{"id":19842,"date":"2019-06-07T08:14:54","date_gmt":"2019-06-07T06:14:54","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=19842"},"modified":"2024-11-21T08:55:28","modified_gmt":"2024-11-21T07:55:28","slug":"ueber-die-einfuehrung-einer-digitalen-projektakte-fuer-maschinen-am-beispiel-der-optima-packaging-group","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/branchenprozesse\/ueber-die-einfuehrung-einer-digitalen-projektakte-fuer-maschinen-am-beispiel-der-optima-packaging-group\/","title":{"rendered":"\u00dcber die Einf\u00fchrung einer digitalen Projektakte f\u00fcr Maschinen am Beispiel der OPTIMA packaging Group"},"content":{"rendered":"\n<p data-beyondwords-marker=\"57c41911-faed-4be0-878b-62cd4a139307\">Eine digitale Projektakte erm\u00f6glicht es, s\u00e4mtliche Informationen und Dokumente zu einem Projekt zentral und \u00fcbersichtlich zu speichern und zu verwalten. In diesem Blog-Artikel erf\u00e4hrst du, welche Vorteile eine digitale Projektakte bietet und wie die Einf\u00fchrung der digitalen Projektakte f\u00fcr Maschinen bei der OPTIMA packaging Group funktioniert hat. <\/p>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"42815e80-9a38-48c5-a66b-5828a5cd6be7\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-wer-ist-die-optima-packaging-group\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"wer-ist-die-optima-packaging-group\"><\/span>Wer ist die OPTIMA packaging Group?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"3d5e2258-259b-4598-a745-ce1455803cd4\">Die <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/referenzen\/optima-packaging-group-gmbh\">OPTIMA packaging Group<\/a>, mit Sitz in Schw\u00e4bisch Hall, ist eine global agierende Unternehmensgruppe, die auf hochinnovative Abf\u00fcll- und Verpackungsmaschinen spezialisiert ist. Das eigent\u00fcmergef\u00fchrte Unternehmen ist in 12 L\u00e4ndern aktiv und w\u00e4chst dynamisch. Weltweit arbeiten ca. 2500 Besch\u00e4ftigte f\u00fcr das mittelst\u00e4ndische Unternehmen, davon alleine rund 1700 am Standort Schw\u00e4bisch Hall. Kunden aus unterschiedlichen Branchen wie der pharmazeutischen und konsumg\u00fcterspezialisierten Industrie oder im Bereich der Papierhygiene adressiert die OPTIMA packaging Group gezielt \u00fcber die 4 Business Units \u201eOPTIMA pharma\u201c, \u201eOPTIMA consumer\u201c, \u201eOPTIMA nonwovens\u201c und \u201eOPTIMA life science\u201c.<\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"cdbe9844-695b-436f-bca5-47581c46a03b\">Da es sich bei diesen Kundenprojekten im Bereich <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/branchen\/maschinenbau\">DMS Maschinenbau<\/a> in der Regel nicht um Serienfertigungen, sondern um Spezialanfertigungen handelt, sind Projektlaufzeiten von bis zu 2,5 Jahren m\u00f6glich. Im Rahmen der Projektrealisierung sind diverse Fachabteilungen beteiligt und es wird eine Vielzahl von Dokumenten erstellt, bearbeitet und ausgetauscht: Von vertrieblichen Vereinbarungen und technischen Spezifikationen wie Schaltpl\u00e4nen \u00fcber Bedienungsanleitungen und Ersatzteillisten bis hin zur Maschinen-Dokumentationen und Abnahmeprotokollen.<br>Umso wichtiger ist es f\u00fcr OPTIMA, dass alle Projektdokumente zentral und strukturiert abliegen und verf\u00fcgbar sind.<\/p>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"d17aba9b-0953-4f10-8e53-77ca4dcb6b00\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-warum-eine-projektakte-fur-maschinen-her-muss\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"warum-eine-projektakte-fuer-maschinen-her-muss\"><\/span>Warum eine Projektakte f\u00fcr Maschinen her muss?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"3e715efb-56db-48be-a183-780b788845f0\">Dokumente zu einem Projekt fanden sich auf verschiedenen Laufwerken in diversen von den jeweiligen Fachabteilungen genutzten Ordnerstrukturen. In der Konsequenz hie\u00df das f\u00fcr die Praxis: Enormer Aufwand, um relevante Dokumente aufzufinden. Es gab dar\u00fcber hinaus Irritationen durch Mehrfachablagen von Dokumenten mit verschiedenen Versionsst\u00e4nden, sodass Dubletten vorhanden waren und eine revisionssichere Archivierung nicht sichergestellt werden konnte.<\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"587dd2c3-13dd-4dec-b7bd-ac9e2366111b\">Dieser Umstand stimmte alle Prozessbeteiligten unzufrieden. Vor diesem Hintergrund wurde beschlossen, die geltenden Zust\u00e4nde zu verbessern und im Rahmen eines jeden \u201eMaschinenprojektes\u201c eine <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/software\/digitale-akte\">digitale Projektakte<\/a> f\u00fcr ebenjene Maschinen einzuf\u00fchren.<\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"932ddb1e-a7cb-4379-9729-a1124469bcec\">Die folgende Grafik verdeutlicht die Ausgangslage:<\/p>\n\n\n<div class=\"wp-block-image\">\n<figure data-beyondwords-marker=\"f1921f38-43a3-4fb8-9e3d-7f621d336428\" class=\"aligncenter size-full\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"2000\" height=\"1316\" src=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/Grafik-Status-Que-Optima.png\" alt=\"Optima packaging group\" class=\"wp-image-19843\" srcset=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/Grafik-Status-Que-Optima.png 2000w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/Grafik-Status-Que-Optima-600x395.png 600w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/Grafik-Status-Que-Optima-1090x717.png 1090w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/Grafik-Status-Que-Optima-768x505.png 768w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/Grafik-Status-Que-Optima-1536x1011.png 1536w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/Grafik-Status-Que-Optima-228x150.png 228w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/Grafik-Status-Que-Optima-380x250.png 380w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/Grafik-Status-Que-Optima-912x600.png 912w\" sizes=\"auto, (max-width: 2000px) 100vw, 2000px\" \/><\/figure><\/div>\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"affba587-fb57-4631-8aeb-0a4643853877\">Diese Herausforderungen und Probleme sollten im&nbsp; Zuge einer unternehmensweiten Einf\u00fchrung der Dokumenten-Management-Software der d.velop AG bei der OPTIMA packaging Group behoben werden.<\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"72b90d0a-cabe-4d27-a561-f0dd4748c2a2\">Ziel sollte es sein, alle Dokumente des Wertsch\u00f6pfungsprozesses in einem zentralen, unternehmensweiten Archiv zu sammeln und zur Verf\u00fcgung zu stellen. Dieses Gro\u00dfprojekt gliedert sich in mehrere Teilprojekte wie etwa die <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/einfuehrung-elektronische-personalakte\/\">Einf\u00fchrung digitaler Personalakten<\/a>, Kundenakten und Lieferantenakten.<\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"3599775a-ee1c-4f2a-aa10-246989817559\">Mitverantwortlich f\u00fcr die erfolgreiche Realisierung des Maschinenprojektes war und ist Application Administrator Olga Luk, die bereits seit 2009 f\u00fcr die OPTIMA packaging Group t\u00e4tig ist. Gemeinsam mit Projektmanager Patrick H\u00f6rmann der d.velop AG stellte Frau Luk die Einf\u00fchrung der digitalen Projektakte in ihrem Unternehmen im Rahmen des d.velop forums 2019 in einem spannenden Vortrag vor.<\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"1b6d48bd-52fb-4d77-a568-f68a4cd5fe7d\">Im folgenden m\u00f6chten wir die geschilderten Erkenntnisse um und \u00fcber die Einf\u00fchrung der Projektakte bei der OPTIMA festhalten.<\/p>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"0b67079e-9a73-4887-9b55-4c7d5f82bcd7\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-der-ablauf-der-projektakte-fur-maschinen-der-optima\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"der-ablauf-der-projektakte-fuer-maschinen-der-optima\"><\/span>Der Ablauf der Projektakte f\u00fcr Maschinen der OPTIMA<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"faea84dc-0474-4660-a699-3dc6e79500aa\">Im Fokus des Projektes steht bis heute die deutliche Verbesserung der Qualit\u00e4t und Benutzerfreundlichkeit der Dokumentenprozesse. Durch intuitive Navigation, die Verbesserung des Ablagekomforts, Implementierung eines Vorlagenmanagements und einfache Suchfunktionen sollen relevante Dokumente schneller abgelegt, bearbeitet und gefunden werden.<br>Mithilfe einer standardisierten Aktenstruktur und Integrationen in die vorgelagerten Systeme, im Fall der OPTIMA zu SAP ERP, SAP CRM und SAP Projects aber auch in MS Outlook, lassen sich alle Projektdokumente in einer dazugeh\u00f6rigen digitalen Projektakte zusammenfassen. <strong><em>\u201eDie Arbeit mit einer digitalen Aktenstruktur muss dem Anwender Mehrwerte bieten &#8211; es muss cool sein, um genutzt zu werden\u201c <\/em><\/strong>bringt Frau Luk das Thema Benutzerfreundlichkeit in Ihrem Vortrag auf den Punkt.<\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"f82553cc-c7f7-4b3d-aad4-c9129d4944a4\">Um diese ehrgeizigen Ziele bestm\u00f6glich zu erreichen, wurden konkrete Projektauftr\u00e4ge definiert: Darunter die Abbildung der Prozesslandkarte im d.3ecm, eine unternehmensweite Konsolidierung der Ablagestrukturen sowie die Standardisierung von Dokumentvorlagen.<\/p>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"752238df-7376-4e41-829a-bdea19579095\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-der-umfang-des-projektes-muss-klar-sein\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"der-umfang-des-projektes-muss-klar-sein\"><\/span>Der Umfang des Projektes muss klar sein<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"46a5504c-40ea-46e8-9145-2f53d88a03d1\"><strong><em>&#8222;Vor dem Start des Projektes galt es zun\u00e4chst sich einen \u00dcberblick \u00fcber die Dimensionen des Projektumfeldes zu verschaffen&#8220;,<\/em><\/strong> so Olga Luk. Ein elementarer Aspekt sei es gewesen, sich des Mindsets der involvierten und \u201ebetroffenen\u201c Kollegen bewusst zu machen.<strong><em>&nbsp;\u201eMitarbeiter sind seit Jahren an bestimmte Vorgehensweisen und Prozesse gew\u00f6hnt, das macht es nicht leichter neue Aktenstrukturen einzuf\u00fchren\u201c <\/em><\/strong>so die Erfahrung von Application Administratorin Olga Luk.<\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"86f23e3c-f0fd-42ae-ae9a-3fe9dc0162ee\">Ein anderer bedeutender Aspekt liegt im schieren Umfang des Maschinenprojekts selbst: Bei einem Gro\u00dfprojekt kommen bis zu 2.000 verschiedene Dokumente unterschiedlichster Dateitypen zusammen, inklusive interner und externer Korrespondenz. In ein derartiges Kundenprojekt sind bei der OPTIMA fast alle Fachbereiche involviert. Hierzu z\u00e4hlen unter anderem der Vertrieb, das Projektmanagement, der Projekt-Einkauf und diverse technische Spezialabteilungen die f\u00fcr mechanische, elektrische oder softwaretechnische Bereiche des Projektes Verantwortung tragen. Au\u00dferdem eine Reihe von Mitarbeitern, die nicht t\u00e4glich in die digitalen Prozessen involviert sind, wie beispielsweise Montageteams und Servicetechniker.<\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"fb7012f8-a93d-4ea3-a7de-78a855f4e25c\">All diese Wissenstr\u00e4ger im Unternehmen gilt es im Rahmen des \u201eChange Managements\u201c zu ber\u00fccksichtigen, um in diesem komplexen Projektumfeld eine erfolgreiche Projektrealisierung zu gew\u00e4hrleisten. Trotz oftmals divergenter Meinungen und Ansichten wurde laut Olga Luk der \u201eBrei nicht versalzen\u201c, sondern durch die Erfahrung und unterschiedliche Kompetenzen der Mitarbeiter bereichert und die Qualit\u00e4t des Projekts und seiner Ergebnisse gesteigert.<\/p>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"25eedf13-7a30-4927-8662-0f95b47b32c9\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-das-bilden-von-interdisziplinaren-projektteams-als-startschuss\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"das-bilden-von-interdisziplinaeren-projektteams-als-startschuss\"><\/span>Das Bilden von interdisziplin\u00e4ren Projektteams als Startschuss<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"c2b56274-4175-49db-be24-8fbee32a61da\">Der Startschuss f\u00fcr das Teilprojekt digitale Projektakte f\u00fcr Maschinen fiel im April 2015 mit der Bildung der Projektteams.<\/p>\n\n\n<div class=\"wp-block-image\">\n<figure data-beyondwords-marker=\"2c4ae134-3364-473b-af44-c4019d22c977\" class=\"aligncenter size-full\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"2000\" height=\"1081\" src=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/07\/projektteam-digitale-projektakte-optima.png\" alt=\"Projektteam OPTIMA\" class=\"wp-image-19844\" srcset=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/07\/projektteam-digitale-projektakte-optima.png 2000w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/07\/projektteam-digitale-projektakte-optima-600x324.png 600w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/07\/projektteam-digitale-projektakte-optima-1090x589.png 1090w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/07\/projektteam-digitale-projektakte-optima-768x415.png 768w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/07\/projektteam-digitale-projektakte-optima-1536x830.png 1536w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/07\/projektteam-digitale-projektakte-optima-278x150.png 278w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/07\/projektteam-digitale-projektakte-optima-463x250.png 463w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/07\/projektteam-digitale-projektakte-optima-1110x600.png 1110w\" sizes=\"auto, (max-width: 2000px) 100vw, 2000px\" \/><\/figure><\/div>\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"a7d697fd-3ba6-4ba1-9a2e-273b79bb65a4\">Es wurde ein <strong>interdisziplin\u00e4res Kern-Projektteam<\/strong> aus allen Business Units der OPTIMA gebildet und sukzessive um zus\u00e4tzliche Anwender aus den involvierten Fachabteilungen mit fortschreitendem Projektverlauf erweitert.<\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"38e7a9c8-b308-4549-96f0-8a50af89fbad\">Den zentralen Bestandteil dieses Teams bilden die Key User aus den Fachbereichen Vertrieb, dem Projektmanagement, der technischen Dokumentation sowie aus den Engineering-Abteilungen. Erg\u00e4nzt und moderiert wird das Team durch die IT-Abteilung der OPTIMA inklusive IT-Leitung, Projektleitung sowie der SAP Entwicklung und der Anwenderbetreuung.<br>Von Seiten der d.velop AG wird das Kern-Projektteam durch Projektleiter Patrick H\u00f6rmann sowie die Kollegen aus dem Basis und BPM (Business Process Modelling) Umfeld unterst\u00fctzt. Mit diesen 20 \u2013 25 mannstarken Kernteam soll die Maschinenprojektakte gemeinsam konzeptioniert und entwickelt werden.<\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"23ddc553-e993-4c22-aba6-f5e8c5428994\">Das Projektteam wird mit spezialisierten Anwendern der Fachbereiche \u2013 sogenannte d.3 Trainer \u2013 vervollst\u00e4ndigt. Mit Unterst\u00fctzung dieser 25 Trainer werden die Entwicklungen auf Herz und Nieren getestet, abgenommen und das Wissen weiter ins Unternehmen getragen.<\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"046f3daf-f83d-4150-ad7e-7a446aa01456\"><em><strong>\u201eDurch die Mitwirkung von Mitarbeitern aus den betroffenen Fachbereichen schafft man Akzeptanz in den Abteilungen, nicht durch das Delegieren von Neuerungen\u201c<\/strong> <\/em>so das Fazit von Frau Luk.<\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"3c94d88e-2d37-41d9-b640-a01585187b42\">In den ersten Workshops war der Auftrag eine \u201eunternehmensweiten Konsolidierung der Ablagesysteme\u201c in den Vordergrund zu stellen aber auch die Meinungen und Anforderungen der Key User aus den Business Units und den einzelnen Fachbereichen bez\u00fcglich der Inhalte und Struktur der zu schaffenden Projektakte f\u00fcr Maschinen zu sammeln. Das Ziel der Workshop-Reihe war es, sich untereinander kennen zu lernen, ein gemeinsames Verst\u00e4ndnis des Sachverhaltes zu entwickeln und letztendlich eine Kompromissbereitschaft zwischen den 4 Business Units der OPTIMA zu schaffen.<\/p>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"24157347-81c4-48ee-bb45-a99e746a0b2d\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-prototypenentwicklung-und-testing-als-elementarer-bestandteil-des-projekts\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"prototypenentwicklung-und-testing-als-elementarer-bestandteil-des-projekts\"><\/span>Prototypenentwicklung und Testing als elementarer Bestandteil des Projekts<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"42db4e27-5b13-4a0b-9d07-a167a7d19c5f\">Mit der Entwicklung zweier Prototypen innerhalb der Software als Ergebnis dieser Workshops, wurde schnell auf die visualisierte Praxis geschwenkt, damit die Key User den Umgang mit dem System lernen und sich nicht in der theoretischen Diskussion verlieren. Es wurden Multiplikatoren aus den verschiedenen Fachabteilungen eingeladen, die zuvor nicht bei der Strukturerstellung im Rahmen der Workshops involviert waren, um die Prototypen zu testen.&nbsp;Als unabh\u00e4ngige Testinstanz simulierten sie die Ablage und Nutzung von Projektdokumenten aus ihrem &#8222;jeweiligen&#8220; Bereich.<\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"854e31f9-e571-4cea-adea-4a6c799f071a\">Die Tests zeigten, dass sich die entwickelte Struktur der Maschinenprojektakte als ausreichend intuitiv erwies. Mit der Finalisierung der Aktenstruktur des Prototypen und der Erg\u00e4nzung um weitere wichtige Funktionen, wurde dieser sehr schnell zur Implementierung in der ersten Business Unit \u201eOPTIMA life science\u201c freigegeben.<\/p>\n\n\n\n<div data-beyondwords-marker=\"47c8ee39-4c7b-45ba-bb45-92b3c9021b99\" class=\"wp-block-group is-style-cta-whitepaper\"><div class=\"wp-block-group__inner-container is-layout-flow wp-block-group-is-layout-flow\">\n<p data-beyondwords-marker=\"9aa4992f-4cae-421e-a238-6f810d449f8e\">Digitale Akten: So gelingt die Einf\u00fchrung &#8211; inklusive 7 Erfolgsstories<\/p>\n\n\n\n\t<div data-beyondwords-marker=\"b7014c4a-305d-488b-8574-6c9c8abb99a4\" class=\"wp-block-buttons\">\n\t\t<div class=\"wp-block-button is-style-outline\">\n\t\t\t<a class=\"wp-block-button__link\" href=\"https:\/\/content.d-velop.de\/whitepaper-digitale-akten-privatwirtschaft?utm_campaign=Sonstiges+-+d.velop+BLOG+-+01%2F2018&#038;utm_source=intern-blog-ger&#038;utm_medium=blogpost-projektakte&#038;utm_content=button\" target=\"_blank\">Jetzt lesen<\/a>\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<\/div><\/div>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"d5766f56-039d-4129-bf50-e69dd64cab4b\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-agile-methoden-in-der-projektumsetzung\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"agile-methoden-in-der-projektumsetzung\"><\/span>Agile Methoden in der Projektumsetzung<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"56166827-5cbd-40c1-bbf0-9dd029d2653a\">Eine effiziente und erfolgreiche Umsetzung des Maschinenprojektes in den einzelnen Business Units wurde durch eine agile Projektvorgehensweise erreicht. Als wichtiger Bestandteil dieser Vorgehensweise wurde eine iterative Terminplanung eingehalten.<\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"5c62a956-8e5f-4a55-857f-1f004dc63ca4\">In 3-monatigen Zyklen (Versionen) wurden jeweils neue Funktionen zur Projektakte bereitgestellt. Jede Version besteht aus drei Entwicklungssprint sowie einem Qualit\u00e4tssicherungs(QS)-Sprint \u00e1 3 Wochen. Am Ende eines jeden Sprint \u2013 also nach 3 Wochen \u2013 wurden die Ergebnisse der Entwicklung im Rahmen eines Sprint Reviews den Key Usern und Trainern im Testsystem pr\u00e4sentiert. Auf diese Weise hatten die Anwender die M\u00f6glichkeit, zeitnah und regelm\u00e4\u00dfig ihre Anforderungs- und Korrekturw\u00fcnsche zu \u00e4u\u00dfern, welche dann in den folgenden Sprints ber\u00fccksichtigt werden konnten.<\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"635b735a-d7b4-4c09-8b58-d3dd596d4445\">Im Rahmen der QS-Sprints geh\u00f6rte zus\u00e4tzlich eine gef\u00fchrte \u201eDelta Test &amp; Training\u201c-Veranstaltung f\u00fcr alle Key User und Trainer zum Pflichtprogramm. Somit bot jeder QS-Sprint einerseits den Entwicklern die M\u00f6glichkeit qualit\u00e4tsgesicherte, dokumentierte und vorab getestete Funktionen produktiv zu nehmen und andererseits bereitete das Training die Key User und Trainer auf die neuen Funktionen vor. So konnte gleichzeitig der Wissenstransfer im Unternehmen gef\u00f6rdert wurde.<\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"c5d5ae4e-0a2c-4a28-916a-5b48419f4785\">Die Vorteile des Vorgehens liegen auf der Hand, wei\u00df auch Olga Luk<strong><em>: <\/em><\/strong>\u201e<em><strong>Die Entwicklung der digitalen Maschinenprojekt-Akte, lie\u00df sich zeitnah kaum in einem \u201eAbwasch\u201c erledigen, sodass die gew\u00e4hlte Vorgehensweise alle 3 Monate eine erweiterte Version im Produktivsystem bereitzustellen zielf\u00fchrend war. Das Produkt \u2013 die digitale Maschinenprojektakte \u2013 konnte somit kontinuierlich verbessert und bereitgestellt werden. Die Umstellung von dezentralen Ablage auf d.velop DMS erfolgt aber auch nicht in allen Business Units gleichzeitig. Es sollte eine BU nach der anderen auf die Nutzung der digitalen Akte umgestellt werden.\u201c<\/strong><\/em><\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"33ada0e6-25bc-4c59-b00c-eabb63fffc02\">Beginnend mit der kleinsten Business Unit OPTIMA life science mit rund 80 Mitarbeitern im Jahr 2016, wurde die Projektakte f\u00fcr Maschinen in der t\u00e4glichen Praxis erlebt und f\u00fcr die anderen Units weiter optimiert. Neben den technischen Verbesserungen konnten dabei auch viele n\u00fctzliche Erfahrungen organisatorischer Natur gewonnen werden. Das f\u00fchrte dazu, dass die n\u00e4chsten Produktivsetzungen noch effektiver und effizienter werden konnten.<\/p>\n\n\n<div class=\"wp-block-image\">\n<figure data-beyondwords-marker=\"1a530c05-6c85-473d-b50d-172e3156a862\" class=\"aligncenter size-full\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"2000\" height=\"1117\" src=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/Produktivsetzung-optima.png\" alt=\"Sequenzielle Produktivsetzung OPTIMA\" class=\"wp-image-19845\" srcset=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/Produktivsetzung-optima.png 2000w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/Produktivsetzung-optima-600x335.png 600w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/Produktivsetzung-optima-1090x609.png 1090w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/Produktivsetzung-optima-768x429.png 768w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/Produktivsetzung-optima-1536x858.png 1536w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/Produktivsetzung-optima-269x150.png 269w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/Produktivsetzung-optima-448x250.png 448w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/Produktivsetzung-optima-1074x600.png 1074w\" sizes=\"auto, (max-width: 2000px) 100vw, 2000px\" \/><\/figure><\/div>\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"db8ac391-65a3-4c49-9308-487339feb62a\">F\u00fcr jede Einf\u00fchrung wurde von der betroffenen Business Unit ein Projektleiter aus den eigenen Reihen dazu geholt, der die Kommunikation und Organisation in der eigenen Business Unit \u00fcbernahm. <strong><em>\u201eEine Produktivsetzung ist letztendlich kein d.velop Projekt oder reines IT-Projekt, sondern ein OPTIMA Projekt, daher brauchen wir den R\u00fcckhalt unserer internen Projektleiter, unserer Mitarbeiter\u201c<\/em><\/strong>, so schlussfolgerd Olga Luk w\u00e4hrend ihres Vortrags auf dem d.velop forum 2019.<\/p>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"5e690598-5bbf-4a82-8025-bccbf3197e70\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-wo-steht-das-projekt-projektakte-heute\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"wo-steht-das-projekt-projektakte-heute\"><\/span>Wo steht das Projekt Projektakte heute?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"9dd35f9b-bd87-4299-b3cf-9aa4a44cdebf\">Stand Juni 2019 sind erfolgreiche Produktiveinf\u00fchrungen der Projektakte f\u00fcr Maschinen in drei der vier Business Units erfolgt. Somit arbeiten rund 850 Anwender mit der aktuellen Version 10 der digitalen Maschinenprojektakte<strong>. <\/strong><\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"2c308d6a-b09c-4ef5-bd3e-e99fc2bb6c00\">Im Juli 2019 wird die finale Version 11 die letzten funktionalen Anforderungen erf\u00fcllen und im Oktober 2019 nun auch in der letzten und gr\u00f6\u00dften Business Unit OPTIMA pharma mit weiteren rund 630 Anwendern ausgerollt sein.<\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"20ad9615-9cf2-418c-a3bd-64ac923399cc\">Die \u201eProjektakte f\u00fcr Maschinen\u201c der OPTIMA packaging Group steht damit kurz vor dem erfolgreichen Abschluss. Fragt man die Anwender im Rahmen der regelm\u00e4\u00dfigen Retrospektive, was sich durch die Einf\u00fchrung der Maschinenprojektakte ver\u00e4ndert hat, so bekommt man durchweg positive R\u00fcckmeldungen:<\/p>\n\n\n\n<ul data-beyondwords-marker=\"d5572502-1672-4574-84e0-8588e0f07a50\" class=\"wp-block-list\">\n<li data-beyondwords-marker=\"bcdffe15-2a73-46d5-8aac-098b035a6f29\">Business Units untereinander tauschen sich effektiver aus<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"332a2d77-8d08-49f8-97b1-796828a3ccc9\">Durch eine vereinfachte Suchfunktion werden Dokumente schneller gefunden<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"ae50f079-85ef-41c4-93f8-00d6a06bf217\">Die Akte ist sicherer und weniger redundant als die Netzlaufwerke<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"d5c65a0d-cf89-4a3b-b9e4-afd0428be05a\">Das Postfach in Outlook ist nun aufger\u00e4umter und \u00fcbersichtlicher<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"c35d7eea-a70c-461e-aa7a-4f48f08e91c3\">Die Selbstst\u00e4ndigkeit der Mitarbeiter ist gest\u00e4rkt, weil jeder selbst einfach Dokumente suchen und ablegen kann<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"92b2f358-9c04-4250-8b99-f128fd4d37c2\">Die Suche und der Zugriff auf alte Versionen von Dokumenten ist nun problemlos m\u00f6glich<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"ddec9a22-41d9-4df0-89ea-4aca570080e0\">Die Liste l\u00e4sst sich noch ein gutes St\u00fcck verl\u00e4ngern. Gelobt wurde zudem die sehr gute Projektumsetzung und Unterst\u00fctzung durch die interne IT-Abteilung.<\/p>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"e16b423d-89ee-45d8-a865-aafadc014a10\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-wo-geht-die-reise-hin\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"wo-geht-die-reise-hin\"><\/span>Wo geht die Reise hin?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"92a04ce1-dbb6-4e76-b4fa-3c93473f6272\">Wir haben die verantwortliche Projektmanagerin Frau Olga Luk gefragt, wie sie die Zukunft des Projektes sieht und was sie anderen Unternehmen in einer \u00e4hnlichen Situation raten w\u00fcrde:<\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"bfad0680-8eff-4bf6-acc0-6c058867ac91\">\u201eNun an dieser Stelle w\u00fcrde ich selbst gerne jemanden zitieren und zwar Christian Lindemann vom dem d.velop Forum 2019: \u201e[..] Unternehmen, [..] Produkte, [..] Menschen\u201c und meine Interpretation macht mich in der Tat optimistisch, denn alle Anwender sind Menschen!&#8220; Egal um welches Unternehmen oder Produkt es geht &#8211; wenn Menschen m\u00fcssen aber nicht k\u00f6nnen oder nicht wollen, dann suchen sie instinktiv nach Umwegen. Dann landen wir wieder bei dem Status Quo. In unserem Fall die dezentralen Ablage. Aber wenn sie es tats\u00e4chlich wollen \u2013 was kann sie dann von dem Zielergebnis noch abhalten?<br>Anderen Unternehmen in derselben Situation w\u00fcrde ich raten, die Herausforderungen des Change-Managements nicht zu untersch\u00e4tzen, diese als etwas Selbstverst\u00e4ndliches zu betrachten und nicht aufzugeben. Sicherlich k\u00f6nnen wir \u2013 egal ob Software-Lieferant oder IT-Abteilung \u2013 uns so positionieren, dass unsere Prim\u00e4raufgabe darin besteht, ein gutes System bzw. Produkt bereitzustellen. So nach dem Motto \u201eBestellt \u00e0 Geliefert\u201c.<br>Ein zus\u00e4tzlicher Aufwand, die Anwender direkt ins Projekt zu integrieren und ein Vertrauen aufzubauen, steigert den Mehrwert. Denn auch ein Projekt (wie ein Produkt oder Unternehmen) wird durch Menschen repr\u00e4sentiert. &#8222;Menschen vertrauen Menschen&#8220; hat Christian Lindenmann gesagt. Verringert man die Unsicherheit und steigert die Zuversicht, dass auch auf die neuen Fragen flexibel reagiert und die Unterst\u00fctzung immer und bereitwillig erfolgen wird, so schafft man Raum f\u00fcr eine offene und ehrliche Kommunikation. Und wenn man in enger Kommunikation mit den Anwendern steht, kann man auch bei Schwierigkeiten oder sogar Problemen mit offenen Karten spielen und gemeinsam einen geeigneten Kompromiss finden.<br>Sicherlich schafft man nicht alle Endanwender aus einem Projekt heraus pers\u00f6nlich zu integrieren und zu motivieren aber das Prinzip \u201eTrendsetter\u201c funktioniert nicht nur im Modebusiness \u2013 fangen Sie mit einigen wenigen Mutigen an und mit etwas Zuversicht werden sie es weitertragen. Man spricht in letzter Zeit sehr oft von k\u00fcnstlicher Intelligenz oder Machine Learning, die das Produkt oder die Anwendung verbessern. Aber wie w\u00e4re es mal mit dem Konzept der emotionalen Intelligenz? Endanwender (Menschen!) lernen die Informationen \u00fcber die Verkn\u00fcpfung an eine Emotion. Das Zitat unserer Endanwender \u201ewir lieben d.3 [..]\u201c haben wir im Rahmen des Vortrags sehr stolz pr\u00e4sentiert aber dabei nie behauptet, dass es \u201eLiebe auf dem ersten Blick war\u201c. Daher diese Empfehlung: Wenn Sie es wollen, wer kann Sie dann noch von dem Zielergebnis abhalten?\u201c<\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"8bf2ce79-21fd-4dbe-bbdb-4c6815000312\">An dieser Stelle m\u00f6chten wir uns bei Frau Olga Luk f\u00fcr den spannenden Vortrag auf dem d.velop forum 2019 herzlich bedanken. Wir w\u00fcnschen der OPTIMA packaging Group weiterhin viel Erfolg und freuen uns auf die Zusammenarbeit.<\/p>\n\n\n\n<figure data-beyondwords-marker=\"bf6b6cd7-9186-4869-b9ff-7d11f400aa18\" class=\"wp-block-image size-large\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1090\" height=\"728\" src=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/Olga_Luk_OPTIMA-1090x728.jpg\" alt=\"OPTIMA packaging group Pr\u00e4sentation d.velop forum 2019\" class=\"wp-image-19879\" srcset=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/Olga_Luk_OPTIMA-1090x728.jpg 1090w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/Olga_Luk_OPTIMA-600x401.jpg 600w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/Olga_Luk_OPTIMA-768x513.jpg 768w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/Olga_Luk_OPTIMA-1536x1025.jpg 1536w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/Olga_Luk_OPTIMA-1920x1282.jpg 1920w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/Olga_Luk_OPTIMA.jpg 2000w\" sizes=\"auto, (max-width: 1090px) 100vw, 1090px\" \/><figcaption class=\"wp-element-caption\">d.velop forum 2019 OPTIMA packaging group<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"def51c0f-7afc-41ac-8069-b1d8e97b4fa8\">Das Projekt der \u201edigitalen Maschinenakte\u201c bei der OPTIMA packaging Group zeigt, wie durch den Einsatz engagierter Projektleiter und Mitarbeiter umfangreiche Projekte erfolgreich realisiert werden k\u00f6nnen, die fachbereichs\u00fcbergreifend und nachhaltig gro\u00dfe Mehrwerte f\u00fcr alle Beteiligten bieten.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Eine digitale Projektakte erm\u00f6glicht es, s\u00e4mtliche Informationen und Dokumente zu einem Projekt zentral und \u00fcbersichtlich zu speichern und zu verwalten. 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