Eine korrekt durchgef\u00fchrte Kontierung ist die Grundlage f\u00fcr die ordnungsgem\u00e4\u00dfe Buchf\u00fchrung. Sie hilft dabei, sicherzustellen, dass jeder Gesch\u00e4ftsvorfall korrekt erfasst und verbucht wird. Die Nutzung einer KI-gest\u00fctzten automatischen Kontierung von Rechnungen kann hierbei nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch die Genauigkeit und Zuverl\u00e4ssigkeit der Buchf\u00fchrung verbessern. In diesem Artikel besch\u00e4ftigen wir uns zun\u00e4chst mit den Grundlagen und Begrifflichkeiten der Kontierung, bevor wir uns auf drei Hauptgr\u00fcnde konzentrieren, wie eine automatische Kontierung die Buchhaltung in deinem Unternehmen oder deiner Organisation unterst\u00fctzen kann.<\/p>\n\n\n\n
Im Kontext der Buchhaltung beschreibt der Begriff Kontierung<\/strong> die Entscheidung, auf welche Konten ein bestimmter Gesch\u00e4ftsvorgang gebucht werden soll. Dies geschieht durch einen Buchungssatz, der angibt, von welchem Konto auf welches Konto gebucht wird. Der Buchungssatz folgt dem Muster: Soll-Konto an Haben-Konto. Dieser Vorgang ist f\u00fcr Unternehmen essenziell, da nur so sichergestellt werden kann, dass die entstandenen Kosten korrekt auf die jeweiligen Kostenstellen und Kostentr\u00e4ger verteilt werden.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n Die Vorkontierung und Kontierung sind zwei eng miteinander verbundene Schritte in der Buchhaltung, die jedoch einige entscheidende Unterschiede aufweisen:<\/p>\n\n\n\n Die Vorkontierung ist ein vorbereitender Prozess in der Buchhaltung, bei dem Gesch\u00e4ftsvorf\u00e4lle vorl\u00e4ufig den entsprechenden Konten zugewiesen werden, bevor sie endg\u00fcltig verbucht werden. Im Wesentlichen geht es darum, Informationen auf bzw. an einem Beleg festzuhalten, um sp\u00e4ter die entsprechenden Buchungss\u00e4tze bilden zu k\u00f6nnen. Obwohl dieser Vorgang auf den ersten Blick unbedeutend erscheint, spielt er eine wichtige Rolle in der Buchhaltung. Durch die Vorkontierung wird der Grundsatz der ordnungsm\u00e4\u00dfigen Buchf\u00fchrung gewahrt und die Produktivit\u00e4t in buchhalterischen Prozessen gesteigert. Die vorherige Zuordnung der Konten vereinfacht und beschleunigt die Arbeit des Buchhalters\/ der Buchhalterin.<\/p>\n\n\n\n Die Kontierung bezeichnet die eigentliche Verbuchung der Gesch\u00e4ftsvorf\u00e4lle in den B\u00fcchern des Unternehmens, sie f\u00fchrt zu Ver\u00e4nderungen der Kontost\u00e4nde auf der aktiven und passiven Seite. Die erforderlichen Buchungss\u00e4tze werden dabei auf Basis der Vorkontierung erstellt. Mit Hilfe der Kontierung wird eine chronologische und systematische Abbildung der Gesch\u00e4ftsvorg\u00e4nge erm\u00f6glicht.<\/p>\n\n\n\n Zusammenfassend l\u00e4sst sich damit sagen, dass die Vorkontierung als vorbereitender Schritt zur Kontierung dient. Die Kontierung wird durch die Vorkontierung vereinfacht. Dies tr\u00e4gt zu einer effizienten und fehlerfreien Buchhaltung bei.<\/p>\n\n\n\n Die manuelle Kontierung beinhaltet neben hohem Zeitaufwand auch die Gefahr von Fehlern. Bei der automatischen Kontierung k\u00f6nnen durch den Einsatz einer Software-L\u00f6sung viele manuelle Schritte eliminiert und so Mitarbeitende der Buchhaltung entlastet werden. Die folgenden drei Gr\u00fcnde unterstreichen, warum sich die Umstellung auf eine automatische Kontierung von Rechnungen f\u00fcr jedes Unternehmen lohnt.<\/p>\n\n\n\n Eine manuelle Zuordnung der Belege zu den entsprechenden Konten ist je nach Unternehmensgr\u00f6\u00dfe und Umfang des Kontenplans eine zeitintensive Aufgabe. Bei der automatischen Kontierung erstellt die K\u00fcnstliche Intelligenz (KI)<\/a> basierend auf den Inhalten der Rechnung und den Stammdaten<\/a> zu dem jeweiligen Kreditor eigenst\u00e4ndig einen Vorschlag f\u00fcr die Vorkontierung auf Belegebene. Der zust\u00e4ndige Mitarbeiter oder die zust\u00e4ndige Mitarbeiterin k\u00f6nnen den Vorschlag dann annehmen oder entsprechend bearbeiten. Da die KI selbstst\u00e4ndig aus den Eingaben der Anwender:innen lernt, minimiert sich der Bearbeitungsaufwand mit der Zeit auf ein Minimum. Diese Entlastung kann sowohl f\u00fcr eine deutlich schnellere Rechnungsverarbeitung als auch f\u00fcr mehr Zufriedenheit in der Belegschaft sorgen.<\/p>\n\n\n\n Entsprechende Software zur digitalen Rechnungsverarbeitung unterst\u00fctzt Anwender:innen neben der automatischen Kontierung auch bei der Rechnungspr\u00fcfung.<\/a> Das System pr\u00fcft beispielweise, ob ein Rechnungsbeleg alle Pflichtangaben gem\u00e4\u00df \u00a7 14 UStG<\/a> enth\u00e4lt und weist Mitarbeiter:innen auf fehlende Angaben hin.<\/p>\n\n\n\n Fehler in der Buchf\u00fchrung k\u00f6nnen schnell teuer werden, dennoch kommen sie vor. Monotone Arbeitsabl\u00e4ufe und l\u00e4stige Routinearbeiten f\u00f6rdern die Fehleranf\u00e4lligkeit von Prozessen. KI-basierte Kontierungsvorschl\u00e4ge sorgen dagegen unmittelbar f\u00fcr eine Minimierung der Fehlerquote in der Buchhaltung. Egal, ob gro\u00dfes Unternehmen oder Mittelstand \u2013 von einer KI-basierten Kontierung profitiert jede Unternehmensform oder Organisation. Schon bei wenigen Rechnungen pro Tag zeigt sich eine Arbeitserleichterung und Reduzierung der Fehlerquote.<\/p>\n\n\n\n Ein typischer Fehler bei der manuellen Verarbeitung eingehender Rechnungen ist beispielsweise das doppelte Vorliegen von Rechnungen im System \u2013 sogenannte Dubletten. Durch eine automatisierte Dublettenpr\u00fcfung<\/a> lassen sich Dubletten per Mausklick anzeigen und so potenziell doppelte Zahlungen durch Rechnungskopien verhindern.<\/p>\n\n\n\n<\/span>Vorkontierung vs. Kontierung <\/span><\/h2>\n\n\n\n
Vorkontierung<\/h3>\n\n\n\n
Kontierung<\/h3>\n\n\n\n
<\/span>3 Gr\u00fcnde f\u00fcr die automatische Kontierung mittels Software<\/span><\/h2>\n\n\n\n
<\/span>Grund 1: Mitarbeiter:innen entlasten durch die automatische Kontierung<\/span><\/h2>\n\n\n\n
<\/span>Grund 2: Fehlerquote minimieren durch automatisches Kontieren von Belegen<\/span><\/h2>\n\n\n\n
Automatische Dublettenpr\u00fcfung<\/h3>\n\n\n\n