{"id":24653,"date":"2021-04-15T08:46:56","date_gmt":"2021-04-15T06:46:56","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=24653"},"modified":"2025-01-13T10:05:52","modified_gmt":"2025-01-13T09:05:52","slug":"sharepoint-metadaten","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/digitaler-wandel\/sharepoint-metadaten\/","title":{"rendered":"SharePoint Metadaten \u2013 Wozu sie dienen und was bei der Strukturierung wichtig ist"},"content":{"rendered":"\n

Wenn man nicht gerade aus der IT-Welt stammt, k\u00f6nnen bereits g\u00e4ngige Begriffe ziemlich verwirrend sein. So macht das Thema Metadaten, gerade im Bereich von Microsoft SharePoint, einigen Anwendern zu schaffen.<\/p>\n\n\n\n

Zu Beginn ist die Frage zu kl\u00e4ren, was Metadaten \u00fcberhaupt sind. Einfach gesagt: Es sind Daten \u00fcber Daten<\/strong>. Nat\u00fcrlich kann man Dokumenten, Videos, Bildern etc. einen sinnvollen Namen verpassen. Allerdings gibt es oft genug zu viele verschiedene Informationen, nach denen man suchen oder filtern m\u00f6chte. Das tritt besonders bei gro\u00dfen Datenmengen<\/strong> auf. Und da ergibt es keinen Sinn, den abgelegten Daten einen endlosen Namen zu geben. An dieser Stelle kommen die Metadaten ins Spiel und sind in den Dokumenteneigenschaften zu finden. Pflegt man diese strukturiert und sorgf\u00e4ltig, macht es das Finden kinderleicht und lange Recherchen bleiben erspart.<\/p>\n\n\n\n

\n

Beispiele f\u00fcr Metadaten sind:<\/u><\/p>\n\n\n\n

    \n
  1. Name<\/li>\n\n\n\n
  2. Verantwortlicher<\/li>\n\n\n\n
  3. Rechnungsnummer<\/li>\n\n\n\n
  4. Kostentr\u00e4ger<\/li>\n\n\n\n
  5. Artikelnummer<\/li>\n\n\n\n
  6. Kunde<\/li>\n\n\n\n
  7. K\u00fcndigungsfrist<\/li>\n<\/ol>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

    <\/span>Wie sortiert man eine Bibliothek mit Hilfe von Metadaten in SharePoint?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

    Im Standard sind bereits einige Metadaten-Elemente vorhanden, mit denen gearbeitet werden kann, wie beispielsweise das \u00c4nderungsdatum oder der Dateityp. Allerdings wird die Arbeit mit Metadaten erst dann richtig effektiv, wenn man auf seine Aktivit\u00e4ten und Dokumente abgestimmte Informationen pflegt und verwaltet.<\/p>\n\n\n\n

    Doch wie erstellt man \u00fcberhaupt neue Metadatenelemente?<\/h3>\n\n\n\n

    Wichtig ist zuallererst, dass man die Berechtigung besitzt, um diese \u00c4nderungen vorzunehmen. Ist das gekl\u00e4rt, steht der Optimierung nichts mehr im Wege.
    Hovert man \u00fcber die Kopfzeile in der Dokumenten\u00fcbersicht, erscheint zwischen den Spalten ein Plus. Nach dem Klick \u00f6ffnet sich ein Men\u00fc in welchem man vorhandene Spalten ausw\u00e4hlen oder \u00fcber \u201eMehr\u2026\u201c neue Spalten erstellen kann, sofern man eine komplett neue \u201eDatenkategorie\u201c einrichten m\u00f6chte. Per Drag and Drop l\u00e4sst sich die Anordnung der Spalten ver\u00e4ndern. \u00dcber den Punkt \u201eSpalten ein-\/ausblenden\u201c kann die Ansicht ebenfalls ver\u00e4ndert werden. Es gibt noch viele weitere Wege und M\u00f6glichkeiten, diese Einstellungen vorzunehmen, allerdings ist diese die einfachste und g\u00e4ngigste.<\/p>\n\n\n

    \n
    \"Screenshot<\/a><\/figure><\/div>\n\n\n

    Um in verschiedenen Dokumentenbibliotheken nicht immer jede Sortierung neu vornehmen zu m\u00fcssen, kann man die Ansicht der Spalten speichern. Dies geschieht \u00fcber die Funktion \u201eInhaltstyp\u201c im selben Men\u00fc, welches \u00fcber das Plus zwischen den Spalten aufgerufen werden kann.<\/p>\n\n\n\n

    Good2Know<\/strong>: Ver\u00e4ndert sich die Ansicht in der Dokumentenbibliothek in SharePoint, so \u00e4ndert sich die Ansicht im zugewiesenen Teamsordner ebenfalls mit.<\/p>\n\n\n\n

    <\/span>SharePoint Metadaten: 3 wichtige Regeln<\/span><\/h2>\n\n\n\n

    Nutzt man SharePoint als standardisierten Dokumentenspeicherort, arbeitet man nicht wie \u00fcblich im Explorer mit Ordnern, sondern mit Listen und Bibliotheken. Aus diesem Grund spielen Metadaten im SharePoint eine noch wichtigere Rolle, um das Gesuchte schnell zu finden. Damit jede:r Benutzer:in wei\u00df, nach welchen Eigenschaften gesucht werden kann, gilt es 3 wichtige Regeln zu beachten.<\/p>\n\n\n\n

    (1) Sinnvolle Struktur erstellen<\/u><\/h3>\n\n\n\n

    \u00dcberlegt euch gemeinsam mit dem Team vorab, welche Themen Euch in der t\u00e4glichen Arbeit besch\u00e4ftigen, mit welchen Dokumenten Ihr arbeitet und welche Informationen schnell gefunden werden m\u00fcssen. Versucht anschlie\u00dfend Zusammenh\u00e4nge zu bilden und Regeln festzulegen, wo welche Dokumententypen abgelegt werden sollen. Wenn jeder in seiner eigenen Ablagestruktur verbleibt, kann Microsoft SharePoint noch so gute Recherche-M\u00f6glichkeiten bieten; Wenn keine Grundordnung herrscht, kann die Suche nicht auff\u00e4llig vereinfacht werden.<\/p>\n\n\n\n

    (2) Keine doppelten Metadaten-Elemente<\/u><\/h3>\n\n\n\n

    Zu dieser strategischen \u00dcberlegung geh\u00f6rt auch die Festlegung relevanter Metainformationen, die gepflegt werden sollen und d\u00fcrfen. Erstellen zwei oder mehrere Personen unabh\u00e4ngig voneinander ein Element mit \u201eRechnungsnummer\u201c und \u201eRechnungsnr.\u201c, so besitzen beide zwar dieselbe Information und werden regelm\u00e4\u00dfig gepflegt, jedoch sind diese nicht miteinander verkn\u00fcpft. Sucht ein Au\u00dfenstehender dann nach einer Rechnung, muss er sowohl \u201eRechnungsnummer\u201c als auch \u201eRechnungsnr.\u201c in seinen Filtereigenschaften ber\u00fccksichtigen. Doch dazu muss er erst einmal wissen, dass beide Versionen existieren. Daher: Erstellt gemeinsam<\/strong> eine Metadaten-Element\u00fcbersicht ohne Informations\u00fcberschneidungen!<\/p>\n\n\n\n

    (3) Regelm\u00e4\u00dfiges Pflegen der Metainformationen<\/u><\/h3>\n\n\n\n

    Die \u00dcbersicht allein ist erst dann sinnvoll, wenn die Metadaten regelm\u00e4\u00dfig gepflegt werden. Stellt Pflichtfelder ein, bei Informationen die essenziell sind f\u00fcr die t\u00e4gliche Recherche, um das Leerbleiben dieser Felder zu vermeiden. Doch angenommen, man legt einen Dokumentenstapel von 40 Dateien ab, so kann das Ausf\u00fcllen sehr viel Zeit in Anspruch nehmen. Im SharePoint Standard ist das automatische Auslesen von wichtigen Informationen leider noch nicht m\u00f6glich und st\u00f6\u00dft an dieser Stelle an seine Grenzen.<\/p>\n\n\n\n

    <\/span>Vor- und Nachteile von Metadaten im SharePoint<\/span><\/h2>\n\n\n\n

    F\u00fcr einen kleinen \u00dcberblick haben wir Dir die Vor- und Nachteile von SharePoint Metadaten zusammengefasst:<\/p>\n\n\n\n

    \n

    Vorteile: <\/strong><\/p>\n\n\n\n

      \n
    1. Alle relevanten Informationen auf einen Blick<\/li>\n\n\n\n
    2. Intelligente Filteroptionen beg\u00fcnstigen kurze Recherchezeiten<\/li>\n\n\n\n
    3. Daten werden strukturiert abgelegt & mit Hilfe der vorher zu definierenden Struktur auch langfristig so abgelegt \u2013 es existiert kein Datenwust<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

      Nachteile: <\/strong><\/p>\n\n\n\n

        \n
      1. Bei manueller Metadatenpflege herrscht bei Ablage ein hoher Aufwand<\/li>\n\n\n\n
      2. Die Komplexit\u00e4t k\u00f6nnte zunehmen, wenn auf Dauer zu viele Metadatenelemente und Spalten hinzugef\u00fcgt werden<\/li>\n\n\n\n
      3. Die Metadatenfilterung gilt pro Bibliothek. Existierten umfangreiche Ablagestrukturen \u00fcber mehrere Bibliotheken, so muss an mehreren Stellen gesucht werden.<\/li>\n\n\n\n
      4. Automatische \u00dcbernahme von Dokumenten und Metadaten aus f\u00fchrenden Office-\/CRM-\/ERP-Anwendungen ist nicht m\u00f6glich.<\/li>\n<\/ol>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n
        \n