{"id":24246,"date":"2021-03-22T11:58:01","date_gmt":"2021-03-22T09:58:01","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=24246"},"modified":"2025-05-14T08:55:10","modified_gmt":"2025-05-14T06:55:10","slug":"dublettenpruefung","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/dublettenpruefung\/","title":{"rendered":"Dublettenpr\u00fcfung in der Buchhaltung \u2013 Definition, Automatisierung und Vorteile"},"content":{"rendered":"\n

Wirft man einen Blick auf die Definition des Begriffs der Dublette<\/strong>, erscheint diese im ersten Moment vielleicht recht harmlos. Wieso Dubletten im Unternehmen jedoch alles andere als harmlos sind, warum eine automatisierte Dublettenpr\u00fcfung sinnvoll ist und wie diese abl\u00e4uft, erf\u00e4hrst Du in diesem Blogartikel.<\/p>\n\n\n\n

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Definition Dublette<\/h3>\n\n\n\n

Eine Dublette<\/strong> oder Doublette (CH)<\/strong> ist ein Datensatz in einer Datenbank, der redundant, d. h. mehrfach, vorhanden ist, dessen Redundanz aber aufgrund abweichender Schreibung nicht durch Pr\u00fcfung auf gleiche Inhalte erkannt werden kann.\u00b9<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

<\/span>Warum ist eine Dublettenpr\u00fcfung notwendig?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Dubletten sind doppelte Datens\u00e4tze, die h\u00e4ufig entstehen, wenn mehrere Mitarbeiter:innen in Prozessen involviert sind. Das Ergebnis: Fehler in der Buchhaltung, unter denen auch die Effizienz der Mitarbeiter:innen leidet. Denn es ist zeitaufwendig, Daten\u00e4tze manuell zu pflegen. Die Dubletten f\u00fchren schnell zu Chaos, welches sich jedoch weniger schnell beseitigen l\u00e4sst. So sind Mitarbeiter:innen, die manuell versuchen, ihre Datens\u00e4tze von Dubletten zu befreien, f\u00fcr andere wichtige Aufgaben blockiert. Hinzu kommt, dass sich bei solch monotonen Kontrollaufgaben schnell Fehler einschleichen \u2013 die menschliche Aufmerksamkeitsspanne ist schlie\u00dflich begrenzt.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Die Gefahren von Dubletten am Beispiel der digitalen Rechnungsverarbeitung<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Wird beispielsweise eine Eingangsrechnung zweimal eingescannt, liegt diese doppelt im System vor. Eine Rechnung wird oft kopiert, damit mehrere Mitarbeiter:innen an dieser arbeiten k\u00f6nnen. Nur wer garantiert, dass genau diese Rechnungskopien nicht im System landen? Bei fehlenden automatisierten Kontrollmechanismen im Unternehmen, passiert es schnell, dass Rechnungen oder andere wichtige Dokumente doppelt im System vorliegen.
Diese Rechnungskopien k\u00f6nnen teuer f\u00fcr Unternehmen werden: Mittelst\u00e4ndische Unternehmen verlieren rund 300.000 US-Dollar pro Jahr, weil Rechnungen doppelt bezahlt werden.\u00b2<\/p>\n\n\n\n

Fassen wir zusammen: Dubletten im Unternehmen f\u00fchren zu hohen Kosten, behindern Mitarbeiter:innen in ihrer t\u00e4glichen Arbeit und fordern unsere Nerven heraus. Ganz klar: Eine L\u00f6sung muss her. Und genau hier kommt die automatisierte Dublettenpr\u00fcfung ins Spiel.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Was genau ist eine Dublettenpr\u00fcfung?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Schauen wir uns zun\u00e4chst einmal die Definition an: <\/p>\n\n\n\n

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Definition Dublettenpr\u00fcfung<\/h3>\n\n\n\n

Eine Dublettenpr\u00fcfung <\/strong>filtert doppelte Eintr\u00e4ge aus einer Datenbank heraus und sorgt auf diese Weise daf\u00fcr, dass sich in der Datenbank\/System nur noch wenig oder (im Idealfall) keine Dubletten mehr befinden.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

Bezogen auf Systeme, in denen mit Dokumenten gearbeitet wird \u2013 z.B. Dokumentenmanagement-Systeme<\/a> (DMS) \u2013 bedeutet dies, dass Dokumente wie z.B. Rechnungen, die doppelt im System vorliegen, erkannt und eliminiert oder angepasst werden.<\/p>\n\n\n\n

Eine solche Dublettenpr\u00fcfung sollte jedoch nicht manuell ablaufen. So ist beispielweise eine Dublettenpr\u00fcfung in Excel, die doppelte Dokumente festh\u00e4lt, h\u00f6chst fehleranf\u00e4llig. Zudem solltest Du Deine Mitarbeiter:innen nicht mit einer solchen Sch*** – Aufgabe belasten, denn Hand aufs Herz: Alle, die einmal manuell eine Excelliste gepflegt haben, wissen wie nervenaufreibend und anstrengend es sein kann, keine Fl\u00fcchtigkeitsfehler zu machen.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Wie l\u00e4uft die automatisierte Dublettenpr\u00fcfung von Dokumenten ab?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Letztlich gibt es vielf\u00e4ltige Einsatzszenarien der Dublettenpr\u00fcfung \u2013 vom Datenabgleich im ERP-System \u00fcber ihr CRM-System bis zu einfachen Excellisten. Wir bleiben bei unserem Beispiel und m\u00f6chten Dir die automatisierte Dublettenpr\u00fcfung anhand der digitalen Rechnungsverarbeitung<\/a> veranschaulichen. Denn wie bereits erw\u00e4hnt, lassen sich bei diesem Prozess hohe Kosten einsparen.<\/p>\n\n\n\n

Dublettenpr\u00fcfung am Beispiel der d.velop-Software f\u00fcr den elektronischen Rechnungseingang<\/h3>\n\n\n\n

Beim Einlesen der Rechnungen werden automatisch alle buchungsrelevanten Informationen der Eingangsrechnung (wie z.B. Rechnungs- und Kreditorennummer, Datum, Bestellnummer) erfasst und in einer separaten Datenbank gespeichert. Auf Basis dieser Datenbank und Deines ERP-Systems findet dann ein Abgleich statt. Es wird anhand der Rechnungs- und Kreditorennummer gepr\u00fcft, ob die jeweilige Eingangsrechnung zuvor schon einmal verarbeitet wurde. All das findet vollst\u00e4ndig automatisiert statt. Liegt keine Dublette vor, werden die Daten einfach in Dein ERP \u00fcbergeben und der Rechnungsworkflow<\/a> geht seinen Weg.<\/p>\n\n\n\n

Findet sich jedoch eine Dublette, gibt es verschiedene M\u00f6glichkeiten, mit dieser umzugehen. An dieser Stelle kann jedes Unternehmen selbst entscheiden. Die Software der d.velop bietet im Standard drei Szenarien an, aus denen der Administrator bei der Konfiguration w\u00e4hlen kann:<\/p>\n\n\n

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\"infografik<\/figure><\/div>\n\n\n

Szenario 1:<\/strong> Die Dublettenpr\u00fcfung wird deaktiviert. Dieses Szenario ist lediglich in Testumgebungen sinnvoll.<\/p>\n\n\n\n

Szenario 2:<\/strong> Verantwortliche Mitarbeiter:innen erhalten einen Warnhinweis. Die Warnung erfolgt, um final zu pr\u00fcfen, ob es sich tats\u00e4chlich um eine Dublette, also eine bereits vorhandene Kombination aus Rechnungsnummer und Kreditoren-ID, im DMS handelt. In seltenen F\u00e4llen kann es zum Beispiel auftreten, dass ein Kreditor seine Nummer doppelt vergeben hat \u2013 auch wenn dies laut \u00a7 14 UStG Abs. 4<\/a> nicht rechtskonform ist. Es k\u00f6nnte sich also faktisch um zwei unterschiedliche Rechnungen handeln, die durch einen Fehler beim Kreditor die gleiche Rechnungsnummer haben. Der Mitarbeitende muss nun bewusst entscheiden, ob er die Kombination aus Rechnungsnummer und Kreditoren-ID erneut zulassen m\u00f6chte. Eine letzte menschliche Pr\u00fcfung und Handhabe sind in diesem Szenario somit sichergestellt.
Falls ein Unternehmen viele Gutschriften erh\u00e4lt, auf denen auch Rechnungsnummern enthalten sind, kann es sinnvoll sein, eine manuelle Ablage zu erlauben \u2013 je nachdem, wie das Unternehmen mit der Benamung der Gutschriften umgeht.<\/p>\n\n\n\n

Szenario 3:<\/strong> Eine Fehlermeldung erscheint und das Dokument l\u00e4sst sich mit dieser Rechnungsnummer nicht ins System ablegen. Die bereits bestehende Kombination aus Rechnungsnummer und Kreditoren-ID erneut im System zuzulassen, wird unter allen Umst\u00e4nden unterbunden. Es m\u00fcsste also zwingend eine \u00c4nderung der Rechnungsnummer im Dokument vorgenommen werden, damit das Dokument abgelegt werden kann. Insbesondere, wenn Dein ECM-System schon eine gewisse Zeit arbeitet, ist diese M\u00f6glichkeit empfehlenswert. Denn der KI-basierte Autotrainer des Rechnungslesers f\u00fchrt dazu, dass das System mit der Zeit immer schlauer wird.<\/p>\n\n\n\n

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Digitale Rechnungsverarbeitung: Tipps und Stolperfallen in der Projektierung<\/p>\n\n\n\n\t

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\n\t\t\tJetzt lesen<\/a>\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<\/div><\/div>\n\n\n\n

<\/span>Dublettenpr\u00fcfung im digitalen Rechnungseingang \u2013 5 Vorteile auf einen Blick<\/span><\/h2>\n\n\n\n

1. Kostenreduzierung:<\/strong><\/p>\n\n\n\n