{"id":19143,"date":"2024-12-19T11:19:43","date_gmt":"2024-12-19T10:19:43","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=19143"},"modified":"2025-08-18T16:55:03","modified_gmt":"2025-08-18T14:55:03","slug":"sharepoint-als-dms","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/digitaler-wandel\/sharepoint-als-dms\/","title":{"rendered":"SharePoint als DMS? Ein Vergleich zwischen klassischer und M365-basierter L\u00f6sung"},"content":{"rendered":"\n

In der heutigen Gesch\u00e4ftswelt, in welcher der Umgang mit Informationen und Dokumenten zunehmend komplexer wird, ist es f\u00fcr Unternehmen wichtig, eine effiziente und flexible L\u00f6sung zu finden. Microsoft bietet mit Microsoft 365 oder SharePoint eine umfassende Palette von Funktionen zur Implementierung einer\u202fDMS-L\u00f6sung. Im folgenden Artikel kl\u00e4ren wir, welche Unterschiede es gibt und auf welche Variante eines DMS-Systems ein Unternehmen setzen sollte.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Welche DMS-L\u00f6sungsans\u00e4tze gibt es? Ist SharePoint als DMS sinnvoll?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

M365 basierte L\u00f6sungen bieten sich als Alternative zu herk\u00f6mmlichen\u202fDokumentenmanagement-Systemen\u202fan und gestalten den Markt f\u00fcr diese Systeme\u202fnoch vielf\u00e4ltiger. Der Fokus liegt auf Collaboration<\/a> und Informationsaustausch. Diese L\u00f6sungen adressieren prim\u00e4r solche Unternehmen, die im Rahmen ihrer kollaborativen Ziele bereits \u00fcber eine klare Microsoft 365-Strategie \u2013 beispielsweise f\u00fcr ihren Digital Workplace \u2013 verf\u00fcgen und nun\u202fauch\u202fDMS-L\u00f6sungen\u202feinbeziehen wollen.<\/p>\n\n\n\n

Klassische DMS-L\u00f6sungen \u00fcberzeugen durch ihre spezialisierte Funktionsweise und kommen besonders dort zum Einsatz, wo Unternehmen ihre Strategien zur Digitalisierung<\/a>\u202fihrer vorrangig dokumentenbasierten Prozesse anstreben. Ziel ist, Schnelligkeit und Produktivit\u00e4t in den papiergebundenen Gesch\u00e4ftsabl\u00e4ufen zu steigern und Prozesskosten zu senken.<\/p>\n\n\n\n

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Zul\u00e4ssigkeit Microsoft 365 und SharePoint Online als revisionssicheres DMS<\/h3>\n\n\n\n\t
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<\/span>Multifunktionale Ausrichtung von M365 unterst\u00fctzt die unternehmerische IT-Strategie<\/span><\/h2>\n\n\n\n

M365 stellt in Sachen Collaboration\u202feine Multifunktionsplattform dar, die mit den Tools SharePoint, OneDrive, Teams, der PowerPlattform, Planner usw. in beinahe jedem Unternehmen im Einsatz ist. Diese dient also nicht\u202fnur\u202fals DMS-L\u00f6sung, sondern einer Vielzahl weiterer Anwendungen. Der \u00fcbergreifende Gedanke ist, Informationen einfach auffindbar und auf transparentem Weg austauschbar zu machen, gemeinsam zu bearbeiten (\u201eCo-Authoring\u201c) bzw.\u202fdirekt zu kommunizieren (Teams).\u202fDiese Informationen m\u00fcssen keineswegs Dokumente, sondern k\u00f6nnen ebenso Termine, Aufgaben, Reports, Blogs\u202foder ein Wiki innerhalb eines Projektraums sein.<\/p>\n\n\n\n

Diese\u202fmultifunktionale Ausrichtung von\u202fSharePoint\u202fals DMS ist besonders vorteilhaft f\u00fcr IT-Strategen, da nicht f\u00fcr jede Anforderung separate Systeme aufwendig implementiert und betrieben werden m\u00fcssen. Viele Unternehmen lizenzieren die klassischen Office-Applikationen bereits \u00fcber einen Enterprise-Plan. Dieser beinhaltet h\u00e4ufig SharePoint und weitere Produkte aus der M365-Plattform, die einfach mitgenutzt werden k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n

Auch die verbundenen Kostenersparnisse, die durch Reduzierung der zu betreibenden Insell\u00f6sungen entstehen, sowie die erweiterten Einsatzm\u00f6glichkeiten f\u00fcr das meist knappe\u202fPersonal,\u202fsind wichtige Faktoren bei der Entscheidung f\u00fcr eine M365-orientierte Strategie zur Etablierung von DMS-L\u00f6sungen.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Die IT-Strategie ist entscheidend f\u00fcr die DMS-L\u00f6sung<\/span><\/h2>\n\n\n\n

\u00dcberlegt ein Unternehmen, lediglich eine digitale Aktenanwendung\/Archivierung einzuf\u00fchren, so ist dies sowohl \u00fcber die spezialisierte DMS-L\u00f6sung als auch \u00fcber eine Microsoft 365-Plattform m\u00f6glich. In der Regel wird die Wahl zwischen den beiden Alternativen keine grundlegende Entscheidung f\u00fcr eine bestimmte Richtung darstellen, sondern sich aus der \u00fcbergreifenden Strategie ableiten.<\/p>\n\n\n\n

Was einen f\u00fcr den Anwendenden relevanten Teilaspekt einer DMS-L\u00f6sung <\/a>betrifft (z.B. Geschwindigkeit, Klickfolgen \u2026), ist der Anwendende m\u00f6glicherweise mit einer klassischen DMS-L\u00f6sung besser bedient. Deren Entwickler:innen wissen beispielsweise genau, wie man ben\u00f6tigte spezielle Funktionen \u00fcber wenige Mausklicks verf\u00fcgbar macht, w\u00e4hrend\u202fbei der SaaS-Variante (M365) diese Funktionen m\u00f6glicherweise etwas aufwendiger f\u00fcr den Anwendenden implementiert sind. Es ist wie bei einem Schweizer Multifunktionsmesser: Es dient der universellen Nutzung als Messer, Schere, Korkenzieher, Schraubendreher und mehr. Dabei haben die Einzelfunktionen nicht die Qualit\u00e4t des jeweiligen Spezialwerkzeugs. \u00c4hnlich verh\u00e4lt es sich mit M365 als multifunktionaler Plattform im Vergleich zu spezialisierten DMS-L\u00f6sungen. Die Frage ist nun im Wesentlichen, wie h\u00e4ufig ben\u00f6tigt welcher Anwendende welche Spezialfunktion und wie viel ist man bereit, f\u00fcr diese Spezialfunktion zu bezahlen?<\/p>\n\n\n\n

Neben den durch M365 abgedeckten Basisfunktionen einer DMS-L\u00f6sung (Check-in\/Check-out, Versionierung, Teilen) sind f\u00fcr erweiterte Anforderungen (Aktenmanagement, Scanning, Outlook-Integration, ERP-Integration ggf.\u202fWorkflow\/Formulare) L\u00f6sungen von Drittherstellern erforderlich, die als L\u00f6sungsrucksack f\u00fcr M365 die Basisfunktionen in Richtung einer vollumf\u00e4nglichen DMS-L\u00f6sung erweitern und einfach anwendbar machen.<\/p>\n\n\n\n

Wo eine SaaS-Infrastruktur M365 bzw. eine On-Premises Infrastruktur f\u00fcr SharePoint, einschlie\u00dflich der Sicherheitskonzepte samt Backup, verwendet wird, reduzieren sich die Investitionen in die Systemtechnik f\u00fcr den Betrieb der DMS-L\u00f6sung\u202fmit diesen Add-ons. \u00dcberdies verringert sich der Schulungsaufwand f\u00fcr die Endanwender:innen erheblich, da die Integration in die bereits vertraute Microsoft-Welt die Einarbeitung erleichtert.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>So profitiert CAMFIL von einer ganzheitlichen DMS-Plattform mit Microsoft 365 Anwendungen<\/span><\/h2>\n\n\n\n

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