{"id":17637,"date":"2024-10-08T12:12:28","date_gmt":"2024-10-08T10:12:28","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=17637"},"modified":"2024-10-08T12:36:33","modified_gmt":"2024-10-08T10:36:33","slug":"e-mail-archiv","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/e-mail-archiv\/","title":{"rendered":"E-Mail-Archiv: So funktioniert\u2019s revisionssicher und automatisiert."},"content":{"rendered":"\n

Gerade im betrieblichen Kontext ist die E-Mail ein viel genutztes Kommunikationsmittel. Stell dir vor: Prognosen zufolge wird die Anzahl, der t\u00e4glich weltweit versendeten und empfangenen E-Mails, sowohl privat als auch gesch\u00e4ftlich, im Jahr 2024 insgesamt 376,4 Milliarden erreichen \u2013 bis 2026 soll diese Zahl kontinuierlich auf 392,5 Milliarden E-Mails pro Tag ansteigen. Das bedeutet: Unmengen an wichtigen Daten, die sicher und rechtskonform zu verwalten sind! In vielen Unternehmen h\u00f6rt man in diesem Kontext oft vom \u201em\u00fcssen\u201c. Wir \u201em\u00fcssen\u201c E-Mails archivieren. Wir \u201em\u00fcssen\u201c der E-Mail-Archivierungspflicht nachkommen. Aber gibt es \u00fcberhaupt eine Pflicht oder gar ein Gesetz, das die Archivierung von elektronischen Nachrichten in einem E-Mail-Archiv<\/strong> regelt?<\/p>\n\n\n\n

In Deutschland existieren gesetzliche Vorgaben, die Unternehmen zur E-Mail-Archivierung<\/a> des gesch\u00e4ftlichen Schriftverkehrs verpflichten. E-Mail-Archivierung ist aber nicht nur eine l\u00e4stige, rechtliche Verpflichtung. Es geht auch darum, die Mail-Infrastruktur zu entlasten, PST-Dateien abzuschaffen, Prozesse zu optimieren und die Effizienz der Anwender:innen zu steigern. In diesem Blogartikel wollen wir uns aber vor allem auf die gesetzlichen Vorschriften konzentrieren.<\/p>\n\n\n\n

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<\/span>Definition: Was ist E-Mail-Archivierung?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

E-Mail-Archivierung bedeutet die langfristige, unver\u00e4nderliche und sichere Aufbewahrung von E-Mails in digitaler Form. Die E-Mail-Archivierung muss den Anforderungen der Revisionssicherheit entsprechen und sich an verschiedenen rechtlichen Vorschriften orientieren. Spezialisierte Software erm\u00f6glicht diese Art der systematischen Archivierung von elektronischen Nachrichten und erleichtert den Zugriff darauf.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

<\/span>Gesetz zum E-Mail-Archiv? Diese gesetzlichen Vorgaben solltest du beachten<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Wenn Unternehmen von einem Zwang zur Archivierung von E-Mails sprechen, hat man wom\u00f6glich einen Gesetzestext mit granularen \u201eDos and Don’ts\u201c vor Augen. Doch gibt es ein spezifisches Gesetz zur E-Mail-Archivierung? Die Antwort mag viele verwundern, aber \u201eNein\u201c, ein zentrales E-Mail-Archivierungsgesetz gibt es nicht. Vielmehr ergibt sich die rechtliche Grundlage zur Aufbewahrung von E-Mails aus unterschiedlichen Vorschriften und Gesetzen.<\/p>\n\n\n\n

Die Anforderungen an die Aufbewahrung von E-Mails ergeben sich haupts\u00e4chlich aus der GoBD <\/a>(Grunds\u00e4tze zur ordnungsgem\u00e4\u00dfen F\u00fchrung und Aufbewahrung von B\u00fcchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Diese wiederum referenzieren insbesondere das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO). Aus den gesetzlichen Vorgaben ergibt sich f\u00fcr jeden Kaufmann, jede Handelsgesellschaft, jede eingetragene Genossenschaft und jede juristische Person eine Aufbewahrungsfrist von sechs bis zehn Jahren f\u00fcr E-Mails, die Handelsgesch\u00e4fte betreffen und f\u00fcr die Besteuerung relevant sind (\u00a7 257 HGB\/\u00a7 140 AO). Abh\u00e4ngig vom Unternehmen, der Branche und weiteren Faktoren k\u00f6nnen zudem noch spezifischere Gesetze greifen.<\/p>\n\n\n\n

Zusammenfassend sind dies die wichtigsten Gesetze:<\/p>\n\n\n\n