-07-29T09:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=17012"},"modified":"2026-04-20T09:00:21","modified_gmt":"2026-04-20T07:00:21","slug":"betriebsvereinbarung-elektronische-gehaltsabrechnung-keine-pflicht-aber-notwendigkeit","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/betriebsvereinbarung-elektronische-gehaltsabrechnung-keine-pflicht-aber-notwendigkeit\/","title":{"rendered":"Betriebsvereinbarung elektronische Gehaltsabrechnung: Warum diese f\u00fcr Arbeitgeber keine Pflicht, jedoch Notwendigkeit sein sollte"},"content":{"rendered":"\n

Der Wunsch vieler Unternehmen ist es, durch eine digitale Gehaltsabrechnung<\/a> ihre HR-Prozesse zu optimieren \u2013 sei es, um Kosten zu sparen oder die Digitalisierung im eigenen Unternehmen voranzutreiben. Die gr\u00f6\u00dfte Herausforderung stellt dabei gar nicht die technische Umsetzung der elektronischen Gehaltsabrechnung dar, sondern besteht darin, die eigenen Mitarbeiter f\u00fcr die Umstellung auf elektronische Gehaltsabrechnung zu gewinnen.<\/p>\n\n\n\n

Ein zentraler Erfolgsfaktor bei der Implementierung der digitalen Gehaltsabrechnung ist die klare Information \u00fcber das Geplante. Erkennen Mitarbeiter Nutzen und Zweck der digitalen Gehaltsabrechnung, f\u00e4llt es ihnen leichter, diese zu akzeptieren. Die zentrale Ma\u00dfnahme, um unternehmensweit Akzeptanz zu schaffen: Zeige den Mitarbeitenden, dass der Betriebsrat mit an Bord ist. Ein passendes Mittel kann in diesen Fall eine entsprechende \u201eBetriebsvereinbarung elektronische Gehaltsabrechnung\u201c<\/strong> sein.<\/p>\n\n\n\n

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<\/span>Was ist eigentlich eine Betriebsvereinbarung?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Eine Betriebsvereinbarung ist ein Vertrag zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat – dem Vertretungsorgan der Arbeitnehmerschaft. Dieser Vertrag begr\u00fcndet Rechte und Pflichten der beiden Parteien und formuliert verbindliche Normen f\u00fcr alle Arbeitnehmer eines Betriebes. Eine Betriebsvereinbarung muss schriftlich niedergelegt und vom Arbeitgeber und dem Betriebsratsvorsitzenden unterzeichnet werden.<\/p>\n\n\n\n

Eine Betriebsvereinbarung gilt unmittelbar und zwingend (\u00a7 77 Abs. 4 Satz 1 BetrVG), wenn der Betriebsrat von Rechtswegen ein Mitbestimmungsrecht hat. Andernfalls kann diese auch \u201efreiwillig\u201d (\u00a7 88 BetrVG) vereinbart werden. Die Betriebsvereinbarung tritt dabei immer zu dem vereinbarten Zeitpunkt in Kraft. Von ihren Wirkungen werden alle jetzigen und zuk\u00fcnftigen Arbeitnehmer des Betriebs und erfasst.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

<\/span>Was bedeutet die elektronische Zustellung von Gehaltsabrechnungen?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Eine Betriebsvereinbarung \u00fcber Umstellung auf elektronische Gehaltsabrechnung regelt, dass die Zurverf\u00fcgungstellung der monatlichen Gehaltsabrechnung ausschlie\u00dflich auf elektronischem Wege erfolgt.<\/p>\n\n\n\n

Pflichten des Arbeitsgebers hinsichtlich Gehaltsabrechnung ergeben sich aus \u00a7 108 Abs. 1 S. 1 GewO. Der Paragraph begr\u00fcndet die einseitige Pflicht des Arbeitgebers, jedem Arbeitnehmer mit der Zahlung des Arbeitsentgelts eine Gehaltsabrechnung in Textform zu erteilen. Ob der Text auf Papier gedruckt oder in elektronischer Form \u00fcbermittelt werden muss, ist hingegen nicht festgelegt. Spannende Details findest du im Blogartikel Recht auf Gehaltsabrechnung in Papierform.<\/a><\/p>\n\n\n\n

Das ist bei der elektronischen Zustellung von Gehaltsabrechnungen zu beachten<\/h3>\n\n\n\n

Zur Wahrung der Textform muss der Arbeitnehmer die M\u00f6glichkeit haben, die Gehaltsabrechnung zu speichern und auszudrucken. Der Arbeitgeber muss deshalb vorsorglich sicherstellen, dass der Arbeitnehmer als Empf\u00e4nger berechtigt ist, die Abrechnung tats\u00e4chlich am Arbeitsplatz abzurufen und auszudrucken (beispielsweise durch Employee-Self-Service). Achtung: Hierbei k\u00f6nne ein gesetzeskonformer Zugang der Abrechnung entsprechend nur dann angenommen werden, wenn ein Arbeitnehmer \u201ezuvor ausdr\u00fccklich oder konkludent zu erkennen gegeben hat, dass er mit der elektronischen \u00dcbermittlung der Lohnabrechnung einverstanden ist\u201c. <\/p>\n\n\n\n

Die Gewerbeordnung \u00a7 108 Abrechnung des Arbeitsentgelt<\/a>s besagt, dass bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen ist. Dementsprechend sei die „blo\u00dfe Zurverf\u00fcgungstellung“ des Payslips in elektronischer Form aber „keine Erf\u00fcllung der Pflicht zur Erteilung einer Lohnabrechnung im Sinne des \u00a7 362 Abs. 1 BGB“.<\/p>\n\n\n\n

Ein Arbeitgeber muss aus Sicht der Kammer die Abrechnung \u201eso auf den Weg zum Arbeitnehmer bringen, dass sie so in seinen Machtbereich gelangt, dass er unter gew\u00f6hnlichen Umst\u00e4nden von der Erkl\u00e4rung Kenntnis nehmen konnte\u201c. Daran fehlt es, wenn die Arbeitnehmer nicht (z. B. per Mail) \u00fcber neu eingegangene Dokumente informiert werden oder diese zugeleitet bekommen. <\/p>\n\n\n\n

Die Gehaltsabrechnung enth\u00e4lt auch sensible Daten, unter anderem: <\/p>\n\n\n\n