{"id":22212,"date":"2022-06-22T11:32:00","date_gmt":"2022-06-22T09:32:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=22212"},"modified":"2025-07-25T14:19:18","modified_gmt":"2025-07-25T12:19:18","slug":"sharepoint-vs-teams","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/digitaler-wandel\/sharepoint-vs-teams\/","title":{"rendered":"SharePoint vs. Teams \u2013 Welche Anwendung eignet sich besser f\u00fcr die Dokumentenverwaltung?"},"content":{"rendered":"\n

SharePoint oder Teams? Diese Frage besch\u00e4ftigt viele Unternehmen, wenn es darum geht, eine Plattform f\u00fcr Zusammenarbeit und Dokumentenmanagement<\/a> im Unternehmen zu etablieren. Schlie\u00dflich stammen sowohl Teams als auch SharePoint aus dem Hause Microsoft. Stellt sich die berechtigte Frage, wo hier der Unterschied liegt und auf welche Anwendung man setzen sollte?<\/p>\n\n\n\n

Um die Entscheidungsfindung zu erleichtern, werden in diesem Artikel die Gemeinsamkeiten und Unterschiede der Anwendungen in puncto Dokumentenverwaltung er\u00f6rtert, welche Schw\u00e4chen die beiden Systeme aufweisen und wie man diese beheben kann.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>So entstehen SharePoint und Teams von Microsoft<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Microsoft SharePoint ist keine „neue“ Anwendung. Die erste Version erschien bereits im Jahr 2001. Den Durchbruch schaffte Microsoft aber erst mit dem SharePoint Server 2007. Damals versuchte Microsoft, den SharePoint als die zentrale Plattform f\u00fcr unterschiedliche Disziplinen, wie beispielsweise Business Intelligence, Intranet oder eben Dokumentenmanagement, zu platzieren.<\/p>\n\n\n\n

Dieser Ansatz funktionierte in einigen Disziplinen gut, in anderen weniger gut. So ist das in SharePoint integrierte BI-Werkzeug beispielsweise schnell wieder herausgel\u00f6st worden. Heute kennt man Microsoft BI-Funktionen als eigenst\u00e4ndiges Werkzeug unter dem Namen Power BI. Andere SharePoint-Disziplinen, wie das Dokumentenmanagement oder Intranet, trafen den Nerv der Nutzer, funktionier(t)en besser und werden bis heute intensiv genutzt.<\/p>\n\n\n\n

Im Jahr 2020 ist SharePoint integraler Bestandteil von Microsoft 365. Jeder Kunde, der heutzutage Produkte wie Outlook, Word etc. lizensieren m\u00f6chte, erwirbt diese mit hoher Wahrscheinlich \u00fcber die Produktsuite Microsoft 365. Das bedeutet, dass mit dem Erwerb von Outlook-Lizenzen auch SharePoint und Microsoft Teams<\/strong> im Unternehmen vorhanden ist. Ein Grund mehr also, sich die vorhandenen M\u00f6glichkeiten zur Dokumentverwaltung in SharePoint sowie Teams genauer anzusehen.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Die M\u00f6glichkeiten zur Dokumentverwaltung in SharePoint<\/span><\/h2>\n\n\n\n

In vielen F\u00e4llen \u00f6ffnen Anwender morgens den Browser und landen bereits „unbewusst“ im Intranet, welches auf SharePoint basiert und ungef\u00e4hr so aussehen k\u00f6nnte:<\/p>\n\n\n\n

\"Screenshot<\/a><\/figure>\n\n\n\n

\u00dcber Hyperlinks (beispielsweise \u00fcber die zentrale Navigation im oberen Seitenbereich) gelangen Anwender des Intranets zu den Webseiten der jeweiligen Fachbereiche.
Im linken Navigationsbereich der Fachbereiche sind dann die webbasierten Listen und Bibliotheken zu finden, die f\u00fcr SharePoint typisch sind:<\/p>\n\n\n\n

\"Screenshot<\/a><\/figure>\n\n\n\n

\u00dcber diese Listen und Bibliotheken k\u00f6nnen Anwender Dokumente erstellen, ablegen und verwalten. Wichtige und essenzielle Funktionen der Dokumentenverwaltung, wie das kollaborative Bearbeiten von Dokumenten, die Dokumenthistorie sowie Versionierung von Dokumenten<\/a>, sind hier bereits vorhanden.<\/p>\n\n\n\n

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Effizientes Dokumentenmanagement mit Microsoft 365 und SharePoint. <\/p>\n\n\n\n\t

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\n\t\t\tJetzt lesen<\/a>\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<\/div><\/div>\n\n\n\n

Versionierung von Dokumenten mit SharePoint<\/h3>\n\n\n\n

Die Versionierung von Dokumenten soll an dieser Stelle einmal exemplarisch vorgestellt werden:<\/p>\n\n\n\n

In nachfolgender Grafik ist gut zu erkennen, dass das Dokument DE_Anschreiben_Angebot_20200520.docx<\/em> in Version 4 vorliegt:<\/p>\n\n\n\n

\"Screenshot<\/a><\/figure>\n\n\n\n

\u00dcber das Kontextmen\u00fc kann zus\u00e4tzlich der Versionsverlauf aufgerufen werden:<\/p>\n\n\n\n

\"Screenshot<\/a><\/figure>\n\n\n\n

Zus\u00e4tzlich ist es bei Bedarf m\u00f6glich, alte Versionen wiederherzustellen.<\/p>\n\n\n\n

Dar\u00fcber hinaus k\u00f6nnen unterschiedliche Versionen, eines in SharePoint abgelegten Dokuments, in Word ge\u00f6ffnet und dann unkompliziert inhaltlich miteinander verglichen werden:<\/p>\n\n\n\n

\"Screenshot<\/a><\/figure>\n\n\n\n

In der Praxis gibt es h\u00e4ufig zwei Ans\u00e4tze, wie Dokumentbibliotheken verwendet werden:<\/p>\n\n\n\n

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  1. SharePoint wird vor allem verwendet, um Dokumente abzulegen, die \u00fcber die Abteilungswebsite im SharePoint einer gr\u00f6\u00dferen Zielgruppe verf\u00fcgbar gemacht werden sollen.<\/li>\n\n\n\n
  2. Dokumente haben eine l\u00e4ngeren Erstellungs- und Lebenszyklus (z. B. eine Excel-Liste) und Mitarbeiter nutzen den Ablageort SharePoint, um diese Dokumente gemeinsam fortzuf\u00fchren.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

    Zur ad-hoc Erstellung und dem Teilen von Dokumenten wird SharePoint in der Praxis erfahrungsgem\u00e4\u00df nicht so h\u00e4ufig verwendet, wobei Ausnahmen auch hier selbstverst\u00e4ndlich die Regel best\u00e4tigen.<\/p>\n\n\n\n

    <\/span>Die M\u00f6glichkeiten zur Dokumentverwaltung in Microsoft Teams<\/span><\/h2>\n\n\n\n

    Microsoft Teams ist mittlerweile besser bekannt als das<\/u> Schweizer Taschenmesser f\u00fcr kurzfristige Kollaboration und (Video-)Telefonie. Microsoft Teams ist aus dem ehemaligen Skype for Business hervorgegangen. Warum? Ein Nachteil in der Organisation von Skype Meetings war, dass in einem Onlinemeeting relevanten Dokumente nicht so einfach geteilt und gemeinsam bearbeitet werden konnten. Durch die Einf\u00fchrung von MS Teams hat sich diese Situation hingegen grundlegend ge\u00e4ndert. Nicht nur Dokumente k\u00f6nnen jetzt gemeinsam im Team bearbeitet werden, auch die Bearbeitung von Aufgaben oder webbasierten Listen ist m\u00f6glich. Einer<\/u> der gro\u00dfen Vorteile von Teams ist somit, dass Dokumente schnell und unkompliziert in einem Team online bearbeiten werden k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n

    Was viele nicht wissen:<\/strong> Der Bereich der Dokumentverwaltung in Microsoft Teams ist technisch gesehen nichts anderes als eine – in Teams integrierte – SharePoint-Dokumentbibliothek. Die im oberen Bereich beschriebene Versionierung – aber auch alle anderen genannten Funktionen – kommen ergo 1:1 in MS Teams zum Einsatz.<\/p>\n\n\n\n

    Um dies auch optisch zu verdeutlichen, ist im Folgenden angedeutet, wie die SharePoint-Versionierung in Microsoft Teams konfiguriert werden kann.
    Basierend auf der Microsoft Teams Standardansicht f\u00fcr Dokumente, wird im oberen rechten Bereich der Knopf \u201eIn SharePoint \u00f6ffnen\u201c geklickt:<\/p>\n\n\n\n

    \"Screenshot<\/a><\/figure>\n\n\n\n

    Wir stellen fest, dass wir von hier aus direkt in den SharePoint geleitet werden. Auch liegen hier alle (bisher \u00fcber Teams) abgelegten Dokumente:<\/p>\n\n\n\n

    \"Screenshot<\/a><\/figure>\n\n\n\n

    \u00dcber das Zahnrad ⚙ Library Settings im oberen Bereich der Website oder \u00fcber das \u201e+\u201c-Zeichen, das wir zwischen den Spalten finden, k\u00f6nnen die relevanten Einstellungen vorgenommen werden.<\/p>\n\n\n\n

    \"Screenshot<\/a><\/figure>\n\n\n\n

    Als Resultat sehen wir entsprechend folgende Ansicht:<\/p>\n\n\n\n

    \"Screenshot<\/a><\/figure>\n\n\n\n

    Diese Ansicht steht jetzt auch in Microsoft Teams zur Verf\u00fcgung:<\/p>\n\n\n\n

    \"Screenshot<\/a><\/figure>\n\n\n\n

    Wann immer ein neues Team erstellt wird, wird im Hintergrund auch eine neue SharePoint-Website erstellt.<\/p>\n\n\n\n

    Wenn es nun aber signifikante \u00dcberschneidungen gibt und die Dokumentverwaltung von Teams (technisch) analog zu der in SharePoint ist, was ist dann noch zu beachten?
    Was sind die Vor- und Nachteile, wenn Dokumente \u00fcber Teams in SharePoint verwaltet werden?<\/p>\n\n\n\n

    <\/span>Dokumentenverwaltung \u00fcber Teams in SharePoint<\/span><\/h2>\n\n\n\n

    Vorteile<\/h3>\n\n\n\n