{"id":25449,"date":"2024-11-26T14:49:44","date_gmt":"2024-11-26T13:49:44","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=25449"},"modified":"2025-03-21T11:52:35","modified_gmt":"2025-03-21T10:52:35","slug":"rechnungsverwaltung","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/rechnungsverwaltung\/","title":{"rendered":"8 \u00fcberzeugende Gr\u00fcnde f\u00fcr den Umstieg auf die digitale Rechnungsverwaltung"},"content":{"rendered":"\n

F\u00fcr viele Unternehmen, gerade KMU, war es in der Vergangenheit schwierig, die Rechnungsverwaltung<\/strong> manuell zu stemmen. Oft lief das n\u00e4mlich so: Einmal kurz weggeschaut, schon stapelten sich die Papierrechnungen auf dem Schreibtisch. Dadurch gingen der \u00dcberblick \u2013 und im schlimmsten Fall die ein oder andere Rechnung \u2013 einfach verloren.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>E-Rechnungspflicht f\u00fcr alle B2B-Unternehmen ab Januar 2025<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Doch damit ist sp\u00e4testens ab Anfang 2025 Schluss, denn dann tritt die E-Rechnungspflicht<\/a> sukzessive in Kraft. Das bedeutet: Ab dem 1. Januar 2025 m\u00fcssen alle B2B-Unternehmen, egal welcher Gr\u00f6\u00dfe, zun\u00e4chst in der Lage sein, elektronische Rechnungen<\/a>  zu empfangen und zu verarbeiten. Auch der Versand von E-Rechnungen wird zur Pflicht, allerdings mit \u00dcbergangsregelungen. Sp\u00e4testens ab dem 1. Januar 2028 m\u00fcssen alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden.<\/p>\n\n\n\n

Effizienter arbeiten mit Software zur Rechnungsverwaltung<\/h3>\n\n\n\n

Die digitale Rechnungsverwaltung  mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) tr\u00e4gt ma\u00dfgeblich zu einer effizienteren und moderneren Arbeitsumgebung in Richtung papierloses B\u00fcro<\/a> bei. Wir haben die wichtigsten Vorteile der digitalen Rechnungsverwaltung mit einem DMS kurz und b\u00fcndig f\u00fcr dich zusammengefasst.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Was ist Rechnungsverwaltung eigentlich?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Rechnungsverwaltung bezeichnet die digitale Organisation und Bearbeitung von Rechnungen, die durch spezielle Software unterst\u00fctzt wird, um den Rechnungseingang, die Genehmigung und die Rechnungsstellung effizient zu verwalten. Moderne Software f\u00fcr die Rechnungsverwaltung erm\u00f6glicht es, Rechnungen online und elektronisch zu bearbeiten, sodass alle relevanten Informationen zentral verf\u00fcgbar sind.<\/p>\n\n\n\n

Unterschiede: Interne vs externe Rechnungsverwaltung<\/h3>\n\n\n\n

Dabei konzentriert sich die interne Rechnungsverwaltung auf die Verwaltung  eingehender Rechnungen innerhalb des Unternehmens, um den Rechnungseingang, die Genehmigung und die Archivierung effizient zu organisieren. Die externe Rechnungsverwaltung hingegen fokussiert sich auf die elektronische Rechnungsstellung und das Online-Verwalten von Rechnungen, um diese an externe Partner oder Kunden zu senden und den gesamten Prozess digital und transparent zu gestalten.<\/p>\n\n\n\n

Hauptaufgaben der Rechnungsverwaltung<\/h3>\n\n\n\n

Die Hauptaufgaben der Rechnungsverwaltung umfassen verschiedene Prozesse, die f\u00fcr eine effiziente und transparente Bearbeitung von Rechnungen unverzichtbar sind.<\/p>\n\n\n\n

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  1. Rechnungserstellung:<\/strong> Die Erstellung von Rechnungen umfasst die genaue Zusammenstellung der ben\u00f6tigten Informationen zur Rechnungsstellung, einschlie\u00dflich der korrekten Betr\u00e4ge und Leistungsbeschreibungen.<\/li>\n\n\n\n
  2. Rechnungspr\u00fcfung:<\/strong> Bei der Rechnungspr\u00fcfung werden die eingehenden Rechnungen auf Richtigkeit und Vollst\u00e4ndigkeit \u00fcberpr\u00fcft, damit sie genehmigt werden k\u00f6nnen.<\/li>\n\n\n\n
  3. Zahlungsabwicklung:<\/strong> Die Zahlungsabwicklung umfasst die Organisation und Durchf\u00fchrung der Zahlungen f\u00fcr genehmigte Rechnungen, um eine fristgerechte Begleichung zu gew\u00e4hrleisten.<\/li>\n\n\n\n
  4. Dokumentation und Archivierung:<\/strong> Die Dokumentation und Archivierung von Rechnungen beinhaltet die systematische Ablage und Aufbewahrung aller ein- und ausgehenden Rechnungen  inklusive der relevanten Informationen. So sind ein schneller Zugriff und die Einhaltung rechtlicher Vorgaben m\u00f6glich.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

    <\/span>Traditionelle Rechnungsverwaltung: Herausforderungen<\/span><\/h2>\n\n\n\n

    Der traditionelle Ansatz der Rechnungsverwaltung bezieht sich auf den Prozess der manuellen Rechnungsstellung und -bearbeitung. Hierbei werden Rechnungen in Papierform erstellt und per Post oder pers\u00f6nlich verschickt. Die Verwaltung dieser Rechnungen kann sowohl zeitaufwendig als auch fehleranf\u00e4llig sein. Der Prozess der manuellen Rechnungsstellung umfasst folgende Schritte:<\/p>\n\n\n\n