{"id":20136,"date":"2024-05-06T16:55:39","date_gmt":"2024-05-06T14:55:39","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=20136"},"modified":"2026-03-23T13:39:52","modified_gmt":"2026-03-23T12:39:52","slug":"ebanf","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/ebanf\/","title":{"rendered":"Welchen Hebel die eBANF in der Einkaufsabteilung erzeugen kann"},"content":{"rendered":"\n

\u201eDer Gewinn liegt im Einkauf\u201c, sagt eine alte Kaufmannsweisheit, doch gilt sie noch in der heutigen Zeit? Die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen ist heutzutage so einfach wie niemals zuvor, aber auch so komplex wie es nie der Fall war. Angesichts globaler M\u00e4rkte und eines schier endlosen Angebots im Internet kommt dem Beschaffungsmanagement in Unternehmen eine entscheidende Bedeutung zu. Viele Organisationen setzen bereits auf Digitalisierung im Einkauf. F\u00fcr die Beschaffung und das Rechnungswesen setzten viele elektronische L\u00f6sungen (eProcurement, Purchase-to-Pay-Technologien<\/a>) ein, und nicht nur, um Maverick Buying<\/a> zu verhindern. Durch die Integration in das jeweilige ERP-System des Unternehmens wird der Prozess, von der Bedarfsermittlung von Handelswaren und\/oder Material f\u00fcr die Produktion \u00fcber Beschaffung bis zur Pr\u00fcfung und Freigabe der Kreditorenrechnung, effizienter und transparenter. Doch dazu gleich mehr. Starten wir mit dem Anfang der Prozesskette: die Bedarfsanforderung<\/a>.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Die Rolle der Bedarfsanforderung in Unternehmen<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Um einen koordinierten und effizienten Einkauf zu gew\u00e4hrleisten, wird in gr\u00f6\u00dferen Unternehmen eine Bedarfsanforderung (Kurzform: BANF<\/a>) vor der Bestellung ausgef\u00fchrt. Die Bedarfsanforderung ist dabei eine Anfrage eines Bedarfsmeldenden, die an die Einkaufsabteilung kommuniziert wird. Bei der Anfrage handelt es sich konkret zumeist um Waren oder Dienstleistungen, die es f\u00fcr den Bedarfsmeldenden oder weitere Personen (s)einer Fachabteilung zu einem bestimmten Zeitpunkt zu beschaffen gilt. Bedarfsmelder kann in der Regel jeder Mitarbeitende des Unternehmens sein. Die Angaben, die f\u00fcr das Ausl\u00f6sen einer BANF notwendig sind, werden meist als verpflichtender Standard festgehalten. Das k\u00f6nnen u.a. Kostenstelle, Projektnummer, Artikelname und\/oder Artikelnummer, Menge und Preis sein.
Das Versenden der BANF startet den Beschaffungsprozess, stellt aber noch keine Bestellung dar. Erst nach fest definierten Pr\u00fcfung und Freigabe wird die Bestellung durch die Einkaufsabteilung ausgel\u00f6st. Je nach Stand der Digitalisierung im Einkauf werden Bedarfsanforderungen digital (\u00fcber ERP-Systeme, wie z.B. einer SAP Bestellanforderung<\/a>) ausgel\u00f6st.<\/p>\n\n\n\n

Um einen reibungslosen und effizienten Einkauf in gr\u00f6\u00dferen Unternehmen sicherzustellen, wird \u00fcblicherweise eine Bedarfsanforderung (kurz: BANF<\/a>) vor dem eigentlichen Bestellvorgang erstellt. Die BANF ist eine formelle Anfrage eines Mitarbeitenden an die Einkaufsabteilung, in der spezifische Waren oder Dienstleistungen f\u00fcr den Mitarbeitenden selbst oder andere Abteilungen zu einem bestimmten Zeitpunkt angefragt werden. Jeder Mitarbeitende des Unternehmens kann in der Regel eine Bedarfsanforderung stellen. Die erforderlichen Informationen f\u00fcr die BANF werden \u00fcblicherweise als verbindlicher Standard festgelegt und umfassen unter anderem Kostenstelle, Projektnummer, Artikelname oder -nummer, Menge und Preis.<\/p>\n\n\n\n

Das Absenden der BANF markiert den Beginn des Beschaffungsprozesses, stellt jedoch noch keine Bestellung dar. Die eigentliche Bestellung wird erst nach einer definierten Pr\u00fcfung und Freigabe durch die Einkaufsabteilung ausgel\u00f6st. Abh\u00e4ngig vom Grad der Digitalisierung im Einkauf werden Bedarfsanforderungen digital \u00fcber ERP-Systeme wie z. B. SAP-Bestellanforderungen ausgel\u00f6st.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Warum eine eBANF – elektronische Bedarfsanforderung – im Unternehmen nicht fehlen sollte<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Eigentlich ist es ja ganz einfach, zumindest im privaten Umfeld: Wenn wir etwas ben\u00f6tigen, durchsuchen wir eine g\u00e4ngige Online-Handelsplattform, vergleichen gegebenenfalls Preise auf alternativen Plattformen und t\u00e4tigen dann unsere Bestellung. Normalerweise erfolgt die Lieferung durch einen Paketdienst innerhalb von ein bis zwei Tagen. W\u00e4hrenddessen halten uns regelm\u00e4\u00dfige Updates \u00fcber den Bearbeitungsstatus der Bestellung auf dem Laufenden, und wir k\u00f6nnen online verfolgen, wo sich unsere Ware gerade befindet.<\/p>\n\n\n\n

Ab einer bestimmten Unternehmensgr\u00f6\u00dfe, in der Strukturen gefordert sind, zieht gleichzeitig die B\u00fcrokratie ein. Diese entsteht \u201eeigentlich\u201c aus guter Absicht, n\u00e4mlich in Bezug auf die Wahrung von Ordnung im Unternehmen und um bei der Beschaffung der angeforderten Bedarfe m\u00f6glichst transparent und effizient zu agieren. Dazu werden Regeln und Prozesse beschrieben und dokumentiert. Allerdings h\u00e4ufen sich diese, da pl\u00f6tzlich die ber\u00fchmten \u201eAusnahmen von der Regel\u201c in diese integriert werden. Letztendlich findet sich der Bedarfsmeldende in einem un\u00fcbersichtlichen und komplizierten Prozess f\u00fcr vermeintlich \u201ekleine Dinge\u201c wieder \u2013 eine Situation, die frustrierend und nervenaufreibend sein kann. Nicht nur bei der Beschaffung der angeforderten Bedarfe selbst, gilt es m\u00f6glichst effizient zu agieren, sondern auch beim Prozess selbst den Einkauf zu digitalisieren. <\/p>\n\n\n\n

<\/span>Vorteile durch Digitalisierung im Einkauf sichern<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Kostensenkungen und Zusammenarbeit sind die f\u00fchrenden Bereiche, in denen signifikante Verbesserungen durch Digitalisierung erkennbar sind.1<\/a><\/sup> Die Digitalisierung des Einkaufs<\/a> l\u00e4sst aber im Bereich Optimierung nichts aus. Auch die Prozessqualit\u00e4t, Transparenz, Automatisierung und Nachhaltigkeit werden erheblich verbessert. Sie verbessert die Versorgungssicherheit, indem sie den Zugang zu Lieferanten diversifiziert und die Transparenz entlang der Lieferkette erh\u00f6ht. Durch die Vernetzung mit verschiedenen Anbietern k\u00f6nnen Unternehmen potenzielle Risiken fr\u00fchzeitig erkennen und proaktiv angehen, was zu einer deutlichen Risikominimierung f\u00fchrt.<\/p>\n\n\n\n

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Der digitale Purchase to Pay-Prozess in SAP<\/h3>\n\n\n\n\t
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\n\t\t\tJetzt lesen<\/a>\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<\/div><\/div>\n\n\n\n

\u00dcberdies tr\u00e4gt die Digitalisierung des Einkaufs zur Einhaltung von Compliance-Vorschriften bei, indem sie den gesamten Beschaffungsprozess transparenter und nachvollziehbarer gestaltet. Ein weiterer Vorteil liegt in der verbesserten Berichterstattung und Analysef\u00e4higkeit. Digitale Einkaufssysteme erm\u00f6glichen eine umfassende Datenerfassung und -analyse in Echtzeit, was eine bessere Entscheidungsfindung erm\u00f6glicht. Durch die Nutzung von fortschrittlichen Analysetools k\u00f6nnen Unternehmen Trends identifizieren, Kostenstrukturen optimieren und strategische Partnerschaften aufbauen.<\/p>\n\n\n\n

\"Infografik<\/a><\/figure>\n\n\n\n

<\/span>Die eBANF als Prozessoptimierer<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Es liegt eigentlich auf der Hand, auch den Teilprozess eines Purchase-to-Pay-Prozesses zu digitalisieren. Die L\u00f6sung hierf\u00fcr ist die elektronische Bedarfsanforderung (eBANF). <\/p>\n\n\n\n

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<\/span>Was ist eine eBANF?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

eBANF<\/strong> steht f\u00fcr „elektronische Bestellanforderung<\/strong>“ und bezeichnet einen digitalen Prozess, der es erm\u00f6glicht, Bestellanforderungen elektronisch zu erfassen, zu bearbeiten und zu verwalten. Eine eBANF kann Teil eines smarten Einkaufs- oder Beschaffungssystems sein, das es den Mitarbeitenden erm\u00f6glicht, Bedarfsanforderungen f\u00fcr Materialien, Dienstleistungen oder andere Ressourcen elektronisch zu erstellen und durch Genehmigungsworkflows zu leiten.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

Die eBANF erm\u00f6glicht dem Anfordernden schnell und intuitiv seinen Bedarfswunsch einzutragen (auch ohne alle Informationen im Vorfeld zu kennen). Eine automatisierte und direkte \u00dcbermittlung an die pr\u00fcfenden und freigebenden Personen oder Abteilungen und dem Einkauf vereinfacht die Bestellabwicklung.<\/p>\n\n\n\n

Vorteile der eBANF in Kombination einer digitalen Aktenablage<\/h3>\n\n\n\n

Ganz allgemein gilt: Die Anforderungen werden digital strukturiert, dokumentiert und sind jederzeit in einer elektronischen Vorgangsakte einsehbar. Nun werden diese digitalen Akten<\/a> auch im Einkauf digitalisiert bereitgestellt. Dadurch wird dem Eink\u00e4ufer das B\u00fcndeln von Bestellungen und die Zuordnung von Anforderungen erleichtert. Transparenz und Durchg\u00e4ngigkeit sind in diesem Prozess gew\u00e4hrleistet. Nach Erhalt der Lieferantenrechnung liegen bereits alle erforderlichen Dokumente und Informationen f\u00fcr eine schnelle und effiziente Pr\u00fcfung vor. Gleichzeitig wird der Bedarfsmeldende aktiv \u00fcber den jeweiligen Status der gestellte eBANF informiert oder hat die M\u00f6glichkeit, sich mit wenigen Klicks \u00fcber den aktuellen Stand seiner Bedarfsanforderung zu informieren.<\/p>\n\n\n\n

\"Infografik<\/figure>\n\n\n\n

Von der Digitalisierung im Einkauf nicht abh\u00e4ngen lassen!<\/h3>\n\n\n\n

Lassen Sie sich in der Digitalisierung Ihres Einkaufs nicht abh\u00e4ngen. In Zeiten dynamischer Marktentwicklungen ist es wichtig, konkrete Mehrwerte f\u00fcr das gesamte Unternehmen zu schaffen. Einer davon ist die Bedarfsanforderung im Beschaffungsprozess – denn die Antwort lautet „Ja“.
Der Gewinn liegt im Einkauf!<\/p>\n\n\n\n

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