{"id":21956,"date":"2022-03-01T07:28:00","date_gmt":"2022-03-01T05:28:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=21956"},"modified":"2025-05-22T09:58:25","modified_gmt":"2025-05-22T07:58:25","slug":"elektronische-siegel","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/elektronische-siegel\/","title":{"rendered":"Elektronische Siegel: Definition, Einsatz und G\u00fcltigkeit"},"content":{"rendered":"\n

Gerade in Zeiten von Homeoffice wird deutlich, dass mit der Digitalisierung viele Herausforderungen in der Bew\u00e4ltigung interner und externer Arbeitsabl\u00e4ufe verbunden sind, die vorher nicht sichtbar waren. Klar wird aber auch, dass die Digitalisierung auch Aspekte hervorbringt, die gerade in diesen Zeiten auch eine Arbeitserleichterung bedeuten kann. Neben M\u00f6glichkeiten zu Videokonferenzen geh\u00f6rt hierzu die digitale Unterschrift<\/a>.<\/p>\n\n\n\n

Unklarheiten \u00fcber den rechtlichen Nutzen technischer L\u00f6sungen einer digitalen Unterschrift stehen jedoch einer Akzeptanz und einem verbreiteten Einsatz entgegen. Hinzukommen \u00e4hnlich klingende Begriffe, die die Unterscheidung nicht einfacher machen. Eine der wichtigsten Fragen rund um die elektronische Signatur ist zum Beispiel, was ein \u201eelektronisches Siegel\u201c ist. Wann wird ein elektronisches Siegel neben oder anstelle einer \u201eelektronischen Signatur\u201c eingesetzt und und welchen unternehmerischen Mehrwert bietet ein elektronisches Siegel grunds\u00e4tzlich?<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Elektronisches Siegel und elektronische Signatur im Vergleich<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Wann wird die elektronische Signatur eingesetzt?<\/h3>\n\n\n\n

Vorab zur Klarstellung: Elektronische Signaturen sind zur Abgabe digital dokumentierter Willenserkl\u00e4rungen einzelner Personen geeignet. Wenn bspw. ein formfreier Vertrag abgeschlossen wird, reicht die Verwendung einer \u201eeinfachen\u201c elektronischen Signatur – bspw. einer E-Mail-Signatur – aus. Ist hingegen gesetzlich oder vertraglich eine Schriftform vorgeschrieben, m\u00fcssen die Vertragsparteien ihre Erkl\u00e4rungen jeweils \u00fcber eine sogenannte \u201equalifizierte elektronische Signatur\u201c<\/a> der anderen Partei zukommen lassen.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Was ist ein elektronisches Siegel?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Elektronische Siegel werden relevant, wenn juristische Personen (z.B. Unternehmen oder Beh\u00f6rden) ohne den Einsatz Ihrer Vertreter, Dokumente digital unterzeichnen wollen. Dies ergibt sich aus Art. 3 Nr. 24 eIDAS-VO, wonach der Siegelersteller \u201eeine juristische Person [ist], die ein elektronisches Siegel erstellt.\u201c Im Unterschied zur elektronischen Signatur, ist der Aussteller eines elektronischen Siegels also z.B. das Unternehmen und nicht der Prokurist oder Gesch\u00e4ftsf\u00fchrer. Es kommt also nicht mehr auf die Verf\u00fcgbarkeit einzelner Personen an. Wenngleich das eigentliche Erstellen des elektronischen Siegels immer noch ein Mitarbeiter f\u00fcr das Unternehmen durchf\u00fchren muss.<\/p>\n\n\n\n

Die rechtliche G\u00fcltigkeit eines elektronischen Siegels<\/h3>\n\n\n\n

Achtung: Im Falle einer gesetzlichen oder vertraglich festgelegten Schriftform reicht ein elektronisches Siegel nicht aus. Elektronische Siegel haben rechtlich nur folgende Wirkungen: <\/p>\n\n\n\n

    \n
  1. Der Empf\u00e4nger erkennt, dass das jeweilige Dokument von einer bestimmten Organisation ausgestellt wurde und echt ist (Authentizit\u00e4t)<\/li>\n\n\n\n
  2. Es wird dokumentiert, dass der Inhalt der Information nicht ver\u00e4ndert wurde (Integrit\u00e4t). <\/li>\n\n\n\n
  3. Nach Art. 35 Abs. 1 eIDAS-VO kann ein elektronisches Siegel als Beweismittel in Gerichtsverfahren eingef\u00fchrt werden.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

    Gewisserma\u00dfen stellt das elektronische Siegel daher einen digitalen \u201eFirmenstempel\u201c dar.<\/p>\n\n\n\n

    Warum ein elektronisches Siegel einsetzen?<\/h3>\n\n\n\n

    Sinngem\u00e4\u00df zusammengefasst entf\u00e4llt durch das elektronische Siegel die Notwendigkeit des analogen Stempelns. Unternehmen k\u00f6nnen vor allem die hieraus resultierenden Beschleunigungseffekte in den Bereichen Posteingang<\/a>\/-ausgang nutzen. <\/p>\n\n\n\n

    Sichere Langzeitarchivierung dank e-Siegel<\/h3>\n\n\n\n

    Der Einsatz eines e-Siegels bietet sich auch zur technisch sicheren Langzeitarchivierung<\/a> an (Stichwort: Integrit\u00e4tssicherungsma\u00dfnahmen gem\u00e4\u00df der Technischen Richtlinie 03138 zum Ersetzenden Scannen<\/a> des Bundesamtes f\u00fcr Sicherheit in der Informationstechnik (BSI)). <\/p>\n\n\n\n

    Elektronisches Siegel zum Schutz vor Betrug<\/h3>\n\n\n\n

    Durch den Einsatz elektronischer Siegel werden Betrugsf\u00e4lle vorgebeugt. So kann jeder Empf\u00e4nger einer mit einem e-Siegel versehenen Rechnung selbst verifizieren, ob diese tats\u00e4chlich von dem angegebenen Aussteller stammt und ob die Daten im Nachhinein verf\u00e4lscht wurden.<\/p>\n\n\n\n

    <\/span>Welche Vorteile bietet ein qualifiziertes elektronisches Siegel?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

    Zus\u00e4tzliche Anwendungsbereiche des digitalen Siegels kommen vermehrt durch neue gesetzliche Regelungen hinzu. <\/p>\n\n\n\n

    Sichere Kommunikation und Kundenauthentifizierung dank qualifiziertem elektronischem Siegel<\/h3>\n\n\n\n

    So wurden etwa in Zusammenhang mit der zweiten Zahlungsdiensterichtlinie<\/a> (\u201ePSD2\u201c) wurden Vorgaben f\u00fcr technische Regulierungsstandards f\u00fcr eine starke Kundenauthentifizierung und f\u00fcr sichere offene Standards f\u00fcr die Kommunikation getroffen. In diesem Bereich regelt die Delegierte Verordnung (EU) 2018\/389, dass der Austausch zwischen Drittanbietern (Fintech-Unternehmen) und Bankinstituten unter anderem durch den Einsatz qualifizierter elektronischer Siegel sicherer gemacht und so das Risiko von Betrugsf\u00e4llen minimiert werden muss.<\/p>\n\n\n\n

    Geordnetes Vergabeverfahren f\u00fcr qualifiziertes elektronisches Siegel<\/h3>\n\n\n\n

    \u00d6ffentliche Auftraggeber k\u00f6nnen im Rahmen von Vergabeverfahren nach \u00a7 53 Abs. 3 Vergabeverordnung (VgV) festlegen, dass Interessensbekundungen, Interessensbest\u00e4tigungen, Teilnahmeantr\u00e4ge und Angebote mit einem fortgeschrittenen elektronischen Siegel oder einem qualifizierten elektronischen Siegel zu versehen sind.<\/p>\n\n\n\n

    Prozesse dank qualifiziertem elektronischen Siegel digitalisieren<\/h3>\n\n\n\n

    Die dargestellten F\u00e4lle verdeutlichen nur einen Ausschnitt der Anwendungsf\u00e4lle elektronischer Siegel. Sie zeigen jedoch auf, dass Organisationen in einer Vielzahl von F\u00e4llen auf qualifizierte elektronische Siegel setzen m\u00fcssen oder zumindest von deren Wirkungen profitieren k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n

    Elektronisches Beh\u00f6rdensiegel zur Workflow-Optimierung<\/h3>\n\n\n\n

    Elektronische Siegel geben Unternehmen und Beh\u00f6rden ein weiteres Werkzeug an die Hand, um interne sowie externe Prozesse weiter zu digitalisieren und damit organisatorische Durchlaufzeiten zu reduzieren. Gerade Unternehmen sollten daher den zus\u00e4tzlichen Nutzen von e-Siegeln erkennen und in den eigenen Workflow einbeziehen.<\/p>\n\n\n\n

    <\/p>\n\n\n\n

    \n

    <\/span>💻 d.velop sign: E-Signatur unverbindlich testen<\/span><\/h2>\n\n\n\n

    <\/p>\n\n\n\n