{"id":23850,"date":"2021-02-26T18:36:45","date_gmt":"2021-02-26T16:36:45","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=23850"},"modified":"2025-08-19T09:37:52","modified_gmt":"2025-08-19T07:37:52","slug":"digitale-dokumentenablage","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/digitale-dokumentenablage\/","title":{"rendered":"Digitale Dokumentenablage \u2013 ein Pl\u00e4doyer"},"content":{"rendered":"\n

Eine digitale Ordnerstruktur ist keine digitale Dokumentenablage, denn das w\u00e4re wie ein Toastbrot mit einem Raketentriebwerk zu vergleichen. Ja, die Nutzung von digitalen Ordnerstrukturen mag ein wichtiger und richtiger Schritt sein auf dem Weg zu weniger Papier \u2013 doch egal, ob Start-up, KMU oder Gro\u00dfkonzern: Es kommt der Zeitpunkt, an dem auch das ausgekl\u00fcgelste Ordnersystem auf der lokalen Festplatten oder dem Netzwerk an seine Grenzen st\u00f6\u00dft.<\/p>\n\n\n\n

Man merkt schnell: Der Dschungel an Ordnern und Dateinamen in der L\u00e4nge einer Boa Constrictor vereinfacht das Leben nicht, sondern verschiebt die Problematik nur. Man sucht dann eben nicht l\u00e4nger auf Papier, in Papierstapeln oder Akten, sondern im Laufwerk. Der \u00dcberblick fehlt. Dokumente verlieren sich in ellenlangen Verzeichnispfaden.<\/p>\n\n\n\n

Wer effizient arbeiten will, rechtliche Fehler vermeiden und gleichzeitig die Digitalisierung<\/a> im eigenen Unternehmen vorantreiben m\u00f6chte, ben\u00f6tigt eine digitale Dokumentenablage, die einfach mehr kann (als eine digitale Ordnerstruktur).<\/p>\n\n\n\n

Es folgt an dieser Stelle ein Pl\u00e4doyer in Form von 4 guten Gr\u00fcnden f\u00fcr die Einf\u00fchrung einer digitalen Dokumentenablage mithilfe eines Dokumentenmanagement-Systems.<\/p>\n\n\n\n

\n

<\/span>Definition digitale Dokumentenablage<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Eine digitale Dokumentenablage<\/strong> ist ein elektronisches System zur Verwaltung, Aufbewahrung und Verteilung von Dokumenten. Sie erm\u00f6glicht eine effizientere Zusammenarbeit und einen einfacheren Zugriff auf Dokumente, da diese digital und zentral gespeichert werden. Die digitale Dokumentenablage ersetzt traditionelle Methoden zur Dokumentenverwaltung, beispielsweise Papierakten, und verbessert die Datensicherheit sowie den Zugriff auf Informationen.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

<\/span>4 gute Gr\u00fcnde f\u00fcr Einf\u00fchrung einer digitalen Dokumentenablage<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Welche 4 guten Gr\u00fcnde sprechen nun daf\u00fcr, auf eine digitale Dokumentenablage umzusteigen?<\/p>\n\n\n\n

    \n
  1. Eine zentrale Ablage f\u00fcr alle Dateien und Dokumente.<\/li>\n\n\n\n
  2. Das einfache und schnelle Auffinden von Daten.<\/li>\n\n\n\n
  3. Die Versionierung von Dokumenten<\/a>.<\/li>\n\n\n\n
  4. Die rechtssichere Aufbewahrung von Dokumenten.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

    1. Dank digitaler Dokumentenablage nicht mehr gr\u00fcbeln, wo oder wie etwas abzulegen ist!<\/h3>\n\n\n\n

    Wer aktuell im Unternehmen nach einer Information sucht, hat h\u00e4ufig unz\u00e4hlige Anlaufstellen: Das E-Mail-Programm, die Laufwerkstruktur oder ein unternehmenseigenes „Wiki-\u00c4quivalent“.
    Die Suche nach Dokumenten findet also wiederholt in verschiedensten Systemen statt. Das kostet Zeit und Nerven. Schneller und einfacher geht es, wenn alle Daten zentralisiert in einer digitalen Dokumentenablage zusammenlaufen bzw. abgelegt werden \u2013 und das bestenfalls im Dokumentenmanagementsystem und das auch noch automatisch. Denn das System ordnet sauber Dokumente richtig zu. Falls vorhanden, sogar direkt in die dazugeh\u00f6rige digitale Akte.<\/p>\n\n\n\n

    Machen Sie Schluss mit JJJJ-MM-DD_Dateiname_Verfasser_Schlagwort_Version und Dateien, die am Ende eines Pfads abgelegt werden, deren Unterordner im Marianengraben liegen. Wenn Sie nicht zur seltenen Spezies der Shortcut- und Verkn\u00fcpfungen-Nutzer geh\u00f6ren, dann ist jeder zu \u00f6ffnende Ordner ein Doppelklick. Und jeder Klick kostet Zeit. Denn bevor man klickt, muss man sich zun\u00e4chst orientieren und den passenden (Unter-)Ordner ausw\u00e4hlen. Auch die alphabetische Sortierung der Ordner hilft da nicht viel (wenn man mal ehrlich ist). Zudem setzt dieses Vorgehen voraus, dass der Nutzer ganz genau wei\u00df, in welchem Unterordner er die Dateien abspeichern muss. Ob der Kollege die Datei dort auch vermutet? Daf\u00fcr ben\u00f6tigt es in dem einen oder anderen Fall h\u00f6chstwahrscheinlich \u00fcbersinnliche Kr\u00e4fte.<\/p>\n\n\n\n

    Selbst wenn in einem Unternehmen sehr gewissenhaft vorgegangen wird und alles seinen Platz in der Laufwerkstruktur zu haben scheint,\u00a0ist das ganze Konstrukt fehleranf\u00e4llig und die Ablage sowie Suche von Dokumenten kosten Unmengen an Zeit.<\/p>\n\n\n\n

    2. Intelligente Suchfunktionen und Texterkennung mit nur einem Schlagwort!<\/h3>\n\n\n\n

    Stichwortsuche: Im Beispiel der angesprochenen Suche k\u00f6nnen Sie nat\u00fcrlich auf die eigene Suchfunktion auf einem Betriebs-Laufwerk zur\u00fcckgreifen. Aber: Kochen Sie sich schon mal einen Kaffee. Das dauert! Sie finden die Dateien nur, wenn diese korrekt benannt wurden, denn der Inhalt wird gar nicht erst durchsucht. Anders funktioniert da die digitale Dokumentenablage mithilfe eines DMS<\/a>: Clevere und automatische Verschlagwortung und eine OCR-Texterkennung<\/a> helfen dabei die Datei auch bei unvollst\u00e4ndiger oder fehlerhafter Benennung wiederzufinden \u2013 auch, wenn man sich nur an einen Teil des Inhalts erinnert, statt des Namens.<\/p>\n\n\n\n

    3. Nie wieder die Frage nach der richtigen oder originalen Version stellen!<\/h3>\n\n\n\n

    Wer seine Dokumente in einer Laufwerkstruktur ablegt und verschiedene Versionen speichern m\u00f6chte, nutzt f\u00fcr die Versionierung vielleicht ein Datum im Dateinamen oder eine laufende Versionsnummer. Ung\u00fcnstig bei diesem Vorgehen ist, dass man alle vorhergegangenen Dateien dennoch bearbeiten kann \u2013 oder sogar l\u00f6schen. Da w\u00e4re die wichtige Tatsache, dass Sie sich gegen einen m\u00f6glichen Datenverlust absichern m\u00fcssen. Was, wenn Sie Dokumente verlieren, f\u00fcr die es gesetzliche Aufbewahrungspflichten<\/a> gibt?
    Zudem sind manuelle Benamungen fehleranf\u00e4llig, da sie h\u00e4ndisch gepflegt werden m\u00fcssen. Eine Dokumentenablage braucht ein System, das automatisch daf\u00fcr sorgt, dass \u00c4nderungen nicht nur als neue Version gespeichert werden, sondern auch protokolliert wird, was ver\u00e4ndert wurde. So l\u00e4sst sich der Lebenszyklus von Dokumenten nachvollziehen und im Zweifelsfall auf \u00e4ltere Versionen zur\u00fcckgreifen. Eine     digitale Ablage<\/a> kann genau das.<\/p>\n\n\n\n

    \n

    Digitales Dokumentenmanagement einfach erkl\u00e4rt. <\/p>\n\n\n\n\t

    \n\t\t
    \n\t\t\tJetzt lesen<\/a>\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<\/div><\/div>\n\n\n\n

    4. Der Staat und seine Anspr\u00fcche an Aufbewahrung: Mit digitaler Dokumentenablage einfach rechtskonform archivieren!<\/h3>\n\n\n\n

    F\u00fcr viele gesch\u00e4ftliche \u2013 aber auch einige private Dokumente \u2013 gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen<\/a>. In der granularen Ordnerstruktur, die man sich angelegt hat, um alles wiederzufinden, m\u00fcssten dann nach Ablauf der jeweiligen Frist die entsprechenden Ordner gepr\u00fcft und die Art Dokumente herausgesucht und gel\u00f6scht werden, die nicht mehr ben\u00f6tigt werden. Allein diese Arbeit ist unglaublich aufwendig \u2013 und das schon bei kleinen Datenmengen. Dazu kommen aber weitere rechtliche Voraussetzungen, wie die GoBD<\/a>, die Unver\u00e4nderlichkeit einiger Dokumente und Dateien voraussetzen. Nicht jeden originalen Papierbeleg, den Sie eingescannt und digitalisiert haben, d\u00fcrfen Sie auch vernichten. In Anbetracht dieser Vielzahl an Vorschriften und gesetzlichen Richtlinien erleichtert es das Arbeiten enorm, wenn die digitale Dokumentenablage in einem Dokumentenmanagement mit System erfolgt. Das unterst\u00fctzt Sie jederzeit dabei, rechtskonform zu agieren, sie an Fristen zu erinnern und nicht nach Ablauf von Fristen die l\u00f6schbaren Dokumente h\u00e4ndisch aus hunderten Dateien auf gut Gl\u00fcck herauszusuchen… und wom\u00f6glich noch ein falsches Dokument zu l\u00f6schen!<\/p>\n\n\n\n

    <\/span>Das Plus an Systemen: Workflows und Kollaboration dank digitaler Ablage<\/span><\/h2>\n\n\n\n

    Allein die 4 genannten Gr\u00fcnde reichen, um sich von der Ordnerstruktur zu verabschieden und eine echte digitale Dokumentenablage zu etablieren. Wer sich mit diesem Gedanken besch\u00e4ftigt, sollte in Betracht ziehen, gleich ein Dokumentenmanagement-System einzurichten, denn ein DMS punktet noch mit weiterer Unterst\u00fctzung im Arbeitsalltag.<\/p>\n\n\n\n

    Eine digitale Dokumentenablage bekommt einen zus\u00e4tzlichen Effizienzschub, wenn Dokumentenprozesse mittels Workflows<\/a> automatisiert werden. So wird eine Datei beispielsweise nach der Bearbeitung durch Kollegen A direkt an Kollegen B weitergeleitet, der zus\u00e4tzlich noch in einer Aufgabe mitgeteilt bekommt, was er nun mit entsprechendem Dokument zu erledigen hat und bis wann.<\/p>\n\n\n\n

    Mittels Collaboration<\/a> l\u00e4sst sich dar\u00fcber hinaus noch Zeit sparen: Arbeiten Sie gemeinsam an einem Dokument und sehen Sie in Echtzeit, welche Korrektur Ihr Kollege in dem Moment vornimmt. Sie m\u00fcssen \u2013 bevor der Kollege weitermachen k\u00f6nnen \u2013 in Ruhe etwas \u00fcberarbeiten? Per Check-out des Dokuments liegt es so lange, f\u00fcr Sie exklusiv parat, wie Sie es ben\u00f6tigen, und verhindert, dass die Kollegen unfertige Abs\u00e4tze ausbessern.<\/p>\n\n\n\n

    Der Weg aus dem Ordner-Dschungel lohnt sich und er ist weniger beschwerlich, als man denkt: Cloud-DMS, wie z.B. d.velop documents<\/a>, k\u00f6nnen direkt gebucht werden und sind binnen weniger Klicks einsatzbereit. Sie zahlen nur das, was sie tats\u00e4chlich ben\u00f6tigen, und die Wartung und Pflege \u00fcbernimmt der Softwarehersteller. So verlockend die Expedition in die Tiefen der Ordner-Strukturen anfangs auch war, es wird Zeit f\u00fcr die \u00dcberholspur. Mit einer richtig guten digitalen Dokumentenablage, die die Gesch\u00e4ftsprozesse<\/a> auf das n\u00e4chste Level hebt.<\/p>\n\n\n\n

    Wenn es um Geschwindigkeit geht, w\u00e4hlen Sie als Transportmittel doch auch kein Toastbrot, sondern lieber ein Raketentriebwerk, oder?<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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