Definition Langzeitarchivierung<\/h3>\n\n\n\n
Die Langzeitarchivierung beschreibt den Prozess einer langfristigen Erfassung von Daten und Informationen und ihrer sch\u00fctzenden Aufbewahrung sowie der Bereitstellung f\u00fcr die dauerhafte Verf\u00fcgbarkeit, insbesondere zur Bewahrung kulturellen Erbes oder zur Erf\u00fcllung rechtlicher und regulatorischer Anforderungen.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n
<\/span>5 Gr\u00fcnde, warum Langzeitarchivierung unerl\u00e4sslich ist<\/span><\/h2>\n\n\n\nDie Langzeitarchivierung von Daten ist von entscheidender Bedeutung f\u00fcr Unternehmen, Institutionen und Privatpersonen. Hier sind f\u00fcnf zentrale Gr\u00fcnde, warum eine effektive Langzeitarchivierung unverzichtbar ist:<\/p>\n\n\n\n
\n- Erhaltung des kulturellen Erbes: <\/strong>Sicherung historischer Dokumente und kultureller Artefakte vor Verlust durch Alterung und andere Sch\u00e4den.<\/li>\n\n\n\n
- Forschung und Bildung:<\/strong> Archivierte Materialien sind fundamentale Quellen f\u00fcr wissenschaftliche Forschung, Bildung und Wissensvermittlung in verschiedenen Fachgebieten.<\/li>\n\n\n\n
- Gesetzliche, administrative Zwecke:<\/strong> Erf\u00fcllung rechtlicher und administrativer Anforderungen, wie die Aufbewahrung gesetzlich vorgeschriebener Aufzeichnungen in staatlichen Archiven.<\/li>\n\n\n\n
- Schutz vor Verlust und Sch\u00e4den:<\/strong> Digitalisierung und sichere Lagerung sch\u00fctzen Dokumente vor physischem Verfall, Naturkatastrophen und menschlichem Versagen.<\/li>\n\n\n\n
- Barrierefreier Zugang: <\/strong>Einfacher und barrierefreier Zugang zu archivierten Materialien, was die Demokratisierung des Wissens f\u00f6rdert und den Zugang weltweit erleichtert.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
![\"Infografik,](\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/09\/5-gruende-fuer-die-langzeitarchivierung.jpg\")
<\/a><\/figure>\n\n\n\n<\/span>Ist Langzeitarchivierung verpflichtend?<\/span><\/h2>\n\n\n\nPers\u00f6nliche oder gesch\u00e4ftliche Schriftst\u00fccke sollten nicht nur aus nostalgischen oder informativen Gr\u00fcnden archiviert werden. Die langfristige Aufbewahrung bestimmter Dokumente ist auch durch gesetzliche Vorgaben geregelt.<\/p>\n\n\n\n
Im Gesch\u00e4ftsumfeld sind rechtliche Anforderungen zur Langzeitarchivierung bestimmter Informationen und Dokumente im<\/p>\n\n\n\n
\n- Handelsgesetzbuch (HGB),<\/li>\n\n\n\n
- der Abgabenordnung (AO)<\/li>\n\n\n\n
- und den Grunds\u00e4tzen zur ordnungsm\u00e4\u00dfigen F\u00fchrung und Aufbewahrung von B\u00fcchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD<\/a>)<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
geregelt. Diese Verpflichtung soll der Transparenz und Nachvollziehbarkeit gesch\u00e4ftlicher Vorg\u00e4nge und der Sicherstellung der Einhaltung steuerlicher und handelsrechtlicher Vorschriften dienen.<\/p>\n\n\n\n
\nDurchblick im Compliance-Dschungel<\/strong> | Mit GoBD, DSGVO, ISO 27001, Revisionssicherheit & Co. zu mehr Sicherheit im Unternehmen<\/p>\n\n\n\n\t\n\t\t\n\t\t\tJetzt lesen<\/a>\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<\/div><\/div>\n\n\n\n<\/span>G\u00fcltige Aufbewahrungsfristen f\u00fcr Langzeitarchivierung im \u00dcberblick<\/span><\/h2>\n\n\n\n1. Gesch\u00e4ftliche Dokumente<\/h3>\n\n\n\n
Gesch\u00e4ftliche Dokumente wie Rechnungen<\/a> oder Vertr\u00e4ge m\u00fcssen bis zu zehn Jahre<\/strong> archiviert werden. Dies h\u00e4ngt vor allem mit dem Finanzamt zusammen. Grunds\u00e4tzlich geht das Finanzamt immer von der Richtigkeit des Jahresabschlusses oder der Steuererkl\u00e4rung aus. Kommen Zweifel, ist die Person oder das Unternehmen in der Beweispflicht. Daher m\u00fcssen viele Dokumente und Daten entsprechend archiviert werden.<\/p>\n\n\n\n2. Medizinische Dokumente<\/h3>\n\n\n\n
Im medizinischen Umfeld erweitert sich der Zeitraum deutlich. Patientendaten werden zehn Jahre<\/strong> lang nach Abschluss der Behandlung aufbewahrt. Handelt es sich um eine chronische Erkrankung, um Komplikationen oder sogar einen Rechtsstreit, sind die Unterlagen bis zu 30 Jahre<\/strong> aufzubewahren.<\/p>\n\n\n\nUrkunden und Zeugnisse<\/h3>\n\n\n\n
Im Bereich von Grundst\u00fccken und Immobilien ist man dann schon bei Archivierungszeitr\u00e4umen, die der Lebensdauer eines Objektes entsprechen. Einige Dokumente sollten sogar ein Leben lang aufbewahrt werden:<\/p>\n\n\n\n
\n- Gutachten<\/li>\n\n\n\n
- Ausbildungsurkunden<\/li>\n\n\n\n
- Zeugnisse<\/li>\n\n\n\n
- Geburtsurkunden<\/li>\n\n\n\n
- Taufscheine<\/li>\n\n\n\n
- Heiratsurkunden<\/li>\n\n\n\n
- Sterbeurkunden von Angeh\u00f6rigen<\/li>\n\n\n\n
- Arbeitsvertr\u00e4ge<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
<\/span>DACH-Vergleich der Vorschriften zur Langzeitarchivierung<\/span><\/h2>\n\n\n\nNicht nur in Deutschland finden wir klare Regelungen zur langzeitigen Archivierung von Informationen und Dokumenten vor. Auch in unseren Nachbarl\u00e4ndern aus der DACH-Region gelten gewisse Vorgaben, die insbesondere f\u00fcr Unternehmen von Bedeutung sind. Hier sind die wichtigsten Punkte zusammengefasst:<\/p>\n\n\n\n
Langzeitarchivierung in \u00d6sterreich<\/h3>\n\n\n\n
Relevante Gesetze:<\/strong><\/p>\n\n\n\n\n- Unternehmensgesetzbuch (UGB)<\/li>\n\n\n\n
- Bundesabgabenordnung (BAO)<\/li>\n\n\n\n
- Arbeitsverfassungsgesetz (ArbVG)<\/li>\n\n\n\n
- Datenschutzgesetz (DSG)<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Aufbewahrungsfristen:<\/strong><\/p>\n\n\n\n\n- 10 Jahre (bzw. 30 Jahre bei m\u00f6glichen Anspr\u00fcchen auf Schadenersatz): Gesundheitsdaten<\/li>\n\n\n\n
- 7 Jahre: Buchhaltungsunterlagen, Steuerunterlagen, Jahresabschl\u00fcsse, Arbeitsvertr\u00e4ge und Personalakten, Lohnkonten, Rechnungen<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Langzeitarchvierung in der Schweiz<\/h3>\n\n\n\n
Relevante Gesetze:<\/strong><\/p>\n\n\n\n\n- Obligationenrecht (OR)<\/li>\n\n\n\n
- Verordnung \u00fcber die F\u00fchrung und Aufbewahrung der Gesch\u00e4ftsb\u00fccher (GeB\u00fcV)<\/li>\n\n\n\n
- Datenschutzgesetz (DSG)<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Aufbewahrungsfristen:<\/strong><\/p>\n\n\n\n\n- 10 Jahre: Buchhaltungsunterlagen, Steuerunterlagen, Jahresabschl\u00fcsse, Arbeitsvertr\u00e4ge und Personalakten, Lohnabrechnungen, Gesch\u00e4ftsberichte, allgemeine Vertr\u00e4ge<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
<\/span>Langzeitarchivierung im Wandel: digital vs. klassisch<\/span><\/h2>\n\n\n\nWie m\u00fcssen Daten physisch aufbewahrt werden, um ihre Langfristigkeit zu gew\u00e4hrleisten? Wie bereits im bisherigen Verlauf dieses Artikels angedeutet, scheint die Antwort klar zu sein: Die digitale Langzeitarchivierung geht hier als klarer Sieger hervor. Doch warum ist das so? Dieser Frage werden wir nun auf den Grund gehen!<\/p>\n\n\n\n
Wenn die papierbasierte Langzeitarchivierung an ihre Grenzen st\u00f6\u00dft<\/h3>\n\n\n\n
Die Archivierung in Papierform ist grunds\u00e4tzlich rechtskonform. Jedoch bringt diese Form der Langzeitarchivierung erhebliche Kosten mit sich: Neben den initialen Ausgaben f\u00fcr B\u00fcromaterialien wie Papier, Etiketten, Stifte, Aktenordner und H\u00e4ngemappen, sind auch die Kosten f\u00fcr die Archivierungsinfrastruktur zu ber\u00fccksichtigen. Dazu z\u00e4hlen Kauf oder Miete sowie die Instandhaltung von Lagerfl\u00e4chen, Regalen und feuerfesten Dokumentenkassetten. Hinzu kommen Versicherungsschutz und Kosten f\u00fcr die sichere Vernichtung sensibler Dokumente nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist.<\/p>\n\n\n\n
Auch die Personalkosten sind nicht zu untersch\u00e4tzen. Der b\u00fcrokratische Aufwand f\u00fcr die Zuordnung und Sortierung der Dokumente in entsprechende Akten, insbesondere wenn diese im Aktenchaos erst einmal gefunden werden m\u00fcssen, ist ebenfalls ein wesentlicher Kostenfaktor. Ein Aufwand, der sich mit der elektronischen Langzeitarchivierung schnell minimieren l\u00e4sst.<\/p>\n\n\n\n
Elektronische Langzeitarchivierung: Ein Weg zu mehr Effizienz<\/h3>\n\n\n\n
Mittlerweile l\u00e4sst das Gesetz bei vielen Dokumenten die digitale Langzeitarchivierung zu. So k\u00f6nnen etwa alle Belege<\/a> eines Unternehmens digital aufbewahrt werden. Das spart jede Menge Geld und Zeit. Die Kosten f\u00fcr Lagerraum etc. entfallen vollst\u00e4ndig und der Arbeitsaufwand reduziert sich auf ein Minimum. Eine gro\u00dfe Entlastung ist die automatische L\u00f6schung von Dokumenten. Bei der digitalen Langzeitarchivierung in einem Dokumentenmanagement-System (DMS)<\/a> kann die Aufbewahrungsfrist pr\u00e4zise festgelegt werden. Sobald diese Frist abgelaufen ist, erfolgt die automatische L\u00f6schung der Daten.<\/p>\n\n\n\n<\/span>Herausforderungen bei der digitalen Langzeitarchivierung<\/span><\/h2>\n\n\n\nDie Herausforderung der Langzeitarchivierung digitaler Daten liegt darin, dass sie f\u00fcr die genannten Zeitr\u00e4ume verf\u00fcgbar und nutzbar bleiben. Was sind also geeignete Methoden? Um dies zu beantworten, ist es hilfreich, zun\u00e4chst einen detaillierteren Blick auf die Herausforderungen zu werfen.<\/p>\n\n\n\n
Ein Mythos aufgedeckt: Digitale Langzeitarchivierung ist unsicher?!<\/h3>\n\n\n\n
Sicherheit ist das A und O. Du denkst, dass die digitale Ablage deiner Unterlagen im Vergleich zu klassischen Akten unsicher ist, weil sie m\u00f6glicherweise im \u201eComputerkosmos\u201c verloren gehen k\u00f6nnten? Das ist ein Missverst\u00e4ndnis! Die digitale Langzeitarchivierung bietet aus mehreren Gr\u00fcnden hohe Sicherheit:<\/p>\n\n\n\n
Zum einen werden wichtige digitale Daten durch regelm\u00e4\u00dfige Backups gesichert, um sie vor Verlust zu sch\u00fctzen. Zum anderen sorgt Versionierung daf\u00fcr, Datenverluste durch versehentliche \u00c4nderungen oder L\u00f6schungen zu vermeiden. Auch Verschl\u00fcsselung oder effektive Berechtigungskonzepte<\/a> sch\u00fctzen deine Daten vor unbefugtem Zugriff und Diebstahl.<\/p>\n\n\n\nBeim Thema Datensicherheit und -integrit\u00e4t ist die Einhaltung von Compliance-Vorgaben von entscheidender Bedeutung. Ob in der Cloud<\/a> oder lokal in Rechenzentren, durch die digitale Langzeitarchivierung in einem DMS steht der Einhaltung dieser gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen nichts im Wege.<\/p>\n\n\n\nWarum das Speichermedium bei der digitalen Langzeitarchivierung den Unterschied macht<\/h3>\n\n\n\n
Bei der digitalen Langzeitarchivierung von Dokumenten, die l\u00e4nger als zehn Jahre aufbewahrt werden sollen, ist die Wahl des Speichermediums von gro\u00dfer Bedeutung. Jedes Medium hat eine begrenzte Lebensdauer:<\/p>\n\n\n\n
\n- Optische Medien (CDs, DVDs): Lebensdauer 10\u201330 Jahre, jedoch r\u00fcckl\u00e4ufige Nutzung.<\/li>\n\n\n\n
- Festplatten (HDDs): Hohe Kapazit\u00e4t, aber nur 3\u20135 Jahre Lebensdauer.<\/li>\n\n\n\n
- Solid-State-Drives (SSDs): Robust, Lebensdauer 5\u201310 Jahre.<\/li>\n\n\n\n
- Magnetb\u00e4nder: Lange Haltbarkeit von 30+ Jahren, jedoch spezielle Leseger\u00e4te erforderlich.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Regelm\u00e4\u00dfige \u00dcberpr\u00fcfung und rechtzeitige Migration auf neue Medien sind essenziell, um Datenverluste zu vermeiden und langfristige Lesbarkeit sicherzustellen.<\/p>\n\n\n\n
Wenn Innovationen f\u00fcr die elektronische Langzeitarchivierung zur Herausforderung werden<\/h3>\n\n\n\n
Nicht nur die Archivmedien, auch die Systeme, die diese Medien beschreiben oder auslesen, unterliegen ihrem eigenen Entwicklungszyklus. Was dazu f\u00fchren kann, dass irgendwann die Medien zwar noch verf\u00fcgbar und potenziell nutzbar sind \u2013 die Ger\u00e4te aber so modern geworden sind, dass sie damit nicht mehr umgehen k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n
<\/span>Digitale Langzeitarchivierung mit CAS-Systemen<\/span><\/h2>\n\n\n\nWas ist ein CAS-System?<\/h3>\n\n\n\n
Sogenannte Content Adressed Storage (CAS)-Systeme sind als Langzeitarchivsystem ein System der Wahl. Diese CAS-Systeme sind abgeschlossene Festplattensysteme, die durch ihren internen Aufbau daf\u00fcr sorgen, dass ein \u00dcberschreiben und \u00c4ndern von Daten nicht m\u00f6glich sind. Womit sie f\u00fcr die Archivierung von gesch\u00e4ftlichen Datengeeignet sind, m\u00fcssen diese doch revisionssicher archiviert<\/a> sein. Dar\u00fcber hinaus sind diese Systeme so konzipiert, dass Festplatten im laufenden Betrieb ausgetauscht werden k\u00f6nnen. So k\u00f6nnen Festplatten bei Defekt regelm\u00e4\u00dfig erneuert werden. Mit einem schnellen Zugriff auf die archivierten Informationen bieten CAS-Systeme einen entscheidenden Vorteil.<\/p>\n\n\n\nWichtige Kriterien bei der Anbieterauswahl f\u00fcr Langzeitarchivierungssysteme<\/h3>\n\n\n\n
Grunds\u00e4tzlich gilt es bei der Auswahl eines Archivierungssystems Folgendes zu beachten:<\/p>\n\n\n\n
Es muss\u2026<\/p>\n\n\n\n
\n- revisionssicher,<\/li>\n\n\n\n
- beweissicher und<\/li>\n\n\n\n
- ordnungsgem\u00e4\u00df sein, das hei\u00dft den rechtlichen Vorgaben entsprechen, hochverf\u00fcgbar sein und mit Standardformaten arbeiten.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
![\"Infografik](\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/08\/kriterien-archivierungssystem-mit-langzeitarchivierung-1090x613.png\")
<\/a><\/figure>\n\n\n\n<\/p>\n\n\n\n
Cloudbasierte Langzeitarchivierung<\/h3>\n\n\n\n
Du \u00fcberlegst, die Langzeitarchivierung in die Cloud auszulagern? Das hat Vorteile, da Systemprobleme dadurch meist der Vergangenheit angeh\u00f6ren. Dabei kann es ratsam sein, auf gr\u00f6\u00dfere etablierte Anbieter zu setzen. Hat man sich ausreichend abgesichert, ist der Cloud-basierte Archivierungsansatz eine hervorragende Alternative.<\/p>\n\n\n\n
<\/span>Das richtige Format f\u00fcr eine zukunftssichere Langzeitarchivierung<\/span><\/h2>\n\n\n\nMit SGML, XML, PDF und PDF\/A<\/a> etablierten sich im Laufe der Zeit Formate, die zum einen den Inhalt eines Dokumentes, also die Informationen, enthalten. Und zum anderen eine Strukturbeschreibung mitliefern, wie das Dokument aufgebaut ist, also wie das Dokument aussieht. Durch diese Kombination wird das Dokument bei der Anzeige immer wieder identisch dargestellt. Der Vorteil dieser Formate ist, dass der Inhalt zur weiteren Verarbeitung einfach ausgelesen werden kann.<\/p>\n\n\n\nWelche Datenformate sich zur Langzeitarchivierung eignen und was es dabei zu beachten gilt, beschreibt das Bundesamt f\u00fcr Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) in seinem IT-Grundschutzkatalog detailliert.<\/p>\n\n\n\n
<\/span>Digitale Langzeitarchivierung im Unternehmen einf\u00fchren \u2013 so geht’s!<\/span><\/h2>\n\n\n\n1. Ein lebendiges Archiv schaffen!<\/h3>\n\n\n\n
Dokumente und Daten in einem Archiv sicher abzulegen, ist eine wesentliche Komponente der Langzeitarchivierung. Genauso wichtig ist es, bei Bedarf schnell auf diese Dokumente und Informationen zugreifen zu k\u00f6nnen. Daten sind ein Rohstoff. Moderne Dateiformate f\u00fcr eine digitale Langzeitarchivierung bestehen aus Strukturbeschreibung und Inhalt. Das bietet f\u00fcr den schnellen Zugriff einen entscheidenden Mehrwert. Es k\u00f6nnen Schlagw\u00f6rter zu den jeweiligen Dokumenten mitgegeben werden \u2013 sogenannte Metadaten. Wie im Schlagwort-Katalog einer Bibliothek, geben diese einen \u00dcberblick \u00fcber Inhalt eines Dokuments. Das ist die Voraussetzung f\u00fcr eine schnelle und erfolgreiche Suche nach archivierten Daten und au\u00dferdem Bestandteil moderner Dokumentenmanagement-Systeme<\/a>.<\/p>\n\n\n\n2. Grundvoraussetzungen f\u00fcr die Langzeitarchivierung digitaler Daten<\/h3>\n\n\n\n
Daten sind also der Rohstoff von heute. Langfristige und schnelle Verf\u00fcgbarkeit der Daten ist die Grundvoraussetzung zur Nutzung dieser wichtigen Ressource. Mal ganz abgesehen davon, dass keiner von uns die Konsequenzen tragen m\u00f6chte, wenn rechtliche Anforderungen nicht erf\u00fcllt werden. K\u00fcmmere Dich rechtzeitig um eine sichere und revisionssichere Langzeitarchivierung! <\/p>\n\n\n\n
P.S.: Langzeitarchivierung ist aus einem weiteren Grund von unsch\u00e4tzbarem Wert. W\u00e4ren alte Familienbriefe oder historische Dokumente nicht sorgf\u00e4ltig aufbewahrt worden, w\u00fcssten wir heute viel weniger \u00fcber pers\u00f6nliche Geschichten und vergangene Ereignisse unserer Vorfahren. Dank moderner Dokumentenmanagementsysteme (DMS) k\u00f6nnen wir diese Erinnerungen jetzt digital sicher speichern und f\u00fcr die Zukunft bewahren. So bleiben wichtige Informationen nicht nur erhalten, sondern sind auch f\u00fcr kommende Generationen zug\u00e4nglich \u2013 ganz ohne verblasste Tinte und br\u00f6ckelndes Papier.<\/p>\n\n\n\n
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<\/a><\/figure>\n\n\n\n<\/span>Ist Langzeitarchivierung verpflichtend?<\/span><\/h2>\n\n\n\nPers\u00f6nliche oder gesch\u00e4ftliche Schriftst\u00fccke sollten nicht nur aus nostalgischen oder informativen Gr\u00fcnden archiviert werden. Die langfristige Aufbewahrung bestimmter Dokumente ist auch durch gesetzliche Vorgaben geregelt.<\/p>\n\n\n\n
Im Gesch\u00e4ftsumfeld sind rechtliche Anforderungen zur Langzeitarchivierung bestimmter Informationen und Dokumente im<\/p>\n\n\n\n
\n- Handelsgesetzbuch (HGB),<\/li>\n\n\n\n
- der Abgabenordnung (AO)<\/li>\n\n\n\n
- und den Grunds\u00e4tzen zur ordnungsm\u00e4\u00dfigen F\u00fchrung und Aufbewahrung von B\u00fcchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD<\/a>)<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
geregelt. Diese Verpflichtung soll der Transparenz und Nachvollziehbarkeit gesch\u00e4ftlicher Vorg\u00e4nge und der Sicherstellung der Einhaltung steuerlicher und handelsrechtlicher Vorschriften dienen.<\/p>\n\n\n\n
\nDurchblick im Compliance-Dschungel<\/strong> | Mit GoBD, DSGVO, ISO 27001, Revisionssicherheit & Co. zu mehr Sicherheit im Unternehmen<\/p>\n\n\n\n\t\n\t\t\n\t\t\tJetzt lesen<\/a>\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<\/div><\/div>\n\n\n\n<\/span>G\u00fcltige Aufbewahrungsfristen f\u00fcr Langzeitarchivierung im \u00dcberblick<\/span><\/h2>\n\n\n\n1. Gesch\u00e4ftliche Dokumente<\/h3>\n\n\n\n
Gesch\u00e4ftliche Dokumente wie Rechnungen<\/a> oder Vertr\u00e4ge m\u00fcssen bis zu zehn Jahre<\/strong> archiviert werden. Dies h\u00e4ngt vor allem mit dem Finanzamt zusammen. Grunds\u00e4tzlich geht das Finanzamt immer von der Richtigkeit des Jahresabschlusses oder der Steuererkl\u00e4rung aus. Kommen Zweifel, ist die Person oder das Unternehmen in der Beweispflicht. Daher m\u00fcssen viele Dokumente und Daten entsprechend archiviert werden.<\/p>\n\n\n\n2. Medizinische Dokumente<\/h3>\n\n\n\n
Im medizinischen Umfeld erweitert sich der Zeitraum deutlich. Patientendaten werden zehn Jahre<\/strong> lang nach Abschluss der Behandlung aufbewahrt. Handelt es sich um eine chronische Erkrankung, um Komplikationen oder sogar einen Rechtsstreit, sind die Unterlagen bis zu 30 Jahre<\/strong> aufzubewahren.<\/p>\n\n\n\nUrkunden und Zeugnisse<\/h3>\n\n\n\n
Im Bereich von Grundst\u00fccken und Immobilien ist man dann schon bei Archivierungszeitr\u00e4umen, die der Lebensdauer eines Objektes entsprechen. Einige Dokumente sollten sogar ein Leben lang aufbewahrt werden:<\/p>\n\n\n\n
\n- Gutachten<\/li>\n\n\n\n
- Ausbildungsurkunden<\/li>\n\n\n\n
- Zeugnisse<\/li>\n\n\n\n
- Geburtsurkunden<\/li>\n\n\n\n
- Taufscheine<\/li>\n\n\n\n
- Heiratsurkunden<\/li>\n\n\n\n
- Sterbeurkunden von Angeh\u00f6rigen<\/li>\n\n\n\n
- Arbeitsvertr\u00e4ge<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
<\/span>DACH-Vergleich der Vorschriften zur Langzeitarchivierung<\/span><\/h2>\n\n\n\nNicht nur in Deutschland finden wir klare Regelungen zur langzeitigen Archivierung von Informationen und Dokumenten vor. Auch in unseren Nachbarl\u00e4ndern aus der DACH-Region gelten gewisse Vorgaben, die insbesondere f\u00fcr Unternehmen von Bedeutung sind. Hier sind die wichtigsten Punkte zusammengefasst:<\/p>\n\n\n\n
Langzeitarchivierung in \u00d6sterreich<\/h3>\n\n\n\n
Relevante Gesetze:<\/strong><\/p>\n\n\n\n\n- Unternehmensgesetzbuch (UGB)<\/li>\n\n\n\n
- Bundesabgabenordnung (BAO)<\/li>\n\n\n\n
- Arbeitsverfassungsgesetz (ArbVG)<\/li>\n\n\n\n
- Datenschutzgesetz (DSG)<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Aufbewahrungsfristen:<\/strong><\/p>\n\n\n\n\n- 10 Jahre (bzw. 30 Jahre bei m\u00f6glichen Anspr\u00fcchen auf Schadenersatz): Gesundheitsdaten<\/li>\n\n\n\n
- 7 Jahre: Buchhaltungsunterlagen, Steuerunterlagen, Jahresabschl\u00fcsse, Arbeitsvertr\u00e4ge und Personalakten, Lohnkonten, Rechnungen<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Langzeitarchvierung in der Schweiz<\/h3>\n\n\n\n
Relevante Gesetze:<\/strong><\/p>\n\n\n\n\n- Obligationenrecht (OR)<\/li>\n\n\n\n
- Verordnung \u00fcber die F\u00fchrung und Aufbewahrung der Gesch\u00e4ftsb\u00fccher (GeB\u00fcV)<\/li>\n\n\n\n
- Datenschutzgesetz (DSG)<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Aufbewahrungsfristen:<\/strong><\/p>\n\n\n\n\n- 10 Jahre: Buchhaltungsunterlagen, Steuerunterlagen, Jahresabschl\u00fcsse, Arbeitsvertr\u00e4ge und Personalakten, Lohnabrechnungen, Gesch\u00e4ftsberichte, allgemeine Vertr\u00e4ge<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
<\/span>Langzeitarchivierung im Wandel: digital vs. klassisch<\/span><\/h2>\n\n\n\nWie m\u00fcssen Daten physisch aufbewahrt werden, um ihre Langfristigkeit zu gew\u00e4hrleisten? Wie bereits im bisherigen Verlauf dieses Artikels angedeutet, scheint die Antwort klar zu sein: Die digitale Langzeitarchivierung geht hier als klarer Sieger hervor. Doch warum ist das so? Dieser Frage werden wir nun auf den Grund gehen!<\/p>\n\n\n\n
Wenn die papierbasierte Langzeitarchivierung an ihre Grenzen st\u00f6\u00dft<\/h3>\n\n\n\n
Die Archivierung in Papierform ist grunds\u00e4tzlich rechtskonform. Jedoch bringt diese Form der Langzeitarchivierung erhebliche Kosten mit sich: Neben den initialen Ausgaben f\u00fcr B\u00fcromaterialien wie Papier, Etiketten, Stifte, Aktenordner und H\u00e4ngemappen, sind auch die Kosten f\u00fcr die Archivierungsinfrastruktur zu ber\u00fccksichtigen. Dazu z\u00e4hlen Kauf oder Miete sowie die Instandhaltung von Lagerfl\u00e4chen, Regalen und feuerfesten Dokumentenkassetten. Hinzu kommen Versicherungsschutz und Kosten f\u00fcr die sichere Vernichtung sensibler Dokumente nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist.<\/p>\n\n\n\n
Auch die Personalkosten sind nicht zu untersch\u00e4tzen. Der b\u00fcrokratische Aufwand f\u00fcr die Zuordnung und Sortierung der Dokumente in entsprechende Akten, insbesondere wenn diese im Aktenchaos erst einmal gefunden werden m\u00fcssen, ist ebenfalls ein wesentlicher Kostenfaktor. Ein Aufwand, der sich mit der elektronischen Langzeitarchivierung schnell minimieren l\u00e4sst.<\/p>\n\n\n\n
Elektronische Langzeitarchivierung: Ein Weg zu mehr Effizienz<\/h3>\n\n\n\n
Mittlerweile l\u00e4sst das Gesetz bei vielen Dokumenten die digitale Langzeitarchivierung zu. So k\u00f6nnen etwa alle Belege<\/a> eines Unternehmens digital aufbewahrt werden. Das spart jede Menge Geld und Zeit. Die Kosten f\u00fcr Lagerraum etc. entfallen vollst\u00e4ndig und der Arbeitsaufwand reduziert sich auf ein Minimum. Eine gro\u00dfe Entlastung ist die automatische L\u00f6schung von Dokumenten. Bei der digitalen Langzeitarchivierung in einem Dokumentenmanagement-System (DMS)<\/a> kann die Aufbewahrungsfrist pr\u00e4zise festgelegt werden. Sobald diese Frist abgelaufen ist, erfolgt die automatische L\u00f6schung der Daten.<\/p>\n\n\n\n<\/span>Herausforderungen bei der digitalen Langzeitarchivierung<\/span><\/h2>\n\n\n\nDie Herausforderung der Langzeitarchivierung digitaler Daten liegt darin, dass sie f\u00fcr die genannten Zeitr\u00e4ume verf\u00fcgbar und nutzbar bleiben. Was sind also geeignete Methoden? Um dies zu beantworten, ist es hilfreich, zun\u00e4chst einen detaillierteren Blick auf die Herausforderungen zu werfen.<\/p>\n\n\n\n
Ein Mythos aufgedeckt: Digitale Langzeitarchivierung ist unsicher?!<\/h3>\n\n\n\n
Sicherheit ist das A und O. Du denkst, dass die digitale Ablage deiner Unterlagen im Vergleich zu klassischen Akten unsicher ist, weil sie m\u00f6glicherweise im \u201eComputerkosmos\u201c verloren gehen k\u00f6nnten? Das ist ein Missverst\u00e4ndnis! Die digitale Langzeitarchivierung bietet aus mehreren Gr\u00fcnden hohe Sicherheit:<\/p>\n\n\n\n
Zum einen werden wichtige digitale Daten durch regelm\u00e4\u00dfige Backups gesichert, um sie vor Verlust zu sch\u00fctzen. Zum anderen sorgt Versionierung daf\u00fcr, Datenverluste durch versehentliche \u00c4nderungen oder L\u00f6schungen zu vermeiden. Auch Verschl\u00fcsselung oder effektive Berechtigungskonzepte<\/a> sch\u00fctzen deine Daten vor unbefugtem Zugriff und Diebstahl.<\/p>\n\n\n\nBeim Thema Datensicherheit und -integrit\u00e4t ist die Einhaltung von Compliance-Vorgaben von entscheidender Bedeutung. Ob in der Cloud<\/a> oder lokal in Rechenzentren, durch die digitale Langzeitarchivierung in einem DMS steht der Einhaltung dieser gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen nichts im Wege.<\/p>\n\n\n\nWarum das Speichermedium bei der digitalen Langzeitarchivierung den Unterschied macht<\/h3>\n\n\n\n
Bei der digitalen Langzeitarchivierung von Dokumenten, die l\u00e4nger als zehn Jahre aufbewahrt werden sollen, ist die Wahl des Speichermediums von gro\u00dfer Bedeutung. Jedes Medium hat eine begrenzte Lebensdauer:<\/p>\n\n\n\n
\n- Optische Medien (CDs, DVDs): Lebensdauer 10\u201330 Jahre, jedoch r\u00fcckl\u00e4ufige Nutzung.<\/li>\n\n\n\n
- Festplatten (HDDs): Hohe Kapazit\u00e4t, aber nur 3\u20135 Jahre Lebensdauer.<\/li>\n\n\n\n
- Solid-State-Drives (SSDs): Robust, Lebensdauer 5\u201310 Jahre.<\/li>\n\n\n\n
- Magnetb\u00e4nder: Lange Haltbarkeit von 30+ Jahren, jedoch spezielle Leseger\u00e4te erforderlich.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Regelm\u00e4\u00dfige \u00dcberpr\u00fcfung und rechtzeitige Migration auf neue Medien sind essenziell, um Datenverluste zu vermeiden und langfristige Lesbarkeit sicherzustellen.<\/p>\n\n\n\n
Wenn Innovationen f\u00fcr die elektronische Langzeitarchivierung zur Herausforderung werden<\/h3>\n\n\n\n
Nicht nur die Archivmedien, auch die Systeme, die diese Medien beschreiben oder auslesen, unterliegen ihrem eigenen Entwicklungszyklus. Was dazu f\u00fchren kann, dass irgendwann die Medien zwar noch verf\u00fcgbar und potenziell nutzbar sind \u2013 die Ger\u00e4te aber so modern geworden sind, dass sie damit nicht mehr umgehen k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n
<\/span>Digitale Langzeitarchivierung mit CAS-Systemen<\/span><\/h2>\n\n\n\nWas ist ein CAS-System?<\/h3>\n\n\n\n
Sogenannte Content Adressed Storage (CAS)-Systeme sind als Langzeitarchivsystem ein System der Wahl. Diese CAS-Systeme sind abgeschlossene Festplattensysteme, die durch ihren internen Aufbau daf\u00fcr sorgen, dass ein \u00dcberschreiben und \u00c4ndern von Daten nicht m\u00f6glich sind. Womit sie f\u00fcr die Archivierung von gesch\u00e4ftlichen Datengeeignet sind, m\u00fcssen diese doch revisionssicher archiviert<\/a> sein. Dar\u00fcber hinaus sind diese Systeme so konzipiert, dass Festplatten im laufenden Betrieb ausgetauscht werden k\u00f6nnen. So k\u00f6nnen Festplatten bei Defekt regelm\u00e4\u00dfig erneuert werden. Mit einem schnellen Zugriff auf die archivierten Informationen bieten CAS-Systeme einen entscheidenden Vorteil.<\/p>\n\n\n\nWichtige Kriterien bei der Anbieterauswahl f\u00fcr Langzeitarchivierungssysteme<\/h3>\n\n\n\n
Grunds\u00e4tzlich gilt es bei der Auswahl eines Archivierungssystems Folgendes zu beachten:<\/p>\n\n\n\n
Es muss\u2026<\/p>\n\n\n\n
\n- revisionssicher,<\/li>\n\n\n\n
- beweissicher und<\/li>\n\n\n\n
- ordnungsgem\u00e4\u00df sein, das hei\u00dft den rechtlichen Vorgaben entsprechen, hochverf\u00fcgbar sein und mit Standardformaten arbeiten.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
<\/a><\/figure>\n\n\n\n<\/p>\n\n\n\n
Cloudbasierte Langzeitarchivierung<\/h3>\n\n\n\n
Du \u00fcberlegst, die Langzeitarchivierung in die Cloud auszulagern? Das hat Vorteile, da Systemprobleme dadurch meist der Vergangenheit angeh\u00f6ren. Dabei kann es ratsam sein, auf gr\u00f6\u00dfere etablierte Anbieter zu setzen. Hat man sich ausreichend abgesichert, ist der Cloud-basierte Archivierungsansatz eine hervorragende Alternative.<\/p>\n\n\n\n
<\/span>Das richtige Format f\u00fcr eine zukunftssichere Langzeitarchivierung<\/span><\/h2>\n\n\n\nMit SGML, XML, PDF und PDF\/A<\/a> etablierten sich im Laufe der Zeit Formate, die zum einen den Inhalt eines Dokumentes, also die Informationen, enthalten. Und zum anderen eine Strukturbeschreibung mitliefern, wie das Dokument aufgebaut ist, also wie das Dokument aussieht. Durch diese Kombination wird das Dokument bei der Anzeige immer wieder identisch dargestellt. Der Vorteil dieser Formate ist, dass der Inhalt zur weiteren Verarbeitung einfach ausgelesen werden kann.<\/p>\n\n\n\nWelche Datenformate sich zur Langzeitarchivierung eignen und was es dabei zu beachten gilt, beschreibt das Bundesamt f\u00fcr Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) in seinem IT-Grundschutzkatalog detailliert.<\/p>\n\n\n\n
<\/span>Digitale Langzeitarchivierung im Unternehmen einf\u00fchren \u2013 so geht’s!<\/span><\/h2>\n\n\n\n1. Ein lebendiges Archiv schaffen!<\/h3>\n\n\n\n
Dokumente und Daten in einem Archiv sicher abzulegen, ist eine wesentliche Komponente der Langzeitarchivierung. Genauso wichtig ist es, bei Bedarf schnell auf diese Dokumente und Informationen zugreifen zu k\u00f6nnen. Daten sind ein Rohstoff. Moderne Dateiformate f\u00fcr eine digitale Langzeitarchivierung bestehen aus Strukturbeschreibung und Inhalt. Das bietet f\u00fcr den schnellen Zugriff einen entscheidenden Mehrwert. Es k\u00f6nnen Schlagw\u00f6rter zu den jeweiligen Dokumenten mitgegeben werden \u2013 sogenannte Metadaten. Wie im Schlagwort-Katalog einer Bibliothek, geben diese einen \u00dcberblick \u00fcber Inhalt eines Dokuments. Das ist die Voraussetzung f\u00fcr eine schnelle und erfolgreiche Suche nach archivierten Daten und au\u00dferdem Bestandteil moderner Dokumentenmanagement-Systeme<\/a>.<\/p>\n\n\n\n2. Grundvoraussetzungen f\u00fcr die Langzeitarchivierung digitaler Daten<\/h3>\n\n\n\n
Daten sind also der Rohstoff von heute. Langfristige und schnelle Verf\u00fcgbarkeit der Daten ist die Grundvoraussetzung zur Nutzung dieser wichtigen Ressource. Mal ganz abgesehen davon, dass keiner von uns die Konsequenzen tragen m\u00f6chte, wenn rechtliche Anforderungen nicht erf\u00fcllt werden. K\u00fcmmere Dich rechtzeitig um eine sichere und revisionssichere Langzeitarchivierung! <\/p>\n\n\n\n
P.S.: Langzeitarchivierung ist aus einem weiteren Grund von unsch\u00e4tzbarem Wert. W\u00e4ren alte Familienbriefe oder historische Dokumente nicht sorgf\u00e4ltig aufbewahrt worden, w\u00fcssten wir heute viel weniger \u00fcber pers\u00f6nliche Geschichten und vergangene Ereignisse unserer Vorfahren. Dank moderner Dokumentenmanagementsysteme (DMS) k\u00f6nnen wir diese Erinnerungen jetzt digital sicher speichern und f\u00fcr die Zukunft bewahren. So bleiben wichtige Informationen nicht nur erhalten, sondern sind auch f\u00fcr kommende Generationen zug\u00e4nglich \u2013 ganz ohne verblasste Tinte und br\u00f6ckelndes Papier.<\/p>\n\n\n\n
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geregelt. Diese Verpflichtung soll der Transparenz und Nachvollziehbarkeit gesch\u00e4ftlicher Vorg\u00e4nge und der Sicherstellung der Einhaltung steuerlicher und handelsrechtlicher Vorschriften dienen.<\/p>\n\n\n\n
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Handelt es sich um eine chronische Erkrankung, um Komplikationen oder sogar einen Rechtsstreit, sind die Unterlagen bis zu 30 Jahre<\/strong> aufzubewahren.<\/p>\n\n\n\n Im Bereich von Grundst\u00fccken und Immobilien ist man dann schon bei Archivierungszeitr\u00e4umen, die der Lebensdauer eines Objektes entsprechen. Einige Dokumente sollten sogar ein Leben lang aufbewahrt werden:<\/p>\n\n\n\n Nicht nur in Deutschland finden wir klare Regelungen zur langzeitigen Archivierung von Informationen und Dokumenten vor. Auch in unseren Nachbarl\u00e4ndern aus der DACH-Region gelten gewisse Vorgaben, die insbesondere f\u00fcr Unternehmen von Bedeutung sind. Hier sind die wichtigsten Punkte zusammengefasst:<\/p>\n\n\n\n Relevante Gesetze:<\/strong><\/p>\n\n\n\n Aufbewahrungsfristen:<\/strong><\/p>\n\n\n\n Relevante Gesetze:<\/strong><\/p>\n\n\n\n Aufbewahrungsfristen:<\/strong><\/p>\n\n\n\n Wie m\u00fcssen Daten physisch aufbewahrt werden, um ihre Langfristigkeit zu gew\u00e4hrleisten? Wie bereits im bisherigen Verlauf dieses Artikels angedeutet, scheint die Antwort klar zu sein: Die digitale Langzeitarchivierung geht hier als klarer Sieger hervor. Doch warum ist das so? Dieser Frage werden wir nun auf den Grund gehen!<\/p>\n\n\n\n Die Archivierung in Papierform ist grunds\u00e4tzlich rechtskonform. Jedoch bringt diese Form der Langzeitarchivierung erhebliche Kosten mit sich: Neben den initialen Ausgaben f\u00fcr B\u00fcromaterialien wie Papier, Etiketten, Stifte, Aktenordner und H\u00e4ngemappen, sind auch die Kosten f\u00fcr die Archivierungsinfrastruktur zu ber\u00fccksichtigen. Dazu z\u00e4hlen Kauf oder Miete sowie die Instandhaltung von Lagerfl\u00e4chen, Regalen und feuerfesten Dokumentenkassetten. Hinzu kommen Versicherungsschutz und Kosten f\u00fcr die sichere Vernichtung sensibler Dokumente nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist.<\/p>\n\n\n\n Auch die Personalkosten sind nicht zu untersch\u00e4tzen. Der b\u00fcrokratische Aufwand f\u00fcr die Zuordnung und Sortierung der Dokumente in entsprechende Akten, insbesondere wenn diese im Aktenchaos erst einmal gefunden werden m\u00fcssen, ist ebenfalls ein wesentlicher Kostenfaktor. Ein Aufwand, der sich mit der elektronischen Langzeitarchivierung schnell minimieren l\u00e4sst.<\/p>\n\n\n\n Mittlerweile l\u00e4sst das Gesetz bei vielen Dokumenten die digitale Langzeitarchivierung zu. So k\u00f6nnen etwa alle Belege<\/a> eines Unternehmens digital aufbewahrt werden. Das spart jede Menge Geld und Zeit. Die Kosten f\u00fcr Lagerraum etc. entfallen vollst\u00e4ndig und der Arbeitsaufwand reduziert sich auf ein Minimum. Eine gro\u00dfe Entlastung ist die automatische L\u00f6schung von Dokumenten. Bei der digitalen Langzeitarchivierung in einem Dokumentenmanagement-System (DMS)<\/a> kann die Aufbewahrungsfrist pr\u00e4zise festgelegt werden. Sobald diese Frist abgelaufen ist, erfolgt die automatische L\u00f6schung der Daten.<\/p>\n\n\n\n Die Herausforderung der Langzeitarchivierung digitaler Daten liegt darin, dass sie f\u00fcr die genannten Zeitr\u00e4ume verf\u00fcgbar und nutzbar bleiben. Was sind also geeignete Methoden? Um dies zu beantworten, ist es hilfreich, zun\u00e4chst einen detaillierteren Blick auf die Herausforderungen zu werfen.<\/p>\n\n\n\n Sicherheit ist das A und O. Du denkst, dass die digitale Ablage deiner Unterlagen im Vergleich zu klassischen Akten unsicher ist, weil sie m\u00f6glicherweise im \u201eComputerkosmos\u201c verloren gehen k\u00f6nnten? Das ist ein Missverst\u00e4ndnis! Die digitale Langzeitarchivierung bietet aus mehreren Gr\u00fcnden hohe Sicherheit:<\/p>\n\n\n\n Zum einen werden wichtige digitale Daten durch regelm\u00e4\u00dfige Backups gesichert, um sie vor Verlust zu sch\u00fctzen. Zum anderen sorgt Versionierung daf\u00fcr, Datenverluste durch versehentliche \u00c4nderungen oder L\u00f6schungen zu vermeiden. Auch Verschl\u00fcsselung oder effektive Berechtigungskonzepte<\/a> sch\u00fctzen deine Daten vor unbefugtem Zugriff und Diebstahl.<\/p>\n\n\n\n Beim Thema Datensicherheit und -integrit\u00e4t ist die Einhaltung von Compliance-Vorgaben von entscheidender Bedeutung. Ob in der Cloud<\/a> oder lokal in Rechenzentren, durch die digitale Langzeitarchivierung in einem DMS steht der Einhaltung dieser gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen nichts im Wege.<\/p>\n\n\n\n Bei der digitalen Langzeitarchivierung von Dokumenten, die l\u00e4nger als zehn Jahre aufbewahrt werden sollen, ist die Wahl des Speichermediums von gro\u00dfer Bedeutung. Jedes Medium hat eine begrenzte Lebensdauer:<\/p>\n\n\n\n Regelm\u00e4\u00dfige \u00dcberpr\u00fcfung und rechtzeitige Migration auf neue Medien sind essenziell, um Datenverluste zu vermeiden und langfristige Lesbarkeit sicherzustellen.<\/p>\n\n\n\n Nicht nur die Archivmedien, auch die Systeme, die diese Medien beschreiben oder auslesen, unterliegen ihrem eigenen Entwicklungszyklus. Was dazu f\u00fchren kann, dass irgendwann die Medien zwar noch verf\u00fcgbar und potenziell nutzbar sind \u2013 die Ger\u00e4te aber so modern geworden sind, dass sie damit nicht mehr umgehen k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n Sogenannte Content Adressed Storage (CAS)-Systeme sind als Langzeitarchivsystem ein System der Wahl. Diese CAS-Systeme sind abgeschlossene Festplattensysteme, die durch ihren internen Aufbau daf\u00fcr sorgen, dass ein \u00dcberschreiben und \u00c4ndern von Daten nicht m\u00f6glich sind. Womit sie f\u00fcr die Archivierung von gesch\u00e4ftlichen Datengeeignet sind, m\u00fcssen diese doch revisionssicher archiviert<\/a> sein. Dar\u00fcber hinaus sind diese Systeme so konzipiert, dass Festplatten im laufenden Betrieb ausgetauscht werden k\u00f6nnen. So k\u00f6nnen Festplatten bei Defekt regelm\u00e4\u00dfig erneuert werden. Mit einem schnellen Zugriff auf die archivierten Informationen bieten CAS-Systeme einen entscheidenden Vorteil.<\/p>\n\n\n\n Grunds\u00e4tzlich gilt es bei der Auswahl eines Archivierungssystems Folgendes zu beachten:<\/p>\n\n\n\n Es muss\u2026<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n Du \u00fcberlegst, die Langzeitarchivierung in die Cloud auszulagern? Das hat Vorteile, da Systemprobleme dadurch meist der Vergangenheit angeh\u00f6ren. Dabei kann es ratsam sein, auf gr\u00f6\u00dfere etablierte Anbieter zu setzen. Hat man sich ausreichend abgesichert, ist der Cloud-basierte Archivierungsansatz eine hervorragende Alternative.<\/p>\n\n\n\n Mit SGML, XML, PDF und PDF\/A<\/a> etablierten sich im Laufe der Zeit Formate, die zum einen den Inhalt eines Dokumentes, also die Informationen, enthalten. Und zum anderen eine Strukturbeschreibung mitliefern, wie das Dokument aufgebaut ist, also wie das Dokument aussieht. Durch diese Kombination wird das Dokument bei der Anzeige immer wieder identisch dargestellt. Der Vorteil dieser Formate ist, dass der Inhalt zur weiteren Verarbeitung einfach ausgelesen werden kann.<\/p>\n\n\n\n Welche Datenformate sich zur Langzeitarchivierung eignen und was es dabei zu beachten gilt, beschreibt das Bundesamt f\u00fcr Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) in seinem IT-Grundschutzkatalog detailliert.<\/p>\n\n\n\n Dokumente und Daten in einem Archiv sicher abzulegen, ist eine wesentliche Komponente der Langzeitarchivierung. Genauso wichtig ist es, bei Bedarf schnell auf diese Dokumente und Informationen zugreifen zu k\u00f6nnen. Daten sind ein Rohstoff. Moderne Dateiformate f\u00fcr eine digitale Langzeitarchivierung bestehen aus Strukturbeschreibung und Inhalt. Das bietet f\u00fcr den schnellen Zugriff einen entscheidenden Mehrwert. Es k\u00f6nnen Schlagw\u00f6rter zu den jeweiligen Dokumenten mitgegeben werden \u2013 sogenannte Metadaten. Wie im Schlagwort-Katalog einer Bibliothek, geben diese einen \u00dcberblick \u00fcber Inhalt eines Dokuments. Das ist die Voraussetzung f\u00fcr eine schnelle und erfolgreiche Suche nach archivierten Daten und au\u00dferdem Bestandteil moderner Dokumentenmanagement-Systeme<\/a>.<\/p>\n\n\n\n Daten sind also der Rohstoff von heute. Langfristige und schnelle Verf\u00fcgbarkeit der Daten ist die Grundvoraussetzung zur Nutzung dieser wichtigen Ressource. Mal ganz abgesehen davon, dass keiner von uns die Konsequenzen tragen m\u00f6chte, wenn rechtliche Anforderungen nicht erf\u00fcllt werden. K\u00fcmmere Dich rechtzeitig um eine sichere und revisionssichere Langzeitarchivierung! <\/p>\n\n\n\n P.S.: Langzeitarchivierung ist aus einem weiteren Grund von unsch\u00e4tzbarem Wert. W\u00e4ren alte Familienbriefe oder historische Dokumente nicht sorgf\u00e4ltig aufbewahrt worden, w\u00fcssten wir heute viel weniger \u00fcber pers\u00f6nliche Geschichten und vergangene Ereignisse unserer Vorfahren. Dank moderner Dokumentenmanagementsysteme (DMS) k\u00f6nnen wir diese Erinnerungen jetzt digital sicher speichern und f\u00fcr die Zukunft bewahren. So bleiben wichtige Informationen nicht nur erhalten, sondern sind auch f\u00fcr kommende Generationen zug\u00e4nglich \u2013 ganz ohne verblasste Tinte und br\u00f6ckelndes Papier.<\/p>\n\n\n\n Fordere mit wenigen Klicks Deine individuelle Live-Demo zur Software an und stelle direkt Deine Fragen. So steht der zuk\u00fcnftigen Langzeitarchivierung nicht mehr im Wege. <\/p>\n\n\n\n\t<\/span>G\u00fcltige Aufbewahrungsfristen f\u00fcr Langzeitarchivierung im \u00dcberblick<\/span><\/h2>\n\n\n\n
1. Gesch\u00e4ftliche Dokumente<\/h3>\n\n\n\n
2. Medizinische Dokumente<\/h3>\n\n\n\n
Urkunden und Zeugnisse<\/h3>\n\n\n\n
\n
<\/span>DACH-Vergleich der Vorschriften zur Langzeitarchivierung<\/span><\/h2>\n\n\n\n
Langzeitarchivierung in \u00d6sterreich<\/h3>\n\n\n\n
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\n
Langzeitarchvierung in der Schweiz<\/h3>\n\n\n\n
\n
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<\/span>Langzeitarchivierung im Wandel: digital vs. klassisch<\/span><\/h2>\n\n\n\n
Wenn die papierbasierte Langzeitarchivierung an ihre Grenzen st\u00f6\u00dft<\/h3>\n\n\n\n
Elektronische Langzeitarchivierung: Ein Weg zu mehr Effizienz<\/h3>\n\n\n\n
<\/span>Herausforderungen bei der digitalen Langzeitarchivierung<\/span><\/h2>\n\n\n\n
Ein Mythos aufgedeckt: Digitale Langzeitarchivierung ist unsicher?!<\/h3>\n\n\n\n
Warum das Speichermedium bei der digitalen Langzeitarchivierung den Unterschied macht<\/h3>\n\n\n\n
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Wenn Innovationen f\u00fcr die elektronische Langzeitarchivierung zur Herausforderung werden<\/h3>\n\n\n\n
<\/span>Digitale Langzeitarchivierung mit CAS-Systemen<\/span><\/h2>\n\n\n\n
Was ist ein CAS-System?<\/h3>\n\n\n\n
Wichtige Kriterien bei der Anbieterauswahl f\u00fcr Langzeitarchivierungssysteme<\/h3>\n\n\n\n
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<\/a><\/figure>\n\n\n\nCloudbasierte Langzeitarchivierung<\/h3>\n\n\n\n
<\/span>Das richtige Format f\u00fcr eine zukunftssichere Langzeitarchivierung<\/span><\/h2>\n\n\n\n
<\/span>Digitale Langzeitarchivierung im Unternehmen einf\u00fchren \u2013 so geht’s!<\/span><\/h2>\n\n\n\n
1. Ein lebendiges Archiv schaffen!<\/h3>\n\n\n\n
2. Grundvoraussetzungen f\u00fcr die Langzeitarchivierung digitaler Daten<\/h3>\n\n\n\n
Setze auf digitale Dokumentenarchivierung und teste die Software von d.velop!<\/h3>\n\n\n\n