{"id":19037,"date":"2022-08-16T16:54:00","date_gmt":"2022-08-16T14:54:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=19037"},"modified":"2025-09-26T10:01:01","modified_gmt":"2025-09-26T08:01:01","slug":"vertragsmanagement-excel-sharepoint-o365-effektiv-nutzen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/vertragsmanagement-excel-sharepoint-o365-effektiv-nutzen\/","title":{"rendered":"Vertragsmanagement in SharePoint & Microsoft 365 effektiv nutzen!"},"content":{"rendered":"\n

Vertragsmanagement mit Excel ist leider noch g\u00e4ngige Praxis. Dabei bieten SharePoint Online und Microsoft 365 die bessere Alternative.<\/p>\n\n\n\n

SharePoint Online l\u00e4sst sich nicht in g\u00e4ngige Software-Schubladen stecken. Es ist eine ausgefeilte Collaboration-L\u00f6sung, welche f\u00fcr Prozessmanagement, Teamzusammenarbeit oder Portale genutzt wird und ebenso das Web Content-Management beherrscht. Entsprechend vielseitig ist der Einsatz in Unternehmen. Ergo wird SharePoint Online und Microsoft 365 in vielen Unternehmen als Plattform zur Unterst\u00fctzung bei der Umsetzung verschiedener Digitalisierungsstrategien eingesetzt.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Warum man Vertr\u00e4ge digital mit SharePoint Online verwalten sollte und nicht mit einer „Excel Vorlage Vertragsverwaltung“<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Nach wie vor wird gerne f\u00fcr das Vertragsmanagement<\/a> Excel genutzt. Wenn Deine Organisation jedoch bereits SharePoint Online oder Microsoft 365 einsetzt – oder einsetzen m\u00f6chte, dann ergibt es Sinn, auch das Vertragsmanagement auf dieser Basis abzubilden. Denn aus einem Einsatz einer Vertragsmanagement-Software resultieren nicht nur Vorteile f\u00fcr Anwender, sondern auch f\u00fcr die IT.<\/p>\n\n\n\n

Das Vertragsmanagement SharePoint Online<\/a> und Microsoft 365 stellt hier eine m\u00f6gliche zus\u00e4tzliche Ausbaustufe dar. Mit einer professionellen L\u00f6sung k\u00f6nnen Vertr\u00e4ge im SharePoint Online intelligent abgelegt und verkn\u00fcpft werden.<\/p>\n\n\n\n

So kann es z.B. eine Vertrags- und eine Projektakte geben. Statt wie bisher ein Dokument im Netzlaufwerk mehrfach ablegen zu m\u00fcssen, kann der Vertrag jetzt auch innerhalb der Projektakte verlinkt und einfach aufgerufen werden. In einem anderen Beispiel k\u00f6nnte ein Anwender aus dem Lieferantenvertrag direkt zur Lieferantenakte springen.<\/p>\n\n\n\n

Vertr\u00e4ge sind oft sehr abstimmungsintensiv. Sie bed\u00fcrfen Freigaben an unterschiedlichsten Stellen im Unternehmen oder der gemeinsamen Arbeit an Dokumenten. Durch den Einsatz von SharePoint Online ergibt sich eine sehr enge Integration in Anwendungen wie z.B. Word. Das bedeutet, dass Anwender in gewohnter Umgebung auch parallel an Vertragsdokumenten arbeiten k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n

Auch f\u00fcr die IT ergeben sich Vorteile: Wenn statt vieler Einzelprodukte eine zentrale Plattform genutzt werden kann, w\u00e4chst das Know-how der IT-Abteilung im Bereich der strategischen Plattform SharePoint Online stetig. Schulungs- und Wartungsaufw\u00e4nde fallen somit geringer aus.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>SharePoint Online Vertrags\u00fcbersichtsliste vs. vollumf\u00e4ngliche Vertragsmanagement-L\u00f6sung<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Mit webbasierten Listen und Dokumentenbibliotheken bringt SharePoint Online im Standard bereits essenzielle Funktionalit\u00e4ten f\u00fcr ein Vertragsmanagement mit. Diese Funktionen werden genutzt, um Vertragseigenschaften, \u00e4hnlich wie in einer zentralen Excel Liste, zu pflegen. Zudem k\u00f6nnen Dokumente in Dokumentbibliotheken abgelegt werden. Damit ergibt sich schon eine deutlich bessere Handhabung laufender Vertr\u00e4ge. Jedenfalls eleganter, als wenn Vertr\u00e4ge mit einer Excel Vorlage verwaltet werden.<\/p>\n\n\n\n

Jedoch k\u00f6nnen sich durch diese Arbeitsweise einige bekannte Problemstellungen in der Vertragsverwaltung ergeben.<\/p>\n\n\n\n

Einige dieser Nachteile sind:<\/h3>\n\n\n\n