{"id":20158,"date":"2022-07-25T11:00:00","date_gmt":"2022-07-25T09:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=20158"},"modified":"2025-09-26T10:05:10","modified_gmt":"2025-09-26T08:05:10","slug":"digitale-kundenakte-samt-vertragsmanagement-rettungsring-der-finanzdienstleistung","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/branchenprozesse\/digitale-kundenakte-samt-vertragsmanagement-rettungsring-der-finanzdienstleistung\/","title":{"rendered":"Digitale Kundenakte samt Vertragsmanagement \u2013 Rettungsring der Finanzdienstleistung?"},"content":{"rendered":"\n

Die Digitalisierung ist ein wesentlicher Treiber von Ver\u00e4nderungen in s\u00e4mtlichen Branchen. Der Einsatz von Technik bietet Optimierungspotential f\u00fcr Prozesse und Strukturen. Um Mehrwerte wie Transparenz, Effizienz und Effektivit\u00e4t zu erreichen, m\u00fcssen veraltete Vorg\u00e4nge \u00fcberdacht und neu ausgerichtet werden. So auch im Bereich der Finanzdienstleistungen.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Handlungsdruck durch Digitalisierung in der Finanzdienstleistungsbranche<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Hier gilt t\u00e4glich dem wachsenden Wettbewerb und den ver\u00e4nderten Bed\u00fcrfnissen der Kunden gerecht zu werden. Soll weiterhin eine konsequente Fokussierung auf den Kundenbedarf gelegt werden, so ist in der Finanzdienstleistungsbranche der Einsatz von Technologien unumg\u00e4nglich.<\/p>\n\n\n\n

Aus diesem Grund m\u00f6chte der Blogartikel aktuelle Herausforderungen im Umgang mit Vertr\u00e4gen herausstellen, sowie die Komplexit\u00e4t von Vertragsmanagementprozessen aufzeigen, um die Notwendigkeit und die Vorteile des digitalen Vertragsmanagements<\/a> mithilfe einer digitalen Kundenakte zu verdeutlichen.<\/p>\n\n\n\n

Die Krux mit dem Verwalten von Vertr\u00e4gen<\/h3>\n\n\n\n

Folgende Situation hat jeder, der in seiner t\u00e4glichen Arbeit Vertr\u00e4ge verwalten<\/a> muss, schon einmal erlebt: Es wird dringend ein Vertrag gesucht – aber keiner wei\u00df, wo sich die aktuelle und letztg\u00fcltige Version des Vertrages wirklich befindet. Solch eine Situation ist schnell passiert. Zum Beispiel, wenn die Ablage des Schriftverkehrs\/Schriftguts nicht nach einer einheitlichen Regelung erfolgt oder der zust\u00e4ndige Mitarbeiter aktuell nicht verf\u00fcgbar ist. Die Recherche von Vertragswerken und den darin enthaltenden Informationen nimmt in solchen F\u00e4llen viel zu viel Zeit in Anspruch. Diese Problematik versch\u00e4rft sich noch, wenn die Akten bzw. Vertr\u00e4ge \u00fcber mehrere Standorte verteilt sind und erst angefordert werden m\u00fcssen.<\/p>\n\n\n\n

Auch bringt es nur einen geringf\u00fcgigen Vorteil, wenn die Vertr\u00e4ge elektronisch in einer Windows-Ordnerstruktur abgelegt werden und nicht jeder Mitarbeiter auf diesen Vertrag zugreifen kann. Oder eben genau andersrum? Denn sind die Dokumente nicht passwortgesch\u00fctzt, kann theoretisch jeder auf die Filestruktur und das Dokument zugreifen. In puncto Sicherheit und Datenschutz sicherlich nicht unbedenklich. Eine \u00e4hnliche Problematik liegt auch bei analogen Akten vor. Eine Berechtigungssteuerung ist hier in den meisten F\u00e4llen nur mit einem Vorh\u00e4ngeschloss m\u00f6glich.<\/p>\n\n\n\n

Um konkurrenzf\u00e4hig zu bleiben und einen Wettbewerbsvorteil zu erzielen ist daher ein Umdenken n\u00f6tig.<\/p>\n\n\n\n

Kundendaten b\u00fcndeln mithilfe der digitalen Kundenakte<\/h3>\n\n\n\n

Zum einen ist die Sicherung von sensiblen Daten in der Finanzdienstleistungsbranche ein wichtiges Thema. Gew\u00e4hrleistet werden die Anforderungen an den Datenschutz nur durch eine entsprechende Berechtigungsstruktur. Dar\u00fcber hinaus muss der Kunde mit seinen Bed\u00fcrfnissen in den Mittelpunkt ger\u00fcckt werden. Lange Wartezeiten aufgrund von Recherche nach den entsprechenden Informationen in der eigenen (un\u00fcbersichtlichen) Kunden-Datenbank kann und sollte man dem Kunden auf keinen Fall zumuten. Daten (und zwar alle) m\u00fcssen schnell zug\u00e4nglich und abrufbar sein, um eine optimale Betreuung zu erm\u00f6glichen.<\/p>\n\n\n\n

Bei der digitalen Kundenakte werden alle ankommenden Informationen zu einem bestimmten Kunden an einem zentralen Ort gespeichert und k\u00f6nnen von jedem Zugangsberechtigten abgerufen, bearbeitet und verteilt werden. So ist eine Fokussierung auf den Kundenbedarf und eine Etablierung von herausragender Servicequalit\u00e4t auch standort\u00fcbergreifend m\u00f6glich.<\/p>\n\n\n\n

Die Sammlung und Verwaltung von Kundendaten in der digitalen Kundenakte umfasst auch das Management von Vertr\u00e4gen. Denn diese gilt es besonders im Blick zu behalten und der Vertragsmanagementprozess ist langwierig. Um dies zu verdeutlichen, betrachten wir uns an dieser Stelle exemplarisch den Kreditantragsprozess:<\/p>\n\n\n\n

Ein simpler Kreditantrag zeigt die Komplexit\u00e4t in puncto Vertragsverwaltung<\/h3>\n\n\n\n

Nach Beschlussfassung wird der Kreditantrag zun\u00e4chst mit allen relevanten Informationen aufgesetzt und an den Kreditnehmer verschickt. Dort kommt der Vertrag zeitnah an, wird \u00fcberpr\u00fcft, unterschrieben und zur\u00fcck an den Kreditgeber gesendet. Falls der Kreditnehmer jedoch falsche oder unvollst\u00e4ndige Angaben entdeckt, muss der Kreditvertrag erneut aufgesetzt oder berichtigt werden. Wurde der Vertrag dann Seitens des Kreditnehmers abgesegnet, unterschrieben und zur\u00fcckgesendet, wird der Kreditgeber diesen erneut pr\u00fcfen und anschlie\u00dfend archivieren. Dabei k\u00f6nnen abermals falsche oder unvollst\u00e4ndige Angaben entdeckt werden. Falls dem so ist, muss der Kreditvertrag erneut angepasst, versendet, vom zuk\u00fcnftigen Kreditnehmer gepr\u00fcft und unterschrieben, zur\u00fcckgesendet, abermals gepr\u00fcft und archiviert werden.<\/p>\n\n\n\n

An dieser Stelle sieht man bereits, wie zeitintensiv der Prozess werden kann. Durch zahlreiche Abstimmungsschleifen (bspw. beim Fehlen von Daten) erh\u00f6ht sich der Prozessaufwand enorm.
Hinzu kommt noch ein weiteres, h\u00e4ufiges Problem im Vertragsmanagement: Die Aufgaben- und Fristenverwaltung. Dies passiert (ohne Tool) h\u00e4ufig mittels Excel-Listen, welche manuell w\u00f6chentlich gepr\u00fcft werden m\u00fcssen, und weder Berechtigungsverwaltung noch automatische Benachrichtigungen aufweisen.<\/p>\n\n\n\n

Diese Umst\u00e4nde verlangen stark nach einer Systematisierung und Strukturierung im Umgang mit Vertr\u00e4gen sowie weiteren vertragsrelevanten kundenspezifischen Informationen. Das gelingt bspw. durch die Einf\u00fchrung bzw. Nutzung einer digitalen Kundenakte im Zusammenspiel mit einem elektronischen Vertragsmanagement.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Die Vertragsakte als L\u00f6sung<\/span><\/h2>\n\n\n\n
\"M\u00f6glichkeiten<\/figure>\n\n\n\n

Eine Vertragsakte umfasst die digitale Kundenakte mit allen wichtigen Daten zum Kunden sowie den entsprechenden Vertr\u00e4gen.<\/p>\n\n\n\n

Anzulegen ist lediglich eine Vertragsvorlage, damit das Aufsetzen und Erstellen eines neuen Vertrags schneller und effektiver m\u00f6glich ist.<\/p>\n\n\n\n

Durch die digitale Kundenakte als Teil des Vertragsmanagements werden eine Vielzahl von Optionen generiert.
Um die Phasen der Anbahnung und Erstellung (in Ihrem Fall beispielsweise der Kreditantrag) zu unterst\u00fctzen, gibt es die M\u00f6glichkeit \u00fcber Prozesse und Workflows zu kommunizieren, um alle wichtigen Details zu kl\u00e4ren.
Sind die n\u00f6tigen Daten korrekt vorhanden, gepr\u00fcft und freigegeben, so bietet das Vertragsmanagement die M\u00f6glichkeit, das Dokument revisionssicher<\/a> zu archivieren.
Anschlie\u00dfend kann standort\u00fcbergreifend auf alle Vertr\u00e4ge zugegriffen werden, sodass Kundendaten sofort vorliegen.
Ein weiterer gro\u00dfer Vorteil des Vertragsmanagements in der Finanzdienstleistungsbranche ist die Fristen\u00fcberwachung. Dadurch wird es m\u00f6glich, dass eingestellte Fristen, wie beim Fristenkalender<\/a>, automatisiert \u00fcberwacht werden. Vorbei sind die Zeiten einer Excel-Tabelle zur Einhaltung von Zahlungsfristen. Dies umfasst s\u00e4mtliche zwischen den Vertragspartnern geschlossene Vereinbarungen und geht weit \u00fcber den einzelnen Vertragsabschluss hinaus.<\/p>\n\n\n\n

\n

Projektguide<\/strong> Vertragsmanagement<\/strong> – Analyse, Einf\u00fchrung und Etablierung digitaler Vertr\u00e4ge <\/p>\n\n\n\n\t

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