Um einen digitalen Aktenplan zu erstellen und das Optimum daraus herauszuholen, sind zentrale Fragen zu kl\u00e4ren: Welche Dokumente sollen in welchen Akten zu finden sein? In welche Kategorien k\u00f6nnen die Dokumente eingeordnet werden? Wer darf diese einsehen und bearbeiten? Welche Eigenschaften sollen die Dokumente besitzen?<\/p>\n\n\n\n
In unserem Artikel f\u00fchren wir durch die Beantwortung all dieser offenen Punkte. Dabei bleibt eine Hilfe stets pr\u00e4sent: der reale Ordner.<\/p>\n\n\n\n
<\/span>Definition: Was ist ein Aktenplan?<\/span><\/h2>\n\n\n\nEin Aktenplan <\/strong>(auch bekannt als \u201eProzesslandkarte\u201c, \u201eRegistraturplan\u201c, \u201eArchivplan\u201c, \u201eStrukturplan\u201c, \u201eOrdnerplan\u201c oder \u201eFile Plan\u201c) ist ein Instrument zur systematischen Ordnung und fortlaufenden Verwaltung des gesamten Schriftgutes eines Unternehmens, also von Akten, Daten und Dokumenten. Unter dieses \u00fcbergeordnete Ordnungssystem fallen Akten samt Aktenstrukturen. Der Aktenplan beinhaltet sach- oder themenbezogene Informationsobjekte abseits des Kernprozesses\/Kerngesch\u00e4ftes.<\/p>\n\n\n\nOb privater Aktenplan, f\u00fcr Unternehmen oder f\u00fcr die \u00f6ffentliche Verwaltung: Der Aktenplan bildet ein inhaltliches Ger\u00fcst (z.\u202fB. nach Themen, Aufgaben oder Organisationseinheiten) und hilft dadurch, neue Akten anzulegen und bereits existierende Akten zu finden \u2013 und dies unabh\u00e4ngig davon, ob sie analog oder digital vorliegen. Unter Zuhilfenahme eines Aktenplans gelingt es zudem, den Zusammenhalt von teilweise in Papierform und teilweise in Datei- bzw. Datenbankform vorliegenden hybriden Aktenbest\u00e4nden zu wahren.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n
<\/span>Warum sich ein Aktenplan lohnt \u2013 die Vorteile im \u00dcberblick<\/span><\/h2>\n\n\n\n\n- Grundlage f\u00fcr die Digitalisierung:<\/strong> F\u00fcr alle Unternehmen, die noch am Anfang stehen, stellen\u202fdigitale Akten\u202fund ein strukturierter\u202fAktenplan den perfekten Einstieg in die Digitalisierung und Einf\u00fchrung eines Dokumentenmanagement-Systems<\/a> (DMS) dar.\u202f<\/li>\n\n\n\n
- Strukturierte Ablage von Dokumenten:<\/strong> Als inhaltliches Ger\u00fcst hilft der Aktenplan bei der Aktenverwaltung, unabh\u00e4ngig davon, ob die Dokumente analog oder digital vorliegen.<\/li>\n\n\n\n
- Aufwand- und Zeitersparnis bei der Dokumentenablage:<\/strong> Im digitalen Archiv entf\u00e4llt die manuelle Zuordnung von Dokumenten. Das \u00fcbernimmt automatisch das System.<\/li>\n\n\n\n
- Vertraute Strukturen:<\/strong> Bestehende Strukturen lassen sich im Aktenplan abbilden, sodass Anwender:innen sich schnell zurechtfinden und in vertrauter Weise weiterarbeiten k\u00f6nnen.<\/li>\n\n\n\n
- Schnelles Auffinden von Informationen:<\/strong> Durch die systematische und transparente Ablagestruktur des Aktenplans wird die Suche nach Informationen und Dokumenten deutlich effizienter und das Wissensmanagement nachhaltig verbessert.<\/li>\n\n\n\n
- Verwaltung hybrider Aktenbest\u00e4nde:<\/strong> Der Aktenplan hilft, sowohl papierbasierte als auch digitale Dokumente, in Datei- oder Datenbankform, in einem einheitlichen System zu erfassen und ihren Zusammenhang zu wahren.<\/li>\n\n\n\n
- Sparsame Datenhaltung:<\/strong> Da der Aktenplan den hierarchischen Aufbau der Ablage in Form von intelligenten Verkn\u00fcpfungen darstellt, lassen sich Dokumente mehreren Akten zuordnen, ohne dupliziert zu werden.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
<\/span>Aktenplan erstellen: Digitale Ordnung mit System<\/span><\/h2>\n\n\n\nDamit jederzeit die richtigen Informationen in den Akten auffindbar sind, m\u00fcssen also Aktenpl\u00e4ne, sogenannte Prozesslandkarten, erstellt werden. Das ist bei h\u00e4ndischen Aktenordnern oder digitalen Filesystemen so, und \u00e4ndert sich auch beim digitalen Archiv des DMS nicht. Was sich jedoch \u00e4ndert: Die m\u00fchselige manuelle Zuordnung von Dokumenten nach dem erstellten Aktenplan entf\u00e4llt. Dies geschieht dank\u202fdigitaler Dokumentenarchivierung<\/a>\u202fvon selbst. Denn es werden in den Aktenpl\u00e4nen Kriterien definiert, anhand derer Dokumente automatisch den digitalen Akten zugeordnet werden.<\/p>\n\n\n\n![\"Digitale](\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/06\/individueller-aktenplan-1090x1090.jpg\")
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Ob privater Aktenplan, f\u00fcr Unternehmen oder f\u00fcr die \u00f6ffentliche Verwaltung: Der Aktenplan bildet ein inhaltliches Ger\u00fcst (z.\u202fB. nach Themen, Aufgaben oder Organisationseinheiten) und hilft dadurch, neue Akten anzulegen und bereits existierende Akten zu finden \u2013 und dies unabh\u00e4ngig davon, ob sie analog oder digital vorliegen. Unter Zuhilfenahme eines Aktenplans gelingt es zudem, den Zusammenhalt von teilweise in Papierform und teilweise in Datei- bzw. Datenbankform vorliegenden hybriden Aktenbest\u00e4nden zu wahren.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n
<\/span>Warum sich ein Aktenplan lohnt \u2013 die Vorteile im \u00dcberblick<\/span><\/h2>\n\n\n\n\n- Grundlage f\u00fcr die Digitalisierung:<\/strong> F\u00fcr alle Unternehmen, die noch am Anfang stehen, stellen\u202fdigitale Akten\u202fund ein strukturierter\u202fAktenplan den perfekten Einstieg in die Digitalisierung und Einf\u00fchrung eines Dokumentenmanagement-Systems<\/a> (DMS) dar.\u202f<\/li>\n\n\n\n
- Strukturierte Ablage von Dokumenten:<\/strong> Als inhaltliches Ger\u00fcst hilft der Aktenplan bei der Aktenverwaltung, unabh\u00e4ngig davon, ob die Dokumente analog oder digital vorliegen.<\/li>\n\n\n\n
- Aufwand- und Zeitersparnis bei der Dokumentenablage:<\/strong> Im digitalen Archiv entf\u00e4llt die manuelle Zuordnung von Dokumenten. Das \u00fcbernimmt automatisch das System.<\/li>\n\n\n\n
- Vertraute Strukturen:<\/strong> Bestehende Strukturen lassen sich im Aktenplan abbilden, sodass Anwender:innen sich schnell zurechtfinden und in vertrauter Weise weiterarbeiten k\u00f6nnen.<\/li>\n\n\n\n
- Schnelles Auffinden von Informationen:<\/strong> Durch die systematische und transparente Ablagestruktur des Aktenplans wird die Suche nach Informationen und Dokumenten deutlich effizienter und das Wissensmanagement nachhaltig verbessert.<\/li>\n\n\n\n
- Verwaltung hybrider Aktenbest\u00e4nde:<\/strong> Der Aktenplan hilft, sowohl papierbasierte als auch digitale Dokumente, in Datei- oder Datenbankform, in einem einheitlichen System zu erfassen und ihren Zusammenhang zu wahren.<\/li>\n\n\n\n
- Sparsame Datenhaltung:<\/strong> Da der Aktenplan den hierarchischen Aufbau der Ablage in Form von intelligenten Verkn\u00fcpfungen darstellt, lassen sich Dokumente mehreren Akten zuordnen, ohne dupliziert zu werden.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
<\/span>Aktenplan erstellen: Digitale Ordnung mit System<\/span><\/h2>\n\n\n\nDamit jederzeit die richtigen Informationen in den Akten auffindbar sind, m\u00fcssen also Aktenpl\u00e4ne, sogenannte Prozesslandkarten, erstellt werden. Das ist bei h\u00e4ndischen Aktenordnern oder digitalen Filesystemen so, und \u00e4ndert sich auch beim digitalen Archiv des DMS nicht. Was sich jedoch \u00e4ndert: Die m\u00fchselige manuelle Zuordnung von Dokumenten nach dem erstellten Aktenplan entf\u00e4llt. Dies geschieht dank\u202fdigitaler Dokumentenarchivierung<\/a>\u202fvon selbst. Denn es werden in den Aktenpl\u00e4nen Kriterien definiert, anhand derer Dokumente automatisch den digitalen Akten zugeordnet werden.<\/p>\n\n\n\n\n\t\t\t
<\/span>Aktenplan erstellen: Digitale Ordnung mit System<\/span><\/h2>\n\n\n\nDamit jederzeit die richtigen Informationen in den Akten auffindbar sind, m\u00fcssen also Aktenpl\u00e4ne, sogenannte Prozesslandkarten, erstellt werden. Das ist bei h\u00e4ndischen Aktenordnern oder digitalen Filesystemen so, und \u00e4ndert sich auch beim digitalen Archiv des DMS nicht. Was sich jedoch \u00e4ndert: Die m\u00fchselige manuelle Zuordnung von Dokumenten nach dem erstellten Aktenplan entf\u00e4llt. Dies geschieht dank\u202fdigitaler Dokumentenarchivierung<\/a>\u202fvon selbst. Denn es werden in den Aktenpl\u00e4nen Kriterien definiert, anhand derer Dokumente automatisch den digitalen Akten zugeordnet werden.<\/p>\n\n\n\n\n\t\t\t