{"id":17769,"date":"2022-09-15T09:00:00","date_gmt":"2022-09-15T07:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=17769"},"modified":"2025-02-13T17:14:38","modified_gmt":"2025-02-13T16:14:38","slug":"elektronische-aktenfuehrung-verwaltung","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/branchenprozesse\/elektronische-aktenfuehrung-verwaltung\/","title":{"rendered":"Elektronische Aktenf\u00fchrung in der Verwaltung: Ist die eAkte mehr als eine digitalisierte Papierakte?"},"content":{"rendered":"\n

Mit der Umstellung auf die eAkte<\/a> erfolgt ein fundamentaler Eingriff in die Verwaltungsorganisation. Die Aktenm\u00e4\u00dfigkeit stellt im Endeffekt das zentrale Ordnungsprinzip einer \u00f6ffentlichen Verwaltung dar. Die Einf\u00fchrung der eAkte ist also ein erster Schritt in Richtung moderne Verwaltung<\/a>. In diesem Blogartikel wollen wir diese Entwicklung einmal einordnen.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Die elektronische Aktenf\u00fchrung hat weitreichenden Einfluss auf jede Verwaltung<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Durch das E-Government-Gesetz (EGovG)<\/a> sind Bundesbeh\u00f6rden dazu verpflichtet, sp\u00e4testens zum 01.01.2020 auf eine elektronische Aktenf\u00fchrung umzustellen. Die Einf\u00fchrung der sogenannten eAkte soll nicht nur die Kommunikation zwischen B\u00fcrgern und Verwaltung vereinfachen, sondern auch die Modernisierung der \u00f6ffentlichen Verwaltung vorantreiben und dadurch den Weg zum E-Government in Deutschland bereiten. <\/p>\n\n\n\n

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<\/span>Was ist eine elektronische Aktenf\u00fchrung?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Im Prinzip ist die elektronische Aktenf\u00fchrung<\/strong> in der Verwaltung eine digitale Datensammlung, die sich oft nach dem Vorbild herk\u00f6mmlicher, papierbasierter Akten orientiert. Dabei folgt die Struktur der eAkte zumeist der physischen. Man hat Deckbl\u00e4tter, Register, Vorg\u00e4nge und schlie\u00dflich Dokumente in Form von digitalen Schriftst\u00fccken. Doch das war es auch schon mit der \u00c4hnlichkeit. Die eAkte schafft es, gesamte Gesch\u00e4ftsprozesse medienbruchfrei und digital abzubilden.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

<\/span>eAkte ist mehr als nur eine digitalisierte Papierakte<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Und genau deshalb ist die eAkte ein wichtiger Bestandteil des E-Government-Gesetz, so Staatssekret\u00e4r Klaus Vitt, Beauftragter der Bundesregierung f\u00fcr Informationstechnik<\/a> (BMI), in einem Artikel<\/a> in der eGovernment<\/span> Computing zur papierlosen Verwaltung: <\/p>\n\n\n\n

Wir d\u00fcrfen uns nicht nur um die externe Schnittstelle zu B\u00fcrgern, Unternehmen und anderen Verwaltungseinheiten k\u00fcmmern, sondern m\u00fcssen auch daf\u00fcr sorgen, dass alle internen Verwaltungsprozesse durchg\u00e4ngig digitalisiert und damit frei von Medienbr\u00fcchen sind. Deshalb ist die fl\u00e4chendeckende Einf\u00fchrung der elektronischen \u00adAkte innerhalb der Bundesverwaltung ein so wichtiger Baustein f\u00fcr den Erfolg der Digitalisierungsstrategie<\/a> unseres LandesKlaus Vitt | Staatssekret\u00e4r & Beauftragter des BMI<\/em><\/p><\/blockquote><\/figure>\n\n\n\n

<\/span>Ganzheitliche Informationsverwaltung mittels Dokumentenmanagement-System<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Voraussetzung f\u00fcr die Einf\u00fchrung einer elektronischen Aktenf\u00fchrung in der \u00f6ffentlichen Verwaltung ist eine passgenaue Konzeption, die auf die Bed\u00fcrfnisse und Anforderungen der jeweiligen Organisation R\u00fccksicht nimmt sowie eine intelligente Anbindung der Fachverfahren erm\u00f6glicht. Die Verkn\u00fcpfung unterschiedlicher Informationsobjekte soll so erfolgen, dass der Anwender durch die Aktenanwendung eine ganzheitliche, zumeist vorgangsbezogene Sicht auf die relevanten Informationen erh\u00e4lt. Die damit einhergehende (automatisierte) Verarbeitung erm\u00f6glicht eine wesentlich einfachere und schnellere Verkn\u00fcpfung von Daten \u2013 was letztlich eine Beschleunigung der Arbeitsprozesse in der \u00f6ffentlichen Verwaltung bedeutet.<\/p>\n\n\n\n

\"Infografik<\/a><\/figure>\n\n\n\n

<\/span>Auswirkungen der eAkte auf Verwaltungsprozesse<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Mit einer elektronischen Aktenf\u00fchrung werden Informationen wesentlich gezielter und somit schneller gefunden als bei der herk\u00f6mmlichen Papierakte. Sie erm\u00f6glicht einen schnellen, ortsunabh\u00e4ngigen und kontinuierlichen Zugriff auf Informationen. So sehen auch die Bundes- und Landesbeh\u00f6rden sowie die Kommunen im Einsatz der eAkte den gr\u00f6\u00dften Mehrwert bei der Umsetzung des E-Government-Gesetzes wie eine Studie<\/a> der Hochschule Harz ergab.<\/p>\n\n\n

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\"eGovernment-Gesetzt<\/a>
Einsch\u00e4tzung des Mehrwerts der Anwendungen, welche durch das E-Government-Gesetz eingef\u00fchrt wurden.<\/figcaption><\/figure><\/div>\n\n\n

Mittels einer integrierten Suchfunktion l\u00e4sst sich allein anhand eines Schlagwortes das passende Dokument finden. Zudem haben alle Benutzer bei elektronischen Akten direkt nach Eingang eines Dokumentes \u2013 ob digital zugestellt oder papierbasiert eingescannt \u2013\u00a0 unabh\u00e4ngig vom Standort Zugriff auf das jeweilige Dokument. So k\u00f6nnen mehrere Personen gleichzeitig eine Akte \u201ein der Hand haben\u201c und sich Informationen unkompliziert hervorholen. Informationen sind so nicht nur leicht aufzufinden, sondern parallel und sogar mobil von mehreren berechtigten Personen einzusehen. Durch ein Rollen- und Berechtigungskonzept ist es m\u00f6glich, die Einsicht in die Akten individuell zu gestalten. Die einzelnen Berechtigungen k\u00f6nnen f\u00fcr jeden Benutzer entsprechend definiert und f\u00fcr die jeweiligen Aufgaben, Verantwortlichkeiten oder Prozessabl\u00e4ufe angepasst werden.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Die Vorteile der elektronischen Aktenf\u00fchrung gegen\u00fcber der papierbasierten Aktenf\u00fchrung<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Naheliegend sind Aktenschr\u00e4nke und Archive nach der Digitalisierung der Papierakten weitestgehend \u00fcberfl\u00fcssig. So k\u00f6nnen die Beh\u00f6rden Kosten senken oder den gewonnenen Platz anderweitig nutzen. Zudem erh\u00f6ht sich durch die zentrale Verf\u00fcgbarkeit der Daten auch die Transparenz deutlich. Au\u00dferdem entf\u00e4llt durch die eAkte weiterer Arbeitsaufwand. Zum einen entf\u00e4llt die Suchzeit nach Papierakten und des Weiteren werden dank eines Aufbewahrungs- und L\u00f6schkonzepts Dokumente wie Rechnungen und Personalakten automatisch nach Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gel\u00f6scht, indem die Fristen elektronisch festgelegt wurden. Ebenso ist die Sicherheit in der elektronischen Aktenhaltung deutlich h\u00f6her. Eine Manipulation der Daten ist wesentlich schwieriger, ebenso wie die versehentliche oder absichtliche Zerst\u00f6rung bestimmter Dokumente.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Automatisierte Aktenf\u00fchrung mit der eAkte<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Obwohl ein fester Aktenplan die Struktur der elektronischen Akten in der Verwaltung vorgibt, besteht bei der Aktenf\u00fchrung die M\u00f6glichkeit der Automatisierung von Abl\u00e4ufen. Denn bei Bedarf ist der Aktenplan flexibel anpassbar. Wie Du diesen erstellen kannst, erf\u00e4hrst Du in unserem Blogartikel zum Thema: Aktenplan erstellen<\/a>.<\/p>\n\n\n\n

Dokumente zum Beispiel, die digital ankommen oder eingescannt werden, werden automatisch abgelegt. Die neuen Daten und Schriftst\u00fccke werden zum Vorgang direkt in die betreffende eAkte einsortiert. Digitale Dokumente bieten noch weitere M\u00f6glichkeiten zum Automatisieren verschiedener Gesch\u00e4ftsprozesse. Beispielsweise k\u00f6nnen bei einer Personalakte automatisch prozessorientierte Vorg\u00e4nge initiiert werden. Dazu geh\u00f6rt die Erstellung von Wiedervorlagen, die Versendung einer Einladung oder die Anweisung von Zahlungen. Bei einer Papierakte werden die Dokumente lediglich sortiert abgeheftet. Mit der elektronischen Aktenf\u00fchrung ist die Grundlage f\u00fcr die digitale Gestaltung von Prozessen in der Verwaltung gelegt<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Kundenvortrag Einf\u00fchrung der eAkte bei der Stadt Wuppertal<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Nicole Sommer ist bei der Stadt Wuppertal im Amt f\u00fcr Informationstechnik und Digitalisierung als Fachbereichsleiterin f\u00fcr den Bereich Digitalisierung und E-Government zust\u00e4ndig. Zudem ist sie als Projektleiterin f\u00fcr das F\u00f6rderprojekt \u201eVerwaltungsweite Einf\u00fchrung des digitalen Aktenplans\u201c verantwortlich. <\/p>\n\n\n\n

Neben einer Vorstellung der Wuppertaler Stadtverwaltung und dem Modellprojekt stehen f\u00fcnf wesentliche Aspekte im Fokus des Kundenvortrags:<\/p>\n\n\n\n

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  1. Motivation zur Einf\u00fchrung einer eAkte<\/li>\n\n\n\n
  2. Einf\u00fchrung in die strategische und operative Vorgehensweise<\/li>\n\n\n\n
  3. Herausforderungen im Rahmen der Einf\u00fchrung<\/li>\n\n\n\n
  4. Exkurs in die Abgrenzung zwischen Fall- und Sachakte<\/li>\n\n\n\n
  5. praktische Handlungsempfehlung<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n