{"id":17185,"date":"2021-06-08T16:12:00","date_gmt":"2021-06-08T14:12:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=17185"},"modified":"2025-03-24T16:02:15","modified_gmt":"2025-03-24T15:02:15","slug":"die-manuelle-und-automatisierte-rechnungsverarbeitung-im-vergleich-eine-prozessanalyse","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/die-manuelle-und-automatisierte-rechnungsverarbeitung-im-vergleich-eine-prozessanalyse\/","title":{"rendered":"Manueller und automatisierter Rechnungsprozess im Vergleich \u2013 Eine Prozessanalyse"},"content":{"rendered":"\n

Mit einem digitalen Dokumentenmanagement<\/a> haben Unternehmen die perfekte Basis, um langfristig alle Prozesse im Unternehmen zu digitalisieren und in weiten Teilen zu automatisieren. Es lassen sich sogenannte Workflows f\u00fcr verschiedene Bereiche implementieren. Hierbei empfiehlt es sich, mit den Prozessen zu starten, die am meisten schmerzen. Anders ausgedr\u00fcckt: Die Prozesse, die f\u00fcr die gr\u00f6\u00dften \u201ePains\u201c sorgen. Welche Prozesse das sind, l\u00e4sst sich mithilfe eines Analyserasters leicht herausfinden. Kleiner Spoiler zu Beginn: Den Rechnungsprozess unter die Lupe zu nehmen, lohnt sich f\u00fcr sehr viele Unternehmen.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Prozessanalyse zur Rechnungsbearbeitung <\/span><\/h2>\n\n\n\n

Bei vielen Unternehmen weist die Automatisierung der Rechnungsbearbeitung das h\u00f6chste Optimierungspotenzial auf. Wir haben daher die Punkte des Analyserasters f\u00fcr den Rechnungsprozess schrittweise f\u00fcr Sie ausgef\u00fcllt.<\/p>\n\n\n\n

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Prozessanalyse Definition<\/h3>\n\n\n\n

Die Prozessanalyse ist Bestandteil des Prozessmanagements und dient der Identifizierung von Schwachstellen und Optimierungspotenzialen eines Prozesses. Im Rahmen der Prozessanalyse werden IST- und SOLL-Zustand \u00fcberwacht und analysiert. Zur Umsetzung der Prozessanalyse wird in der Regel ein Analyseraster verwendet.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

Prozessanalyse Beispiel: Vorlage eines Analyserasters<\/h3>\n\n\n\n

Die folgende Grafik bildet ein solches Analyseraster ab:<\/p>\n\n\n\n

\"Analyseraster-Prozesse-dvelop\"<\/figure>\n\n\n\n

<\/span>Die manuelle Rechnungsverarbeitung in der Prozessanalyse<\/span><\/h2>\n\n\n\n

1. Manuelle Rechnungsbearbeitung: Bisheriger Ablauf im Unternehmen <\/h3>\n\n\n\n

Die Rechnung mit Bestellzug geht auf dem Postweg im Unternehmen ein. Sie landet im Idealfall direkt bei der Finanzabteilung und wird auf Vollst\u00e4ndigkeit gepr\u00fcft. Ist die Rechnung nicht vollst\u00e4ndig, geht sie an den zust\u00e4ndigen Mitarbeitenden in der Fachabteilung.<\/p>\n\n\n\n

Die richtige Person muss ausfindig gemacht werden und erh\u00e4lt die Rechnung. Er oder sie pr\u00fcft dann die Rechnung. Wird sie freigegeben, wird sie zur\u00fcckgebracht zur Finanzabteilung und dort im ERP-System verbucht. Wird sie nicht freigegeben, m\u00fcssen Mitarbeitende der Finanzabteilung und Fachabteilung und evtl. weitere Abteilungen den Vorgang kl\u00e4ren. Dies kann mitunter sehr lange dauern. <\/p>\n\n\n\n

Manuelle Rechnungsbearbeitung \u2013 Ablauf im \u00dcberblick<\/h4>\n\n\n\n

Wie komplex der Rechnungsprozess ist, zeigt die nachstehende Grafik:<\/p>\n\n\n\n

\"Manueller<\/figure>\n\n\n\n

F\u00fcr eine Rechnung ohne Bestellbezug sieht der Rechnungsprozess sogar noch komplexer aus.<\/p>\n\n\n\n

2. \u201ePains\u201c f\u00fcr die Mitarbeiter:innen durch den manuellen Rechnungsprozess<\/h3>\n\n\n\n

Der komplexe manuelle Ablauf der Rechnungsbearbeitung sorgt f\u00fcr verschiedenste Stolperfallen im Unternehmen. Diese k\u00f6nnen die Mitarbeiternden im t\u00e4glichen Rechnungsprozess behindern und so f\u00fcr Frustration sorgen. Eine Auswahl f\u00fcr die Prozessanalyse:<\/p>\n\n\n\n