{"id":23353,"date":"2020-12-21T09:10:38","date_gmt":"2020-12-21T07:10:38","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=23353"},"modified":"2025-03-03T14:46:24","modified_gmt":"2025-03-03T13:46:24","slug":"digitalisierung-von-dokumenten","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/digitalisierung-von-dokumenten\/","title":{"rendered":"Digitalisierung von Dokumenten: Die 7 Must-Have-Features von Scansoftware"},"content":{"rendered":"\n<p>Du tr\u00e4umst von einer komplett digitalen Dokumentenverwaltung, die Dokumenten- und Gesch\u00e4ftsprozesse beschleunigt?<br>Bevor der Traum Realit\u00e4t wird, gibt es eine (ganz offensichtliche) Herausforderung zu l\u00f6sen: Wie kommen denn die unz\u00e4hligen Papierdokumente, die Unternehmen tagt\u00e4glich als Posteingang erhalten, \u00fcberhaupt erst in die digitale Dokumentenverwaltung oder an einen anderen digitalen Ablageort?<br>Richtig: Indem diese gescannt und digitalisiert werden!<\/p>\n\n\n\n<p>Aus diesem Grund ist die erste Frage, die sich Unternehmen auf dem Weg zum <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/themen\/papierloses-buero\">papierlosen B\u00fcro<\/a> h\u00e4ufig stellen, die nach einer geeigneten und professionellen Scansoftware f\u00fcr Dokumente.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-scannen-und-digitalisieren-von-geschaftsdokumenten-heute-eine-notwendigkeit\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"scannen-und-digitalisieren-von-geschaeftsdokumenten-heute-eine-notwendigkeit\"><\/span>Scannen und digitalisieren von Gesch\u00e4ftsdokumenten heute eine Notwendigkeit<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Warum? Naja, ganz einfach: Ist der Papierbeleg erst einmal in Umlauf, kann es zu unz\u00e4hligen Problemen kommen. Der Sachbearbeiter ist im Urlaub und der Vertreter kann das Dokument nicht finden. Es werden Stempel aufgebracht, die wichtige Informationen verdecken. Oder Notizen gemacht, die dort nichts zu suchen haben oder der Klassiker: Kaffeer\u00e4nder verunstalten die Seiten.<\/p>\n\n\n\n<p>Heute m\u00fcssen Unternehmen Papierbelege digital erfassen, damit diese Szenarien nicht passieren, Gesch\u00e4ftsunterlagen sicher (und trocken ;-)) aufbewahrt und jeder <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/themen\/geschaeftsprozesse\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Gesch\u00e4ftsprozess<\/a> zum Dokument unkompliziert und effizient abgearbeitet werden kann.<br><\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-wie-finden-unternehmen-die-optimale-scan-software-fur-die-digitalisierung-von-dokumenten\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"wie-finden-unternehmen-die-optimale-scan-software-fuer-die-digitalisierung-von-dokumenten\"><\/span>Wie finden Unternehmen die optimale (Scan-)Software f\u00fcr die Digitalisierung von Dokumenten?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>In diesem Artikel beschreibe ich anhand der 7 wichtigsten Funktionen, was eine professionelle Scansoftware mitbringen muss, damit Papierbelege und wichtige Gesch\u00e4ftsunterlagen zuk\u00fcnftig im Handumdrehen digitalisieren werden k\u00f6nnen &#8211; und bestenfalls mehr noch!<\/p>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-group is-style-cta-webinar\"><div class=\"wp-block-group__inner-container is-layout-constrained wp-block-group-is-layout-constrained\">\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-webinar-der-digitale-posteingang-als-grundbaustein-fur-ein-papierloses-buro\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"%f0%9f%92%bb-webinar-der-digitale-posteingang-als-grundbaustein-fuer-ein-papierloses-buero\"><\/span>&#x1f4bb; Webinar: Der digitale Posteingang als Grundbaustein f\u00fcr ein papierloses B\u00fcro<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<script src=\"https:\/\/fast.wistia.com\/player.js\" async><\/script><script src=\"https:\/\/fast.wistia.com\/embed\/9k0jo4un3u.js\" async type=\"module\"><\/script><style>wistia-player[media-id='9k0jo4un3u']:not(:defined) { background: center \/ contain no-repeat url('https:\/\/fast.wistia.com\/embed\/medias\/9k0jo4un3u\/swatch'); display: block; filter: blur(5px); padding-top:56.25%; }<\/style> <wistia-player media-id=\"9k0jo4un3u\" aspect=\"1.7777777777777777\"><\/wistia-player>\n\n\n\n\t<div class=\"wp-block-buttons\">\n\t\t<div class=\"wp-block-button is-style-outline\">\n\t\t\t<a class=\"wp-block-button__link\" href=\"https:\/\/content.d-velop.de\/demo-dvelop-documents?utm_campaign=Sonstiges+-+d.velop+BLOG+-+01%2F2018&#038;utm_source=intern-blog-ger&#038;utm_medium=blogpost-digitalisierung-von-dokumenten&#038;utm_content=button\" target=\"_blank\">Live-Demo<\/a>\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<\/div><\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-diese-7-funktionen-sollte-eine-professionelle-scansoftware-fur-unternehmen-mitbringen\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"diese-7-funktionen-sollte-eine%e2%80%afprofessionelle-scansoftware-fuer-unternehmen-mitbringen\"><\/span>Diese 7 Funktionen sollte eine\u202fprofessionelle Scansoftware f\u00fcr Unternehmen mitbringen<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Die Scansoftware zur <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/software\/dokumente-digitalisieren\">Digitalisierung von Dokumenten<\/a> muss &#8230;<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-feature-1-lokal-angeschlossene-scanner-unterstutzen\">Feature 1) \u2026 lokal angeschlossene Scanner unterst\u00fctzen<\/h3>\n\n\n\n<p>In jedem Unternehmen sind h\u00e4ufig bereits eine Vielzahl von Scannern im Einsatz.<br>Einige davon sind mit hoher Wahrscheinlichkeit direkt an Arbeitspl\u00e4tzen der Mitarbeiter angeschlossen. Unternehmen, die zuk\u00fcnftig planen alle gesch\u00e4ftsrelevanten Dokumente zu digitalisieren oder ein Dokumentenmanagement-System einzuf\u00fchren, sollten sich hier keine Sorgen \u00fcber teure Neuanschaffungen in Bezug auf erforderliche Hardware machen m\u00fcssen.<\/p>\n\n\n\n<p>Mit der richtigen Scansoftware ist diese Sorge definitiv unbegr\u00fcndet. Ein solche Software erm\u00f6glicht es, Dokumente an jedem Arbeitsplatz mit lokalem Scanner sauber zu erfassen.<br>So funktioniert auch die in der d.velop Dokumentenverwaltung integrierte\u202fScanl\u00f6sung:<\/p>\n\n\n\n<p>Nach der sekundenschnellen Installation der Software werden \u2013 wie \u00fcblich &#8211; \u00fcber die lokal angeschlossenen Scanner alle Papierbelege eingescannt, um diese dann in der einfachen Oberfl\u00e4che\/ Anwendung der Scansoftware zu be- und verarbeiten. Innerhalb der Softwareoberfl\u00e4che sollte der Anwender bereits nach wenigen Augenblicken alle Papierdokumente in einem sortierten Zustand auf dem Bildschirm angezeigt bekommen &#8211; selbst wenn der Scanner einen Einzelblatteinzug besitzt oder es sich um einen Flachbettscanner handelt.<\/p>\n\n\n\n<p>Und sollte der Mitarbeiter am Nebentisch keinen Scanner haben, kann der eine Mitarbeiter den Scanner f\u00fcr den Nachbarn freigeben, so dass er \u00fcber das gleiche Ger\u00e4t seine Dokumente und Belege einscannen kann.<\/p>\n\n\n<div class=\"wp-block-image\">\n<figure class=\"aligncenter size-full\"><a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/12\/scansoftware-dms.png\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"560\" height=\"299\" src=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/12\/scansoftware-dms.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-23452\" srcset=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/12\/scansoftware-dms.png 560w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/12\/scansoftware-dms-281x150.png 281w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/12\/scansoftware-dms-468x250.png 468w\" sizes=\"auto, (max-width: 560px) 100vw, 560px\" \/><\/a><\/figure><\/div>\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-feature-2-netzwerkscanner-unterstutzen\">Feature 2) \u2026 Netzwerkscanner unterst\u00fctzen<\/h3>\n\n\n\n<p>Viele Unternehmen haben sogenannte Netzwerkscanner im Einsatz. Was das ist?<br>Das sind gro\u00dfe Multifunktionsger\u00e4te, die zum Scannen und teilweise auch zum Drucken geeignet sind. Sie stehen meist einer ganzen Abteilung zur Verf\u00fcgung und k\u00f6nnen von allen Mitarbeitern genutzt werden.<br>Diese Netzwerkscanner sollten auch an Ihre professionelle Scansoftware angebunden werden k\u00f6nnen, sodass der Anwender auch hier einen ganzen Stapel an Dokumente digitalisieren kann und sich dieser Stapel in der Oberfl\u00e4che der Scansoftware stets einheitlich verarbeitet l\u00e4sst. Wie eine solche Verarbeitung optimalerweise aussehen sollte, dazu gleich mehr.<\/p>\n\n\n\n<p>In der Regel sollten sich alle Scanner an die Scansoftware bzw. <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/dokumentenverwaltung\/\">digitale Dokumentenverwaltung<\/a> anbinden lassen. Bei dem d.velop Cloud-DMS erreichen wir dies, indem wir ein kleines St\u00fcck Software installieren, welches die Kommunikation mit jedem Scanner \u00fcbernimmt.<br>Das muss aber zwangsl\u00e4ufig nicht so sein. Es gibt n\u00e4mlich ein weiteres tolltes Feature, das eine professionelle Scansoftware auszeichnet: Die Scan-to-E-Mail-Funktion.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-funktion-3-scan-to-e-mail-ermoglichen\">Funktion 3) \u2026 Scan-to-E-Mail erm\u00f6glichen<\/h3>\n\n\n\n<p>Heutige Scanner bringen die Funktion mit, dass man einen oder gleich mehrere Empf\u00e4nger eingeben kann, die das digitalisierte Dokument per E-Mail erhalten.\u202fVerwenden Sie diese Funktion Ihres Scanners, um den Scan direkt an Ihre <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/digitale-dokumentenablage\/\">digitalen Dokumentenablage<\/a> oder -verwaltung zu senden. Einfach den ganzen Beleg-Stapel scannen und im Bruchteil einer Sekunde sollte der Stapel an das vordefinierte Postfach in der Dokumentenverwaltung \u00fcbermittelt sein. Und je nach Bedarf der Abteilung oder eines Gesch\u00e4ftsvorfalls sollten sich beliebig viele unterschiedliche Postf\u00e4cher definieren lassen.<br>Eine intelligente Scansoftware schafft es dann beispielsweise Belege nur f\u00fcr bestimmte Nutzer sichtbar zu machen oder die Dokumente &#8211; je nach Typ &#8211; komplett automatisiert weiterzuverarbeiten.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-feature-4-intelligente-bearbeitungswerkzeuge-mitbringen\">Feature 4) \u2026 (intelligente) Bearbeitungswerkzeuge mitbringen<\/h3>\n\n\n\n<p>Egal \u00fcber welchen Weg Sie Ihre Papierbelege digitalisieren, oft ist es notwendig, die Scans nachtr\u00e4glich aufzubereiten. Denn wem ist es nicht schon mal passiert, dass ein Dokument falsch herum gescannt oder die Farbe des Dokuments zu hell oder zu dunkel ist? Wichtig also: Eine professionelle Scansoftware bringt ausreichend Werkzeuge mit, um das Dokument optimal zu bearbeiten.<br>Dar\u00fcber hinaus ist es wichtig, dass \u2013 gerade bei gro\u00dfen Papierstapeln und vielen Scans \u2013 die Trennung und Sortierung von Seiten keine Herausforderung darstellt.<br>Entsprechend sollten Anwender \u2013 je nach Berechtigung &#8211; im Erfassungsmodus au\u00dferdem folgende M\u00f6glichkeiten besitzen:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>L\u00f6schen von Seiten<\/li>\n\n\n\n<li>Hinzuf\u00fcgen von Seiten<\/li>\n\n\n\n<li>Verschieben von Seiten<\/li>\n\n\n\n<li>Trennen von Dokumenten<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Unterm Strich sollte die\u202fAufbereitung der Dokumente mit der Scansoftware m\u00f6glichst einfach und selbsterkl\u00e4rend sein und stets nach dem gleichen Schema ablaufen. Nur so kann jedes Mal und im gesamten Unternehmen ein gleich gutes Scanergebnis gew\u00e4hrleistet werden.<\/p>\n\n\n\n<p>Heutzutage ist es \u00fcblich, dass die intelligente Maschine beziehungsweise die k\u00fcnstliche Intelligenz bereits einen Gro\u00dfteil dieser Arbeit \u00fcbernimmt.<\/p>\n\n\n\n<p>Ein Beispiel: Die d.velop Scansoftware ist so trainiert, dass diese automatisch die 1. Seiten eines Dokumentes (mehrere logisch zusammengeh\u00f6rige Seiten) erkennt und Vorschl\u00e4ge f\u00fcr die Dokumenten-Trennung macht. Anwender bzw. Mitarbeiter m\u00fcssen dann nur noch bei Bedarf korrigieren. Der KI-gest\u00fctzte Service innerhalb der Scansoftware lernt automatisch dazu.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/12\/digitalisierung-von-dokumenten-mit-scansoftware.png\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1097\" height=\"639\" src=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/12\/digitalisierung-von-dokumenten-mit-scansoftware.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-23453\" srcset=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/12\/digitalisierung-von-dokumenten-mit-scansoftware.png 1097w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/12\/digitalisierung-von-dokumenten-mit-scansoftware-600x349.png 600w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/12\/digitalisierung-von-dokumenten-mit-scansoftware-1090x635.png 1090w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/12\/digitalisierung-von-dokumenten-mit-scansoftware-768x447.png 768w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/12\/digitalisierung-von-dokumenten-mit-scansoftware-258x150.png 258w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/12\/digitalisierung-von-dokumenten-mit-scansoftware-429x250.png 429w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/12\/digitalisierung-von-dokumenten-mit-scansoftware-1030x600.png 1030w\" sizes=\"auto, (max-width: 1097px) 100vw, 1097px\" \/><\/a><\/figure>\n\n\n\n<p>An dieser Stelle kann der Mitarbeiter noch weitere Papierbelege erfassen und bei Bedarf mit weiteren Dokumenten aus anderen Eingangskan\u00e4len (siehe Feature 5) kombinieren. Erst nach dem das Scanning und der Import abgeschlossen ist &#8211; also dem System signalisiert wird, das keine weiteren Seiten hinzugescannt werden m\u00f6chten &#8211; analysiert die Software die erfassten Dokumente.<\/p>\n\n\n\n<p>Posteingang analysieren? Ja, richtig geh\u00f6rt. Auch das geh\u00f6rt zu den Features einer professionellen Scansoftware. Schlie\u00dflich m\u00f6chten Sie doch mit den digitalen Dokumenten auch weiterarbeiten, oder nicht &#x1f609;?!<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-feature-5-alle-relevanten-informationen-aus-papierdokumenten-automatische-erkennen-und-auslesen\">Feature 5) \u2026 alle relevanten Informationen aus Papierdokumenten (automatische) erkennen und auslesen<\/h3>\n\n\n\n<p>Sobald Papierbelege eingescannt werden, f\u00fchrt eine gute Scansoftware eine Texterkennung durch. Alle oder bestimmte (je nach Konfiguration) Textinformationen des Beleges k\u00f6nnen hierbei \u201eausgelesen\u201c und sogar zum Beleg abgespeichert werden. Zum Beispiel Kunden- oder Lieferantenname.<\/p>\n\n\n\n<p>Eine professionelle Scansoftware \u2013 wie auch die von d.velop &#8211; geht noch einen Schritt weiter:<\/p>\n\n\n\n<p>W\u00e4hrend der Analyse durchsuchen <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/digitaler-wandel\/dokumentenablage-automatisiert-dank-kuenstlicher-intelligenz\/\">KI-gest\u00fctzte Services<\/a> den gesamten digitalen Posteingang und lesen dabei weitere Meta-Informationen aus den Dokumenten aus.<br>So lassen sich u.a. das Belegdatum, die Rechnungsnummer oder der Zahlbetrag vollautomatisch in Sekunden ermitteln und anzeigen.<br>Mit dem Machine Learning-Ansatz macht das System auch Vorschl\u00e4ge zur Bedeutung bzw. Typ der erfassten Dokumente. Handelt es sich um allgemeinen Schriftverkehr, einen Lieferschein, einem <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/vertragsarten\/\">Vertrag<\/a> oder doch einer Rechnung? Der Anwender kann bei Bedarf jeden Vorschlag annehmen oder einfach anpassen.<\/p>\n\n\n\n<p>Diese Dokumentenanalyse unterst\u00fctzt dabei, alle Dokumente noch besser zu qualifizieren, um diese jetzt oder sp\u00e4ter an korrekter Stelle im digitalen Dokumentenverwaltung abzuspeichern oder einen digitalen Dokumentenworkflow zu starten.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/12\/digitalisierung-von-dokumenten-workflow.png\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1673\" height=\"936\" src=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/12\/digitalisierung-von-dokumenten-workflow.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-23455\" srcset=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/12\/digitalisierung-von-dokumenten-workflow.png 1673w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/12\/digitalisierung-von-dokumenten-workflow-600x336.png 600w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/12\/digitalisierung-von-dokumenten-workflow-1090x610.png 1090w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/12\/digitalisierung-von-dokumenten-workflow-768x430.png 768w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/12\/digitalisierung-von-dokumenten-workflow-1536x859.png 1536w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/12\/digitalisierung-von-dokumenten-workflow-268x150.png 268w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/12\/digitalisierung-von-dokumenten-workflow-447x250.png 447w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/12\/digitalisierung-von-dokumenten-workflow-1072x600.png 1072w\" sizes=\"auto, (max-width: 1673px) 100vw, 1673px\" \/><\/a><\/figure>\n\n\n\n<p>Beispiele gef\u00e4llig? Die erfasste Rechnung startet direkt einen Eingangsrechnungsfreigabeprozess, so dass alle eigehenden Rechnungen im Unternehmen schnellstm\u00f6glich verbucht werden k\u00f6nnen. Oder der digital erfasste Vertrag wird direkt dem passenden Sachbearbeiter zur weiteren Veranlassung weitergeleitet.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-feature-6-digitale-dokumente-automatisch-speichern-und-sicher-aufbewahren\">Feature 6) \u2026 digitale Dokumente automatisch speichern und sicher aufbewahren<\/h3>\n\n\n\n<p>Durch die erkannten Eigenschaften oder den von Ihnen manuell angegebenen Eigenschaften, lassen sich die erfassten Dokumente direkt der <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/aktenplan-erstellen-so-funktionierts-im-digitalen-zeitalter\/\">Akten- oder Archivstruktur<\/a> abspeichern und aufbewahren. In Fall der d.velop Scansoftware liegen die importierten Dokumente jetzt rechtskonform in einer digitalen Dokumentenverwaltung.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-feature-7-alle-digitalen-eingangskanale-wie-z-b-e-mails-fileshare-oder-andere-dateisysteme-unterstutzen\">Feature 7) \u2026 alle digitalen Eingangskan\u00e4le (wie z.B. E-Mails, Fileshare oder andere Dateisysteme) unterst\u00fctzen<\/h3>\n\n\n\n<p>Das Scannen von Papierbelegen ist nur ein m\u00f6glicher Eingangskanal von Dokumenten in Unternehmen. Denn heute trifft Post l\u00e4ngts nicht mehr nur in Papierbrief im Unternehmen ein. Belege gelangen bereits via E-Mail oder auf \u201eanderen digitalen Wegen\u201c ins Unternehmen.<\/p>\n\n\n\n<p>Ist doch wunderbar denken Sie? Wof\u00fcr dann die Scansoftware?<\/p>\n\n\n\n<p>Na, damit Unternehmen Ihren gesamten digitalen Posteingang einheitlich verarbeiten k\u00f6nnen. Es gilt alle Eingangskan\u00e4le zu einem \u201e<a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/loesungen\/digitaler-posteingang\">Digitalen Posteingang<\/a>\u201c zu kombinieren. Denn nur so k\u00f6nnen die gleichen Seiten- und Dokumentenanalyse-Verfahren angewendet werden, die auch beim Scannen durch die Scansoftware verwendet werden, um auch hier relevante Informationen wie z.B. Betreff, Absender oder Empfangsdatum aus den E-Mails auszulesen.<\/p>\n\n\n\n<p>Also achten Sie darauf, dass Ihre Software folgendes mitbringt:<br>Nutzen Sie die vor- oder selbst definierten E-Mail-Postf\u00e4cher des Posteinganges, um relevante E-Mails in die Weboberfl\u00e4che der Scansoftware zu importieren.<\/p>\n\n\n\n<p>\u00dcber die Erfassungsoberfl\u00e4che der Scansoftware sollte der Anwender auch Datei aus dem lokalen Dateisystem oder einem Fileshare in das System importieren und diese Dokumente ebenfalls \u00fcber den Posteingang aufbereiten lassen und in der Dokumentenverwaltung speichern.<br>Dasselbe gilt f\u00fcr \u00f6ffentliche Programmier-Schnittstelle. Die Scansoftware sollte an jegliches System angebunden werden kann, um auch hier alle unstrukturierten digitalen Dokumente zu analysieren und zu strukturieren.<\/p>\n\n\n\n<p>Denn erst dann k\u00f6nnen sie alle Vorteile des papierlosen B\u00fcros genie\u00dfen.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-der-digitale-posteingang-fur-weitere-anwendungsfalle\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"der-digitale-posteingang-fuer-weitere-anwendungsfaelle\"><\/span>Der digitale Posteingang f\u00fcr weitere Anwendungsf\u00e4lle<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Mit einem solchen digitalen Posteingang \u2013 vor allem in Verbindung mit einer Dokumentenverwaltung samt Archivl\u00f6sung &#8211; haben gerade kleine und mittelst\u00e4ndische Unternehmen die M\u00f6glichkeiten Eingangsdokumente digital zu erfassen und strukturiert zu speichern, um schneller unternehmensweit auf die Informationen zuzugreifen und Prozesse noch effektiver zu gestalten.<\/p>\n\n\n\n<p>Dabei ist es egal, wo die Sachbearbeiter sitzen. \u00dcber die intuitive Weboberfl\u00e4che der Scansoftware k\u00f6nnen Sie von \u00fcberall auf die Dokumente zugreifen &#8211; auch wenn Sie mal spontan ins Homeoffice sitzen. Physische Akten an ausgew\u00e4hlten Orten sorgen dann nicht l\u00e4nger f\u00fcr Kopfzerbrechen.<\/p>\n\n\n\n<p>Eingehende Papierpost kann zentral gescannt und verarbeitet werden. Das qualifizierte Speichern kann dann aus dem Homeoffice erfolgen.<\/p>\n\n\n\n<p>Durch die verschiedenen Konfigurationsm\u00f6glichkeiten des Systems k\u00f6nnen sie unterschiedliche Anwendungsf\u00e4lle abdecken &#8211; von dem manuellen Speichern von Reisekostenbelegen bis hin zum vollautomatischen Speichern von eingehenden Rechnungen.<\/p>\n\n\n\n<p>Sprechen Sie uns an, wenn Sie mehr erfahren wollen oder erleben Sie unsere Scansoftware live in der Anwendung.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Du tr\u00e4umst von einer komplett digitalen Dokumentenverwaltung, die Dokumenten- und Gesch\u00e4ftsprozesse beschleunigt?Bevor der Traum Realit\u00e4t wird, gibt es eine (ganz 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