{"id":18764,"date":"2019-01-11T14:00:36","date_gmt":"2019-01-11T12:00:36","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=18764"},"modified":"2025-04-17T11:50:17","modified_gmt":"2025-04-17T09:50:17","slug":"postverteilung-zukuenftig-bitte-nur-noch-intelligent-die-kreisstadt-bergheim-zeigt-warum","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/postverteilung-zukuenftig-bitte-nur-noch-intelligent-die-kreisstadt-bergheim-zeigt-warum\/","title":{"rendered":"Postverteilung zuk\u00fcnftig bitte nur noch intelligent – die Kreisstadt Bergheim zeigt warum!"},"content":{"rendered":"\n

Wenn SpaceX im Jahre 2025 schon den Mars besiedeln will, dann sollte es uns doch bis dahin auch m\u00f6glich sein, alle Verwaltungsprozesse auf elektronischem Wege abzuwickeln, oder etwa nicht? Denn wie kann es sein, dass die Planung der Marsbesiedelung schon im vollen Gange ist, wir hier auf der Erde aber immer noch riesige Papier-Postberge manuell und analog verteilen?<\/p>\n\n\n\n

(Fast) genau diese Frage hat sich auch die Kreisstadt Bergheim<\/a> gemeinsam mit der codia Software GmbH<\/a> vor einiger Zeit gestellt. Durch die Einf\u00fchrung der eAkte<\/a> in der Verwaltung ist die passende Antwort schnell gefunden: Die intelligente Posteingangsverteilung<\/a>.<\/p>\n\n\n\n

Um zu verstehen, warum und wann man die Postverteilung \u00fcberhaupt als intelligent bezeichnen kann und was das f\u00fcr die Verwaltungspraxis in Zukunft tats\u00e4chlich bedeutet, ist vorab ein knapper Exkurs zum Thema K\u00fcnstliche Intelligenz<\/a> vonn\u00f6ten.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Wann genau sprechen wir von \u201ek\u00fcnstlicher Intelligenz\u201c?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Spricht man von Intelligenz, dann hat man h\u00f6chstwahrscheinlich direkt das Bild eines menschlichen Gehirns vor Augen. Dies besteht aus einer Vielzahl von Nervenzellen, den Neuronen. Diese sind \u00fcber viele Wege mit ihren Nachbarzellen verbunden. \u00dcber diese Verbindungen werden st\u00e4ndig elektrische Impulse von einer Zelle zur anderen gesendet. Dadurch ist der Mensch in der Lage zu lernen, zu schlussfolgern und abstrakt zu denken.<\/p>\n\n\n\n

Im Grunde genommen werden bei der sogenannten \u201ek\u00fcnstlichen Intelligenz\u201c \u2013 auch \u201eKI\u201c genannt \u2013 die Neuronen durch Algorithmen und Computercodes dargestellt.<\/p>\n\n\n\n

Man unterscheidet allgemein zwischen starker und schwacher k\u00fcnstlicher Intelligenz. Letztere ist aus unserem Alltag schon seit vielen Jahren nicht mehr wegzudenken. Sie hat 1997 daf\u00fcr gesorgt, dass sich der amtierende Schachweltmeister Garri Kasparow gegen einen Computer geschlagen geben musste [1], dass Siri uns sagen kann, wie das Wetter morgen wird und ob wir einen Regenschirm brauchen oder dass nervige E-Mails im Spam-Ordner landen.<\/p>\n\n\n\n

Eine Sache haben alle diese Beispiele gemeinsam. Sie sind \u201enur\u201c auf die intelligente L\u00f6sung einer oder weniger Aufgaben spezialisiert. Schwache k\u00fcnstliche Intelligenzen sind heute noch nicht in der Lage au\u00dferhalb des Kontextes zu arbeiten, f\u00fcr den sie programmiert wurden.<\/p>\n\n\n\n

Bis eine \u201estarke k\u00fcnstliche Intelligenz\u201c entsteht, die mit den intellektuellen F\u00e4higkeiten des Menschen verglichen werden kann, ist es noch ein weiter Weg. Weitere Informationen zum Thema K\u00fcnstliche Intelligenz<\/a>. <\/p>\n\n\n\n

\"Theo<\/figure>\n\n\n\n

<\/span>Wie kann es der Maschine gelingen, den Menschen zu schlagen?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Zun\u00e4chst einmal muss dem System beigebracht werden, wie es eigenst\u00e4ndig lernen kann. Dazu sind viele k\u00fcnstliche Neuronen n\u00f6tig. In der sogenannten Lernphase wird das System mit Millionen von Daten gef\u00fcttert, die es zu analysieren und einzuordnen gilt. In dieser Zeit bekommt es st\u00e4ndig R\u00fcckmeldungen, ob die Prozesse richtig ausgef\u00fchrt wurden oder nicht.<\/p>\n\n\n\n

Anhand dieser R\u00fcckmeldungen ver\u00e4ndert das System die Wege zwischen den k\u00fcnstlichen Neuronen. Ganz \u00e4hnlich wie beim Menschen. Die Verbindungen, die zum \u201erichtigen\u201c Ergebnis gef\u00fchrt haben, werden verst\u00e4rkt. Die \u201efalschen\u201c Verbindungen werden hingegen schw\u00e4cher.<\/p>\n\n\n\n

So soll sich das System nach einer Vielzahl an Versuchen zu einem intelligenten, neuronalen Netzwerk entwickeln, das sich eigenst\u00e4ndig weiter optimieren kann. Es ist nun in der Lage, ganz neue Situationen anhand der aufgebauten Verbindungen richtig einzuordnen. Diesen Vorgang bezeichnet man als \u201eMachine Learning\u201c.<\/p>\n\n\n\n

So wird es einer Maschine m\u00f6glich, die F\u00e4higkeiten eines Menschen in diesem ganz speziellen Bereich weit zu \u00fcbersteigen. Aber eben nur in diesem Bereich.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Was hat die k\u00fcnstliche Intelligenz mit der Posteingangsverteilung der Kreisstadt Bergheim zu tun?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Bis 2020 m\u00f6chte die Kreisstadt Bergheim den Eingang ihrer Postverteilung durchg\u00e4ngig und g\u00e4nzlich automatisieren. Die k\u00fcnstliche Intelligenz hilft bereits jetzt dabei, diesen Prozess zu beschleunigen und zu optimieren.<\/p>\n\n\n\n

Was passiert aktuell bei der Stadt Bergheim?<\/p>\n\n\n\n

Die bei der Verwaltung der Kreisstadt Bergheim ankommenden \u201ePostberge\u201c werden gescannt und als PDF-Dateien in ein einfaches und schnelles Dokumenten-Verarbeitungs-System importiert. Aus diesen Schriftst\u00fccken generiert ein Texterkennungssystem (OCR) alle W\u00f6rter. Anschlie\u00dfend wird das Dokument anhand dieser W\u00f6rter automatisch zugeordnet, archiviert und an den richtigen Postkorb weitergeleitet.<\/p>\n\n\n\n

An dieser Stelle werden bereits die ersten wichtigen Voraussetzungen f\u00fcr den Weg zum komplett intelligenten Posteingang geschaffen.<\/p>\n\n\n\n

Die Positionen der einzelnen W\u00f6rter zueinander oder Muster werden vom System automatisch erkannt und nach vordefinierten Regeln den Abteilungen zugeordnet werden. So ist es dem Empf\u00e4nger m\u00f6glich, direkt \u00fcber seinen Postkorb im ECM-System mit dem Dokument zu arbeiten und Rechnungen in entsprechenden Workflows anzuweisen.<\/p>\n\n\n\n

Die Herausforderung dabei: Es handelt sich bei diesen Dokumenten nicht nur um standardisierte Vordrucke, sondern vor allem um frei formulierte und unstrukturierte Schriftst\u00fccke.<\/p>\n\n\n\n

\"Posteingangsverteilung\"<\/figure>\n\n\n\n

Wie wird festgestellt, an welchen Postkorb das Dokument gehen soll?<\/h3>\n\n\n\n

Eine automatische Zuordnung von eingehenden Dokumenten wird m\u00f6glich, da zuvor \u201eRegeln\u201c erstellt wurden, die die Verbindungen zwischen den einzelnen Postk\u00f6rben darstellen.<\/p>\n\n\n\n

Jeder Abteilung k\u00f6nnen pr\u00e4gnante Schlagw\u00f6rter zugeordnet und mit Regeln verkn\u00fcpft werden. Wie zum Beispiel: \u201eWenn dieses Wort in einem Text vorkommt, dann ist das Dokument f\u00fcr Abteilung X bestimmt\u201c.<\/p>\n\n\n\n

Durch die Texterkennung werden ausgew\u00e4hlte W\u00f6rter herausgefiltert. Jedes Dokument, in dem dieses Wort auftaucht und erkannt wird, kann durch den Eingang der Postverteilung automatisch an den zust\u00e4ndigen Postkorb weitergeleitet werden.<\/p>\n\n\n\n

Diese Logik l\u00e4sst sich beliebig ausweiten. So besteht die M\u00f6glichkeit \u201eund\/oder Regel\u201c miteinander zu verkn\u00fcpfen: \u201eWenn dieses UND jenes Wort vorkommen, dann geh\u00f6rt das Dokument zu Abteilung Y\u201c oder \u201eWenn dieses ODER jenes Wort vorkommen, dann geht das Dokument an Stelle Z\u201c.<\/p>\n\n\n\n

So lassen sich f\u00fcr die Postverteilung der Kreisstadt Bergheim nach und nach die richtigen individuellen Regeln erstellen und nutzen. Wichtig hierbei: Die Regeln werden nicht vorgegeben, sondern k\u00f6nnen von dem jeweiligen Verwender je nach Bedarf selbst bestimmt werden.<\/p>\n\n\n\n

Kann das System aus Fehlern lernen?<\/h3>\n\n\n\n

Genau an dieser Stelle soll zuk\u00fcnftig k\u00fcnstliche Intelligenz zum Einsatz kommen. Das Ziel ist es, in naher Zukunft durch \u201eMachine Learning\u201c ein selbstlernendes System zu erschaffen.<\/p>\n\n\n\n

Es soll feststellen k\u00f6nnen, wenn ein ausgef\u00fchrter Prozess nicht zum richtigen Zielpostfach gef\u00fchrt hat.  Anschlie\u00dfend muss das intelligente System selbst in der Lage sein, die Verbindung so zu korrigieren, dass das Dokument sein Ziel erreicht.<\/p>\n\n\n\n

Zurzeit wird dieser Fehler noch von Menschen erkannt und angepasst. Doch schon bald wird es m\u00f6glich sein, diese Vorg\u00e4nge automatisch und vor allem vom intelligenten System selbst durchf\u00fchren zu lassen.<\/p>\n\n\n\n

Die Vorteile eines intelligenten Postverteilungssystems<\/h3>\n\n\n\n
    \n
  • State of the art<\/li>\n\n\n\n
  • Zeit und Geldersparnis<\/li>\n\n\n\n
  • Qualit\u00e4t<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

    State oft the art (auf dem neusten Stand sein)<\/h3>\n\n\n\n

    Um sich von Mitbewerbern am Markt abzuheben und konkurrenzf\u00e4hig zu bleiben, sollte man mit neuen technischen Standards <\/strong>im Einklang sein und die wichtigen Wettbewerbsvorteile, die sich durch KI ergeben, nutzen. [2]<\/p>\n\n\n\n

    Als guter Ansatzpunkt bietet sich hier die Posteingangsverteilung. Auch Theo Kratz ist der Meinung:<\/p>\n\n\n\n

    \u201eDer intelligente Posteingang ist ein – wie ich meine – gelungener und bodenst\u00e4ndiger Einstieg in die Welt der k\u00fcnstlichen Intelligenz. Hierbei war unser strategisches Ziel, dass die Prozesse wirklich von Beginn an digital abgewickelt werden k\u00f6nnen und somit durchg\u00e4ngige digitale Arbeitsabl\u00e4ufe erreicht werden.\u201c<\/p>\n\n\n\n

    Zeit- und Geldersparnis<\/h3>\n\n\n\n

    Jedes einzelne Schriftst\u00fcck einscannen, manuell zuordnen, ablegen, verwalten und weiterleiten: Das nimmt ohne Zweifel sehr viel kostbare Zeit in Anspruch. Laufen all diese Vorg\u00e4nge jedoch automatisch und nahezu zeitgleich ab, tr\u00e4gt dies zu einer enormen Beschleunigung der betrieblichen Abl\u00e4ufe bei. Dementsprechend wird viel Zeit und Geld<\/strong> bei der Verteilung von Schriftst\u00fccken gespart und die einst daf\u00fcr zust\u00e4ndigen Mitarbeiter k\u00f6nnen sich wichtigeren Aufgaben widmen.<\/p>\n\n\n\n

    Bessere Ergebnisse \/ Bessere Arbeitsqualit\u00e4t<\/h3>\n\n\n\n

    \u00dcberraschender Weise profitiert auch die Qualit\u00e4t<\/strong> der Zuordnungen von der automatisierten Verteilung. Es werden weniger \u201eFl\u00fcchtigkeitsfehler\u201c gemacht, die bei der Bearbeitung durch Menschenhand durchaus vorkommen k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n

    Theo Kratz hat mit der Kreisstadt Bergheim ganz \u00e4hnliche Erfahrungen gemacht:<\/p>\n\n\n\n

    \u201eIn Verbindung mit dem selbstst\u00e4ndigen Lern- und Korrekturverm\u00f6gen der intelligenten Postverteilung kann nicht nur die \u201eTrefferquote\u201c nachhaltig verbessert werden, auch auf etwaige Struktur- oder Zust\u00e4ndigkeits\u00e4nderungen kann noch effektiver und vor allem unkomplizierter reagiert werden. Das angestrebte Ziel, dem gescannten und zugestellten Dokument alle verf\u00fcgbaren Informationen des st\u00e4dtischen IT-Systems mitzugeben, wird die Prozessqualit\u00e4t nochmals ein St\u00fcck weit anheben. Ich bin gespannt!\u201c<\/p>\n\n\n\n

    Abschlie\u00dfend bleibt zu sagen, dass die k\u00fcnstliche Intelligenz den Menschen (noch lange) nicht vollst\u00e4ndig ersetzen kann, aber die Optimierung der Arbeitswelt ein gro\u00dfes St\u00fcck vorantreibt.<\/p>\n\n\n\n

    Die Kreisstadt Bergheim ist sich sicher, dass sie mit dem Einsatz solch \u201eintelligenter\u201c L\u00f6sungen in Zukunft folgendes Ziel erreichen wird: Durchg\u00e4ngige digitale Prozesse, die einfacher, schneller und besser sind, als je zuvor.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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