{"id":18417,"date":"2023-03-09T08:05:00","date_gmt":"2023-03-09T07:05:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=18417"},"modified":"2025-02-18T15:31:13","modified_gmt":"2025-02-18T14:31:13","slug":"vertraege-digital-unterschreiben","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/vertraege-digital-unterschreiben\/","title":{"rendered":"Vertr\u00e4ge digital unterschreiben? Dank eIDAS und digitalem Vertragsmanagement keine Zukunftsmusik mehr"},"content":{"rendered":"\n

Das Management von Vertr\u00e4gen ist ein unternehmenskritischer Prozess und bringt eine Vielzahl von Herausforderungen mit sich. Die herk\u00f6mmliche Vorgehensweise, Vertr\u00e4ge auf Papierbasis zu erstellen, zu versenden, zu unterzeichnen und wieder zur\u00fcckzusenden, kann zeitaufw\u00e4ndig, ineffizient und anf\u00e4llig f\u00fcr Fehler sein. Doch zum Gl\u00fcck gibt es eine innovative L\u00f6sung: das digitale Vertragsmanagement<\/a> im Rahmen des Enterprise Content Managements<\/a>. In diesem Blogartikel werden die Vorteile dieser modernen Methode aufgezeigt und erkl\u00e4rt, wie die Einf\u00fchrung der eIDAS-Verordnung dazu beigetragen hat, den gesamten Vertragsvorgang \u2013 einschlie\u00dflich der Unterzeichnung \u2013 endlich frei von Medienbr\u00fcchen zu gestalten. Was bedeutet das konkret? Du kannst deine Vertr\u00e4ge digital unterschreiben<\/strong>, und zwar mithilfe einer Software f\u00fcr elektronische Signaturen<\/a>. <\/p>\n\n\n\n

<\/span>Vertragsmanagement – eine komplexe Angelegenheit!<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Schon bevor die eigentliche Laufzeit eines Vertrages beginnt, sind diverse Abteilungen in den Vertragsvorgang zu involvieren. Informationen werden zusammengetragen, Vertr\u00e4ge und mitgeltende Unterlagen sind zu erstellen und auf den konkreten Vertragsgegenstand anzupassen. Es erfolgen interne Abstimmungen sowie Verhandlungen mit dem externen Vertragspartner. Es gilt verschiedene Abteilungen mit unterschiedlichen Aufgabenstellung entlang des gesamten Vertragslebenszyklus<\/a> zu organisieren. Freigabe- sowie Unterschriftenprozesse leiten den \u00dcbergang in die aktive Vertragslaufzeit ein. Eine ganz sch\u00f6ne Mammutaufgabe!<\/p>\n\n\n\n

Ohne digitales Vertragsmanagement sind Excel-Listen h\u00e4ufig das Mittel der Wahl, um T\u00e4tigkeiten und Fristen zu einem Vertrag nachzuverfolgen. Nicht selten werden diese Listen ebenso wie die Ablage der Vertr\u00e4ge abteilungsbezogen, wenn nicht sogar redundant organisiert. Die Folgen sind aufw\u00e4ndige Recherchen, veraltete Informationsst\u00e4nde und eine ungeeignete Datenbasis f\u00fcr unternehmensweite Analysen des Vertragsbestands. Einzelne Abteilungen handeln damit oftmals auf Basis unterschiedlicher Wissensst\u00e4nde. Konflikte und Probleme sind vorprogrammiert. Das Risiko Fristen zu verpassen ist hoch, die Chancen an dieser Stelle Zeit und Kosten zu sparen gering.<\/p>\n\n\n\n

Transparenz ist damit der entscheidende Erfolgsfaktor f\u00fcr einfaches und effizientes Vertragsmanagement. Kerninformationen, wie Vertragsgegenstand, Laufzeiten und Kosten m\u00fcssen allen Verantwortlichen verl\u00e4sslich zur Verf\u00fcgung stehen. Realisiert werden kann dies heute bereits mit dem Einsatz eines digitalen Vertragsmanagements.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Vorteile des digitalen Vertragsmanagements mit einer ECM-Software auf einen Blick<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Herzst\u00fcck des digitalen Vertragsmanagements mit einer DMS- oder ECM-L\u00f6sung ist die Archivierung der Vertragsunterlagen und der dazugeh\u00f6rigen Unterlagen im digitalen Archiv. Dazu geh\u00f6rt das automatische Einh\u00e4ngen dieser in eine digitale Vertragsakte. Und kann auch die M\u00f6glichkeit geboten werden, Vertr\u00e4ge digital zu unterschreiben. Damit profitiert das Vertragsmanagement von einigen wichtigen Vorteilen:<\/p>\n\n\n\n

\u00dcberblick zu jeder Zeit<\/h3>\n\n\n\n

Als zentrale Drehscheibe vertragsrelevanter Aktivit\u00e4ten hat nun jede berechtigte Abteilung \u00fcberall und jederzeit schnellen sowie transparenten Zugriff auf bestehende Vertr\u00e4ge in der digitalen Akte. Umfangreiche \u00dcbersichten mit komfortablen Auswertungsfunktionen heben die relevanten Informationen aus dem Vertragsbestand hervor und erlauben ein sicheres Fristenmanagement.<\/p>\n\n\n\n

Flexibel standardisiert<\/h3>\n\n\n\n

Ein integriertes Vorgangsmanagement erlaubt es, Prozesse unternehmensweit mithilfe von Phasenmodellen von der Anbahnung bis hin zur K\u00fcndigung und Archivierung von Vertr\u00e4gen verbindlich zu standardisieren. Dabei lassen sich bestenfalls auch Verkn\u00fcpfungen zu vor- oder nachgelagerten Teilprozessen wie Ausschreibungsverfahren oder Projektakten realisieren. Innerhalb der definierten Vertragsphasen unterst\u00fctzen digitale Aufgabentemplates den Anwender bei der effektiven Organisation seiner T\u00e4tigkeiten. Ob vorstrukturierte Abl\u00e4ufe oder eher flexibel gestaltete Checklisten und Ad-hoc-Aufgaben \u2013 \u00fcber das Ma\u00df an Flexibilit\u00e4t sollte selbstst\u00e4ndig entschieden werden. Bei Bedarf auch abh\u00e4ngig vom Status oder Typ eines Vertrags.<\/p>\n\n\n\n

Kollaborativ und nachvollziehbar<\/h3>\n\n\n\n

Interne Konversationen (Chat) sowie externe Konversationen (E-Mail) werden direkt innerhalb des Vertragsvorgangs dargestellt und bieten damit die M\u00f6glichkeit, auch nach Jahren noch den Grund f\u00fcr bestimmte Entscheidungen nachvollziehen zu k\u00f6nnen. Nicht zuletzt wird jede Aktivit\u00e4t innerhalb des Vertragsvorgangs detailliert in einem Verlaufsprotokoll dokumentiert.<\/p>\n\n\n\n

Was fehlt? Das Wichtigste \u00fcberhaupt: Die Unterschrift. Erst diese macht einen Vertrag wirksam. Bisher war es so, dass Vertr\u00e4ge, die die Schriftform erf\u00fcllen sollen, h\u00e4ndisch unterschrieben werden mussten. Ein Medienbruch ist also vorprogrammiert. Aber jetzt kommt eIDAS<\/a> ins Spiel und f\u00fchrt dazu, dass man Vertr\u00e4ge digital unterschreiben kann. <\/p>\n\n\n\n

<\/span>Vertr\u00e4ge digital unterschreiben \u2013 so wird das digitale Vertragsmanagement komplett<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Eine h\u00e4ndische Unterschrift<\/a> ist nach dem eIDAS Artikel 25 (2) eine qualifizierte Signatur. Und eine qualifizierte Signatur kann dank der neuen Gesetzgebung jetzt durch Fernsignaturdienste erfolgen. Vertr\u00e4ge werden in den meisten F\u00e4llen von mindestens zwei oder mehreren Vertragspartnern unterzeichnet, damit ben\u00f6tigt jeder Vertragspartner ein Signaturzertifikat, welches von den unterschiedlichsten Signaturerstellungseinheiten zur Verf\u00fcgung gestellt werden kann. Bei der Fernsignatur wird das Zertifikat von einem sogenannten Vertrauensdiensteanbieter<\/a> (VDA) zur Verf\u00fcgung gestellt. Bei dieser Art von Bereitstellung des Zertifikates, kann die Signatur an jedem Ger\u00e4t (Desktop, iPad, iPhone usw.) ausgel\u00f6st werden. Ebenfalls bietet dies den Vorteil, dass die Authentifizierung und Bereitstellung des Zertifikates innerhalb weniger Minuten erfolgen kann, sollten die Teilnehmer noch kein Zertifikat besitzen. So kann man ganz einfach Vertr\u00e4ge digital unterschreiben. <\/p>\n\n\n\n

ECM-Systeme bieten in diesem Szenario den gro\u00dfen Vorteil, dass eine Integration des kompletten Signaturprozesses inklusive der Registrierung, in die ohnehin vorhandenen L\u00f6sungen f\u00fcr Vertragsmanagement oder Workflow-Systeme integriert werden kann. Sicher, nutzerfreundlich und komplett ohne Medienbr\u00fcche<\/a>.<\/p>\n\n\n\n

So kann der Signaturprozess zuk\u00fcnftig in ihrem digitalen Vertragsmanagement aussehen<\/h3>\n\n\n\n

Nachfolgend ist ein m\u00f6glicher Prozessablauf mit einem ECM-System, einer Signatur-Middleware und eines Vertrauensdiensteanbieter abgebildet und beschrieben:<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Vertr\u00e4ge digital unterschreiben – Beispielhafter Ablauf des Prozesses<\/h3>\n\n\n\n
    \n
  1. Der Anwender w\u00e4hlt den ben\u00f6tigten Vertrag aus und w\u00e4hlt die Auswahl zum Signieren des Dokumentes aus.<\/li>\n\n\n\n
  2. Es wird gepr\u00fcft, ob der Anwender bereits ein Zertifikat besitzt oder ob sich dieser noch registrieren muss.<\/li>\n\n\n\n
  3. Besitzt der Anwender ein Zertifikat, wird das Dokument zur Signatur angezeigt.<\/li>\n\n\n\n
  4. Der Anwender kann nun ein Signaturfeld in dem jeweiligen Dokument markieren (sofern das Signaturfeld nicht bereits fest vorgegeben sein sollte).<\/li>\n\n\n\n
  5. Anschlie\u00dfen muss der Anwender sein Passwort zur Signatur eingeben. Der Anwendername wird automatisch \u00fcbergeben.<\/li>\n\n\n\n
  6. Die Signaturmiddelware errechnet den Hashwert des Dokuments und \u00fcbergibt diesen an den jeweiligen Vertrauensdiensteanbieter.<\/li>\n\n\n\n
  7. Der Vertrauensdiensteanbieter sendet eine mTAN an das Smartphone des Anwenders.<\/li>\n\n\n\n
  8. Der Anwender gibt die mTAN in das Browserfenster des Anbieters ein.<\/li>\n\n\n\n
  9. Der Hashwert wird signiert und an die Middleware \u00fcbergeben.<\/li>\n\n\n\n
  10. Die Middleware integriert die Signatur in das PDF ggf. inklusive einer Unterschriftsgrafik, falls der Anwender diese zuvor nicht \u00fcber einen Stift oder per Finger erzeugt hat.<\/li>\n\n\n\n
  11. Das Dokument wird dem Anwender inklusive der Signaturinformationen dargestellt und abschlie\u00dfend archiviert.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

    Video: Vertr\u00e4ge digital unterzeichnen mit der digitalen Signatur von d.velop<\/h3>\n\n\n\n

    Du m\u00f6chtest auch Vertr\u00e4ge digital unterschreiben? Dann schau dir jetzt das Demovideo an!<\/p>\n\n\n\n

    \n