Was w\u00e4re, wenn auf der Suche nach Unterlagen nur wenige Stichworte eingetippt werden m\u00fcssten und schon liegt der aktuelle Rahmenvertrag, das letzte Angebot oder die Rechnung mit Bearbeitungsstand vor? W\u00e4re es nicht praktisch, wenn alle relevanten Dokumente auch von unterwegs aus oder aus dem Homeoffice abgerufen werden k\u00f6nnten?
Doch mit Papierdokumenten, die in Ordner geheftet sind, ist das schwierig und die Digitalisierung von Papier stellt oft eine gro\u00dfe Herausforderung dar. Es fehlen Ressourcen – zeitliche und auch personelle – um das geplante Digitalisierungsvorhaben umzusetzen.<\/p>\n\n\n\n
Scanexperte letterscan<\/a> bietet hier Unterst\u00fctzung und erkl\u00e4rt an dieser Stelle, wie sich gro\u00dfe Dokumentenmengen schnell und unkompliziert digitalisieren lassen. Die physischen Dokumente werden abgeholt, gescannt und als durchsuchbare digitale Dateien \u00fcbermittelt. Digitalisiert werden k\u00f6nnen alle Formate \u2013 von Kassenbelegen, \u00fcber ganze Buchhaltungsordner bis hin zu Pl\u00e4nen. Die Papierdokumente werden in der Regel vernichtet, um zu vermeiden, dass der ein oder andere Kollege wieder in alte Arbeitsweisen verf\u00e4llt.<\/p>\n\n\n\n Der gesamte Produktionsbereich von letterscan ist aus Datenschutzgr\u00fcnden von den restlichen R\u00e4umlichkeiten entkoppelt. Zutritt ist nur berechtigte Personen gestattet, die zuvor im Bereich Datenschutz geschult wurden. Ger\u00e4te – insbesondere Fotohandys – sind bei den Produktionsfl\u00e4chen nicht gestattet. Das Computernetzwerk ist von au\u00dfen nicht erreichbar.<\/p>\n\n\n\n Formate: Was kann gescannt werden? <\/strong><\/p>\n\n\n\n Grunds\u00e4tzlich werden s\u00e4mtliche Papierdokumente digitalisiert – von den Standardformaten DIN A4 und A3 \u00fcber kleinere Kassenbelege bis hin zu Pl\u00e4nen im Format DIN A0. Auch MRT-Aufnahmen, R\u00f6ntgenbilder, Fotos oder Dias k\u00f6nnen erfasst werden.<\/p>\n\n\n\n Transport: Wie kommen Dokumente zu den Scannern?<\/strong><\/p>\n\n\n\n Je nach Menge k\u00f6nnen Ordner einfach zugeschickt oder auch abgeholt werden. Das Scanzentrum betreibt letterscan im Herzen von M\u00fcnchen. Die Akten werden bei Bedarf von letterscan Mitarbeitern beim Kunden in verplombbare Kisten verpackt und in firmeneigenen, trackbaren Fahrzeugen zum Produktionsstandort transportiert.<\/p>\n\n\n\n Vorbereitung: Was passiert mit zusammengehefteten Dokumenten?<\/strong><\/p>\n\n\n\n In den seltensten F\u00e4llen erreichen Papierstapel die Scanstra\u00dfe. Meistens sind es Ordner, H\u00e4nge-Register oder Handakten. Die Einzeldokumente sind in der Regel zusammengetackert, befinden sich in Folien oder sind teilweise durch Haftnotiz-Zettel \u00fcberklebt.<\/p>\n\n\n\n Dokumente m\u00fcssen also f\u00fcr den Scandurchlauf aufbereitet werden, sodass auf dem entstandenen Digitalisat s\u00e4mtliche Informationen enthalten sind, die sich auch auf dem Ursprungsdokument befinden. So werden Tackernadeln entfernt, Bindungen und \u00d6sen gel\u00f6st, Haftnotizen repositioniert und Pl\u00e4ne, die in anderen Ger\u00e4ten digitalisiert werden, durch Platzhalter ausgetauscht. Gebundene Dokumente, deren Bindung nicht gel\u00f6st werden soll, k\u00f6nnen ebenfalls in einem parallelen Scanlauf zerst\u00f6rungsfrei digitalisiert werden.<\/p>\n\n\n\n Scan: Was macht die „letterscanner“ besonders?<\/strong><\/p>\n\n\n\n Konform der TR-03138 RESISCAN<\/a> des Bundesamts f\u00fcr Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) lassen sich mit entsprechenden Hochleistungsscannern ca. 150 Seiten pro Minute in einer Top-Qualit\u00e4t einlesen. Die Papierunterlagen werden so zu digitalen Dateien im Standardformat f\u00fcr Langzeitarchivierung PDF\/A<\/a>. Die so entstandenen Dateien erhalten die gleiche Bezeichnung, die auch ihre analogen Vorg\u00e4nger trugen und sind im Gegensatz zu diesen maschinell durchsuchbar. So k\u00f6nnen per Suchbefehl im PDF-Reader schnell Artikelnummern, Namen und andere Daten gefunden werden.<\/p>\n\n\n\n Qualit\u00e4tskontrolle: Was passiert mit Leerseiten?<\/strong><\/p>\n\n\n\n Jedes digitalisierte Dokument wird einer Kontrolle nach strengen Qualit\u00e4tskriterien unterzogen. Leerseiten werden entfernt, verdrehte Seiten ausgerichtet und vor allem darauf geachtet, dass keine Informationen durch Klebezettel oder umgeknickte Ecke verloren gehen.<\/p>\n\n\n\n Kompression: Wie viel Speicherplatz beanspruchen die Dateien?<\/strong><\/p>\n\n\n\n Um Speicherplatz zu sparen, werden die digitalen Daten komprimiert. Andernfalls entst\u00fcnden nicht selten mehrere Terabyte zu archivierende Datenmengen. Die angewandte MCR Komprimierung verkleinert Dateien ohne Qualit\u00e4tsverlust auf ihr Mindestma\u00df, indem das Bild in drei Schichten, eine Text-, Bild- und Hintergrundebene, betrachtet wird. Letztere kann bis zu 90 % des Dateiumfangs ausmachen. Die so entstandenen Dateien sind nun auslieferungsbereit.<\/p>\n\n\n\n Auslieferung: Wie erh\u00e4lt der Kunde seine digitalen Daten?<\/strong><\/p>\n\n\n\n Je nach Wunsch \u00fcbergibt letterscan dem Kunden seine digitalisierten Daten \u00fcber einen Downloadlink, auf nach Advanced Encryption Standard 256 verschl\u00fcsselten Datentr\u00e4gern. Archivierung: Wie aufw\u00e4ndig ist es, Informationen nachzuschlagen?<\/strong><\/p>\n\n\n\n Mit Nutzung eines professionellen Dokumentenmanagement-Systems kaum noch. letterscan hat sich dabei f\u00fcr das cloudbasierte d.velop documents<\/a> entschieden und \u00fcbernimmt auch die Implementierung entsprechender Kundensysteme. Ein Stichwort eingegeben und ggf. noch einen Filter gesetzt und nach wenigen Sekunden pr\u00e4sentiert der Bildschirm das gesuchte Dokument. Alle Informationen liegen an einem Ort und der Zugang ist durch unterschiedliche Zugriffsrechte geregelt. Dokumente sind revisionssicher abgelegt und ortsunabh\u00e4ngig zug\u00e4nglich.<\/p>\n\n\n\n Vernichtung: Was passiert mit dem Papier?<\/strong><\/p>\n\n\n\n Um das Verfallen in alte Muster mit Papierdokumenten zu vermeiden, entscheiden sich die meisten Kunden dazu, analoge Dokumente vernichten zu lassen. Dies geschieht nach DIN 66399 Norm mit Schutzklasse 3 und Sicherheitsstufe 4.<\/p>\n\n\n\nDokumente scannen und bearbeiten \u2013 So funktioniert die Scanstra\u00dfe<\/h2>\n\n\n\n
Hat ein Kunde bereits ein Dokumentenmanagement-System<\/a> im Einsatz oder m\u00f6chte ab sofort eines nutzen, spielt letterscan die gescannten Dokumente direkt ins Kundensystem ein.<\/p>\n\n\n\n